Protokoll 2. Sitzung Referat Finanzen 2022/2023

01.12.2022
17:00 Uhr
A107

Beginn: 17:06 Uhr

Anwesende:

• Florian Fuhlroth (kommissarische Leitung)
• Hannes Günther
• Gwyn Hirschfeld

TOP 1: Andauernde Übertragung des Stimmrechts im Referatskollegium

Der StuRa möge beschließen Hannes Günther bis zum Ende der Legislatur 2022/2023 das Stimmrecht der Referatsleitung Finanzen in Sitzungen des Referatskollegiums zu übertragen.


Fulli: Solange im RK nichts aufgrund meiner fehlenden Stimme blockiert wird, ist mir das egal.
Tino: Genau das ist ja auch ein Statement, wenn du sagst du lässt deine Stimme nicht ruhen. Dann bleibt die Stimmzahl und die anderen Referate müssen sich entsprechend "einiger" sein.
Fulli: Dann genau das.

--> RK bekanntgeben (Gwyn)

ITOP I: Arbeitsweise im und mit dem Referat Finanzen seit Beginn der Legislatur 2022/2023 (die Zweite)

weiter aus letzter Sitzung:

Prozessbeschreibung für Umgang mit Finanzanträgen:

<
Finanzantrag geht ans P
P prüft auf Vollständigkeit des Antrag: Summe, Haushaltsposten (inkl. Kostenkalkulation bei Veranstaltung), Vergleichsangebote wenn über 250€, …
P prüft auf ausreichend finanzielle Mittel im aktuellen HHP

• falls nicht --> hapla@

wenn Kostenkalkulation besteht oder Anschaffung einzelner Gegenstand oder Summer gleichartiger Gegenstände > 250 €, Übergabe ans Mittelverwendung
??? FRIST MIT PRÄSIDIUM KLÄREN ???

• Mittelverwendung prüft Vergleichsangebote
• Mittelverwendung prüft Kostenkalkulation
• Rückmeldung an P (inkl. Begründung) bzw. Kommentar unter Antrag
• Stellungnahme Mittelverwendung ist Antrag beizufügen

Entscheidung über Antrag
Ausgefertigter Beschluss wird in Ablage Mittelverwendung gelegt
Bereich Mittelverwendung prüft (evtl. nochmal, je nachdem was und wie viel geändert wurde)

• wenn okay: Vermerk zu erfolgreicher Prüfung auf Beschluss (Datum + Unterschrift)

Ablage in Ordner "Beschlüsse noch nicht umgesetzt"

Ausgefertigter Beschluss ist nicht automatisch Signal für Bestellvorgang! Bitte auf Umsetzung muss erfolgen durch Antragstellerin.
Mittelverwendung führt Bestellung aus

• wenn zu teuer Meldung an Referatsleitung Finanzen mit Bitte um Genehmigung

Rechnung geht bei Sachbearbeitung ein
liegt Beschluss in Ordner "Beschlüsse noch nicht umgesetzt"

• Beschluss angehängt an Rechnung
• Unterschriftenmappe
• (wenn nicht im Ordner, hakt James beim Präsidium nach)

wenn bezahlt, Ablage in Ordner "Beschlüsse umgesetzt"
>


Hannes fragt welche Sachen er proaktiv tun muss ohne "Input" von außen.
zusätzliche Prüfung von Finanzanträgen, auch wenn das eigentlich das Präsidium zu prüfen hat
sollte etwas auffallen, wird das entsprechend kommentiert (und versucht zu beheben)
Ablage von ausgefertigten, aber noch nicht umgesetzten Beschlüssen, regelmäßig prüfen

--> extra Ablagen einrichten für Finanzprüfung und Mittelverwendung (Fulli), in offenen Schrank in A108

Kassen- und Veranstaltungsabrechnung passiert durch Finanzprüfung
im besten Fall mit Beratung zum Beseitigen von Fehlern (und idealerweise Lernprozess für die Veranstaltungsverantwortlichen)
Nachhaken beim Fehlen von Veranstaltungsabrechnungen

Prozessbeschreibung für Veranstaltungsabrechnung:

<
siehe Prozess Finanzanträge nur mit mehreren Zahlungen/Rechnungen/Zahlungseingängen
Auflistung aller Einnahmen/Ausgaben durch Verantwortliche für Veranstaltung in Vorlage
Einreichung bei Referat Finanzen (Ablage Bereich Finanzprüfung)
Finanzprüfung prüft auf Richtigkeit und Vollständigkeit
Finanzprüfung prüft, dass von jedem Beleg Kopie beigefügt ist (nett ist auch immer direkt eine zweite Kopie bei Thermobelegen für die Sachbearbeitung Finanzen)

• unvollständig: Einforderung Nacharbeit mit Fristsetzung bei Verantwortlicher
• Angebot Beratung dazu

Ablage Tabelle in Cloud > Referat Finanzen > Veranstaltungsabrechnungen (sowohl bearbeitbar als nicht bearbeitbar (Excel und PDF))
Ablage ausgedruckte Veranstaltungsabrechnung inkl. Belege in Ablage Sachbearbeitung
erneute Prüfung, ob alles bezahlt ist durch Sachbearbeitung
Sachbearbeitung Ablage Tabelle original inkl. Belege und Unterschriften mit Klarnamen in Ordner "Veranstaltungsabrechnung [Jahr]"
>

Hannes fragt nach Datum bei Unterschrift
Fulli meint, das muss nur bei nachträglichen Änderungen/Ergänzungen drauf (mehrere Versionen).
Veranstaltungsabrechnungen dienen dem Überblick und Nachvollziehbarkeit für Nachfolgende sowie Prüfung der ausgelösten Bestellungen.

Passwort Vorlage Veranstaltungsabrechnung: machsnichtkaputt

Prozessbeschreibung für Kassenabrechnung:

<
Beantragung Vorschuss bei Finanzen
Auszahlung (inkl. erster Kassenzählung) erfolgt durch Sachbearbeitung (Auszahlungsanordnung wird unterzeichnet)
Kopie Auszahlungsanordnung in Ablage Finanzprüfung

Finanzprüfung Termin zur Abrechnung mit Kassenverantwortlichem ausmachen innerhalb Frist von 7 Tagen nach Veranstaltungsende (§ 13 FO)
Vorlagen "Kassenzählung" (Kassenzählprotokoll) und "Veranstaltungskasse" können schon vorbereitet mitgebracht werden
Prüfung auf Vollständigkeit Belege und Kopien von Thermobelegen
Zählung Geld
Abgleich mit Kassenzählprotokoll
Unterschrift Finanzprüfung und Verantwortlicher inkl. Klarnamen (abgebende und entgegennehmende Person)
Ablage vollständige Dokumente  inkl. Belege in Ablage Sachbearbeitung
erneute Prüfung, ob alles bezahlt ist durch Sachbearbeitung
Sachbearbeitung Ablage Tabelle original inkl. Belege und Unterschriften mit Klarnamen in Ordner "Kasse [Jahr]"
>

sämtliche Kommunikation wie Nachforderungen laufen über Mail

Ticketsystem wird probeweise genutzt bei jeglichen Sonderfällen, die von definierten Prozessen abweichen

Weitere bestehende How tos:

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/stellen/zustaendigkeit-mittelverwendung/how-to/how-to-mittelverwendung
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/anlagenbuchfuehrung/2018/1-sitzung-anlagenbuchfuehrung-2018


--> Ausarbeitung Prozesse und Ablage bei How to (Gwyn), vorab von Fulli prüfen lassen
--> Bekanntgabe: Bericht im Plenum (und RK) + Mail an intern@ (Gwyn)

--> Besprechung mit dem Präsidium (Gwyn)

reguläre Arbeitszeiten von Fulli:

Donnerstag Nachmittag
Mittwoch oder Freitag Abend

Kontaktierung von Fulli nur durch Hannes

ITOP II: Vereinbarung wie künftig Absprachen festgehalten werden

insbesondere für die üblichen Absprachen auf dem Gang
Fulli sieht es problematisch, dass durch Hannes Entscheidungen im Namen des Referates getroffen werden, z.B. bei Finanzanträgen. Das waren wohl die ausschlaggebenden Punkte für die Konflikte in der letzten Zeit.

Konsens: mündliche Absprachen werden im Nachgang noch einmal per Mail an finanzen@ festgehalten mit Abfrage, ob das okay ist, und Bestätigung oder Anpassung durch die andere Partei

Nächste Sitzung

nach Bedarf



Ende: 19:13 Uhr