Protokoll 2. Arbeitstreffen Ersti-Fahrt Sommersemester 2022

Zeit: 16.03.2021 18 Uhr
Ort: Discord Channel Kultur A105/106
Anwesende:

• Hung
• Flo
• Shari
• Kevin
• Alex(ander)
• Philip
• Marcel

Shari: Hung hat gesagt ads wir 3,5k zur Verfügung haben. Spielraum von 500 Euro was rausgehauen werden kann. Studies zahlen aber alles selber, woher kommen Kosten her?
Marcel: 500 Euro eingeplant für Planungsfehler
Hung: Vorstellen das Zeug für unterwegs ausgegeben, spiele unterwegs z.B.
Flo: Inwiefern darf der StuRa alkkonsum finanzieren?
Shari & Hung: Eher nein
Flo: Beim letzten mal sollte jeder Kohlen mitbringen (5€) und zentral eingekauft. 
Shari: Gute Sache, Betreuer sollten kostenlos mitfahren und das von den Studis mitfinanziert werden. Nur ein paar Taler für jeden Studi. Das muss durch das RK und dort muss es gut begründet sein, weil sonst wird das Ding abgeschmettert. 
Flo: Sollte kein Ding sein, 50 Leute -> 45 Studies, 5 Betreuer, werden auch 5 Betreuer gebraucht. Studies brauchen Betreuung. Weniger ist nicht möglich. Ist auch OK wenn jeder Betreuer 15 Euro hinlegt ist auch voll ok.
Marcel: Wenn die 3500€ auch nicht für die Betreuer sind, wofür dann?
Shari: Es sind ja 3,5k die eingenommen werden, und 4k die Ausgegeben werden, somit Spielraum 500 Euro
Hung: Aber wofür geben wir dann Geld aus?
Flo: Vorkasse für Unterkunft etc.
Hung: Wir buchen die Unterkunft für 50 Leute, und wenn weniger Leute mitkommen dann zahlen wir drauf?
Marcel: Imaginäre Zahl, im Besten fall 0 im Worst-case -500 Euro
Flo: Erstie-Fahrt, nicht für die aktuellen Ersties, eher eine Nachholfahrt für die die in ihrem ersten Semester keine Erstie-Fahrt hatte. Somit 2 Nachholfahrten planen, dann im nächsten Semester für die aktuellen Ersties eine Erstifahrt. Rufe morgen in Herberge an, 50 oder 100 Leute? -> Kostenrechnung.
Shari: Min. 50 Leute 
Hung: Wenn wir noch mehrLeute mitnehmen mit mehr Betreuern ändert sich ja das Verhältnis studies zu betreuer nicht
Flo: Platztechnisch sollte kein problem sein, nur Orgatechnisch
Josi: Wie ist das mit An-/Abreise? Im Zug ist das evtl ziemlich viel. Bus mieten?
Flo: Ist kritisch, teil über Zug teil über Bus verteilt. Letzte mal mit DVB abgesprochen. 50 Limit oder auch 100 ok?
Shari: Max. 100
Philip: Mengenrabatt? 

Flo: Zeitpunkt 
Mai wettertechnisch gut

• Pfingsten
• 1.  oder 3. WE

Flo: Weitere Anmerkungen?
Shari: First come first serve ?
Wie werden die Tickets am fairsten verteilt? z.B.

• first come, first serve + Warteliste 
• Auslosung mit Voranmeldung + 1
• Auslosung ohne Voranmeldung +1 , bei nicht Interesse wird nachgezogen

Bin für Variante 2, weil dann kann jede/r jemanden mitnehmen und die Hemmschwelle sinkt, außerdem sehen wir wie das Interesse aussieht.
Flo: Es haben genug Leute interesse
Shari: Fakultätsspezifisch? Je durchmischter desto besser, seltene Studiengänge bevorzugen falls es knapp wird
Flo: An sich ja, aber Mehraufwand. Wäre für 1. Variante. 
Shari: Ist das dann unfair?
Flo: Wird überall kommuniziert, wer das nicht mitbekommt ist selbst schuld wenn die Person nicht zugreift
Shari: Leute haben keine Garantie, dass sie mit ihrem Buddy zusammen sind bei fcfs, wollen wir das überhaupt garantieren
Flo: Einzel und/oder Doppelanmeldung ermölgihcen, z.b. google forms wenn gewollt dann für 2 Leute anmelden gleichzeitig
Hung: Wir machen wir das wenn jemand von der Warteliste jemanden noch mitnehmen will?
Flo: Dann jemanden suchen der auf der Warteliste nur alleine da steht wenn nur noch ein Platz übrig ist. 
Hung: Warten bis zu einer Deadline, dann Wartelisten einteilen
Flo: Google Forms ideal dafür!! 
Shari: Wie sehen die anderen das eigentlich mit der Durchmischung?
Kevin: Fakultäten mischen ist super!
Josi: Ich würde es den Studenten gönnen, die wirklich Bock drauf haben, unabhängig von der Fakultät, wie Flo (dickes +1).
Shari: Aus den ersten fünf Minuten aussuchen
Flo: Wenn das Wiwiangebot zu hoch ist, dann könnten wir das intern ja auch ummodeln ;)
Hung: Was noch zu tun? Kapaizität? Kosten? Rücksprache Hannes für was wir Geld ausgeben können vom StuRa aus, bei den Verkehrsbetrieben (DVB, DB, RVO) anfragen zu An-/Abreise
Shari: Wir dürfen kein Geld ausgeben, Einnahmen = Ausgaben
Flo: Spiele, paar Bierle und Schnääpschen, interaktive Sachen in den Bergen ;)
Pihllip: Wie ist das mit Besorgungnen?
Flo: Auf jeden Fall ein Auto benötigt
Shari: Stellen wir den Alk für 50 Leute?
Flo: Wir stellen ihn hin nachdem wir bezahlt wurden
Shari: Oder selbstversorgung
Flo: Hinweisen, das was geplant ist, natürlich nicht offzieielle Alkförderung, Studies hinweise das sie aber sich selber versorgen können und 5€ mitbringen, damit wir das kaufen können :=))
Flo: Sonstige Fragen? Kalkulation?
Hung: Extra gestellte Busse?
Flo: Nein nur netter Hinweis an die DVB das es mehr Leute werden können
Flo: Anmerkungen? Gibt keine

Ende: 19:07
Nächste Treffen: 23.03. 17:00