Durchführung Semesterabsch(l)ussfeier SoSe 2024

Antrag

Antragsteller:in

Referat Kultur

Antragsdatum

2024-05-30

Antragstext

Der StuRa möge beschließen eine Semesterabsch(l)ussfeier für das Sommersemester 2024 mit Ausgaben von bis zu 1.800,00 € durchzuführen.

Begründung zum Antrag

Auch in diesem Sommersemester ist es unser Ziel, den Studierenden einen gelungenen Abschluss vom Semester zu ermöglichen. Aus diesem Grund planen wir erneut die Durchführung einer Semesterabsch(l)ussfeier am 19. Juli 2024. Die Student:innen können die letzten Prüfungen vergessen und sich auf die Semesterferien einstimmen!

Wir haben uns in diesem Semester, auch aufgrund von sehr guten Konditionen, für die Gisela entschieden, bei der wir die Möglichkeit haben drei Dancefloors (Wohnzimmer, Garage und Keller) zu nutzen.

Wie gewohnt findet der Kartenvorverkauf in einem hybriden Format statt. Hierbei werden wir zwei Vorverkaufstage an der HTW offline anbieten und den zweiten Teil des Vorverkaufs online über die Pretix-Plattform des StuRas durchführen. Das Publikum wird auf drei Floors mit unterschiedlichen Musik-Genres begeistert.

Das große Highlight unserer Veranstaltung wird der "Emoji-Rausch: Dein Emoji, dein Match, dein Freeshot!"-Aktion werden, bei der die Studierenden am Einlass jeweils einen Zettel mit einem Emoji erhalten. Die Aufgabe besteht darin, eine(n) passende(n) Partner:in zu finden, der/die das gleiche Emoji hat. Belohnt werden die Pärchen mit einem der beliebten und selbstgemachten StuRa-Shots.

Wir rechnen in der Kostenkalkulation mit circa 450 Besucher:innen, auf die mit großer Wahrscheinlichkeit bei der Veranstaltung gezählt werden kann.

Der Vertrag sieht vor, dass ein Mindestbarumsatz von 2300€ erreicht werden muss. Falls dieser nicht erreicht wird, ist die Differenz auszugleichen. Aus Erfahrungen der letzten Jahre ist das Erreichen des Mindestbarumsatzes sehr wahrscheinlich. Um für die Sicherheit am Abend zu sorgen, werden vier Sicherheitskräfte über die Gisela bereitgestellt, die nach Bedarf staffelweise entlassen werden. Diese Sicherheitskräfte werden ab einem erhöhten Barumsatz von der Gisela übernommen werden. Die maximalen Kosten für diese Sicherheitsmaßnahme belaufen sich auf 540 €.

Die Getränkespecials wurden mit der Gisela zu dieses Konditionen ausgehandelt:

*Specials*
Astra (2,50€)
Cuba Libre | Vodka Wildberry (4,00€)
Berliner Luft (1,50€) | Kirsch 1,00€)  | Gisela (1,00€)

Der Vertrag ist im Anhang vorzufinden.

Für die SAF werden Wechselgeldkassen beantragt. Für den Vorverkauf werden insgesamt 3 Kassen benötigt. Zwei davon mit jeweils 150€, eine mit 100€. 
Für die Abend ist eine Kasse mit 200€ nötig.

Kostenposition im Haushaltsplan

1.760€ Semesterabsch(l)ussfeier (SAF) 

40€ Werbemittel Referat ÖA

Verantwortlichkeit Nachbereitung

Ansprechperson: Marlene Neubauer

Zeitraum: 4 Wochen

Vorschlag zum weiteren Verfahren

VVK organisieren (inkl. Wechselgeldkassen), Plakate drucken, Werbung ausrollen, Shots zubereiten, Veranstaltung durchführen, Spaß haben, Nachbereiten und Veranstaltungsabrechnung bearbeiten

Anlagen

Kostenkalkulation

Vertrag Gisela

Änderungsanträge

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder gemäß § Referate Absatz 2 Nummer 1 StuRa-GrundO (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse zu Finanzanträgen durch das Referatskollegium)

Behandlung

17. Sitzung Referatskollegium 2023/2024
Tagesordnungspunkt 1

Beschlussdatum

2024-06-04

Beschlussfähigkeit

8 (anwesende Stimmberechtigte) von 11 (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen

Beschluss

Beschlusstext

siehe Antrag

Ausfertigung