Protokoll 1. Sitzung Referat Finanzen 2022/2023

25.11.2022
18:00 Uhr
A107

Beginn: 18:14 Uhr

Anwesende:

• Florian Fuhlroth (kommissarische Leitung)
• Hannes Günther
• Gwyn Hirschfeld

TOP 1: Bestellung Bereichsleitung Mittelverwendung

Der StuRa möge beschließen Hannes Günther als Leitung des Bereiches Mittelverwendung zu bestellen.

kommissarische Leitung: Zustimmung!

TOP 2: Bestellung Bereichsleitung Finanzprüfung

Der StuRa möge beschließen Hannes Günther als Leitung des Bereiches Finanzprüfung zu bestellen.

kommissarische Leitung: Zustimmung!

ITOP I: Arbeitsweise im und mit dem Referat Finanzen seit Beginn der Legislatur 2022/2023 (die Erste)

Aktuell läuft James immer Menschen hinterher für Veranstaltungsabrechnungen und Co. Das zählt aber nicht in seinen Aufgabenbereich als Sachbearbeiterin rein.
Diese stetige Betreuung von Referaten und anderen Mitgliedern übernimmt ab sofort Hannes.
Hannes fügt an, dass er auch die Kostenkalkulationen für Anträge mit betreuen würde, da sich damit eine Begleitung von Anfang bis Ende ergeben würde.
-> Bereiche Mittelverwendung und Finanzprüfung

Die Kassenzählung erfolgt weiterhin über James sowie auch über Hannes. Es ist dringend eine Kassenordnung zu erlassen

Ausgefertigte Beschlüsse sollten eigentlich vom Bereich Mittelverwendung überprüft werden auf Haushaltstauglichkeit. Bisher passiert das aber immer vorab schon (und das ist wohl auch sinnvoller, gerade weil viele oft auf die letzte Minute ankommen).
Das Raussuchen von Vergleichsangeboten ist Aufgabe des Bereichs Mittelverwendung. Konkrete Anforderungen an zu bestellende Artikel sind möglichst genau durch die Referate zu definieren inkl. Rechtfertigung, damit Mittelverwendung nur für konkrete Modelle Vergleichsangebote suchen muss. Diese sind nicht nur als Link sondern auch als pdf abzulegen.
Hannes macht das und Information muss an alle Mitglieder.

Das Präsidium soll bei Antragsstellung die Konformität mit dem Haushaltsplan zu prüfen. Das sollte auch unkompliziert gehen.

Es bedarf einer Prozessbeschreibung für das Stellen von Finanzanträgen:

<
Finanzantrag geht ans P
P prüft auf Vollständigkeit des Antrag: Summe, Haushaltsposten (inkl. Kostenkalkulation bei Veranstaltung), Vergleichsangebote wenn über 250€, …
P prüft auf ausreichend finanzielle Mittel im aktuellen HHP

• falls nicht --> hapla@

Mittelverwendung prüft Vergleichsangebote
Kostenkalkulation muss geprüft werden durch Mittelverwendung

• Rückmeldung an P (inkl. Begründung)

Stellungnahme Mittelverwendung ist Antrag beizufügen
Entscheidung über Antrag
Ausgefertigter Beschluss wird in Ablage gelegt
Bereich Mittelverwendung prüft nochmal (je nachdem wie viel geändert wurde)

• wenn okay: Vermerk zu erfolgreicher Prüfung auf Beschluss (Datum + Unterschrift)

Ablage in Ordner "Beschlüsse noch nicht umgesetzt"

Ausgefertigter Beschluss ist nicht automatisch Signal für Bestellvorgang! Bitte auf Umsetzung muss erfolgen durch Antragstellerin.

• wenn zu teuer Meldung an Referatsleitung Finanzen mit Bitte um Genehmigung

>

Vorschlag Hannes: Ticketsystem nutzen für einzelne Beschlüsse und damit verbundenen Prozess
vereinfacht die Dokumentation und Zuweisung an Menschen

… weiter in:

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Ende: 18:59 Uhr