Durchführung HopfenDankFest 2023

Antrag

Antragsteller:in

Referat Kultur

Antragsdatum

2023-09-12

Antragstext

Der StuRa möge beschließen eine Feier "HopfenDankFest" am Campus in Pillnitz am 06.10.2023 mit Ausgaben von bis zu 1000 € durchzuführen.

Begründung zum Antrag

Zum Beginn des Wintersemesters möchte der FAK LaUCh in Zusammenarbeit mit dem Referat Kultur am 06.10.2023 eine Feier „HopfenDankFest“ für alle Studierenden, sowie allen Mitarbeiter*innen und Professor*innen unserer Fakultät zu veranstalten. Diese soll einen ähnlichen Charakter wie die bekannten Fakultätsfeste haben. Der Anlass dazu ist einerseits die am Vormittag stattfindende Veranstaltung der Fakultät LUC „30 Jahre Pillnitz“, andererseits das Begrüßen der neuen Erstsemester an der Fakultät LUC. Wir haben diesen Termin mit der Fakultätsleitung und den Organisator*innen der „30 Jahre Pillnitz“ abgestimmt. Eine finanzielle Unterstützung von Seiten der Fakultät wurde uns zugesprochen. In der Absprache wurde vereinbart, dass diese bei einem finanziellen Verlust in der Veranstalltung die Kosten trägt, damit dem StuRa keine Kosten entstehen. Natürlich ist der StuRa dazu angehalten einen Verlust zu vermeiden. Die Kommunikation mit der Fakultät war sehr lösungsorientiert. Wenn ein Verlust auftreten sollte, soll der StuRa an die Fakultät eine Rechnung in Höhe des Verlustbetrages schreiben.

Wir wollen es allen Teilnehmer*innen ermöglichen in ungezwungener Atmosphäre bei gemeinsamen Essen und Musik ins Gespräch zu kommen. Die Veranstaltung soll es allen voran den Erstsemestern ermöglichen sich untereinander und semesterübergreifend zu vernetzten. Dafür veranstalten wir ein Quiz und in einem separaten Raum wird ein Angebot mit Gesellschaftsspielen bereitstehen. Zudem versuchen wir eine PowerPoint-Karaoke mit Profs als Präsentatoren auf die Beine zu stellen.

Ziel der Veranstaltung soll es auch sein, den neuen Erstis zu zeigen, dass die Studierendenschaft in Pillnitz eine aktive ist, die gern Dinge anpackt und auf die Beine stellt. Wir erhoffen uns dadurch neuen personellen Zulauf, der zukünftig den FAK und ggfs. auch den StuRa allgemein aufstocken kann.

Wir rechnen, bedingt durch die vorher stattfindende Veranstaltung und den (hoffentlich) vorhandenen „Enthusiasmus“ der Erstsemester etwa mit 200 Besucher*innen. Als Räumlichkeiten werden uns das PN Gebäude und der Innenhof am Campus Pillnitz dienen, welcher bei entsprechend gutem Wetter vollumfänglich genutzt werden kann.

Kostenposition im Haushaltsplan

964 Euro Referat Kultur: Fakultätsfeste & Sommerfeste

36 Euro Referat Öffentlichkeitsarbeit: Werbemittel (Kulis, Beutel, Plakate, T-Shirts etc.)

Verantwortlichkeit Nachbereitung

Ansprechperson: Tom Philippi, Franz Uhlig
Zeitraum: Nachbereitung am Abend nach der Veranstaltung, durch verbleibende Anwesende; Abrechnung der Veranstaltung innerhalb 4 Wochen nach dem Tag der Veranstaltung

Vorschlag zum weiteren Verfahren

Folgendes muss noch gemacht werden:

• Einkaufen für die Veranstaltung
• Aufsetzen eines Quizes und einer PowerPointKaraoke
• Beantragung einer Vorschusskasse und zweier Wechselgeldkassen
• Material aus der A zum Campus Pillnitz bringen
• Selgros Karte abholen
• Wechselgeld- & Vorschusskasse abholen (aka Termin mit Referat Finanzen finden & wahrnehmen)
• Bereich/Zuständikeit Rekrutierung wegen passender "Ausrüstung" bescheid geben

Anlagen

Kalkulation der geplanten Einnahmen und Ausgaben

Kostenkalkulation "HopfenDankFest 2023/24"

Die geplanten Ausgaben belaufen sich auf 964 Euro (zzgl. 36 Euro für Werbemittel wie Plakate).
Die Einnahmen betragen 1622 Euro bei einem Verkauf von 100%, bei einem Verkauf von 85% ergeben sich 1215 Euro. Sollte sich ein Verlust einstellen, trägt die Fakultät LUC diesen.
Zusätzlich bitten wir um die Bereitstellung von 300 Euro Wechselgeld (jeweils 150 Euro auf zwei Kassen aufgeteilt) zur Veranstaltung, sowie um eine Vorschusskasse in Höhe von 500 Euro.

Stellungnahme Referat Finanzen

tl;dr: Jo! (Bis auf kleinere Unsauberkeiten ist die Kalkulation in Ordnung. Letztlich geht es bei der Finanzierung maßgeblich um Essen und Getränke, die verkauft werden sollen. Wegen dem Referat Finanzen ist die Lage zur aktuellen Auslastung der angesprochenen Haushaltsposten im Haushalt 2023 ein wenig unklar.)

Das Referat Finanzen erhielt 2023-09-13 einen Entwurf über die geplanten Einnahmen und Ausgaben. Um die zeitliche Dringlichkeit (wegen der unnötig späten Bereitstellung) nicht noch größer werden zu lassen wurde der Termin Arbeitstreffen SchließfachVO SoSe 2023 II mit James (Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Verwaltung) und Paul (Ausschuss Strukturelles; Mitglied Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation; Assistenz der Geschäftsführung) - als Paul (geschäftsführende stellvertretende kommissarische Leitung Referat Finanzen) und James (kommissarisches Mitglied Referat Finanzen; Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Verwaltung) in anderer Funktion - "umgewidmet", um die Kalkulation zu bewerten.

Die geplanten Ausgaben betragen etwa 1.000 €.

Etwa 90 % der Ausgaben beziehen sich auf Essen und Getränke. Die Preise für den Verkauf sind so kalkuliert, dass beim Verzehr von 75 % des Angebotes durch die Einnahmen mehr als alle Ausgaben gedeckt sind.

Etwas unklar ist die Lage zu den bereits verwendeten Mitteln im Laufe des Haushaltsjahres. (Es handelt sich um ein Problem beim Referat Finanzen, was den Antrag nicht negativ beeinflussen sollte.) Leider liegt nämlich keine ansatzweise aktualisierter Haushaltsplan vor, der bereits verwendete Mittel ausweist. Paul bat James zu ermitteln was über die Buchhaltung nachvollziehbar ist, hinsichtlich bisherigen Ausgaben beim Haushaltsposten Fakultätsfeste & Sommerfeste. 1.600 € wurde bisher beim Posten verwendet. Eine Zahlung (Getränke Fakultätsfest Elektrotechnik) steht noch aus. Selbst wenn die Rechnung 1.400 € betragen würde, wären die geplanten etwa 1.000 € im Rahmen der geplanten Ausgaben, die im Haushalt vorgesehen sind. Wohl stünden sogar noch über 2.000 € nachrangig zu verwendende Mittel des Vorjahres zur Verfügung. Der Druck von Plakaten durch das Referat Öffentlichkeitsarbeit ist auch dem Haushaltsposten beim Referat Öffentlichkeitsarbeit zuzuordnen. Dessen Auslastung - etwa wegen der vollständigen Auslastung wegen der Beutel, die auch zur ESE verwendet werden sollen, - ist unklar. Der Druck der Plakate für unter 50 € sollte dennoch dem Referat Öffentlichkeitsarbeit finanzierbar sein.

Also die geplanten Ausgaben der Veranstaltung sind im Rahmen vom Haushaltsplan.

Die bisherigen Veranstaltungen, die im Rahmen vom Haushaltsplan bei diesem Haushaltsposten und beim Referat Kultur im Allgemeinen durchgeführt wurden und bereits abgerechnet wurden, deckten stets die Ausgaben mit Einnahmen, wie es auch der Haushaltsplan vorsieht. Auch bei der Planung dieser Veranstaltung ist das zu erwarten.

Durch das Referat Finanzen kritisiert wurde, dass die Kalkulation (und das Konzept) nicht ausweist wie mit einem möglich Zuschuss von der Hochschule (von der Fakultät Landbau/Umwelt/Chemie) umgegangen wird. Bei der Kritik ist eben nicht die Höhe relevant, sondern die fehlende Darstellung vom Verwendungszweck. "Was soll mit dem Geld dann passieren." Aktuell müsste ja einfach davon ausgegangen werden, dass es sich um eine weitere Einnahme handelt, aber die Ausgaben weiterhin bestehen bleiben. Hiermit soll klargestellt sein, dass die (finanzielle) Unterstützung der Fakultät nicht als "Taschengeld" vom Referat Kultur betrachtet werden darf. Die Kalkulation kann nicht nach belieben durch die "ungeplanten" Einnahmen angepasst werden.

Änderungsanträge

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder gemäß § 55 Absatz 2 SächsHSG (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse, soweit Ordnungen nichts anderes bestimmen)

Behandlung

2. Sitzung Plenum 2023/2024
Tagesordnungspunkt 2

Beschlussdatum

2023-09-19

Beschlussfähigkeit

8 (anwesende Stimmberechtigte) von 12 (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen

Beschluss

Der StuRa beschloss eine Feier "HopfenDankFest" am Campus in Pillnitz am 06.10.2023 mit Ausgaben von bis zu 1000 € durchzuführen.

Ausfertigung

2023-10-18
Präsidium 
Patrik Lison

Unterzeichnung