Kostenübernahme der Semestereröffnungsparty 2018

Antrag

AntragstellerIn

FSR WiWi und Referat Kultur

Antragsdatum

04.09.2018

Beschlussdatum

17.09.2018

Antragstext

Der StuRa möge beschließen, die Kosten für die Semestereröffungsparty des Referats Kultur in Zusammenarbeit mit dem FSR WiWi bis zu einem Betrag von 1600€ aus dem Haushaltsposten SEP des Referats Kultur zu finanzieren.

Begründung zum Antrag

Um unseren Ersties und allen anderen Studenten einen super Start in das neue - und für die Ersties erste - Semester zu ermöglichen, hat der FSR WiWi den Plan gefasst, eine Semestereröffnungsparty in der 4. Oktoberwoche zu veranstalten.

Die Party soll am 24. Oktober in dem von Studenten sehr geschätzten Club Gisela stattfinden. Hier die Konditionen des Clubs:

Variante 1 — Mindestumsatz 1.800 €

In dem Fall sind bis auf die Security alle Kosten des Hauses inbegriffen. Diese werden mit 14€ Netto also zzgl Ust / Stunde abgerechnet.

Bei den besprochenen 450-550 Personen planen wir 3x Sicherheitsdienst ein.

Miete, Nebenkosten, Strom, Wasser, Reinigung, Licht und Tontechnik, Bar- und Servicepersonal und GEMA sind mit Erreichen des Mindestumsatzes komplett abgegolten.

Wie bei allen Veranstaltungen ist die Garderobe kostenlos.

Es gelten die aktuellen Preise unserer Getränkekarte. Diese ist als PDF auch beigefügt.

Gegebenenfalls sind Getränkespecials möglich, dies müsste aber im Detail besprochen werden. Vorschlag von uns wäre Kirsch & Pfeffi 1€ und Astra 2€.

Sollte der Mindestumsatz nicht erreicht werden, stellen wir die Differenz in Rechnung.

Bei einem Umsatz von 2.300 € übernehmen wir die Kosten für einen Sicherheitsdienst, bei 2.900€ für zwei und bei 3.500€ für alle 3 Securities.

Bei diesem Deal ist die Veranstaltungszeit (Öffnungszeit) auf 7 Stunden begrenzt.

Vorbereitung (Dekoration etc.) fällt hier nicht mit rein.

Alle Hauseigenen Sachen können natürlich mit genutzt werden (Kicker, Tischtennis (bei Outdoormöglichkeit), Karaoke, Beerpong, Biertische usw.).

Zudem wollen wir zwei verschiedene Floors mit unterschiedlicher Musik bespielen, wobei wir an einen Mainfloor und einen House und Electro Floor gedacht haben. Den Mainfloor wird voraussichtlich ein DJ-Duo bespielen, auf dem zweiten Floor wird mu3hli auflegen, der bereits beim Dies Academicus der DJ war.

Um den Abend für die Ewigkeit festhalten zu können, wird es neben der in der Gisela vorhandenen Fotobox auch noch einen Fotografen geben, Arnold Krieger aus dem Referat Kultur des StuRa, der zum Beispiel auch schon Fotos auf der WiWi Party Jingle Beats 2017 gemacht hat.

Wie es sich für eine Studentenparty gehört, wollen wir unsere Studies an dem Abend selbst mit ein wenig kostenlosem Alkohol begrüßen, um sie auf den weiteren Abend einzustimmen.

Wir gehen davon aus, dass von ca. 1000 Erstsemestern etwa 200 zu der Veranstaltung kommen. Außerdem gehen wir davon aus, dass auch viele der schon hier Studierenden zur SEP erscheinen werden. Deshalb rechnen wir im besten Fall mit 450 bis 550 Gästen, was auch der Kapazität des Clubs entspricht. Wenn jeder dieser Gäste für etwa 7 bis 8 Euro trinkt - ein Drink kostet im Gisela im Durchschnitt etwa 5€ - wäre nicht nur der Mindestumsatz gedeckt, der Club würde auch die komplette Security übernehmen.

Da diese SEP aber in dieser Form zum ersten Mal stattfindet, können wir keinen wirklichen Bezug zu Zahlen aus vorherigen Veranstaltungen nehmen und müssen einkalkulieren, dass die SEP wider erwarten ein Flop wird. Wenn nur die Hälfte der kalkulierten Bändchen verkauft werden, was 225 Bändchen wären, und diese Gäste Getränke für je nur 6€ konsumieren, dann kämen wir auf einen Umsatz von 1.350€ für den Club. Der von uns zu deckende anteilige Mindestumsatz beliefe sich dann auf 450€ und wir müssten die Security komplett selbst tragen. Um zu vermeiden, dass wir am Ende mehr Ausgaben haben, als wir einkalkuliert haben, haben wir deshalb zur Sicherheit mit einem anteiligen Mindestumsatz von 600€ kalkuliert.

In diesem Worst Case gehen wir davon aus, dass wir im Vorverkauf 150 und an der Abendkasse 75 Bändchen verkaufen. Somit würden sich die Einnahmen dann auch nur auf 1050€ belaufen.

Damit den Studenten wieder vor Augen geführt wird, dass die FSRe und der Stura Hand in Hand arbeiten und um eben diese Zusammenarbeit erneut stärker zu fördern, hat sich der FSR WiWi bereit erklärt, das Referat Kultur des StuRa bei der Planung und Durchführung dieser SEP tatkräftig zu unterstützen. Es soll also eine SEP des StuRa in Zusammenarbeit mit dem FSR WiWi für alle Studenten und insbesondere Ersties der HTW Dresden werden.

Vorschlag zum weiteren Verfahren

Anlagen

Kostenkalkulation SEP2018

Abstimmung

Behandlung

12. Sitzung StuRa 2018
Tagesordnungspunkt 6
Vertagung gemäß Geschäftsordnung des StuRa HTW Dresden § Beschlüsse Abs. 2 Satz. 2

3. außerordentliche Sitzung StuRa 2018
Tagesordnungspunkt 2

Ergebnis

Ergebnis

angenommen

Beschlusstext

siehe Antrag

Kostenposition im Haushaltsplan

Unterzeichnung und Ausfertigung

26.09.2019
Präsidium