Protokoll 8. Sitzung Vorstand 2021/2022

0. Formalia

Anwesende

• Hannes Günther

• Gwyneth Hirschfeld [angekündigt erst ab 13:15]

• Paul Riegel [angekündigt erst ab 13:15]

• (Stephan James Rankl) [angekündigt erst ab 13:15]

• Hanni [bis 13:53 Uhr]

• Gregor Müller [ab 14:10 Uhr]

0.1. Begrüßung zur Sitzung

Hannes begrüßt alle Anwesenden zur Sitzung

0.2. Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung

Protokoll: Alle

Sitzungsleitung: Redeleitung: Hannes

Inhalte: Hanni

0.3. Verabschiedung der Tagesordnung

Information darüber, dass weitere Punkte bitte jetzt eingereicht werden sollen. Relevante Punkte unter "weiteres" einzubringen ist nicht zielführend und die Praktizierung dessen erfährt nun keine Duldung mehr.

Bitte bei Eintragung von TO punkten ins Pad diese nicht nummerieren

0.4. Verabschiedung der Protokolle

6. Sitzung Vorstand

7. Sitzung Vorstand

1. Abbestellung Mitglied Kanzlei

Der StuRa möge beschließen, Theresa Minister als Mitglied der Kanzlei abzubestellen.

Begründung: Entlasten und die Möglichkeit geben den Fokus auf ihre Präsidiumsarbeit zu legen. 

Anmerkung vat@: Aber vielleicht mindestens dennoch auf dem Mail-Verteiler mitlesen lassen? Das kann ja - auch insbesondere wegen der Aufgabe im Präsidium - nicht schaden. Oder?

Mitlesen kann sie gerne, falls sie das möchte.

Wenn Oli mag, möchte ich ihm die Möglichkeit geben in der Kanzlei mitzuwirken.

I. "Kontrollinstanz" schaffen

Problem: Es bleibt Zeug liegen, was nicht liegen bleiben sollte: Herstellen von Benehmen, Fragen von Studiz etc.

ich finde, dass eingehende Mails an den StuRa innerhalb von drei Tagen von der zuständigen Stelle beantwortet werden sollten, macht die zuständige Stelle das nicht, übernimmt die Kanzlei das.

"Präsenz" und Ansprechbarkeit zeigen --> selbst wenn die Antwort nur ein "ist in Arbeit" ist

• Was ist zu tun? Zuständige stellen nerven, kommunizieren was passiert, wenn Dinge liegen bleiben.

• Durch wen? Bald SHK-Stelle?

• Bis wann? Information im nächsten RK entsprechend aufbereitet (also mutmaßlich erst in dem nächsten Jahr)

Tino: Das wäre wirklich wichtig zu klären, Mails die einfach an stura@ gehen wirken für mich auch immer etwas verloren. Da sollten wir einen Arbeitsmodus finden damit klar ist wie der aktuelle Stand ist. Vielleicht kann man kurz die Telegram-Gruppen bemühen, um zu klären wer es macht bzw. wer zuständig ist? Ich lösche solche Mails zum Beispiel meist nicht, merke aber auch, dass ich deutlich seltener nochmals durch die Mails der letzten Woche gehe als früher und Anfragen dann doch einfach runterfallen, gerade wenn sie eher für andere Personen bestimmt sind.

Hanni: Diejenige Person müsste auf allen Verteilern stehen. Wer wäre dafür geeignet/vorgesehen?

Hannes: im Zweifelsfall ich (oder Hanni bis Februar), Arbeitsmodus: Hannes filtert, informiert zuständige Stellen und setzt ein Datum bis wann das passieren muss, passiert das nicht, antwortet Hanni.

--> Hanni reicht ITOP ein und gibt Info mit, sodass RLs in der Lage sind, sich drauf vorzubereiten, bis mind. 4 Tage vorm nächsten RK

II. Aufgliederung der Stelle fürs Kontingent vom Vorstand 

Paul hat in meinem Auftrag Stellen erarbeitet, danke! Bitte angucken und Anmerkungen machen, diskussionswürdiges zur Sitzung mitbringen, Kontingent auch noch nicht ausgeschöpft --> Ideen für weitere Stellen einbringen

Ideen für weitere Stellen: 

Zuständigkeit Erstellung Mitschriften?

Paul: BTW: Es gibt eine "Übersicht" beim Bereich Angestellte (mit der Sammlung von möglichen Besetzungen, die willkürlich erdacht ist).

• Was ist zu tun? Im Anschluss der Sitzung weitere Erarbeitung

• Durch wen? mindestens Gwyn und Paul

• Bis wann?

Hannes: 6 Stellen für den Vorstand entspricht 3 Vorstandsstellen, wenn das möglich wäre? Also 20h Verwaltung pro Kopf

Paul: Ein Zusammenhang zwischen Ämtern im Vorstand und Anzahl der Stellen (aka SHK) höre ich zum ersten Mal und ist aus meiner Sicht nicht gegeben. Weitere Stellen ja, aber gewisse Stellen auch freihalten als nicht andauernd und projekt-/aufgabenbezogen.

III. Verordnung zu Angestellten 

Verordnung wurde erarbeitet, dabei wurde Fragen aufgeworfen, bitte Gedanken dazu machen und inhaltlich wichtige Dinge zur Diskussion mitbringen.:

how to befristen?

(vorab) Gregor: Vorschlag ein halbes Jahr

Warum? Dies schafft Unabhängigkeit. Kündigungsfristen, Immatrikulationen etc. müssen nicht beachtet werden, der Arbeitsvertrag kann ja verlängert werden (falls menschlich alles in Ordnung ist auch länger wie ein halbes Jahr, Höchstdauer von Befristung ist zwei Jahre) Auch ist so möglich in diesem Entstehungsprozess, in dem sich das Personalkonzept befindet "on the fly" permanent zu verändern. 

Paul: logisch begründen, also besser Semesterweise bzw. wie vorgeschlagen: zum Ende der Arbeit der Legislatur, aber die Jobs sollen auch übergeben werden. Bedeutet effektiv Ende September, also 1 Monat Überhang

Hannes: In jetziger Testphase aber lieber kürzer befristen und dann gern auch länger. Auch hinsichtlich Einarbeitung.

Konsens: In Einführungsjahr (2022) befristet bis zum 31.05. (effektiv werden erst ab 01.03. realistisch andere Studis anfangen), um zu gucken, ob Konzept tragfähig und was anzupassen ist. Ab dann Befristung bis Ende der Legislatur (31.08.) + 1 Monat Überhang (30.09.).

Ausschreibungen (als inhaltlich verbindliche) Anlage der Verordnung?

erstmal in Hoheit von personal@ lassen 

oder soll personal@ einfach "bestmöglich" die Ausschreibung erstellen?

ja, einhaken von v@, wenn es den Ansprüchen nicht genügt

wer stellt ein?

• wer trifft die Entscheidung wer eingestellt wird? personal@?

• wer unterzeichnet den Arbeitsvertrag? personal@?

(vorab) Gregor: Referatsleitung Personal kümmert sich um die Bewerbungsunterlagen und trifft eine Vorauswahl (wenn es Bedenken an der Arbeit der Referatsleitung Personal gibt, kann der Vorstand oder Plenum ja immer Kontrollen durchführen)

Bewerbungsgespräch wird durch Referatsleitung Personal und Vorstand erfolgen, anschließend wird der bestgeeignetste Mensch durch Vorstand und Referatsleitung Personal ausgewählt.

Bisher hat die Referatsleitung Personal die Arbeitsverträge unterschrieben (Stelle Fuhlroth, Stelle James), dies kann aber auch durch Vorstand erfolgen. 

Hannes: Evtl. gemeinsam, mindestens jedoch unter Kenntnisnahme vom Vorstand (Kontrollinstanz, verhindern dass Missbrauch stattfindet, wenn jemand falsches das Amt bekommt)

Gregor: Warum nur Referatsleitung? Aus Datenschutzgründen muss der Personenanteil der mit Bewerbungsunterlagen in Berührung kommt klein gehalten werden. Es wäre auch noch möglich weitere Referatsleitungen (Führungskräfte/ potenziellen Vorgesetzten) miteinzubeziehen (jeweils die Leitung, die durch die Stelle betroffen wird, also z.B. QM-Stelle -> Referatsleitung QM)

Vorschlag: Wenn das Referat nicht besetzt ist, wird durch Vorstand und Referatsleitung Personal entschieden, wenn es besetzt ist, wird die entsprechende Leitung zum Einstellungsprozess mit eingeladen. Dies ist aber nur möglich, wenn die jeweiligen Leitungen "ihren" Angestellten auch weisungsbefugt sind. Meiner Meinung nach sind sie dies. 

Ergebnis: Personal macht Sichtung Bewerbung + Gespräch sowie Vorschlag zur Einstellung, Vorstand segnet ab, Personal unterschreibt Vertrag

sinnvoll, dass Leitung mitwirken kann

Oder besser formuliert:  Leitung kann sich immer das recht einfordern teilzunehmen, Referatsleitung kann jederzeit Teilnahme einfordern!

• was passiert mit Stellen, die vom Vorstand selbst besetzt werden?

Personal kontrolliert

Wenn Personal und Vorstand gleich besetzt, dann ist Plenum - wie immer zwangsläufig - Kontrollinstanz.

Teil zu stellen für Beratung erst einmal außen vor lassen (und Verwaltung only)?

Angestellte für besondere Aufgaben z.B. Prüfungsberatung, BAföG-Beratung

Paul: im Hinterkopf behalten, aber erst einmal außen vor lassen

Hannes: Flexible Stellen dafür nutzen?

Paul: Ist eher grundsätzliche Sache

Hannes. könnte grundsätzlich sinnvoll sein das zu vergüten (also Prio so hochzusetzen), vlt. auf eine andere Art und Weise

Gwyn: Gibt aber genug andere Stellen an der Hochschule und Nachfrage durch mind. Studienberatung gedeckt.

Paul: Zusammengefasst: Ja!

IV. MOBIbike

solidarisches Vertragsangebot, weigern sich "unsolidarisches" Angebot zu machen, Verhandlungsangebot für Januar besteht.

Beschluss vom Plenum: 5€ werden wir nicht annehmen, solidarisches Angebot entsprechend ablehnen. Mit Nachdruck "unsolidarische" Tickets fordern, wie ist das am besten möglich?

Tino: QM plant für Januar/bzw. eher Februar eine Umfrage zu dem Thema. Prinzipiell soll abgefragt werden, ob man es nutzen würde, was man selbst bereit wäre zu zahlen und was man denkt, was die Solidargemeinschaft bezahlen sollte. Wir sollten vorher aber schon einmal definieren, wie man mit einem etwaigen Ergebnis umgehen will. Also wenn 1000 Studis mitmachen und eine Mehrheit sogar bereit wäre mehr als 5€ zu bezahlen dann müssen wir auch das Angebot annehmen. Die Ergebnisse der Umfrage sollten natürlich einfach transparent verteilt werden und die abgeleitete Entscheidung ebenfalls. Würde dann ohnehin durchs Plenum gehen

Hannes: Bis wann kann uns das Umfrageergebnis vorliegen? Vlt. wäre es nicht schlau, explizit nach dem Solidarbeitrag zu fragen, sondern einfach zu fragen, was der Studi bereit wäre zu zahlen. Die inhaltliche Kritik ändert sich ja nicht und ein "normaler" Studi kann vlt. nicht entscheiden, was ein fairer Solidarbeitrag ist.

Offene Frage: wie antworten wir jetzt mobibike?

Hanni: James Entscheidung abnehmen?

Hannes: Plenum, hat auch schon entschieden. Für das nächste Semester mutmaßlich zu spät. Unsolidarisches Angebot: Druck von oben (Bürgermeister) machen?

• Was ist zu tun? Antworten auf das Angebot + Umfrage von QM für WS 22/23

--> prüfen, ob sich der Arbeitsaufwand lohnt, solidarisches Angebot ablehnen -> evtl. Verhandlung im Januar nutzen

• Durch wen? Tino, James

• Bis wann? Ende Januar (Tino) Erste Januarwoche (James)

V. Chat mit dem StuRa

Fand statt am 20.12. mäßige Beteiligung, Konzeptidee siehe unten. 

Anbieten in Zukunft sinnvoll? 

Ich finde verweisen auf Sprechzeiten sinnvoller und die natürlich auch tatsächlich aktuell halten und besetzen.

(Tino: Ich würde mich freuen, wenn wir - analog zur Hochschulleitung - einen Chat mit dem StuRa anbieten würden. Man nimmt sich einen BBB Raum und verteilt den Termin unter den Studierenden über alle Kanäle, also auch E-Mail. Worum soll es dabei gehen: Studis können direkt nach Dingen fragen, sei es wegen Mobikbike, Beitragserhöhung, unsere Tätigkeit im Senat, Prüfungsakteneinsicht etc. Es gibt immer etwas Unverständnis darüber was wir tun und vor allem warum wir manche Dinge so tun wie wir es tun. Natürlich können bei dem Termin auch Dank ausgesprochen werden bzw. Leid geteilt werden, aus dem wir möglichen Handlungsbedarf ableiten können. Darüber hinaus kann man natürlich kurz für den StuRa werben bzw. die Struktur vorstellen. Ich glaub es könnten auch Fragen zur Umstrukturierung kommen. 

Warum das Ganze: Wie schon aufgeführt müssen manche Dinge wohl genauer erklärt werden und man kann sich in den offenen Diskurs wagen. Außerdem gibt es ja immer Menschen, die einfach meckern, und da würde man einen klaren Raum geben, um das mal offen zu besprechen und nicht nur hinter vorgehaltener Hand. 

Wie genau stelle ich es mir vor: BBB Raum. Ein paar Tage vorher über alle Kanäle verteilen. Ich denke ein zeitnaher Dienstag würde sich anbieten. ich wäre auf jeden Fall noch dafür es dieses Jahr zu machen, da die Vorbereitung eher gering ist, denke ich. Ich denke wir sollten es auf 60-90 Minuten ansetzen. Ansonsten denke ich, dass mindestens 3 Menschen von uns dabei sein sollten, die auch ein breites Feld abdecken könnten. Zum Beispiel Hannes, James, Gwyn und ich. Gern aber auch Menschen wie Fulli, Mäxchen ... 

Prinzipiell könnten wir viele Fragen auch vorab per E-Mail in Empfang nehmen und sagen wer teilnimmt stimmt zu, dass wir eine Aufzeichnung des Chats im Nachgang hochladen und allen zur Verfügung stellen, die nicht teilnehmen konnten)

Tino: ich finde das immer noch eine sehr gute Sache und man könnte ein Stimmungsbild ableiten. Man muss es nur richtig promoten und verstetigen. Der Aufwand ist wirklich gering, im Prinzip hab ich eine Stunde im BBB rumgelungert und Dinge erzählt. Dafür bedurfte es keinerlei Vorbereitung und reden tue ich ohnehin gern ;) Gerade Themen wie der Wegfall der Annullierung von Prüfungsergebnissen kann da durchaus ein Lockthema sein. In diesem Zusammenhang: Ich finde es unpassend, wenn der Vorstand über jede einzelne Newsmeldung drüber schauen will und diese mitbestimmt. Das ist arbeitsteilungsmäßig und von der Delegation von Arbeit äußerst unpassend und ressourcenverschwendend. Das hat gestern dazu geführt, dass wir die elementaren News zum Nachteilsausgleich 10 Minuten vor Beginn der Veranstaltung überhaupt erst gepostet haben und über die Patinnen verteilen wollten. Das hat also nahezu niemanden mehr erreicht. Ich habe Verständnis, dass man über Zitate, die in diesem Text enthalten sind, drüber schauen und sein okay geben will. Aber das ist mir jetzt auch schon bei ganz anderen Newsmeldungen aufgefallen und von der Priorisierung her, sollte das Thema einfach bei Ilsi liegen und Hannes kann seinen Kopf davon befreien. Natürlich hat man immer etwas andere Ansätze was man schreiben kann und sollte, aber grundlegend sind wir uns doch einig, dass Ilsi da einen guten Job macht und man sie machen lassen sollte. Drüber schauen ist in Ordnung, stundenlang am letzten Satz feilen ist dagegen uncool, gerade wenn es dann zur Verschleppung der News kommt. 

Paul: Zur Sache selbst (Gesprächsrunde mit dem StuRa) : Da kann ich mich Tino nur anschließen. Das ist eine gute Aktion, die verstetigt werden kann.

Paul: Aber zur Thematik "Drüberlesen vom Vorstand bei Nachrichten des StuRa", was aus meiner Sicht ein ganz anderes Thema ist, : Das Problem war (und ist) doch nicht, dass es Ewigkeiten gedauert hat, dass Hannes drüber gelesen hat (drüber lesen musste). Der Text lag ja nicht seit Tagen schon irgendwo rum und wartete darauf geprüft zu werden. Ich habe Verständnis dafür, dass wer Mitglied vom Vorstand ist (und damit das maßgeblich mit vertreten und vielleicht sogar rechtfertigen muss) Nachrichten gesichtet haben möchten, bevor sie rausgehen. Letztlich braucht das halt gewisse Zeit. "Da müssen wir halt zeitiger anfangen, um dem eigenen Anspruch gerecht zu werden."

Tino: Es ist nur ein Sinnbild für Priorisierung und Arbeitsteilung und wie man es nicht machen sollte. Das geht ja nicht nur um die letzte News, sondern um sehr viel was durch Öffentlichkeitsarbeit gemacht wird. Gesichtet ist das ein, damit da nichts völlig Falsches rausgeht, aber um jedes Wort feilen zu wollen ist einfach unnötig. 

Hanni: die halbe Stunde einmal im viertel Jahr haben wir definitiv, ich sehe das in Studium oder QM. Der persönliche Kontakt zu den Studis ist ein großer Mehrwert und den sollten wir ihnen bieten.

Hannes: Sinnvoll ja, stimme ich zu auch als Extraformat. Vorschlag: einmal im Monat eine Stunde. Wer kümmert sich um die Hintergrund-Orga? Es sollte eine verantwortliche Person dafür geben, die sich darum kümmert.

Paul: Es geht doch aber darum, dass die "gesamten" Themen angesprochen werden, also nicht nur die von einem besonderen Referat. Also ich sehe die Organisation als Angelegenheit von Öffentlichkeitsarbeit.

Hannes: Vielleicht besser bei Kanzlei, wenn Tino das machen möchte. In Verbindung mit Öffentlichkeitsarbeit, aber Tino kann sich da gern drum kümmern.

Gwyn: Also einmal im Monat? Dann auch per Rundmail?

Hannes: Weier Möglichkeit, aber nicht gezielt für werben wie jetzt mit discord, WhatsApp. Eben nicht als großes Event, weil das eher schon Spam ist.

Gwyn: Dann wird es aber auch nicht angenommen.

Paul: Also ist es doch letztlich zusätzliche digitale Sprechzeit des Vorstandes.

Hannes: Kann mich nicht um mehr kümmern als Vorstand als die Sprechzeit. Wenn Tino sich kümmern kann, dann gern als zusätzliches Format.

VI. Ablauf "Qualitätssicherung" Text von Nachrichten

Paul schlägt vor, dass es dem Vorstand zugestanden werden soll, dass er "mindestens" 24 h zum Sichten hat. Dann besprechen sich Gwyn und Hannes 20 min und danach geht die Nachricht online.

Die Frage ist, wie detailliert "berichtigt" werden soll und wie wichtig es ist, dass jede Redewendung genau ist.

Ergebnis: Hannes (Vorstand) bekommt immer 24h vor online gehen des Textes, Gwyn weist Ticket zu + Nachricht an Hannes, kommuniziert klare Deadlines (Vorlaufzeiten) für alle Beteiligten

ß. Weiteres

Z. nächste Sitzung

Wird rechtzeitig bekannt gegeben, mutmaßlicher Workflow: (spätestens zum Ende der Sitzung wird mindestens ein Pad für die nachfolgende Sitzung erstellt) Bekanntgabe 5 Tage vorher (discord) -> einreichen TO Punkte, Erstellung TO + Einladung: 3 Tage vorher

XX.XX.2021 13:00 Uhr

Ende der Sitzung: 14:22 Uhr