21. Sitzung Orga BuFaK WiSo 2020

Teammeeting vom 23.04.2020    1

TOP 0 Berichte    2

0.1 Allgemeines    2

0.2 Finanzen + Sponsoring    2

0.3 Inhaltliche Tagesplanung    2

0.4 Logistik (Unterkunft, Verpflegung, etc)    2

0.5 Kooperationen    2

0.6 Helfer    2

0.7 Rahmenprogramm    2

0.8 PR+Visuals+IT    2

0.9 Teilnehmer    2

TOP 1    3

TOP 2    3

TOP 3    3

AOB    3

To Dos    3

Protokoll

Start: 18:10

Anwesende: 

Ulrike Schröder

Florian Guhr

Lisa Kästner

Anselm Naake

Hendrik Zobel

Carolin Schmuck

Anne Rübe

Max Schönberg

Paul Riegel

Abgemeldet: 

Spitzi

Remus

TOP 0 Berichte

0.1 Allgemeines

Dokumente im Plone → Ist das nun von allen passiert ?

• Anne: Also die Grundstruktur ist da, danke an dieser Stelle an Niklas. Jetzt muss eben jeder hochladen, was er für seinen Bereich als wichtig erachtet und ganz wichtig: In jedem Ordner gibt es einen Unterordner Termine, mit zwei Unterordnern Sitzungen und Fristen. Bei den Fristen muss sich jetzt bitte jeder mal die Zeit nehmen, dort alles an Fristen als Termin zu erstellen, was er sich für seinen Bereich gesetzt hat. Das ist tatsächlich auch für uns selbst ganz gut, wie Rike letzte Woche nämlich schon gesagt hat: Man arbeitet effizienter und erfüllt Aufgaben schneller, wenn man sich eine Frist dafür setzt und das irgendwo verschriftlicht. Das hilft uns auch bei der Selbstkontrolle sehr denke ich :)

• Schmucki: Die Protokolle zu den Teammeetings und demnach auch alle Termine zu ihnen sind im Plone.

• Allgemeine Aufgaben von Niklas müssen neu vergeben werden → Termine im Plone erstellen (Gruh), Einladungen rumschicken (Schmuckigste Schmuck?), Protokolle hochladen ins Plone (Gruh)

0.2 Finanzen + Sponsoring

• Hendrik: Der Verein muss langsam in die Gänge kommen, deswegen habe ich heute eine Mail ans Gericht geschrieben und gefragt, ob Online - Mitgliederversammlungen erlaubt sind. Des Weiteren muss sich jemand mit den StuRa Leuten zusammensetzen und Satzungsänderungen erarbeiten, die dann bei gegebener Zeit umgesetzt werden können. Habe mich mit Niklas ausgetauscht und wir sind beide zu dem Entschluss gekommen, dass es aufgrund der Zeit erstmal am vorteilhaftesten wäre, nur die vom Gericht veranlasste Änderung zugunsten des §37 BGB durchzuführen um schnellstmöglich die Eintragungsmitteilung zu erlangen, um ein Konto zu eröffnen. Bei einer Mitgliederversammlung danach wird dann ein neuer Vorstand gewählt und weitere Satzungsänderungen sind möglich.

• Hendrik: Gerade hab ich schon eine Antwort bekommen, die wie folgt aussieht: 

“Sehr geehrter Herr Zobel, 

in Ihrer Vereinsregistersache teile ich Bezug nehmend auf Ihre E-Mail mit, dass die Mitgliederversammlung eines Vereins im Jahre 2020 im Rahmen eines Online-Meetings abgehalten werden kann. Ich verweise in diesem Zusammenhang auf Artikel 2 § 5 Abs. 2 und 3 i. V. m. § 7 Abs. 5 COVID-19-Gesetz.

Als neuer Wiedervorlagetermin ist hier 24.06.2020 notiert.”

0.3 Inhaltliche Tagesplanung

• Nichts neues.

0.4 Logistik (Unterkunft, Verpflegung, etc)

Unterkunft:

• Brauche nochmal bitte eine Info, ob wir das Angebot so annehmen und wer nun als “Vertragspartner” eingetragen werden muss

Angebot: https://drive.google.com/drive/folders/1BK-KGXu9Xr3M_T48WSUdiiSn7k0rWdBd

• Anne: Sollte vor allem mit dem StuRa (Tino) geklärt sein, oder?

• Gruh: Genau, da kannst du eigentlich den Tino mal anfragen. Sonst ist Paul auch gerade anwesend allerdings laut eigener Aussage leider nicht Aussagefähig

• Hendrik: Vertragspartner wäre auf jeden Fall der StuRa, da das Hostel ja über den BMBF Antrag läuft. → Dennoch Tino fragen!!!1!1elf!

• Rike: Guckt es sich trotzdem noch jemand an?

• Hendrik: Ja, ich.

0.5 Kooperationen

• nichts neues.

0.6 Helfer

• Max: Lisa und Max haben sich zusammengesetzt und den ersten Tag (Anreisetag) durchgeplant. Dazu haben wir uns den jetzigen Plan genommen. Dabei sind Fragen aufgetaucht, die bearbeitet werden müssen in Vorbereitung auf die Veranstaltung. Dazu macht Max eine Liste, die nach und nach gefüllt und abgearbeitet wird. Bis jetzt ist es überschaubar (Bsp. Transporter für Gepäcktransport, Entscheidung für Ort der ersten Begrüßung) Max wird sich langsam mit einem Organigramm beschäftigen, welches dann gern mit natürlichen Personen gefüllt werden kann. Als Grundlage dafür dienen Arbeitsbereiche wie Essen/Trinken, Entertainment, Teamleader, Teamer etc. (Bezeichnungen sind noch nicht endgültig) - dafür hat Lisa schöne Designs gefunden, die sich dann auch gut als Werbung auf unserer Website machen, sodass die potentiellen Helfer sich gleich in ihrem Interessenbereich eintragen können. Max wird in unserem OrgaTeam auf die einzelnen Verantwortlichen in den relevanten Bereichen zugehen und euch mit einem Helfersystem inklusive euren Wünschen unterstützen. 

• Elisa: Kommuniziert dazu auch mal mit Linda. Sie hatte das damals zusammen mit Tim gemacht.

• Rike: Habt ihr jetzt schon irgendwas verschriftlicht und irgendwo abgelegt, damit man sich da auch mal was angucken kann? Ein Organigramm?

• Max: Nein.

0.7 Rahmenprogramm

• Nichts neues

0.8 PR+Visuals+IT

• Anne: Ich habe jetzt Kontakt mit unserer Betreuerin Anne und sie meinte, sobald wir uns auch mit einem Termin sicher sind und so können wir durchaus durchstarten mit der Öffentlichkeitsarbeit (sprich, deren Instagram-Account übernehmen und so weiter, wenn das gewünscht ist). Ich muss nochmal mit dem StuRa abklären, ob das in Ordnung geht, dass wir nicht du StuRa-, sondern die BuFaK-Kanäle verwenden, aber es ergibt halt mehr Sinn, weil wir ja nicht die Studies der HTW primär damit erreichen wollen, sondern die WiWi-Fachschaftler bundesweit, die dem Account der BuFaK ja schon folgen. Was ich fragen wollte war, ob einer von unseren Design Mäusen, also Anselm oder Schmucki oder auch Lisa, mir da eine Art Template gestalten könnte in unserem wunderschönen Magenta, sowohl für Instagram Beiträge als auch Stories, das ich dann immer verwenden kann, um eine Art Corporate Design zu kreieren. Also ich fänds zum Beispiel einfach richtig nice, wenn alle unsere Beiträge einen Magenta farbenen Rahmen hätten und dieses Gestaltungselement, das wir in unserem Konzept haben unten in den Ecken auch bei den Beiträgen immer so halb transparent unten in die Ecke vom Beitrag ragen würde. Ich hab halt leider keine Tools und keine Ahnung, also HILFE BITTE!! :D

• Anselm: @Anne - Dabei helf ich dir gern, ich hab mir dazu auch schon einige Gedanken gemacht. Morgen Vormittag Zoom dazu?

• Rike: Aber du kannst doch ne Art Redaktionsplan trotzdem machen und trotzdem schon berichten, dass und was wir machen oder ist das to much? zB: kann man doch diesen Orga-Blog parallel auf Webseite und Instagram laufen lassen.

• Anselm: Ich kann da Rike nur zustimmen. Wir können über unsere Arbeit generell berichten, ohne ein Datum zu haben und können da ja auch offen darüber reden, wie wir mit der Planungsunsicherheit umgehen.

• Anne: Also wann meint ihr sollte ich/wir jetzt anfangen, online zu gehen?

• Anselm: Lasst uns das doch morgen separat besprechen.

• Anne: Morgen Vormittag kann ich nicht, können wir aber auch außerhalb der Sitzung besprechen.

• Anselm: Wer würde da gerne noch dran teilnehmen wollen?

• Rike: Ich denke ihr seid zu zweit am produktivsten. Hab leider lange nicht mehr mit den Design Tools gearbeitet, könnte aber sonst n bisschen Input geben, was ich im Praktikum gelernt habe.

• Anne: ich bin halt unkreativ und freue mich über kreativen Input. 

• Rike: Ich könnte bei Redaktionsplänen Input geben, aber morgen kann ich auch nicht. Lasst das mal außerhalb von dem Meeting hier besprechen.

• Schmucki: Wenn ihr einen Termin habt, könnt ihr den ja mal kommunizieren, dann kann man ja vielleicht noch dazu kommen.

• Anselm: Flo hat mir einige wunderbare Bilder von der HTW für die Website geschossen. Ich habe aus der Datenbank der ehemaligen Website nach einer Arbeit die alten Seiten & Posts extrahiert und lass mich davon inspirieren

• Zeitplan für die Website:

• Bis 28.04. Entwicklung/Implementierung von Inhalten

• HILFE/INPUT sind erwünscht

• 29.04. Umzug von meinem PC auf den Server

• 30.04. Kontrolle durch Orgateam/Sturavertreter..

• Veröffentlichung am 1. Mai

• Rike: Finde ich gut.

• Schmucki: @Anselm ich habe die offene Illustrator Datei von dem Gestaltungselement auch im Drive abgelegt. 

0.9 Teilnehmer

• Wir erstellen bis nächsten Donnerstag ein “Save the Date”

• Kennt jemand vielleicht ein Tool/Seite womit man sowas schön erstellen kann? 

• Ganz einfach wäre: Vorlage aus dem Netz suchen abändern und als PFD verschicken → doof ?

• Irrelevant dank TOP 2 und 3

TOP 1 Klärgespräch vom 16.04. - Wie geht es nun weiter?

Anselm: Ich schlage vor, Tino Köhler zu unserem direkten Ansprechpartner im StuRa zu machen, sofern er das möchte. Dann müssen 2 Dinge passieren:

1. Tino muss auf den aktuellen Stand gebracht werden.

2. Tino muss auf dem Laufenden gehalten werden.

Verfahrensvorschlag zu 1.:

Alle Mitwirkenden beantworten kurz folgende Fragen:

• Was sie/er tut

• Wo sie/er arbeitet 

• Wie sie/er erreichbar ist 

Alle Ressorts beantworten kurz folgende Fragen:

• Was das Ziel des Ressorts ist -Selbstverständnis des Ressorts

• Wie sich das Ressort in die Bufak einordnet - Was tut man Vor/Während/Nach Bufak

• Wie gearbeitet wird - Treffen, Art des Zusammenwirkens etc

• und was bislang steht

• Gruh: Schicken wir das einfach alle einzeln dem Tino oder sammeln wir das irgendwo?

• Anselm: Wir können das auch alles sammeln, hängt ja auch alles davon ab, wie er das haben möchte

• Rike: Wir machen ein Google Doc und jeder Mensch trägt sich da ein

• Anselm erstellt das

• Ausfüllen bis nächste Woche Mittwoch

TOP 2 Neuer Termin

• Anne: Ich habe jetzt mal Kontakt zur BuFaK-Rat-Anne aufgenommen und wir sind auch auf dieses Thema gekommen und sie hat halt zu bedenken gegeben, dass nicht nur wir eventuell im Oktober Prüfungen im Haus schreiben, sondern dass das bundesweit der Fall sein kann und wird. Deswegen sieht sie Oktober eher schwierig und spricht sich für ein nach hinten verschieben aus, also Ende November oder sogar Anfang Dezember. Sie hat auch zu bedenken gegeben, dass Weihnachtsmarktbesuche auch ein nettes Abendprogramm sind - und einen schönen Weihnachtsmarkt hat Dresden definitiv ;) (Wobei natürlich fraglich ist, inwieweit Corona Weihnachtsmärkte überhaupt schon wieder zulässt)

• Anselm: “Wenn es in den Dezember/letzte November Woche geht, dann bekommt ihr das Hostel nicht mehr gebucht, wegen der Vorweihnachtszeit.” - Löwe, E. 16.04.20; Teammeeting, BuFaK Verlag

• Schmucki: Der Gestring hatte mir den 19.11. vorgeschlagen, haben die Weihnachtsmärkte da schon offen?

• Gruh: Der Striezelmarkt macht erst später auf.

• Elisa: Fragt das Hostel doch einfach mal an, ob es möglich wäre, das ganze zu blocken. Vielleicht rechnen sie ja alle dieses Jahr gar nicht mit so viel Andrang. Einfach mal fragen.

• Anselm: ansonsten geht es um das Thema noch einmal unter top 3

TOP 3 KrisenFest

• Anselm: Ob und ggf. Auch wann die BuFaK stattfinden kann, ist ein Thema, was uns jede Woche unnötig viel Zeit kostet. Unter der Prämisse, dass wir eine BuFaK in Dresden für möglich halten, sollten wir uns mehr mit deren eigentlicher Organisation befassen und die Klärung des Ob & Wann  zu einem Zeitpunkt stattfinden lassen, zu dem wir genug wissen, um diese Entscheidung zu fällen. Sollte die Entscheidung nicht durch andere Ereignisse vorweggenommen werden, sehe ich als Stichtag den 31.08. - bis dahin sind vergleichbare Veranstaltungen sämtlich abgesagt. 

• Anselm: Der Zeitraum der BuFaK sollte weiter der 05. - 08.11. bleiben. Wir haben das bislang in alle Richtungen kommuniziert und Beschlüsse dafür. Als Grundlage für einen neuen Termin sehe ich mindestens:

• Die HTW gibt ihr ok

• Der Stura gibt sein ok

• Unterkünfte sind buchbar

• Der BuFaK Rat / die Gruppe wurde konsultiert und es ist realistisch, dass viele teilnehmen können

• Nur wenn all das steht, sollte der Termin verlegt werden. Organisatorische Probleme (Räume, Wetter, helfer..) liegen in unseren Händen, das müssen wir dann abwägen. Dazu brauchen wir dann auch wieder die nötigen Infos. In Vorbereitung können die Fachbereiche alle terminsensitiven Absprachen inkl Ansprechpartner tabellarisch sammeln und bei Gesprächen auf die allgemeine Planungsunsicherheit hinweisen.

• Hendrik: ich denke wir können da alle Anselm nur zustimmen.

• Anne: Der BuFaK Rat hat halt sogar den Wunsch geäußert, dass wir nochmal über den Termin nachdenken und es gab ja auch einen Grund, warum wir nach einem Alternativtermin gesucht haben.

• Anselm: Das ist richtig, dass der BuFaK Rat das angeregt hat, aber uns fehlen momentan noch viel zu viele Informationen. Wir können jetzt nur schonmal Alternativtermine sammeln, inklusive Pro und Con bzw mit Kriterien, die so ein Datum erfüllen muss. Dann tritt man eben mit diesen 4 Alternativterminen an ein Hostel/die HTW/usw ran, solange noch kein genauer Termin feststeht.

• Anne: Also kommunizieren wir jetzt den alten Termin oder direkt 4 verschiedene Termine, an denen es passieren könnte?

• Anselm: Solange es kein fixes neues Datum gibt, halten wir an dem alten Datum fest, um eine konsistente Kommunikation zu haben.

• Rike: Ich sehe es halt ehrlich gesagt zwar ähnlich, finde die Verfahrensweise auch ok, denke aber nicht, dass wir da drum rum kommen werden, da jede Woche oder so drüber reden zu müssen. Das ist halt sehr schnelllebig, da kommen ständig Neuigkeiten. 

• Anne: Ich habe keinen besseren Vorschlag, allerdings sollten wir bezüglich dessen im August einfach nochmal schauen.

• Rike: Ich stimme da Anne auch ein bisschen zu, glaube aber tatsächlich, dass das Ministerium da relativ zeitnah zu einem Ergebnis kommen wird, weil sie der Kultur ja gern helfen möchten. Ich glaube also, dass wir schneller als zum 31.08. eine Antwort. Im besten Fall glaube ich sogar Mitte Mai, aber das ist gefährliches Halbwissen.

• Anselm: Bis es eine Entscheidung gibt, können/sollten wir erst dann machen, wenn es eine endgültige Entscheidung gibt. Allerdings sollten wir für die Planung am bisherigen Termin festhalten. 

• Rike: Also - wir halten jetzt am 05. bis 08.11. fest? Aber fragen wir jetzt auch schon Alternativtermine an direkt, zum Beispiel bei Hostels?

• Anselm: Wir halten am 5.-8.11. Fest, müssen aber schauen, welche Termine noch in Frage kommen. Wir machen eine Liste wen wir anfragen und ich schreib das in ne Doc mit Leitfaden und Liste etc.pp

AOB

• Anne: Ich weiß nicht aus welcher Richtung es kam, aber es wurde ja angebracht, dass es als unangenehm aufgefasst wurde, dass er bei einer Finanzer-Sitzung war, trotz der Unvereinbarkeit. Ich hab kein Problem damit das Hendrik  hier mit arbeitete aber wir sollen vorsichtig sein.

Ende: 18.55

To Dos