Durchführung Erstsemestereinführung 2023

Antrag

Antragsteller:in

Referat Qualitätsmanagement

Organisation Erstsemestereinführung 2023

Antragsdatum

2023-06-21

Antragstext

Der StuRa möge beschließen eine Erstsemestereinführung 2023 mit Ausgaben in Höhe von bis zu 9.350 € durchzuführen.

Begründung zum Antrag

Es ist wieder so weit und in wenigen Monaten kommen neue Erstsemester an unsere Hochschule. Unsere neuen Erstis wollen wir wieder mit offenen Armen empfangen und ihnen den Start erleichtern.

Fokus soll wieder auf der Vernetzung der Erstis untereinander liegen. Dafür ist ein Rahmenprogramm an Aktivitäten wie im letzten Jahr geplant. Für diverse Spiele werden Kleinigkeiten (in den letzten Jahren vor allem Eddings, Kreppband, Luftballons, Namensschilder, Süßigkeiten für Preise) für ca. 250 € benötigt.
Zusätzlich könnten Ausgaben für die Beschaffung von Getränken und Essen, zum Beispiel für ein geplantes Sportevent, eine Kinovorstellung oder ein Kneipenquiz, von bis zu 3.500 € entstehen, die kostendeckend zu günstigen Preisen verkauft werden.

Weiterhin werden mindestens wieder bedruckte Erstibeutel bestellt (1100 Stück für bis zu 5.600 € brutto für 3-farbig bedruckte Beutel in schwarz), die mit Sponsoring-Artikeln gefüllt werden. Die genaue Ausgestaltung der Beutel - also ob 2- oder 3-farbiger Druck und schwarz oder natur - ist aktuell nicht bekannt, da bis es bis dahin ein neues Logo vom StuRa geben soll, welches aktuell erarbeitet wird.
Für die Bestellung und den Druck der Beutel soll wieder mit stickma zusammengearbeitet werden, da wir in den letzten Jahren gute Erfahrungen gemacht haben und es sich um ein lokales Unternehmen handelt, das Wert auf nachhaltige Produktion legt.

Während der ESE wird es auch wieder Vorträge geben, um grundlegende Informationen zur ESE und zum Studium an unserer Hochschule zu vermitteln. Flankiert werden diese durch Programme der einzelnen Fakultäten.

Letztendlich wird es sich bei der Erstsemestereinführung um eine 3- bis 5-tägige Veranstaltung handeln, bei der mit Ausgaben von knapp 9.350 € zu rechnen ist. Geplant sind Einnahmen in Höhe von 3.500 €.

Durch Änderungsantrag: Dieser Antrag beinhaltet nicht die Beutel (Werbemittel) des StuRa, sondern nur die Durchführung der Veranstaltung, also "Material für Spiele zum Kennenlernen" und die Verpflegung. Die Ausgaben für Verpflegung (Speisen und Getränke) - für etwa 3.500 € - sollen durch Einnahmen gedeckt sein.

Kostenposition im Haushaltsplan

Referat Öffentlichkeitsarbeit: Werbemittel (Kulis, Beutel, Plakate, T-Shirts etc.): ca. 4.100 € Ausgaben

Referat Qualitätsmanagement: Veranstaltung Erstsemestereinführung (ESE): 500 € Ausgaben, evtl. nachrangig verwendbares Vorjahres-Budget von 310 €

Referat Qualitätsmanagement: Systemakkreditierung: 500 € Ausgaben

Referat Kultur: Erstifahrten: 4.000 € Ausgaben, 3.500 € Einnahmen 

Verantwortlichkeit Nachbereitung

Ansprechperson: Tino Köhler und andere an der Organisation beteiligte Personen
Zeitraum: Bis zu Ende November 2023

Vorschlag zum weiteren Verfahren

Nach konkreter Kostenkalkulation werden gemeinsam mit der Verantwortlichkeit HHP geeignete Posten für das Geld gefunden.

Anlagen

Planungstreffen Erstsemestereinführung

Kostenkalkulation

Kalkulation Preise Beutel nach

Angebot Beutel von stickma

per Mail vom 01.06.2023:

"

ich hab mal nachgesehen, wir können Euch die Druckproduktion wieder zu den selben Konditionen wie letztes Jahr anbieten, Produktionszeit ab Datenfreigabe wäre ca. 4 Woche, also gerne auch 5 Wochen vorher starten ;)

Der Preis der Beutel liegt aber bei 1,22 Euro, das ist leider etwas teurer geworden. Hier noch mal die Posten:

• 1050 Stück Tragetasche aus Fairtrade-Baumwolle mit zwei langen Henkeln, Größe ca 38x42 cm, Farbe natur
• Preis pro Beutel: 1,22 Euro netto
• alternativ: 1050 Stück Tragetasche aus Fairtrade-Baumwolle mit zwei langen Henkeln, Größe ca 38x42 cm, Farbe schwarz
• Preis pro Beutel: 1,29 Euro netto

• 1050 Stück Bedruckung 2 farbig im Siebdruck, Druckfarbe umweltfreundlich, kaltfixierend, GOTS-Label
• Preis Druck 2 farbig Siebdruck pro Beutel, einseitig: 2,48 Euro netto

• alternativ: 1050 Stück Bedruckung 3 farbig im Siebdruck, Druckfarbe umweltfreundlich, kaltfixierend, GOTS-Label
• Preis Druck 3 farbig Siebdruck pro Beutel, einseitig: 2,98 Euro netto

"

Angebot vom letzten Jahr

Änderungsanträge

Ändere Antragstext zu:
Der StuRa möge beschließen eine Erstsemestereinführung 2023 mit Ausgaben in Höhe von bis zu 5850 € durchzuführen.
Die Begründung und Kostenkalkulation soll dementsprechend im Nachgang angepasst werden.
Ergebnis: 0/5/1 --> abgelehnt

Ändere Antragstext zu:
Der StuRa möge beschließen eine Erstsemestereinführung 2023 mit Ausgaben in Höhe von bis zu 4000 € durchzuführen. Eine detaillierte Kostenkalkulation zur Durchführung der ESE 2023 ist unverzüglich nachzureichen und vom Referat Finanzen genehmigen zu lassen. Vor der Genehmigung sind keine Ausgaben oder Einnahmen zu tätigen.

Füge bei Begründung zum Antrag hinzu:
Dieser Antrag beinhaltet nicht die Beutel (Werbemittel) des StuRa, sondern nur die Durchführung der Veranstaltung, also "Material für Spiele zum Kennenlernen" und die Verpflegung. Die Ausgaben für Verpflegung (Speisen und Getränke) - für etwa 3.500 € - sollen durch Einnahmen gedeckt sein.

Ändere Vorschlag zum weiteren Verfahren:
Nach konkreter Kostenkalkulation werden gemeinsam mit der Verantwortlichkeit HHP geeignete Posten für das Geld gefunden.

Ergebnis: 5/0/1 --> angenommen

Abstimmung

erforderliche Mehrheit

Zustimmung der Mehrheit der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder gemäß § 55 Absatz 2 SächsHSG (allgemeine Mehrheit für Beschlüsse, soweit Ordnungen nichts anderes bestimmen)

(in Verbindung mit § Beschlüsse Absatz 2 Satz 3 StuRa-GO (besondere Beschlussfähigkeit unabhängig von der Anzahl der anwesenden stimmberechtigten Mitglieder wegen vorangegangener Beschlussunfähigkeit))

Behandlung

20. Sitzung Plenum 2022/2023
Tagesordnungspunkt 2

Beschlussdatum

2023-06-27

Beschlussfähigkeit

6 (anwesende Stimmberechtigte) von 6 (gegenwärtig Stimmberechtigten)

Ergebnis

angenommen

Beschluss

Beschlusstext

Der StuRa beschloss eine Erstsemestereinführung 2023 mit Ausgaben in Höhe von bis zu 4000 € durchzuführen. Eine detaillierte Kostenkalkulation zur Durchführung der ESE 2023 ist unverzüglich nachzureichen und vom Referat Finanzen genehmigen zu lassen. Vor der Genehmigung sind keine Ausgaben oder Einnahmen zu tätigen.

Ausfertigung

2023-07-03
Präsidium
Elisa Range

Unterzeichnung Tino Köhler