1. Vorbereitungstreffen ESE 2019

1. Vorbereitungstreffen zur Planung der Erstsemestereinführung 2019
Wann 26.02.2019
von 11:00 bis 13:00
Wo A 107 oder A 104
Name
Teilnehmer Lukas Appelhans
Christopher Miersch
Maximilian Franke
Termin übernehmen vCal
iCal

Mitschriften: https://pentapad.c3d2.de/p/1.ESE-Treffen-2019

Anwesende:
    Christopher Miersch
    Arnold Krieger
    Lukas Appelhans
    Maximilian Franke
    Arthuras Miller
    

TOP 1 Auswertung letzte ESE 

- vielleicht 2 Bands (eher in die Richtung Jazz/ruhig- nur keine Rock)
- Bands zu laut, soll eher im Hintergrund 
- es brauch ein Moderator, der durch das Programm führt
- Bühne als ein Ort wo alle Ansagen gemacht werden
- den Ersties besser vermitteln das die ESE eine Veranstaltung ist welche vom StuRa gestaltet und gehalten wird
- StuRa-Helfer mit T-Shirts ausstatten??? 

TOP 2 Lageplan

- Container wegräumen -->Absprache mit Dez. Technik
- 2 Optionen:
    Bühne hinter dem Behindertenparkplatz, Zelt wie letztes Jahr
    Zelt auf Behindertenparkplatz und Bühne auf Position Zelt wie letztes Jahr (oder ähnlich)-->Favorit
    

TOP 3 Absprache mit der Hochschule

beim letzten Rektoratsgespräch wurde darum gebeten, dass man sich im Vorfeld (März/April) mal zusammensetzte: Stenzel/Niehaus+ESE-Orga vom StuRa
Vorschlag von der HS: Montag+Dienstag (30.09.+01.10.)
Themen:
  • Wann ist feierliche Imma? -->Max schreibt Bert reichert E-Mail dazu
  • Datum wir möchten die ESE am 30.09. und 01.10. stattfinden lassen. Muss mit dem Rektorat abgesprochen werden.  
  • Absprache mit Dez. Technik
  • Absprache mit Bauleuten für U-Gebäude wegen Baulärm zur Ansprache morgens etc.

TOP 4 Studentenclubtour

da TUD eine Woche später macht, müssten wir dieses Jahr 
Clubtour? ja! aber nicht im gleiche Umfang, maximal 4-5 Clubs (die nächstgelegenen)

TOP 5 Personelle Planung

eine Headorga (Überblick): Christopher Miersch (Stellv.: Lukas, Arnold, Maximilian, Arti)
separate Bereiche:
  • Logistik  (1 Person) -->Arnold Krieger
    • Transort (1 Tag vor & nach der VA)
    • Organisation Schanktechnik 
    • Organisation Getränke bei Gelos + BW  Deadline: ende Juli

  • Technik (1 Person) -->Leopold (Kultur) ?
    • Technik, Bühne   (Bühne vorhanden, Transport muss mit "Logistiker" zeitlich geplant werden)
    • Absprache mit Dez. Technik wegen Strom und Wasser, Mülleimer 
    • Bandkommunikation
  • Catering/Getränke (1 Person) -->Lukas Appelhans
    • Großeinkauf (Einkauf selbst am Freitag/Samstag davor [bei Großmengen im Selgros vorher anmelden!!!], Planung was gekauft werden muss vom Vorjahr entnehmen, Deadline: August)
    • Bierwagenverantwortliche (2) am Tag
    • Schichtplanung Grill+Bierwagen (Erklärung der Arbeitsweise am Zapfhahn)+Abbau/Aufbau + Versorgung des BW mit Getränken + Kaffeeproduktion früh rechtzeitig anfangen!
  • Ablauf/Vorträge (2 Personen) --> Maximilian
    • Vortragsthemen definieren
    • Ablaufplan erstellen (+Zettel für Erstipost erstellen -->Absprache Studsek nötig) Deadline: Ende Mai
    • Vortragenden suchen
    • Probevorträge (von FSR und StuRa) anschauen/bearbeiten - Deadline:Anfang Juni
    • Raumplanung
      • Dez. Technik: Liste der Raumgrößen orga., FSR befragen ob die Räume das letzte Jahr ausreichend waren, Anzahl der neu Studenten recherchieren, 4/5 davon als anzahl nehmen)
    • Dokumentation(Handzettel, Hochladen der Aufzeichnung, Folien auf Website)
  • ÖA (2 Person) --> Ireen Bernhard (Kultur)?
    • ESE-Beutel (Inhalt Organisieren, Sponsoren dafür gewinnen)
    • fb-Gruppe betreuen
    • Erstipost grafisch überarbeiten
    • Publikation (HS-ABC etc.)
  • Clubtour (1 Person)
    • Absprache mit VDSC
    • Routenplanung
  • Organisatorisches am Tag für Studenten
    • Telefondienst durch 2. Angestellten
    • Ansprecherpartner vor Ort (StuRa Stand)
  • Organisatorisch für Orgateam
    • Ansprechpartner,  Merkzettel
    • Bonrolle (Papier Gutscheine) für die Helfer bestellen, werden an Bereichsleiter verteilt
Bereichsleiter bekommen für ihre Leute ein Kontikent an Freimarken (Abreisblock), wie sie die verteilen ist ihr Ding

TOP 6 Wie weiter?

  1. Bereichsleiter festlegen und suchen
  1. Bereichsleiter müssen Aufgabenlisten erstellen und damit in die FSR gehen
  1. Auf Mailverteiler ese@stura schreiben
  1. nächste Sitzung einberufen: 2. Semesterwoche (Rhytmus aller 2 Wochen) -->Max macht doodle-Liste und schreibt E-Mail

 

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