Protokoll 3. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit 2024/2025

17.10.2024
15:30 Uhr

Sitzungsbeginn: 15:35 Uhr

Anwesende:

• Jojo = Josina Guhl - geschäftsführende Referatsleitung
• Clara Däbritz - stellvertretende geschäftsführende Referatsleitung
• Anny = Anna Abe (online)
• Tina Krejcik
• Wolfi = Nils Wolf
• Ems = Emma Maria Lange

O. Stand bisheriger Aufgaben/Berichte

O.I Sticker

• "gemeinsam mehr erreichen"-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche
• Sammelkarten-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche
• Stu-Sticker --> in Arbeit --> Jojo (Dienstag ins RK)
• StuRa-HTW-Dresden-Logo-Sticker --> in Arbeit --> Jojo (Dienstag ins RK)

O.II Monatsplan

Einreichung für den Monatsplan (bis zum 26. des Vormonats):

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/monatsplan/pad

In der Überlegung zur Verbesserung der Reichweite sind auch:
- Plakate
- eigenständige Mail

Anny: Find ich ok. Heißt ja.
Clara: Ich habe noch nie jemanden gefunden, der kein WA hat. 
Jojo: Doch da gibts einige.
Clara: Oke, dann versteh ichs.
Anny: Wenn man den Aufsteller hat, erübrigt sich das ja.
Jojo: Man könnte den Monatsplan auch im Newsletter verlinken. Also den Monatsplan auf Plone hinzuschreiben, ist ja nicht sonderlich kompliziert und ist auch nicht zeitlich so viel Mehraufwand.
Anny: Sprich das mit der Stelle ab. 
Jojo: Ja, klar. Aber es geht ja darum, ob wir das als Referat machen wollen. :D
Anny: Ja. 
Clara: Kann man machen.
Jojo: Cool, dann haben wir das Thema Mail abgehakt.

Jojo: Wie sieht's mit Plakaten aus? Keine Ahnung wie lang 11 noch braucht, um alles mit dem Aufsteller abzuklären. Das Plakat könnten wir ja bereits jetzt schon machen und ansonsten hängen wir es in den Schaukasten neben der Cafeteria. Das Plakat zu entwerfen (vielleicht sogar noch für den November-Monatsplan) würde ja nicht schaden und eher unterstützen.
Clara: Die Idee finde ich erst mal gut, an dem Schaukasten geht man ja auch oft vorbei.
Anny: Ja. Finde ich gut. 
Jojo: Der Nachhaltigkeit und Umwelt zuliebe würde ich auch sagen, dass wir einen groben Entwurf machen und den drucken und dann lediglich Platz lassen, wo man ein A4- oder A3-Blatt mit den monatlichen Terminen austauschen kann.
Clara: Klingt gut!
Anny: Supi!

O.III Newsletter Oktober

Einreichung für den kommenden Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/pad

Aktueller Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/news/

Anny: Im Plenum wurde es noch mal vorgestellt. Ich habe auch gesagt, ab dem 24. nehme ich nichts mehr mit rein.
Jojo: Ich erinnere am Dienstag im RK nochmal. dass kein einziges Event/Thema da ist, ist nicht so gut.
Anny: Stark!
Clara: Sehr gut geschlussfolgert!
Jojo: Danke Clara.

O.IV Projekt Externe Website

...muss wegen anderer Prioritäten zur Seite gelegt werden. Hilfe ist gesucht! :)
letzter Stand: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/sitzungen/2023-2024/16/protokoll

Clara: Ich weiß nicht wieso, aber das Projekt spricht mich mega an. Ich habe jetzt unter dem Link den letzten Stand gesehen, der mir leider noch nicht so sehr weitergeholfen hat. Wenn mir vielleicht jemand den letzten Stand vom AT vom März geben kann und sonst noch paar Infos, würde ich‘s mir zumindest gerne mal ansehen. Ich kann nichts versprechen und habe auch absolut keine Ahnung eine Website zu gestalten, aber ich würd‘ dem Ganzen gerne einen Versuch geben :)
Anny: Ben wartet immer noch auf Antworten würde aber verstehen wenn er nach Monatelangem Ghosting keinen Bock mehr auf uns hat. 
*Jojo erklärt kurz den derzeitigen Stand*
Clara: Klingt soweit ganz gut.
Jojo: Wenn immer noch Interesse besteht, kann ich dich nochmal in einem kleinen AT einarbeiten. Vielleicht finden sich bei den neuen StuRa-Mitgliedern auch ein oder zwei Leute. Es müsste halt nur gemacht werden. Denke, ist nicht mehr viel.
Clara: Ein AT würde ich supi finden :D
Jojo: Supi! Machen wir.

O.V Weitere ausstehende Aufgaben

• LinkedIn & Xing --> Jojo fragt James
• LaTeX-Formulare überarbeiten/anpassen (siehe 9. Sitzung - X.I)  -->  Jojo  (wartend auf Dokumentenvorlage des Corporate Designs)
• Türschilder  -->  Jojo
• matabooks-Reste loswerden
• Organigramm  -->  Tina
• Plakat-Ansprechstellen quer  -->  Tina
• Dies Academicus-Bilder hochladen  -->  Jojo fragt 11 erneut (Mitte November)
• Twitter wieder aktiv machen  -->  Jojo  -->  Anny ruft mal an
• Monitor Slides  -->  
• Referatsvorstellungsplakate überarbeiten/ans CD anpassen  -->  Tina
• Nachbereitung ÖA in ESE 2024 (aus 2. Sitzung) ablegen  -->  Jojo
• Corporate Design finalisieren
  • Korrekturen/Ergänzungen umgesetzt  -->  Tina
  • Social-Media-Verschriftlichung  -->  Tina
• Startseite Plone WiSe2425  -->  Tina (erledigt)

I. Aktuelle TOPs/ITOPs

TOP 1: Bestellung Mitglieder

Der StuRa möge beschließen

• Anna Abe

als Bereichsleitung Social Media des Referates Öffentlichkeitsarbeit zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

TOP 2: Plakate Jobberatung der DGB-Jugend

Der StuRa möge beschließen 30 € für das Drucken von Plakaten für die Jobberatung der DGB-Jugend zur Verfügung zu stellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

Begründung
Wir möchten die Studis permanent und analog über das Angebot informieren. Durch die Kooperation und diesem Angebot der DGB-Jugend wirken wir zum einen vielfältiger und zeigen mehr Präsenz.

Haushaltsposten
Werbemittel

Weiteres Verfahren
Gestalten. Bestellen. Aufhängen.

ITOP 1: Anny macht zu viel Werbung für Soziales 

Anny: Danke für die tatkräftige Hilfe! 

Plakat DGB
Anny: Ich möchte nur noch mal ein dokumentiertes Okay von euch, dass das Plakat fit geht, Danke an Tina und Jojo bei der Beratung und auch Umsetzung! Ich würde das Geld für die Plakate beschließen. Wie läuft das mit dem bestellen? Ich bin neu hier. Der QR-Code ist neu.
*Jojo zeigt das Plakat*
Clara & Jojo & Anny: Finden wir supi!
Anny: Danke Tina für die Unterstützung!

ITOP 2 Das rote Sofa geht in die zweite Runde

vertagt aus der letzten Sitzung:
Anny: Wolfi und ich würden in der nächsten Zeit (wenn Elli Kapazitäten hat) und auch Wolfi mit einem Interview starten: Elli zu Gast auf dem roten Sofa. Es soll vor allem um die ESE gehen und zeigen, was das eigentlich für ein Aufwand ist. 
Steffen Viebrock ist erst im nächsten Semester zurück, er würde uns ein Interview geben zum Haltverbot. Ich würde mit Wolfi gerne das rote Sofa beibehalten, weil es einfach mega ist. Auch weil Wolfi, eine sehr sehr gute Arbeit leistet. 
vat@: Für mich als "Außenstehenden": Wo ist das Konzept niedergeschrieben (oder sowas)? https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/sm/formate/das-rote-sofa/konzept
Anny: Das Konzept hab ich bisher nicht niedergeschrieben, aber kann ich gerne ausarbeiten. 
Jojo: Supi, wenn du da was aufschreibst! Und das Format unterstütze ich weiterhin mit Freude.
Anny: Ich habe einen Entwurf des Konzeptes aufgeschrieben.
Jojo: Den gehen wir gerne durch und verewigen ihn dann anschließend im Plone.
* Anny stellt ihr Konzept vor *
Jojo: Mir gefällt das Konzept. Wir haben eben bisschen mit kommentiert und Kleinigkeiten angepasst. Meines Erachtens könnte es einfach auf die Plone-Seite kopiert werden.
Clara: Ich finde das ebenfalls gelungen, sieht echt gut aus.

ITOP 3 Videoaufzeichnungen von Gwyn

Anny: Wolfi und ich haben uns die Aufzeichnungen am Dienstag angeschaut.
Jojo: Sind sie für eure Zwecke verwendbar? Ins Format "Das Rote Sofa" passen sie ja eher nicht so.
Anny: Nein, wir versuchen das ganze etwas Zweckzuenfremden. Warte da auch noch auf Nils, was er dazu sagt. 
Die Fotos können wir verwenden. 
Es gibt einige Videos in der die Tonspur von Nebengeräuschen durchzogen ist. Viele Leute schauen sehr genervt und Elli sehr traurig. Die meisten Leute sind nicht mehr in dem Amt. Es mangelt an Aktualität. Das rote Sofa fehlt und der Hintergrund ist nicht ansprechend.
Jojo: Wir hatten ja schonmal gesprochen, dass ihr gucken sollt, was gut ist. Notfalls steh ich euch auch gerne zur Seite und wir schauen gemeinsam rüber. Danke, dass ihr euch alles angeschaut habt.
Anny: James‘ Aufnahme war der HIT! 
Jojo: Können wir dir noch irgendwie helfen?
Anny: Wenn ich Hilfe brauche, meld ich mich natürlich!
Jojo: Supi! Gerne immer ein kleines Update geben, wenn irgendwas passiert.
Anny: Na klar. Mit euch rede ich gerne!

ITOP 4 1. Sitzung Bereich Social Media

Anny: Ich würde gerne eine kleine Sitzung machen :) 
Jojo: Schon Ideen wann?
Anny: Soll ich eine Umfrage machen? Mit Doodle? 
Jojo: Supi! Dann ab damit in die Social Media Gruppe, wenn sie fertig ist. Ich freue mich drauf!
Clara: Yay!

ITOP 5 Wir brauchen eine Kamera

Damit wir es noch einmal offiziell haben, würde ich gerne den Vorschlag einbringen, dass wir eine Kamera für den StuRa anschaffen. 
Vergleichsangebote: Würde ich Nils fragen, der hat da Ahnung.
Begründung: 

• man hat Zugriff auf eine Kamera für beispielsweise Campustag, Lern- und Informationsveranstaltung, HIT, ESE etc. 
• Bilder sind im Eigentum des StuRa (man muss keinen Privatpersonen hinterherrennen)  --> dadurch schnellere Bereitstellung 
• Qualität 
• nicht jeder oder jede hat auf der Cloud Berechtigungen zum Hochladen; durch schicken entsteht Qualitätsverlust 

Jojo: Elli meinte vorhin durch Zufall, dass es wohl eine Kamera gäbe. Die solle wohl beim Tresor in der A109 sein? Sie war sich aber nicht sicher, wo oder wie gut sie sei und ob sie noch existiert.
Anny: Kommunikation im StuRa: Beste!
Jojo: Ich würde nachher mal schauen, ob jemand in der A109 ist oder Zugang hat und würde da mal schauen, ob sie zu sehen ist. Ansonsten wäre ich der Meinung wir stellen die Idee einfach am Dienstag im RK vor.

X. Weiteres

X.I Wollen wir Dinge zu Ende bringen? 

Anny: Ich würde gerne die Pinnwände endlich zu Ende bringen und verschönern. Das sieht gerade mega traurig aus. Stu Jr. braucht auch mal ein Shirt... 
Jojo: Ja, beides schöne Projekte. Das Shirt wollte Tina nähen. Das Geld ist beschlossen. 
Anny: @Tina könntest du das mal machen? Wenn nicht, kann man ja mal im StuRa fragen, ob da jemand Möglichkeiten hat?
Jojo: Für Die Pinnwände müsste man sich einfach mal hinsetzen. Ich wäre dabei, aber kann es nicht initial planen, wann wie was. Sagte ich bereits in der letzten Sitzung.
Anny: Das wäre doch eigentlich... ein schönes Projekt für Clara? Das war ja damals dein erstes Arbeitstreffen... 
Clara: Also wenn ich irgendwann mal noch Zeit für irgendwas habe, dann vielleicht.

--> Tina hat Maße und näht ein Shirt für Stu Jr. 

Anny: Wir hatten auch überlegt die Plakate am LuISe-Tag zu machen.
Jojo: Jipps, ich betreue ja den Basteltisch. :D

X.II Anfrage zur Verbreitung der Möglichkeit zur Mitwirkung bei elbflorace

vat@: 2024-10-02 schrieb elbflorace eine Mail, um die Gruppe bekannt zu machen. Gehe ich recht in der Annahme, dass die Information Bestandteil vom kommenden Newsletter ist?
vat@: Gemeinsam mit molnar@ habe ich https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/studium/generale/elbflorace/folder_contents erstellt.

"Hallo Paul und das anscheinend schwer unterbesetzte Referat Öffentlichkeitsarbeit,

mit dem Wintersemester beginnt für ELBFLORACE, dem nach wie vor einzigen Formula Student Team in Dresden, eine neue Saison. Um unsere ambitonierten Ziele erreichen und an einer sehr erfolgreichen Saison anschließen zu können, sind wir auf der Suche nach Mitstreitern und Interessierten an unserem Projekt.

Gibt es zeitnah die Möglichkeit, mit oder über den StuRa Werbung für ELBFLORACE an der HTW zu machen?
Sind eventuell demnächst Veranstaltungen geplant, zu welchen wir mit anwesend sein könnten?
Persönlich würde ich mich sehr darüber freuen den Anteil der HTW-Studierenden weiter wachsen zu sehen.

Habt ihr als StuRa einfach mal Bock auf einen "Mitarbeiterausflug" in unsere Werkstatt? Ohne Abwerbeversuche - versprochen ;)


Mit freundlichen Grüßen

Michael MOLNÁR"

Clara: Anfrage ans Präsidium, ob unterstützt wird, habe ich gesendet. (Stand 14.10.)
Oliver-Michael: Ja wir unterstützten die Organisation. Wir bitten es zu entschuldigen, dass dies noch nicht in der KontO! steht und es noch nicht auf der Seite steht mit Organisationen, die wir unterstützten. 
Jojo: Danke Oliver-Michael für die Info. Dann zu den Fragen: Da wir sie unterstützen, könnten wir Werbung in Form eines Instagram-Posts machen. Wir haben erstmal keine Veranstaltungen, wo man Werbung machen könnte. Die Idee eines "Mitarbeiterausflugs" würde ich ins RK am Dienstag bringen.
Anny: Bin ich die einzige die die Begrüßung total frech findet?
Jojo: Ne, du bist nicht allein. Clara beantwortest du das?
Clara: Ja.
Jojo: Wollen wir was gegen die Aussage "das anscheinend schwer unterbesetzte Referat" sagen?
Anny: Ja! Man könnte darauf hinweisen, dass wir ehrenamtlich tätig sind. 

X.III In Canva sind schöne Vorlagen für die Plakate 

Anny: Könnte da jemand drüber schauen und wir nehmen die mit ins RK? Ich würde gerne den Rundgang langsam mal filmen... die Idee hatte ich vor einem Jahr?
* Jojo zeigt die Entwürfe *
Jojo: Ich mag sie. Und ihr?
Clara: Ja, die gefallen mir echt gut.
Anny: Ja, sehr!
Jojo: Ich mag es auch, dass es einmal in orange und einmal in petrol existiert. Ich fänd's schön, wenn man beide Farben nutzt. Wir haben 11 Referate, also könnten wir 5 und 6 in jeweils einer Farbe machen. Welches wollen wir in welcher Farbe haben?

Verwaltung: orange
Finanzen: orange
QM: orange
Studium: petrol
Internationales: petrol
Soziales: petrol
Hopo: orange
ÖA: petrol
Kultur: petrol
Sport: petrol
Personal: orange

X.IV Fester Termin für Sitzungen

Clara: Ich weiß nicht, wie ihr das seht, aber ich wäre sehr froh über einen festen Sitzungstermin, damit wir nicht jedes Mal spontan abstimmen müssen, wann wir uns zusammensetzen. Insofern würde ich dafür gerne die Diskussion eröffnen. Und es wäre natürlich auch schön, falls es nächste Woche Interessenten gibt, dass man da gleich eine Zeit nennen kann.
Jojo: Ich fänds schön, wenn Lilly hier wäre. Sie wäre ja eine Neue, die Interesse an Social Media hat.
Anny: Generell neue, wenn wir neue Menschen finden können wir einen festen Termin ausmachen. 
Jojo: Ja, dann würde ich nächste Woche nach dem Rekru-Grillen eine Umfrage schicken.
Anny: Tollliii!
Clara: Das klingt nach einem Vorschlag :)

X.V "Nachtrag" zum Finden von Themen für den Newsletter

vat@: Wieso konnte da nichts gefunden werden? Es gibt doch eine Zuständigkeit Berichterstattung, oder?
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/stellen/zustaendigkeit-berichterstattung
vat@: Mir geht es dabei auch um die Schärfung der Wahrnehmung was die Aufgabe der Stelle ist (beziehungsweise wäre).
Anny: Ich bin mir dessen bewusst und muss nicht ständig daran erinnert werden, was meine Arbeit ist. Danke vielmals aber ich mache das ganze einige Zeit schon. Das Pad wurde geschaffen damit Themen zusammengefasst werden, damit einfach auch nichts vergessen wird, für Belehrung meiner Arbeitsweise ist meine fachliche Weisung zuständig. Hinterher laufe ich den Menschen eh schon. 
Jojo: Meines Erachtens ist es ein zu hoher Arbeitsaufwand für die aktuell bezahlte Stundenzahl, wenn die Zuständigkeit die Informationen sammeln und zusammenfassen, bei den Personen nachfragen und zudem noch alles verschriftlichen soll. Man darf nicht vergessen, dass nicht nur der Newsletter, sondern auch das Format StuRaktuell von der Zuständigkeit geschrieben wird. Das Korrigieren und Anpassen von Einzelheiten ist in beiden Fällen auch mit einem zeitlichen Aufwand verbunden.
Clara: Soweit ich das sehe, ist das Pad ja eine sehr gute Möglichkeit Inhalte zu sammeln und gleichzeitig auch den Referaten eine Chance zu geben, selbst Inhalte einzubringen und somit die Korrektheit und Aktualität zu sichern. Außerdem hat es bisher gut funktioniert, meist ist es eben etwas kurzfristig, dass die Inhalte eingereicht werden.
Jojo: Oft kommen die Beiträge erst am 23. nach mehrmaligen Nachfragen. Vermutlich schleift die Einreichung der Newsletter-Themen, aufgrund des neu eingeführten Monatsplans. Dort sind bereits viele Sachen eingetragen. Alles was im Monatsplan steht, ist durch aus nochmal ein Erfragen wert. Mehr als die Infos aus dem Monatsplan-Pad oder vereinzelten E-Mails haben wir nicht und können da nicht mehr machen als ständig zu fragen. Ich glaube fest daran, dass die Erinnerung im RK am Dienstag das Problem behebt.

Z. Nächste Sitzung

Nächste ÖA-Sitzung:  Umfrage folgt nach Rekru-Grillen

Sitzungsende: 17:02 Uhr