5. Vorbereitungstreffen ESE 2019

5. Vorbereitungstreffen zur Planung der Erstsemestereinführung 2019
Wann 06.05.2019
von 19:00 bis 20:30
Wo A 105/106
Name
Termin übernehmen vCal
iCal

aktuelles/neues Pad: https://pentapad.c3d2.de/p/5._Sitzung_ESE-Headorga_2019

Anwesende:

    Carolin Schmuck
    Jan Tomas
    Christopher Miersch
    Pascale Heise

TOP 1 Ablaufplan

Thema: Ablaufplan
1.Slot-Mensa:
Ich habe mich mit der Serviceleiterin am Montag den 29.04.19 getroffen.
Grundsätzlich wäre die Mensa bereit, in einem Slot von 40 min, Guthabenkarten zu verkaufen, das Aufladen ist nicht möglich! ->also wuerden die nur fuer EINEN 40 Min. Slot kommen?
In einem S-Raum würden Sie eine Kasse mitbringen, alternativ wurde das Kaffee Listig vorgeschlagen, da wäre dann noch eine zusätzliche Kasse da. Hier ist zu überlegen, wie man die zweite Kasse aufbaut, da das Kaffee relativ klein ist. Hierzu hätte ich gerne ein Meinungsbild, Kaffee Listig oder S-Raum.  -> Meinungsbild: 0/4 fuer Listig, 3/4 S-Raum, 4/4 Beides( S-Raum und Listig)
Die weitere Kommunikation, mit der Mensa, würde ich übernehmen.
2. Vortrag Studentenwerk entfällt, nach Rücksprache mit Max. Wir können das Studentenwerk ja an die Hochschule verweisen, damit die da einen Slot kriegen. Wir haben dieses Jahr nicht die Kapazität dafür.
3. Der grobe Ablauf steht dementsprechend, dazu habe ich im Plone:  Startseite / Studentinnen- und Studentenrat / Referate / Referat Qualitätsmanagement / Bereich Neuimmatrikulierte / Erstsemestereinführung  /Erstsemestereinführung 2019 / Organisation einen neuen Ordner Ablaufplan erstellt und dort den vorläufigen Plan hochgeladen.->Ordner nicht existent?!?!
In den nächsten 2 Wochen, werde ich mich mal an die Finalisierung des Plans machen. Möchte ich noch mal eine konkrete Aussage über folgendes Thema: Montag sollen, die Erstis in die Mensa essen oder sollen die bei uns Essen(Grillen)? Desweiteren brauche ich die Imma-Zahlen vom letzten Jahr, damit ich einen Anhaltspunkt für die Raumplanung habe. -> Montag nur Grillen, Dienstag: nach feierlicher Imma abholen, Option auf Mensen und parallel Grillen    -> Immazahlen ueber die HS (Frau Höfler fragen)
4. Bis jetzt habe ich noch kein Feedback von den FSRen wegen der Raumaufteilung im letzten Jahr bekommen. Soll etwas geändert werden oder kann alles so bleiben? -> Wiwis bleiben im Audimax, Caro schreibt nochmal Mail an alle FSRae
Thema Antrag Präsidium:
    Ein konkretes Datum, bis wann die Kostenkalkulation fertig sein soll wäre gut. -> 20.05.2019 1900 zum 6. ESE-Vorbereitungstreffen 20.05. 23:59 Fristende fuer Antrag im Plenum
Thema Sponsoring:
    Was ist denn beim Treffen mit Feldi rausgekommen?
Anne: Wir nehmen den Bierwagen von Feldi, bekommen noch 2 Sonnenschirme, ein paar Schürzen, Caps (die sehen echt cool aus!) dazu
    Der Bierwagen kostet uns für die gesamte Veranstaltung nur 100€ (nicht pro Tag)
    Wir kriegen 1 Fass Radler gesponsert, sodass es sich lohnt, auch das Radler aus dem Fass anzubieten
    Kühlhänger von Gelos -> Was soll der kosten?
    Preise für Bier/Radler sollten sich nicht geändert haben
    bei Gelos Biergarnituren angefragt; falls die keine für uns haben, können wir bei Feldi welche für 5€ das Stück kriegen (über einen Lieferante von denen)-> TU anfragen!

TOP 2 Öffentlichkeitsarbeit ->dringend 2 Person ntwdg.

Thema: Erstibeutel
* Ich soll wieder drei Angebote einholen, richtig? -> Ja, weil ja ueber 250€
* Wo finde ich die Zahlen aus dem letzten Jahr? (Welcher FSR wie viele Beutel braucht) Soll ich die echt 1:1 übernehmen, oder doch lieber nochmal nachfragen, ob es zu viele/zu wenig waren? -> macht Caro auch^^
* Wo finde ich die einzelnen Logos für die Beutel? -> FSRae anfragen -> macht Caro mit der Raumanfrage
Jan: Faranto moechte eigene Beutel, wir braeuchten 100 Stck. (Restbestand wird geprueft)
Bezahlung der Beutel auf die FSRae aufteilen oder nicht?
Welches Material(Inhalt) soll von OEA gemacht werden? FSR individueller Kram muessen die FSRae selber organisieren
Falls App nicht moeglich: Ablauf-, Lageplan in gedruckter Form
Thema: Hochschul-ABC
* soll den Studies das jetzt in gedruckter Form zugeschickt werden -> NEIN oder in digitaler Form auf der StuRa Seite veröffentlicht werden und wir weisen in der Ersti Post darauf hin?-> JA 
* wer fragt die Hochschule, ob sie die Druckkosten übernimmt (falls wir es drucken wollen)? -> Chris im Atemzug mit Immazahlen
* oder lassen wir das mit dem HS-ABC jetzt ganz sein -> NEIN, wenn die HS die Druckkosten nicht übernimmt?->wirds dann nur in digitaler Form geben Die Überarbeitung müsste bald gestartet werden, ich bräuchte also jetzt eine klare Aussage, ob wir das Hochschul ABC in irgendeiner Form anbieten. -> ABC defintiv in digitaler Form, Druckvariante falls HS Kosten fuer 100 Stck. uebernimmt 
Thema: Ersti-Post
* gibt es den Übersichtsplan (Lageplan?) der HTW irgendwo im Plone als Datei, damit Ireen den nicht völlig neu erstellen muss, sondern nur den Veranstaltungsort ändert? Wenn es keine Erstellungsdatei mehr gibt, reicht ihr auch eine PDF, aber in einer möglichst guten Qualität bitte. -> Hase (Max Franke) fragen
* wenn eine neue StuRa-Seite für die ESE 2019 erstellt wurde, bräuchten wir (bzw. Ireen) den QR Code für die Ersti Post
* Telefonnummer auf der Ersti Post drauf lassen? Ist das Telefon dieser Nummer während der ESE und davor überhaupt besetzt (geht da jemand ran)? -> Telefonnumer FSR spezifisch, "FSR-FachschaftServiceRufnummer" Vorschlag: Kontaktdaten wie Telefonnummer, Facebook, etc. auf der StuRa-Website deutlich kenntlich machen und in der Ersti Post nur via QR Code darauf verweisen. Was haltet ihr davon? -> nur QR doof, minimum StuRa-Link auf Papier, zusaetzlich Erstipost ueber HTW-Emailacc.
* Programm würden wir so detailliert lassen, wie es bisher war (alle einzelnen Vorträge aufzählen) aber auf die Rückseite packen -> HTW App dafuer nutzen? Vorschlag: nicht alles auf die Erstipost klatschen, die sollen sich mal bissl durchklicken -> "Selbststudium" ;-)
* vorne wie ein Plakat/Brief, hinten die harten Fakten (Ablauf + Lageplan + QR Code für alles weitere); weniger Fließtext (Änderungen vorbehalten) -> nur Lageplan nur QR-Code, vlt. noch den Link zur ESE-Seite und App-Link ueber ESE-Seite

TOP 3 Stadtrallye/Studentenclubtour

* Tiffi wird die Planung aus Zeitgruenden wohl hauptsaechlich an ein FSR Info Mitglied weitergeben da dieser total engagiert ist -> der hat Bock! -> Tiffi unterstuetz dennoch wo sie kann 
* Einteilung der Gruppen der Studentenclubtour noch zu frueh -> weil Gutzkow sich noch nicht gezuckt hat und es gibt keine konkreten Ersti-Zahlen -> Absprache FSRae noch ausstehend -> Caro kuemmert sich XD
bisher 6 Clubs (mit Kino im Kasten 7): Kino im Kasten ist eine gute Idee
  • wir brauchen 60 Mentoren! - Mentoren bekommen in Studentenclubs AFG for free -> Mentoren-Pass mit Strichliste
  • pro Studentenclub ein Headorga vor Ort -> fester Ansprechpartner fuer die Club´s -> Erstehelfer bzw. zum koordinieren der Mentoren -> Funkgeraete

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