06. Sitzung Orga BuFaK WiSo 2020

Protokoll

Start: 17:14 Uhr

Anwesende: 

Carolin Schmuck

Niklas Dicks

Sebastian Marinov

Max Schönberg

Hendrik Zobel

Lisa Kästner

Ulrike Schröder

Elisa Löwe (bis 17:30)

Abgemeldet: 

Carolin Spitzar

Anselm Naake 

Anne Rübe

TOP 0 Berichte

0.1 Allgemeines

• Rike: 

• Meeting beginnt ab jetzt immer 16:45 Uhr

• Schmucki:

• Wisst ihr ob die Einladungen für Oldenburg schon verschickt wurden? → Ken meint die kommen Anfang Februar (Elisa)

• Wem müssen wir Bescheid geben, dass die FSR-WiWi Mail Adresse eigentlich nicht mehr angeschrieben werden soll? → rat@bufak-wiso.de  An wen soll dann statt dessen die BuFaK Einladungen gehen? Oder lassen wir das Postfach einfach immer noch weiter laufen?

• Niklas: früher oder später wird das im Rechenzentrum ankommen, dass die Mail nicht mehr benutzt werden dürfen

• Rike: Wir sollten das generell mal dem BuFaK-Rat kommunizieren auch wegen der Delegationsschildern. Also generell sollte das auch mal mit dem StuRa geklärt werden, als was wir dann da auftreten

• Elisa:

• Ihr könnte ja mal bei Tilo Schnabel (Finanzer BuFaK Verein) anfragen, ob er einen Videoworkshop mit euch macht zu “Orga einer BuFaK”, den er sonst auch immer auf der BuFaK hält. Das könnte man zB nächste Woche machen und würde das Januar Ausrichtertreffen ersetzen. Da kann man die Oldenburger auch mit einladen.

• Hendrik hat Thilo geschrieben bzgl. Finanzen kümmert sich um den Kontakt + Termin

• Basti übernimmt Kontakt Oldenburg

0.2 Finanzen + Sponsoring

Sponsoring:

• Es sollte ein Sponsoring-Projektplan erstellt werden wann wer wie angesprochen wird und in welchem Intervall nachgehakt wird. Ab Gründung Verein muss da richtig geackert werden. Einnahmeziel=?

→ in einem extra Meeting nach dem 27.01. Meeting mit DGB

• DGB-Meeting 27.01. um 15 Uhr (eventuelle Verlegung auf 15 Uhr): Basti, Max (?) & Anne (Sponsoring); Hendrik (Finanzen); gut wäre noch eine Person aus “Inhaltliches Programm” 

→ wenn Termin steht genaue Besetzung

• Erste Gespräche mit der Sparkasse:

• Dafür brauchen wir das Konto (siehe unten)

• Jan Klemmer ist der Dude der Öffentlichkeitsarbeit, meinte sie haben schon öfter mal was gesponsort

• Das Projekt Studies an Unternehemen zu vermitteln liegt erstmal auf Eis, da zu wenig Geld, aber Max sieht so die BuFaK als Chance dadurch Geld zu bekommen

• Sponsoring-Mappe liegt ready im Drive

Finanzen:

• BMBF - Antrag : Aufforderung an ALLE!

• Benötigt werden ANGEBOTE, die insgesamt auf 24.000€ kommen und nur die folgenden (nach BMBF zuwendungsfähigen) Ausgaben beinhalten:

• Referentenhonorare,

• Ausgaben für Fahrt/Unterkunft und Verpflegung der Teilnehmenden bzw. Referenten (bis zu den Sätzen des Bundesreisekostengesetzes),

• Ausgaben für notwendige Versicherungen im Zusammenhang mit der Maßnahme,

• Ausgaben für Geschäftsbedarf mit Maßnahmebezug,

• Ausgaben für Mieten (Räume, Technik),

• Ausgaben für Gestaltung, Druck und Versand von Einladungen, Veranstaltungsmaterialien und Dokumentationen/Publikationen

• Ganz egal, ob wir diese Angebote annehmen, brauchen wir sie unbedingt für die Antragsstellung

• https://www.bmbf.de/foerderungen/bekanntmachung-2797.html

• DEADLINE BMBF - Antrag: 01.04. (für Hochschule)

• Für uns 01.03.

• Auf den Link (das betrifft uns alle in erheblichem Maße) mal draufgehen falls Unklarheiten bestehen

• Treffen mit Prautzsch, Gestring, Niehues, Sonntag

• Hendrik

• Schmucki & Rike, Niklas würden auch mitkommen, kommt drauf an wann

• waren heute im Kulturbüro Dresden - die unterstützen alle gemeinnützigen Vereine in Gründung, Führung etc

• Kam der hinweis auf einige Dinge, darunter verschiedene Probleme zwecks USt- Dinge, Veranstaltungen kultureller Art, Rechnungslegung

• Satzung wurde überarbeitet, wird morgen ans Finanzamt endgültig geschickt → liegt im Drive

• Verein jetzt für den StuRa allgemein

• Notare wurden angerufen, 28. Januar haben einige frei, will das eigentlich bis Mitte Februar abgehakt haben

• Erste Anzahlung 13.8. Für das Hostel iHv 7000€

• Erste Gespräche mit Sparkasse

• Kontaktperson hat Max besorgt

• Müssen im Vereinsregestellt ob StuRa uns ein

• Bei Ref Finanzen ---> Buchhaltung 

0.3 Inhaltliche Tagesplanung

• Lisa hat ein Antragsformular erstellt, was noch von Anselm abgesegnet werden soll, danach im Drive

• Für BMBF muss geklärt werden, ob und wie genau der Tagesplan sein soll → Abstimmung mit Elisa

• Im Drive Dokument mit Vorschlägen für Gastvorträge/Workshops/Podiumsdiskussionsthemen/-kontakten → Prof Handke über Akrreditierungsorganisation und Bert Reichert allgemein für Referenten mal anfragen

0.4 Logistik (Unterkunft, Verpflegung, etc)

Hostel:

• Mit Hostel wird ein Meeting vereinbart, wo alles abgeklärt wird (Frühstück auf extra Rechnung)

• 13.08. Muss erste Anzahlung i.H.v. 7000€ geleistet werden, die zweite dann am 20.09.

• Ibis Hotel/The Student Hotel anfragen für Referentenzimmer

• Anmerkung von Linda zwecks Bettwäsche:

• Sie meint es könnte ein Shitstorm geben

• Handtücher raus, aber Bettwäsche drin → allgemeiner Tenor

Catering:

• Mensa bietet 10€ pro Person pro Essen inkl Getränk, habe denen nochmal zurückgeschrieben mit ein paar Fragen und Verhandlungsvorschlägen

• genussart (enso): Angebot kommt (für bmbf) → Habt ihr mit Christoph Korb schon gesprochen? → mach ich die tage
  - nächsten Mittwoch (22.1., 18.45) Catering treffen:)
  - angebote über bürokram etc sind in arbeit (möglichst teure Angebote raussuchen please)

0.5 Kooperationen

• Wollen wir sowas wie einen Schirmherren ? 

• Wie sieht es mit dem Kretschmer aus? Da hatte WIng hier an der HTW studiert → Caro kümmert sich um nen Kontakt (entweder über C&H oder über HS)

• Plan B wäre Wirtschaftsminister?

0.6 Helfer

• Noch nichts neues 

• Was sind die nächsten Schritte?

• Anselm und Max erstellen einen Helferplan → dann geht per Mail Werbung raus über Mail o.Ä.

• Veröffentlichen/Werbung erst im neuen Semester

• Keine Doodle, sondern Google Doc

• FSR Leute reaktivieren 

• Klemens und weitere Leute anleiten, dass die ordentlich Werbung für Helfer machen

• Helfer auch im privaten Kreis suchen

• ESE wäre noch eine Notlösung

0.7 Rahmenprogramm

• Schmucki:

• Bisher nix neues, ich mache mit dem Herr Knaak und Anselm ein Termin zur Begehung aus, das Formular zum Vorreservieren lege ich im Drive ab; daraus folgt dann auch erstmal eine grobe Kalkulation, Angebot Anfragen 

• Problem: kann nicht über Verein laufen, wenn wir Alkohol ausschenken, dann auch nicht über STuRa oder? Weil für den StuRa brauchen wir immer Einnahmen um Alkohol ausschenken zu dürfen, oder sind die Abendpauschale dann die Einnahmen? Ja (Elisa)

• Wie wurde das 2015 gelöst? (Ansprechpartner von 2015 kontaktieren) - Abendpauschale, die nirgends offiziell aufgetaucht ist. Ebenso die Alkoholausgaben

• Fristen: 

• nächste/spätestens übernächste Woche Tusculum Besichtigung

• Danach schnellstmöglich Vorreservierungsantrag abgeben

0.8 PR+Visuals+IT

PR/Visuals:

• Ist da schon was passiert ? Was ist der Plan ?

• Mal mit Leuten von 2015 quatschen und abklären, was alles jetzt schon angegangen werden muss

IT:

• Webseiteserver steht

• Anselm macht nen Termin mit Serverhosts

• Trello? → allgemeiner Tenor “Ja”, Niklas richtet Trello + Kalender ein

0.9 Teilnehmer

• Treffen mit Linda wegen Teilnehmer Betreuung (https://drive.google.com/drive/u/1/folders/1G0J3Am8iXUZvtz4jS3hURiZK_ev2N79A)

• BuFaK-Rat wegen Telefonen anfragen

• Fristen für Projektplan:

• Treffen/Telko mit Hostel wegen Angebot

• 22.01. AO-Hostel

• Einladungen ab Anfang Juni verschicken, 3 Wochen erste Anmelde-Frist; Anfang Juli und August auch jeweils 3 Wochen

• 1 Woche vor unserer BuFaK Badges fertig haben

TOP 1 Merchandise/Klamotten

• Max wird spätestens am 17.2.20 ein Gespräch mit Frau Handricks (Ansprechpartner für vergangene Hoodiebestellungen) führen - Absprache für Möglichkeiten - welche Wünsche habt ihr? Derzeitiges Logo ist sehr einfach wieder zu sticken

• Auswahlmöglichkeiten an Merchendaise erfragen (Pullis, Jacken(?), T-Shirt, Mützen(?))

• Rike: Leute aus Bochum hatten Softshell-Jacken, Jena Steppjcken; keine Polos

• Umfang:

• Helfer: T-Shirts (alle das gleiche T-Shirt)

• Unterscheidung zwischen Helfer, Orga, Headorga

• Vorne bei Orga den Namen drauf

• Helfer T-Shirts mit alter Orga abklären

• Mehr als 1 T-Shirt! 

• Überlegungen Waschservice(?)

TOP 2 Antrag BuFaK Oldenburg für HTWler

Finanzierung:

• Antrag stellen für Delegation und Kostenübernahme zur Teilnahme BuFaK, da nächste StuRa Sitzung im März wahrscheinlich zu spät für Zahlung → siehe eigener TOP

• In Dringlichkeitsfällen: kann es auch im RK beschlossen werden

Nächste BuFaK:

• Müssen mit Oldenburg abklären, wer als Delegation fährt und wie viele Leute als Helfer

• Helferausschreibung für ganze Mitglieder öffnen, Prio haben aber WiWis

Außenwirkung/Berichterstattung:

• Zu StuRa Sitzungen immer Update geben → Transparenz

• Zu jeder StuRa-Sitzung einen iTop ? → Ja wäre sinnvoll!

TOP 3 Meetings Gestring, Prautzsch, Niehues & Sonntag

• Gestring: Schmucki, Rike, Hendrik

• Aktueller Stand/Konzept

• Unterstützung (finanziell und inhaltlich)

• Anfrage wegen Kontakt zu MP Kretschmer

• Muss für BMBF-Antrag Unterschrift leisten

• Grußwort fragen

• Bier?

• Schmucki fragt Termin an

• Prautzsch: Hendrik, Niklas, Anne & Max

• BMBF

• Zuwendungen HS gegenüber Verein

• Buchhaltungsgedöns

• Drittmittelbeauftragte/r

• Hendrik schreibt Mail

• Nieheus: Spitzi, Schmucki und Hendrik

• Grußwort oder ähnliches vorschlagen

• BMBF Unterschrift

• Konzept vorlegen:

• Spitzi schreibt Mail

• Sonntag: Schmucki, Rike, Hendrik

• Generell mal Informiert werden/Konzept

• BMBF Unterschrift (?)

• Grußwort

• Inhaltliche Unterstützung; Vorschläge für inhaltliche Unterstützung

• Schmucki fragt Sonntag nach einem Termin

• Konzept

• Grobplanung Räume (steht schon)

• Finanzierung

• Was stellen wir uns an Unterstützung vor (Vergangenheit von anderen BuFaKs)

AOB

Ende: 19:25

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