3. Sitzung Referat Finanzen 2018

Aufwandsentschädigungen

Mit der Antwort vom 30.08.2018 auf das Schreiben an das Sächsische Staatsministerium für Finanzen konnte aus Sicht des Referats nun endgültig eine Klärung bezüglich der Steuerbefreiung von Aufwandsentschädigungen erfolgen.

Jahresabschlussprüfungen 2016 und 2017 & Wirtschaftsprüfung 2013 bis 2015

Die Überprüfung der Jahresabschlüsse der FSR für die Jahre 2016 und 2017 konnten bisher nicht abgeschlossen werden, da weiterhin Zuarbeiten fehlen. Somit konnten auch der Jahresabschluss des StuRa für beide Jahre bisher nicht abgeschlossen werden.

Für den Zeitraum der Jahre 2013 bis 2015 hat die Hochschule nun eine externe Wirtschaftsprüfung beauftragt, um ihrer Pflicht der Prüfung der Abschlüsse nachzukommen. Der erste Termin für ein Treffen gemeinsam mit dem Dezernat Haushalt und Controlling ist für den 24. oder 25.09.2018 angesetzt. Diesem Treffen werden mindestens die Referatsleitung Finanzen und die erste Angestellte beiwohnen.

Derzeit kann durch das Referat Finanzen des StuRa weder nachvollzogen, noch gewährleistet werden, dass sowohl die Finanzordnung der Studierendenschaft noch andere Grundsätze ordnungsgemäßer Wirtschaftsführung durch die FSR eingehalten werden. Es ist nicht abschätzbar wie oder wann sich die  Problematik der maßgeblich verspäteten, unvollständigen und fehlerhaften Abgabe der Unterlagen lösen lässt. Bereits seit Beginn des Jahres 2017 versucht die derzeitig amtierende Referatsleitung Finanzen dies zu bewerkstelligen. Unter anderem wurden entsprechende Vorlagen und Beratungstermine, als auch Schulungstermine zur Verfügung gestellt. Diese wurden nur partiell in Anspruch genommen, wodurch sich keine wesentliche Besserung einstellte. Dieser Zustand ist nicht mehr verantwortbar, außerdem ist es der ersten Angestellten des StuRa nicht mehr zumutbar Überprüfungen über mehrere Jahre vorzunehmen. Weiterhin muss und soll für die zukünftigen FinanzerInnen endlich gewährleistet werden, dass diese nicht maßgeblich für Jahresabschlüsse weit vergangener und für sie nicht mehr nachvollziehbarer Haushaltsjahre verantwortlich gemacht werden, zumal eine Entlastung der Finanzverantwortlichen durch den StuRa i.V.m. der Prüfung durch Innenrevision der HTW Dresden bisher nicht oder sehr verspätet stattfinden kann bzw. konnte. Daher ist es nach Ansicht der Referatsleitung Finanzen notwendig die finanzielle Mittelverwaltung von den FSR vollständig auf den StuRa zu übertragen.

Festlegung des Referates Finanzen zur eigenständigen Mittelverwaltung der Fachschaftsräte

Das Referat Finanzen sieht sich in der zuständigen Verantwortung gezwungen Maßnahmen zur Verwaltung der finanziellen Mittel bei den Fachschaftsräten zu ergreifen. Den bestehenden Missständen wird somit entgegengewirkt, um absehbaren Schaden durch unzureichend sorgfältige (nicht ordnungsgemäße) Verwaltung von finanziellen Mitteln der Studentinnen- und Studentenschaften abzuwenden. Die finanziellen Mittel bleiben den Fachschaftsräten zugewiesen.

Das Referat Finanzen hat im Sinne des § 29 SächsHSFG beschlossen für das aktuelle Haushaltsjahr 2018 (ab 01.01.2018) und nachfolgende Perioden, die finanzielle Mittelverwaltung ausschließlich beim StuRa anzuordnen. Die Verwaltung geht damit unverzüglich von den Fachschaftsräten an den StuRa über und ist spätestens bis zum 31.10.2018 zu vollziehen. Jede bestehende eigenverantwortliche Verwaltung von finanzielle Mitteln bei einzelnen Fachschaftsräten ist unverzüglich aufzulösen, an den StuRa zu übertragen und letztlich zu beenden.

Weiteres Verfahren

Dem StuRa sind unverzüglich sämtliche Unterlagen zu finanziellen Belangen vollständig und in ordentlicher Form, sowie sämtliche Finanzmittel zu übergeben.

Dazu gehören insbesondere:

• Buchungsunterlagen, Belege, Aufzeichnungen, Protokolle, Beschlüsse, Datenschutzerklärungen, Haushaltspläne, Zeichnungsberechtigungen
• Bargeldbestände mit vollständigen Kassenaufzeichnungen und Kassenzählung
• Buchgeld mit vollständigen Kontoauszügen, EC-Karten und weitere Bankunterlagen; Weiterhin sind Bankkonten oder ähnliches unverzüglich zu kündigen; Eine Bestätigung darüber ist vorzuweisen.
• Inventarisierung als vollständige (auch aktuelle) Auflistung des Bestandes

Die Übergabe ist durch die Fachschaftsräte zu initialisieren und entsprechend vorzubereiten. Dazu zählt auch die Vorbereitung eines Protokolls zur Übergabe mit der Auflistung aller Aushändigungen.

Eine Verschiebung der Frist der Aushändigung wegen der noch unvollständigen Unterlagen erfolgt nicht und wird lediglich entsprechend im Protokoll vermerkt.

Die Verwaltung der Fachschaftsräte erfolgt somit zukünftig ähnlich wie die einzelnen Referate oder andere Teile des StuRa, indem ihnen die zustehenden finanziellen Mittel durch das Referat Finanzen des StuRa angewiesen, beziehungsweise ausgezahlt werden. Die Verwendung der finanziellen Mittel obliegt weiterhin den Fachschaftsräten, wodurch diese durch die Vorlage von Haushaltsplänen, Beschlüssen, Protokollen und Finanzanträgen durch das Referat Finanzen StuRa angeordnet werden. Entsprechend der bestehenden üblichen Verfahren im Referat Finanzen findet vorab eine entsprechende Prüfung von beabsichtigten Mittelverwendungen durch den Bereich Mittelverwendung (des Referates Finanzen) des StuRa statt.

Der Fachschaftsrat Gestaltung und der Fachschaftsrat Geoinformation führen bereits das Bankkonto über den StuRa. Ebenso sind die Kassen beider im StuRa aufbewahrt. Diese Verfahren haben sich in der Vergangenheit als praktikabel und letztlich als vorteilhaft für alle Beteiligten erwiesen.

Dieser Beschluss wird vorsorglich an die Rechtsreferentin der Hochschule übermittelt.

Gründe

Derzeit kann durch das Referat Finanzen des StuRa weder nachvollzogen, noch gewährleistet werden, dass sowohl die Finanzordnung (der Studentinnen- und Studentenschaft) noch andere Grundsätze ordnungsgemäßer Wirtschafts- beziehungsweise Haushaltsführung durch die Fachschaftsräte eingehalten werden. Es ist nicht abschätzbar wie oder wann sich die  Problematik der maßgeblich verspäteten, unvollständigen und fehlerhaften Abgabe der Unterlagen lösen lässt. Bereits seit Beginn des Jahres 2017 versucht die derzeitig amtierende Referatsleitung Finanzen dies zu bewerkstelligen. Unter anderem wurden entsprechende Vorlagen und Beratungstermine, als auch Schulungstermine zur Verfügung gestellt. Diese wurden nur partiell in Anspruch genommen, wodurch sich keine wesentliche Besserung einstellte. Dieser Zustand ist nicht mehr verantwortbar, außerdem ist es der ersten Angestellten des StuRa nicht mehr zumutbar Überprüfungen über mehrere Jahre vorzunehmen. Weiterhin muss und soll für die zukünftigen FinanzerInnen endlich gewährleistet werden, dass diese nicht maßgeblich für Jahresabschlüsse weit vergangener und für sie nicht mehr nachvollziehbarer Haushaltsjahre verantwortlich gemacht werden, zumal eine Entlastung der Finanzverantwortlichen durch den StuRa i.V.m. der Prüfung durch die Innenrevision der HTW Dresden bisher nicht oder sehr verspätet stattfinden kann bzw. konnte.

Dauerhafte Beschlüsse

Das Referat Finanzen empfiehlt folgende dauerhafte Beschlüsse aufzuheben:

• 2015-05-116 dauerhafte finanzielle Unterstützung vom Druck der Broschüre Hochschul-ABC (kann dennoch im Haushaltsplan berücksichtigt sein)
• 2016-07-108 Einkauf des StuRa Kaffee's (die erste)
• 2016-07-108 Einkauf des StuRa Kaffee's (die zweite)
• 2017-03-043 Einkauf des StuRa Kaffee's (die dritte)
• 2017-03-043.2 Änderungsantrag Einkauf des StuRa Kaffee (die vierte) ... hier sieht ja keiner mehr durch, Mensch
• 2016-03-050 Jährlicher Etat für Büroausstattung/-material (viel zu ungenau, außerdem warum sollte sowas nicht ohnehin im Haushalt berücksichtigt werden/sein)
• 2014-13-275 Dauerhafte Durchführung Kabarett in der Hochschule (jo genau...)
• 2014-SP6-111 dauerhafter Vorschuss Kino 2014 (Wechselgeldkassen werden beim Ref. Finanzen beantragt und sind im Ausgabenbudget bzgl. Bargeldverkehr inbegriffen, außerdem ist reines Wechselgeld weder eine Ausgabe noch eine Einnahme, sondern ein Durchlaufender Posten)
• 2015-9-178 Durchführung KoSe 2015 (und neu fassen bzw. ändern, fraglich ist ob die KoSe dennoch jedes Mal eines Beschlusses durch den StuRa bedarf oder nicht, um die Gelder freizugeben, die Höhe sollte der Haushaltsplan und nicht der Beschluss definieren)
• 2014-ao04-213 Kooperation Offene Bühne Dresden (ist das noch gewollt oder kann/soll das weg?)
• 2014ao03-242 langfristige Betreuung von Servern (soll bestimmt ein neues Beschluss gefasst werden?)
• 2013-RK02-02 mögliche Lagerwirtschaft (eh, genau, wird ja schließlich aktiv umgesetzt?)
• 2013-04-24 Positionspapier für soziale und umweltgerechte Mensen (ist das andauernd?)
• 2015-11-225 Rechenschaft von Ämtern (Das macht das Referat Finanzen. Wenn man den Unterschied zwischen Rechenschaft und Rechtfertigung nicht kennt wirds halts schon blöd. Außerdem sind wir nicht gegenüber der Hochschule, sondern gegenüber der Studierendenschaft rechenschaftspflichtig. Dieser Bericht ist erläuternder Natur und soll Geschäftsvorfälle berücksichtigen, die nicht schon Anhand des Jahresabschlusses und dessen Anlagen klar ersichtlich sind. Außerdem haben einzelne Referatsleitungen darüber keinen Überblick)
• 2012-033 externe Werbeagenturen/Lieferanten/Brauhäuser als Sponsoren (Porno?)
• 2013-02-18 Weisungsberechtigung für Angestellte
• 2012-067 Ehrenmitglied X