12. Sitzung Orga BuFaK WiSo 2020

Protokoll

Start: 17:10 Uhr

Anwesende:
Carolin Spitzar (über zoom und nur bis halb 7)

Niklas Dicks (über zoom)
Lisa Kästner (zoom)

Sebastian Marinov (zoom)

Abgemeldet: 

Carolin Schmuck 

Rike Schröder

Anne Rübe

Hendrik Zobel

TOP 0 Berichte

0.1 Allgemeines

0.2 Finanzen + Sponsoring

BMBF:

• Niklas: Hendrik und ich sind am Montag den 17.02. Beim BMBF in Berlin auf einer Info-Veranstaltung gewesen. Wir haben dort viele wichtige Infos bekommen um einen ordentlichen Antrag stellen zu können.
  Trotzdem brauchen wir noch immer dringend die zuarbeit von jedem bzgl. voraussichtlich anfallender Kosten. D.h., dass wir immer noch dringend Angebote brauchen. Aber Achtung:
  
  

GANZ WICHTIG: wir dürfen erst zwei Monate vor (bzw. Einen Monat nach) der Maßnahme (d.h. Ab dem 1. September und bis zum 31. Dezember) Geld für Förderfähige Dinge (siehe: https://drive.google.com/open?id=1yHgSaMaGOMzsjsE8wNtxHAIDpVdijg6q bzw. 103 Dokumente → BMBF) ausgeben, sonst können diese Ausgaben vom BMBF nicht gefördert werden. Das schließt z.B. Anzahlungen für Hostel, T-Shirts, Esssen usw. Ein. Die Vortragenden meinten aber, dass es in der Regel kein großes Problem darstellt, wenn man dem Zahlungsempfänger sagt, dass wir Mittel vom Bund bekommen, diese aber einfach noch auf sich warten lassen. Partys oder andere kulturelle Ausgaben können schon vorher getätigt werden.

Ein weiteres Treffen mit Kanzlerin/Sonntag/Gestring (ist noch nicht ganz klar wer von beiden) ist geplant um das weitere Vorgehen bzgl. BMBF Antrag zu klären.

Hendrik: Wir brauchen über 25.000 € zuwendungsfähige Gesamtausgaben. Deswegen bitte jeder mal mit einem mehr oder minder genauen Betrag sagen, wie viel er/sie für seinen Bereich braucht (bspw Catering) → daher kam das mit den Angeboten. Grund dafür ist das Kalkulationsblatt des BMBF siehe https://drive.google.com/drive/folders/1nUFLptpzidIkvEiKuMEgDFp-2WG-T02T

Jeder kann sich danach auch mal das Blatt von Oldenburg anschauen, und es vergleichend (zur Betragsermittlung) heranziehen. Bräuchte einigermaßen passende Zahlen bis in 1 - 1,5 Wochen.

Sponsoring: Basti: Wie in der letzten Sitzung bereits von mir angesprochen, möchte ich mit dem Rest vom Sponsoring ein Meeting abhalten und eine Strategie besprechen, wie und in welcher Form wir das genau umsetzen wollen. Ein Konzept hierfür habe ich bereits erstellt und lade es in den nächsten 24h als Dokument in den Bereich Sponsoring hoch. Da zurzeit Semesterferien sind und einige (inkl. mir ) unterwegs sind, würde das Meeting über Zoom stattfinden, damit es so flexibel wie möglich ist. Ich würde euch Bitten, jeder der an dem Meeting teilnehmen möchte, unter diesem Absatz schreibt wann er nicht kann.

Basti: 03.-05.03.2020 / 07.-08.03.2020

• Niklas: Vielleicht ist eine doodle Umfrage zielführender? (aber ist deine Entscheidung)

• Spitzi: @Basti kann ich dir dann meine Ideen, Wünsche etc (z.B. gesponsorte Kullis) einfach mal per Liste zukommen lassen?

• Basti: Ich halte es über zoom für einfacher, da viele unterwegs sind. Wir könnten es auch im nächsten Semester machen, aber dann müsste sich jeder etwas drauf vorbereiten. Ich habe ein Konzept erstellt, welches ich gerne abgestimmt hätte.

• Spitzi: Ich werde bei Sponsoring nicht aktiv mitmachen können, vielleicht bekomme ich aber Kontakte zu Sponsoring Dingen. Kann ich dir da ne Liste mit Namen schicken?

• Basti: Das wäre super.

Verein:

• Niklas: Es gibt bisher noch keine großen Neuigkeiten. Hendrik und ich sitzen noch an einem Formular für das Finanzamt und warten auf einen Brief vom Registergericht.

0.3 Inhaltliche Tagesplanung

0.4 Logistik (Unterkunft, Verpflegung, etc)

@Rike, wie siehts denn aktuell mit Hostel aus? Frist war gestern (Mittwoch) oder?

Spitzi: PAB ist für alle 4 Tage reserviert!! Juhuu! Good Job Bro!!!
Bzgl Catering: Die kommunikation mit genussart ist leider ganz kritisch. Alles was bisher kam, ist, dass am 7.11
. (Samstag) deren Halle belegt ist. D.h. entweder wir suchen uns ne andere Location (könnten trotzdem das Essen von denen kriegen), was ja an einem Samstag in der HTW locker gehen sollte oder? Ooooder für Samstag was ganz anderes…

Überlegungen sind: TU, Z-Foyer, Flur im Z-Gebäude Erdgeschoss, andere Räume, Footrucks mit Zelt/Bierpavilion, Mittagspause staffeln

• → am Samstag also kein enso. Tendenz geht hin zu Foottrucks. Spitzi fragt also bei enso für essen, ohne den Samstag an 

Jedenfalls befass ich mich jetzt die nächsten Tage intensiv mit dem Essen und allen anderen Sachen, die für den Antrag gebraucht werden, d.h. Suche Zahlen zu Büromaterial, Buffet, Druck etc.
Kann euch dann hoffentlich nächste Woche mehr dazu sagen und die Zahlen finalisieren...

0.5 Kooperationen

0.6 Helfer

0.7 Rahmenprogramm

Nix neues

0.8 PR+Visuals+IT

0.9 Teilnehmer

Nix neues

TOP 1 

TOP 2

TOP 3

AOB

Ende: 18:06 Uhr

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