Protokoll 8. Sitzung Vorstand 2022/2023 (öffentlich)

26.01.2023
13:00 Uhr
A107

Beginn: 13:03 Uhr

Anwesende:

• Gwyn Hirschfeld
• Elisa Range
• Paul Riegel
• Tino Köhler
• Stephan James Rankl

Die erste Elsi-Sitzung! Woohoo!

0. Stand bisheriger Aufgaben

#1449 Kooperation mit haema
https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1449
(Tino)
Gwyn: Wollen wir das überhaupt noch angehen? Ich fänds cool, muss aber halt sich auch jemand drum kümmern können.
Tino: Ich hab mir haema aufgeschrieben und gedacht, dass das meine Erinnerung fürs Blut spenden ist :DDD. Ich würde mich gerne (erneut) darum kümmern.

Sammlung im Plone Finanzfragen Anträge
(Tino)
Tino: Wo soll die abelegt werden?
Gwyn: Ist mir egal, vielleicht einfach bei den Vorlagen für Anträge beim Präsidium.

1. Ausfall 11. Sitzung Plenum 2022/2023

Der StuRa möge beschließen, die reguläre 11. Sitzung des Plenums am 21.02.2023 abweichend von der StuRa-GO nicht stattfinden zu lassen.

Begründung: Es ist davon auszugehen, dass eine Vielzahl der Mitglieder, insbesondere der stimmberechtigten, aufgrund von Urlaub nicht verfügbar sein werden. Eine Beschlussfähigkeit wird demnach nicht gegeben sein können.

Ergebnis: 2/0/0 --> angenommen

I. Gemeinsame Ausrichtung

Wir haben nur wenig Zeit zusammen (und überhaupt noch), deshalb:
Was wollen wir ganz klar priorisieren?
Wie wollen wir am besten Arbeiten? (regelmäßige Sitzungen/Treffen, Aufgabenverteilung, …)
hier eintragen:
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/aufgaben/absprachen-zur-aufgabenverteilung-und-themensetzung-priorisierung-elsi-2023

Elli: Ich würde auf jeden Fall regelmäßige Sitzungen (mit Kanzlei) begrüßen und wir zwei suchen uns zusätzlich einen festen Zeitpunkt zu dem wir ein paar Stündchen Dinge wegwuppen. Einfach für die Struktur und so (kann man ja auch mal innerhalb der Woche verschieben, wenn es mal nicht klappt).
Gwyn: Wöchentlich wieder? Dann bleiben wir einfach bei Mittwoch 14 Uhr? Und nächste Woche ausnahmsweise Donnerstag.
Elli: Yes please. Nächster Termin: 02.02. 14 Uhr

Priorisierte Aufgaben:

• Rekrutierung
• Wahlen
• Dokumentation

Paul: Zu Arbeitsprogramm & Dokumentation/alljährlicher Ablauf: Wir sollten uns mal einen Termin machen, dass wir das gemeinsam besprechen und vervollständigen.
Tino: Wie wollt ihr mit Tagesgeschäft umgehen? Werden die Sachen auch niedriger priorisiert?
Gwyn: Kann ich gerade nicht einschätzen, aber denke dass jetzt erstmal während Prüfungen und Ferien keine großen Sachen kommen. Und generell Einzelfallentscheidungen, aber ja, dann fällt da halt noch mehr runter.
Tino: Ich würde dann immer sagen die drei Dinge oben priorisieren und Tagesgeschäft eher fallen lassen.

Alles weitere klären Elsi im Anschluss.

II. Anstehende/liegen gebliebene Aufgaben

Hannes: Offene Vorgänge, um die man sich mal kümmern könnte: (erstmal ohne prio und teilweise echt 17tenz)

• Rückmeldung Christiane wegen Imagekampagne
  • done
  • Termin heute: https://www.stura.htw-dresden.de/vertretungen/rek/rk-hsk/imagekampagne-htwd-2023
• MOBIbikevertrag prüfen und unterschreiben (liegt seit 9.1 bei uns rum)
  • James: Liegt zum Unterschreiben bereit.
  • im Anschluss
  • done
• Schreiben Prüfung PayPal 2020 oder hat das Fulli schon gemacht? Konnte dazu auf die schnelle nichts finden.
  • done
• Anfrage: BAföG-Berechtigung Monat September (Erstsemester) Philipp (an bafoeg@, 21.12.2022)
  • done
  • am besten demnächst direkt ans Rektorat mit der Problematik wenden!
• Handschack MOBIbike-Vertrag schicken (hatte offziell angefragt, ich gehe davon aus, dass vat@ das schon weitergeleitet hat, korrekt? (vat@: Richtig! Ich glaubte - wie es jetzt auch kam -, dass das sonst kein Mensch macht. Der Vertrag lag aber in Papierform bei.))
  • done
• Meldung AE + Rechenschaft bis 25.1.
  • done
  • https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/rechenschaft/2022/iv
• Mail an mitmachen@ zu Stellenausschreibung Presse/Redaktion von Mirijam vom 07.1. (einfach mal Tina/Jenny die onboarden lassen?)
  • --> Gwyn
• Merchanfrage Silke vom 12.01. (Jenny das regeln lassen?)
  • --> Gwyn
• Schreiben zu BO vom Rektorat (Hannes und Fulli schauen nochmal über Plan. Antrag steht)
  • Rektorat antworten bis 27.01.
  • Fulli und Paul hatten was vorgeschrieben
  • Paul: Würde dem Rektorat das was Fulli geschrieben hat schicken.
  • done
• evtl Antwort Schamberg wegen gestörten Rückmeldungsterminal
  • nichts machen
  • Tino: Was man mal anbringen könnte ist, dass man das SBKZ im QIS-Portal einpflegt, weil ganz viele das nicht mehr haben.
  • --> im nächsten Rektoratsgespräch thematisieren
• James anpöbeln, dass er Bent schreibt wegen kritischer Rückerstattung Semesterticket
  • done, Mail ist raus
• Schließantrag wegen Beachplatz unterschreiben oder ist das schon done?
  • done
• Range in v@ einarbeiten (lol)
  • in Arbeit
• Nachfolge Fulli finden (haha)
  • lel
• Kassenordnung --> Kanzler Mail schreiben und um Rückruf bitten (Ist nicht passiert oder? vat@: Da sollte doch auch (erst einmal) nichts passieren, denn wir wollten gern abwarten, ob und wie das im Bericht der Innenrevision (zum Jahresabschluss 2020) steht und dann womöglich eine gut von der Hochschulverwaltung erarbeitete "Ersatzvornahme" entgegennehmen.)
  • --> Gwyn (Nachbereitung Rektorat)

Demnächst sollte Ticketsystem mal überprüft und organisiert/bereinigt werden.

III. "Reinorganisieren"

vat@:Beispielhafte Fragestellung: Wer ist zuständig für die Pflege der Übersicht der (einigen wenigen) Listen auf der Website?
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/rk/mitglieder/mitglieder-referatskollegium-2022-2023
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/rk/mitglieder/
vat@:"Der Vorgang" "elli@ ist v@" sollte ein "nachhaltiges" Beispiel sein. "Der Symbolik halber" habe ich gleich - aber eben nur das - range@ auf v@ http://lists.stura.htw-dresden.de/listinfo/v eingetragen.
Gwyn: Das sehe ich gerade nur als verwaltung@-Thema. Lieber in verwaltung@-Sitzung klären?

vat@: Ich würde es mir wünschen, dass in der Zeit noch Fakten zu Verfahren (für die Zukunft) geschaffen werden. Dabei geht es um das "das ist zu machen", nicht das "so ist das zu machen".
vat@: Das beste Instrument erscheint mit das (Erarbeiten und das) Erlassen von Verordnungen (und für Angestellte "Arbeitsplatzbeschreibungen").
vat@: Aus meiner Sicht muss das nicht sofort beraten werden. Ich wollte nur den Impuls "zur effektiven Arbeitsweise" (der aktuellen für die zukünftigen Leitung des StuRa) gesetzt haben.

Paul: Es sollen eine Art Zuständigkeiten geschaffen werden. Wenn einem Dinge auffallen, sollen die direkt festgelegt, dokumentiert (z.B. How tos) und bekanntgegeben werden. Also ohne Feedback, einfach Fakten schaffen. Der erstbeste Lösungsweg wird einfach festgesetzt.
Gwyn: Aber eben nur Dinge, die wir anfassen, und nicht gezielt nach "Ungeklärtem" suchen. Aber ja, sonst sind wir sehr bei dir.

IV. Planung Angestellte für "nach uns"

Gwyn: Wen behalten? wen anders einsetzen?
Muss jetzt nicht hier geklärt werden, aber wir sollten uns dringend in den kommenden Sitzungen einen Plan dazu machen und auch das noch so gut wie möglich aufräumen.
Elli: Mir ist egal, ob hier oder unter uns. Gefühlt wissen wir beide am besten Bescheid, weil die meisten Stellen wir sind oder bei uns liegen.
Gwyn: Dann am besten einfach mal eine Sitzung Personal.

Y. Weiteres

Y.I. "laufende Vorgänge"

Versicherung Beachvolleyballplätze
Antrag ist unterschrieben worden am 09.01.
vat@: BTW: Kann da bitte - das ist ja "Neuland" für den StuRa - hart dokumentiert werden?
Gwyn: Ich hoffe (und bin mir fast sicher), dass Hannes das hier ziemlich ordentlich macht: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/sport/sportangebot/ballsport/beachvolleyballplatz/betrieb-durch-den-stura-ab-2022-10
Gwyn: Nachfrage kam von Thiele. Versicherungsunterlagen sind bisher nicht angekomen. Ist telefonisch geklärt, Versicherungsschutz gilt ab 11.1., Unterlagen sind auf dem Weg. Wenn in den nächsten Tagen nichts kommt, soll nochmals telefonisch nachgefragt werden.

Gesprächsrunde StuWe 22.02. 9:30 Uhr
Wer geht hin? Ist in Präsenz
Da sind wir alle im Skilager..
zimtstern@: Wäre da und könnte das übernehmen. Bräuchte aber bitte vorher mal Input, was wir gerade so für Probleme mit StuWe haben (Mensa? BaföG?). Alternativ ruf ich mal 47 an ...
Gwyn: Dann wohl noch mal ein Vorbereitungstreffen mit Mäxchen?
Paul: Na im Zweifel Hauptsache dort ist jemand da. Das kriegt Mäxchen auf jeden Fall auch so hin.
James: Und Mäxchen kriegt durch die KSS ja gerade ziemlich gut mit, was bei den StuWes so abgeht.

--> Rückmeldung ans StuWe (Gwyn) --> done

Fortbildungen für Personal der Hochschule mit nutzen
https://www.htw-dresden.de/intern/verwaltung-service/personal/personalentwicklung/fort-und-weiterbildungsangebote/fortbildungszentrum
Anfrage ging an Rektorat, ob wir das mitnutzen können.
Haben tatsächlich positive Antwort bekommen. Die Anmeldung muss nur von der Hochschule genehmigt werden.
Paul: Sollte bei Anmeldung klar kommuniziert werden, dass wir nicht "einfache Studierende" sind, sondern Teil der Selbstverwaltung, so wie Hochschule auch.
Gwyn: Wenn da jemand von euch noch was machen mag, gern mal durch das Angebot stöbern und Bescheid geben, dann melde ich das gern mit an.

--> Verschieben zu Personal (Gwyn)

Y.II. paul@stura

vat@: @ilse@: Nur einmal theoretisch: Angenommen ich mache mit euch den Abgang, dann würde ich maßgeblich (nahezu nur) für die IT "wuppen" wollen. (Alles restliche müsste aus der EOL-Starre "befreit" sein. Es ist erarbeitet, welche Wege (je nach Instanz und Dienst) dafür gegangen werden müssen. Mit heinemann@ würde das auch im SoSe 2023 erledigt werden können.) Im aktuellen "State" (die Infrastruktur übergeben und) "den Abgang machen" fände ich "verantwortungslos". Gern mag ich aber euch als "Assi" dienen. (Vielleicht noch eine Bewertung dazu: Im letzten Jahr wurde fast die Hälfte "befreit". Das Vorankommen ist maßgeblich dem Zusammenwirken mit heinemann@ zu verdanken.)
Gwyn: Zur Kenntnis genommen.

Y.III. "lockerer" Umgang mit "leeren" Sitzungen der Kommitees

vat@: Es sollte das Präsidium "befähigt" werden, dass es in Ordnung ist, dass es "leere" Sitzungen geben kann. Damit meine ich aktuelle Debatten zu den Sitzungen vom Referatskollegium. Im Schulterschluss mit dem Vorstand sollte das "easy" sein. (Anders wäre es ja, wenn es da unterschiedliche Auffassungen geben würde, ob Entscheidungen "unaufschiebbar" sind und nicht beim Vorstand abhandelbar sind.) Also im Zweifel sollte zum Beispiel der Vorstand auch über solche Dinge entscheiden, wenn beim Plenum nur ein Antrag auf der Tagesordnung stehen sollte.
vat@: Dank der Art zu arbeiten von Tino läuft die Arbeit beim Präsidium (und alles dazu ringsherum) so gut wie Jahre nicht.
Gwyn: Beim Plenum geht das ja auf keinen Fall, weil GO. Das mit dem Beschluss in TOP 1 ist ja auch nur die absolute Ausnahme. Alles ander würde ich schon gewissermaßen unter Verdacht auf "Machtmissbrauch" durch den Vorstand verbuchen.
Tino: Das kann man ja aber auch in der Geschäftsordnung so ändern.
Gwyn: Ich würde das auch gar nicht anfassen, weil wir nicht wissen, was Menschen in drei Jahren dann aus so einer Regelung raus lesen. Am Ende finden dann gar keine Sitzungen mehr statt.
Gwyn: Die Diskussion hatten wir schon mal. Ich bin immer dafür, dass man sich im RK trotzdem trifft, um sich wenigstens zu berichten. So weiß z.B. ÖA ansatzweise was bei Kultur geht. Das hatte sich auch vor einer Weile bei einer SItzung schon gezeigt, wo es nur einen ITOP gab, aber wir am Ende doch noch einiges diskutiert worden.
Tino: Es geht darum, dass man das in Situationen wie Urlaub oder Prüfungsphase ohne Probleme wegschieben kann.
Paul: Mir geht's nur um die zwei kommenden Sitzungen des RK.
Gwyn: Und damit bin ich doch fine! Meinetwegen lass auch in die Ordnung schreiben, dass auch RK nicht in der Prüfungsphase sein kann!

Y.IV. "Gags"

Paul: Wie ist der Stand (Beschluss) zum Stand der bestehenden zentralen Einrichtungen, am Beispiel ZID? Also welche zentralen Einrichtung gibt es denn überhaupt an der Hochschule laut Beschlusslage? Mal für ein kommendes Gespräch mit dem Rektorat.

Y.V. Mitgliedschaft BAS

Paul: Sie hatten mal angerufen und dachten wir seien Mitglied (sind wir nicht). Die haben angerufen wegen ihrer anstehenden Mitgliederversammlung. Würde den Termin auf die Website stellen (24.-26.02.). Ich würde mir mal anschauen, was die Mitgliedschaft bedeutet und das vorbereiten, sodass es theoretisch nur noch unterschrieben werden müsste.

--> Paul kümmert sich
--> Ticket

Y.VI Zeichnung Stundenzettel Stelle beim Vorstand

Gwyn: Die letzten Monate blöde Situation, dass ich mir hätte selbst zeichnen müssen. Das hat sich ja jetzt glücklicherweise mit Elliiis Wahl geklärt.
Elli: yey Autogrammeee

Z. nächste Sitzung

02.02.2023 14 Uhr


Ende: 14:45 Uhr