2. Sitzung Referat Finanzen 2019

Mitglieder

Jennifer als Leitung bestellt folgende Personen zu Mitgliedern im Referat Finanzen:

Florian Fuhlroth

Benjamin Weber

Strukturierung der Bereiche des Referats

Bereich Buchhaltung

derzeit unbesetzt, daher vertreten durch die Referatsleitung Finanzen

als Buchhalterin ist die erste Angestellte eingesetzt und wird unterstützt durch Florian Fuhlroth

Bereich Haushalt

Zur Bereichsleitung Haushalt wird Florian Fuhlroth bestellt. Außerdem wird als weiteres Mitglied Benjamin Weber bestellt.

Zudem soll klargestellt werden, dass die verantwortliche Person zur Erstellung und Ausführung des Haushaltsplans nicht automatisch die Bereichsleitung Haushalts innehat. Dies stellt ein gesondertes Amt lt. § 1 Abs. 1 & 2 FO vom 16. Oktober 2018 dar.

Die Aufgabe der Erstellung des Haushaltsplanes entfällt.

Bereich Finanzprüfung

Aufgrund der Finanzordnung vom 16. Oktober 2018 entfällt die Notwendigkeit der Erstellung eigener Jahresabschlüsse durch die Fachschaftsräte. Die laufende Buchhaltung des StuRa erfasst ganzjährig sämtliche Einnahmen und Ausgaben der Fachschaftsräte und werden somit im Jahresabschluss des StuRa dargestellt.

In diesem Zuge entfällt im Bereich Finanzprüfung die Prüfung der Jahresabschlüsse der Fachschaftsräte und alle weiteren damit verbundenen Aufgaben. Bestehen bleiben die Mitwirkung an der Erstellung des Jahresabschlüsses des StuRa und die Erstellung von Richtlinien zu selbigem. Zusätzlich zu diesen Aufgaben sollen von den Fachschaftsräten eingereichte Abrechnungen (Veranstaltungs- und Kassenabrechnungen) betreut und gegebenenfalls gemeinsam mit den Fachschaftsräten korrigiert werden.

derzeit unbesetzt, daher vertreten durch die Referatsleitung Finanzen

Dieser Bereich wird zusätzlich durch die erste Angestellte betreut.

Bereich Mittelverwendung

derzeit unbesetzt, daher vertreten durch die Referatsleitung Finanzen

Übergabe zu erledigende Angelegenheiten

Folgende Dinge werden von der ehemaligen Referatsleitung (Florian Fuhlroth) an Jennifer Fröb zur Information als noch zu erledigend "übergeben".

• Die Ergebnisse der Wirtschaftsprüfung und die damit verbundenen Auflagen müssen geklärt werden.
• Wichtig ist hierbei insbesondere die Klärung der Auflagen im Rahmen der Prüfung durch die Innenrevision der HTW Dresden, speziell die Jahre 2015 & 2016, Möglichkeiten:
• Weitergabe an die zuständige Stelle wie gefordert mit dem Hinweis und der Bitte um Prüfung, weil die Hochschule dies fordert.
• Rückfrage an das SMF (Sächsisches Staatsministerium für Finanzen), da die Hochschule die getroffene Aussage anzweifelt.
• Rückgabe an die Hochschule mit der Bitte um Klärung, wir sind dazu nicht juristisch ausgebildet (worst case anwaltlicher Beistand erforderlich)
• Die Anlagenbuchführung für das Jahr 2018 muss abgeschlossen werden, sprich die Inventarisierung vorgenommen werden.
• Es bedarf der Klärung, ob die Fachschaftsräte generell Veranstaltungsabrechnungen anzufertigen haben. Bisher ist es notwendig, dass die FSR Veranstaltungskassenabrechnungen (Kassenabrechnungen) erstellen und einreichen müssen, allerdings nicht verpflichtend auch Veranstaltungsabrechnungen. Es ist zielführend, dass die FSR analog zu den Referaten etc. des StuRa entsprechende Veranstaltungsabrechnungen anfertigen, um die Nachvollziehbarkeit im Bereich der Buchhaltung, Mittelverwendung und Finanzprüfung zu gewährleisten. Die derzeitige Referatsleiterin möge der ersten Angestellten dies anweisen. Im Zusammenhang damit muss geklärt werden, wie diese abzulegen, abzuheften bzw. zu archivieren sind. Vorschlag: Für die FSR soll jeweils ein eigener Ordner in der Owncloud erstellt werden, als Unterordner des bereits bestehenden Ordners "Veranstaltungsabrechnungen", sprich "Referat Finanzen/Veranstaltungsabrechnungen/FSR Wirtschaftswissenschaften/2019". Ordner zu den jeweiligen Veranstaltungen der FSR wird nicht für notwendig erachtet. Es bleibt die Frage zu klären, ob für alle FSR gemeinschaftlich ein eigener physikalischer Ordner (im Servicebüro) angelegt wird oder diese dem Ordner für Veranstaltungsabrechnungen des StuRa in eigenen Reitern zugeordnet werden.