3. Sitzung Referat Finanzen 2019

TOP 2

Aufgabenplanung und Verteilung für 2019

Was muss gemacht werden?

- siehe TOP 1 Lolo kümmert sich um Verfahrensweisen bzgl. FSR.

- Finanzordnung ist an einigen Stellen unverständlich und sollte formal überarbeitet und besser erklärt werden, bzw. muss eine Erklärung dazu geschrieben werden. Wer sammelt dazu seine Fragen und reicht sie ein? Hendrick, Marek, Jennifer / Anschließend erfolgt die Erarbeitung eines Konzepts und wird zum gegenlesen weitergeben.

- Der Mailverteiler finanzen.fsr muss dringend aktualisiert werden. Das Referat Finanzen wird dazu nochma ne Mail an alle FSR schreiben. (Jennifer, Florian)

- Antragsproblematik, Anträge zu finanziellen Belangen werden nach wie vor nicht an finanzen@, bzw. an mittelverwendung@ gesendet und vor allem, wenn dann viel zu kurzfristig. Wie reagieren wir darauf?

-Selgroskarte, soll nicht einfach so rausgegeben werden (Lastschriftverfahren), da dadurch bereits beschlossenes Geld verwendet wird und z.b. die Finanzerin des FSR WiWi nichts davon wusste. FSR Finanzer sollen mindestens darüber in Kenntnis gesetz werden oder sollen dies vorab genehmigen müssen? Zukünftig soll vorher eine Genehmigung erfolgen. (Referatsleiterin weißt dies entsprechen an)

Was soll gemacht werden?

- Erklärung zur Haushaltsplanerstellung des StuRa und der FSR und Erklärung der Vorlagen (macht Ben) Ben möchte wieder auf den Mailverteiler finanzen@

Was wäre schön wenn es gemacht werden würde?

Hendrick möchte sich beginnend dem Bereich Mittelverwendung annehmen, sich dies anschauen und einarbeiten. Ausschreibungen dazu bitte durchlesen.

TOP 3

Jahresabschluss 2018, Buchhaltung, Haushaltsplan

Offene Beschlüsse? etc.

Keine offenen Beschlüssse mehr, da erstes Quartal 2019 vorbei, wird überprüft und entsprechend angepasst. Ansonsten wird dies dem Plenum mitgeteilt.

Buchhaltung für 2018 soll bis Ende April durch die Angestellte weitesgehend fertig gestellt werden. Buchhaltung erstes Quartal 2019 soll bis spätestens 15. April weitesgehend fertig gestellt vorliegen. Danach Anpassung des Haushaltsplans 2019 und abschließender Soll-Ist-Vergleich für 2018.

Weitere Aufgaben (alte Aufgaben) kommen derzeit nicht auf die Angestellte zu. Soweit die Information vom Referat Personal. Das Referat Finanzen befürwortet auf jeden Fall, dass die Angestellte ihren Aufgaben zu finanziellen Belangen uneingeschrenkt nachkommen kann.

TOP 4

Inventarisierung 2019 und Vorjahr

Müssen wir dies wieder komplett übernehmen oder bleibt dies beim Referat Verwaltung?

Im Rahmen vom Lager wurde vom Referat Personal mit dem Referat Verwaltung besprochen, dass dies das Referat Verwaltung weiterhin im Bereich der Inventarliste übernommen wird. Die Liste für die Anlagenbuchführung übernimmt weiterhin das Referat Finanzen. Wir werden mit dem Ref. Verwaltung besprechen, was jetzt mit der Inventarliste passiert und wer sich um die Inventarisierung der Zelte kümmert.

Marek, Timm, Hendrick sind so lieb und übernehmen das mal für das Jahr 2018.

TOP 5

Problematik Aufwandsentschädigung

Wie ist hier der aktuelle und nachweisbare Stand, wie soll sich Verhalten werden? Die Sprecherin hat dazu eventuell neue Informationen?

Die Referatsleiterin wird sich zur Klärung mit der Sprecherin besprechen und das weitere Verfahren festhalten.

Vielleicht noch mal ein Schreiben an das SMF mit den neuen Informationen, wäre vielleicht sinnvoll.

Vorstellung der Tabelle für Quartalsrechnungen der Erfüllung der Aufgaben des Ausschusses Personelles.

TOP 6

Prüfberichte und Auflagen der Jahresabschlüsse 2015 bis 2017 durch die Innenrevision der HTW Dresden

Welche dieser Auflagen sind bereits umgesetzt, welche müssen noch umgesetzt werden?

Kassenordnung schreiben, dazu wurde uns eine Vorlage durch die Wirtschaftsprüfung eingereicht. (von der TU Dresden die Kassenordnung)

Es wird durch Jennifer und Florian geprüft was schon passiert ist und was nicht (Härtfallordnung, FO, etc.)

TOP 1

Stand der Umstellung der Verwaltung der finanziellen Mittel der FSR durch den StuRa

Welche FSR fehlen noch? Liegen uns mittlerweile alle ordnungsgemäßen Haushaltspläne unterschrieben und in elektronischer Form vor?

- Aktueller Haushaltsplan des StuRa 2019 muss entsprechend nach dem ersten Quartal angepasst werden, dazu benötigen wir natürlich auch aktuelle und beschlossene Haushaltspläne aller FSR in mindestens elektronischer Form.

- Maschinenbau hat derzeit "Geldsperre", da das Konto bei der Sparkasse noch nicht aufgelöst ist. Das Konto läuft auf ehemalige Finanzer und dadurch ist/war ein Zugriff nicht möglich. Haushaltsplan fehlt außerdem auch noch. Referatsleitung Finanzen hat dies entsprechend festgelegt.

Erinnerungsmail an alle FSR wo noch Haushaltspläne fehlen (Maschinenbau, Design, Geoinformation), weiterhin eine Erinnerung an die FSR, dass wir nach dem ersten Quartal einen angepassten Haushaltsplan brauchen, falls sich Dinge geändert haben.

Frage vom FSR WiWi: Bis wann müssen die Haushaltspläne generell eingereicht werden.

Antwort: Bis 10. November des Vorjahres sollte dem Referat FInanzen des StuRa dieser vorliegen, damit entsprechende Änderungen noch rechtzeitig eingearbeitet werden können und der Beschluss durch den FSR noch rechtzeitig stattfinden kann. Der Entwurf sollte den FSR bis 1 Monat vor Beginn des neuen Haushaltsjahres vorliegen.

Vorschläge etc. bzgl Übernahme der Verwaltung der finanziellen Mittel?

- Grundlegende Informationen zu Verfahrensweisen sollten erstellt werden. Da dadurch viele Rückfragen vermieden werden können und vor allem neue Mitglieder besser eingearbeitet werden können. (Lola würde dies vorab als Konzept erstellen. Danke dafür). Ansonsten scheint es praktikabel zu sein.

- Es wird angemerkt, dass die Vorlagen nicht eindeutig gefunden werden, da auch alte Dinge im Plone zu finden sind.

- Leider ist es so, dass sich Florian nicht getraut hat die alten Vorlagen zu löschen. Daher wurde der Ordner "2014" auf privat gestellt, leider findet man dies noch über die Suchfunktion. Bitte immer den Ordner "Vorlagen 2017 fortlaufend" benutzen. Alternativ sind in der Owncloud lediglich aktuelle Vorlagen vorhanden, dazu bitte eine e-Mail an web@stura.htw-dresden.de falls noch kein Account vorhanden ist, und dabei Namen und s-Nummer angeben.

Frage: Kann können auch andere als die Finanzerin für den FSR im Servicebüro unterschreiben für die Finanzbeschlüsse, sodass Personen die für Veranstaltungen verantwortlich sind die Fragen und Unterschriften dort abgeben können? Derzeit kommen alle sehr kurzfristig.

Antwort: Also Sinn der Sache war das sämtliche finzielle Belange nicht an Finanzverantwortlichen vorbei gehen. Außerdem dürfen dies eigentlich nur finanzverantwortliche Personen. Zumal sich dann wirklich eher um die Dinge gekümmert werden muss. Zusätzlich haben wir dabei die Verantwortlichkeit des Haushaltsplanes und damit auch bezogen auf das Hochschulfreiheitsgesetz.

Ende der Sitzung 19:30

Nächste SItzung 15.04.2019 um 17 Uhr