Protokoll 12. Sitzung Vorstand 2021/2022

0. Formalia

Anwesende

• Hannes Günther

• Gwyn Hirschfeld

• Maximilian Franke

• Paul Riegel

• Hanna Liebrecht (bis 14.30 Uhr)

0.1. Begrüßung zur Sitzung

Hannes und Gwyn begrüßen alle Anwesenden zur Sitzung.

0.2. Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung

Protokoll: Hanni, Gwyn

Sitzungsleitung: Redeleitung: Hannes

Inhalte: Mäxchen

0.3. Verabschiedung der Tagesordnung

0.4. Verabschiedung der Protokolle

11. Sitzung Vorstand 2021/2022

1. Abbestellung Mitglieder Referat Internationales

Es ist die klare Absicht des Rücktrittes aller Mitglieder aus dem Referat zu erkennen, daher formal abbestellen?

Der StuRa möge beschließen

• Monique Riedmann

• Son Hoang Thai

• Vincent Renger

• Jessica Schneider

• Thomas Kocksch

• Laura Lehmann

aus dem Referat Internationales abzubestellen, sowie

• Jacqueline Claus

• Monique Riedmann

• Son Hoang Thai

als Bereichsleitungen des Referates Internationales abzubestellen.

Diskussion:

Hanni: Bin in der WhatsApp-Gruppe, Mail von Gwyn wurde dort rein gepostet, aber keine Diskussion dazu. Per Mail wollten formal noch alle zurücktreten.

Gwyn: Kann Hanni die Menschen darüber informieren?

Hanni: Ja mache ich

Gwyn: Was ist mit Bereichsleitungen?

Hannes: Finde das ergibt sich ja aus der Abbestellung. Dann lasst das mal formal auch so klären.

Paul: Antragi?

Hannes: Ticket erstellen!

Ergebnis: 2/0/0 --> angenommen

2. Stelle Zuständigkeit Projekt Koordination der Bewerbung der Wahlen 2022

Es steht die Frage im Raum, ob eine solche Projektstelle geschaffen und ausgeschrieben werden soll für den Zeitraum: 2022-04 bis 2022-05

Gwyn: Die grundsätzliche Frage wäre: Wer machts? Vorstand und Personal haben keine Kapazitäten dafür. Jemand internes?

Hannes: Muss nicht intern sein, gibt auch bestimmt fähige aus der Studierendenschaft. Sehe den Vorteil, dass Menschen da auch noch auf coolere Ideen kommen würden. Paul, könntest du eine Ausschreibung erstellen?

Paul: Erstellung einer Ausschreibung sollte kein Problem sein. 

Gwyn: Ich sehe nicht, dass wir die besetzt bekommen. Meinetwegen können wir es machen. Bei extern sehe ich die Gefahr, dass man sie extrem einarbeiten muss und evtl. falsche Dinge kommuniziert werden/mehr Aufwand entsteht durch Beaufsichtigung.

Hannes: Grundsätzlich nur Koordination etc. und weniger inhaltliches Arbeiten. Dann machen wir nur noch Qualitätssicherung und drüber lesen.

Max: Sehe das ähnlich wie Gwyn. Wir brauchen jemanden der fit ist und das zeitnah machen kann. Sehe nicht, dass man da wirklich was findet. Plus der Betreuungsaufwand des Vorgesetzten.

Hannes: Aufwand der Betreuung also größer als der Nutzen? Dass man die Stelle nicht besetzt bekommen könnte, zählt für mich nicht als Argument. Wer nicht sucht, der findet auch nichts.

Max: Wenn die Person extern ist sehe ich das so. Ich glaub das ist größerer Aufwand.

Hannes: Ich sehe halt nicht, dass für eine Bewerbung der Wahlen wirklich so viel StuRa-internes Wissen vorhanden sein muss. Es geht einfach nur darum, Leute ranzuschaffen.

Gwyn: Die Leute müssen doch wissen worauf sie sich einlassen.

Hannes: Dann muss man sich eben einmal zusammensetzen und danach kann Arbeitslast abgenommen werden.

Gwyn: Sehe, dass der Arbeitsaufwand größer ist zur Einarbeitung und Co. Zu Not mach ich die Stelle halt selbst und lass dafür andere Sachen liegen.

Hannes: Vorschlag: Wenn du eine externe Stelle nicht so sinnvoll findest, dann machst du, Gwyn, das und wir sparen uns die Ausschreibung und Gwyn macht weniger für den HAK.

Paul: Es soll nicht scheitern daran, dass wir eine Ausschreibung machen müssen. Der Aufwand muss erledigt werden, die Frage ist nur, ob es bezahlt wird, oder nicht? Vielleicht bekommen wir extern oder intern jemanden begeistert.

Hannes: Neuer Vorschlag: Paul macht eine Ausschreibung bis zu einem von ihm festgelegten Datum, wir machen einen Beschluss dazu und dann schauen wir, ob sich jemand drauf bewirbt und wenn nicht, macht Gwyn es.

Gwyn: Umfang? 2-3 Monate, 5h?

Hannes: April - Mai. Evtl. auch Mitte März, je nachdem wann die Ausschreibung durch ist. Umfang würde ich 10 h angeben. Vor allem wenn die Extern ist.

Gwyn: Ich halte 10h für nicht passend. Extern passt das vielleicht, aber für jemand Internes kann das auch weniger sein.

Hannes: Ich denke wir unterschätzen das.

Paul: Zuordnung?

Gwyn: Vorstand?!

Der StuRa möge beschließen eine Stelle Zuständigkeit Koordination der Bewerbung der Wahlen 2022 mit Umfang von 10 h pro Woche zu schaffen.

Ergebnis: 2/0/0 --> angenommen

Paul macht die Ausschreibung bis 14.03 fertig, da sollte sie auch schon veröffentlicht werden im besten Fall.

Auch hier soll eine Anteilige Übernahme der Stelle möglich sein.

3. Einvernehmen Einstellung Studentinnen März 2022

GO Ausschluss der Öffentlichkeit

Protokoll des nichtöffentlichen Teils

I. Urlaubsanspruch von SHK-Kräften (aka mittelfristige Verwaltungsangestellte)

Hannes meint, dass Urlaub für "SHKs" (beim StuRa) gar nicht so cool und sinnvoll ist. Alternative: mehr bezahlen und damit Urlaubsanspruch angleichen.

Änderung der AnstelleVO?

Wie macht das aktuell die Hochschule?

Hanni: Man kann den Urlaubsanspruch auch auszahlen mit dem jährlichen durchschnittlichen Stundenlohn oder so. 

Tino: Urlaub steht einem nun mal zu :D Ich weiß der StuRa setzt sich gern für prekäre Arbeitsverhältnisse ein, aber Urlaub sollten wir schon zugestehen. Dass ist ohnehin nur Makulatur, weil die Zeiten recht flexibel gesetzt werden können und man, wenn man Urlaub braucht oder in einer Woche nicht kann, dann ist man eben einfach nicht da (mit Kenntnis von Personal@). Hatte genug SHK Stellen und Urlaub wird dann einfach in irgendeinem Monat als Plusstunden berechnet und das wars auch.

vat@: Die aktuelle Lösung (siehe AnstelleVO) ist ja auch genauso gefasst, wie es durch Tino vorgetragen wurde. Oder? KISS && keep it real!

Ergebnis: Kurze Diskussion, Hannes stimmt zu, dass es vom Aufwand her am sinnvollsten ist, den bisherigen Ablauf - wie er schon in der AnstelleVO steht - beizubehalten.

II. Wie ist mit Kritik an der Arbeit von Angestellten umzugehen?

Wem gegenüber wird die geäußert? Von wem aus?

Hannes: Der jeweiligen Zuständigkeit für die Stelle, wenn nicht möglich aufgrund von Überschneidung v@ bzw. personal@

Gwyn: Sehe ich genauso. Weiterhin stellt sich aber die Frage, ob man das schriftlich macht per Mail inklusive Mailverteiler, der zugehörig ist? Aber das wirkt ja wieder öffentlich und könnte erzeugen, dass Menschen sich auf den Schlips getreten fühlen. 

Hannes: Klassischer Personalweg: Personalgespräch. Weisungsbefugte mit Angestellter trifft sich und bespricht das.

Gwyn: Und dokumentiert!

Hannes: Dann führt die Angestellte Protokoll und gibt das anschließend zur Kenntnis. Damit dokumentiert ist, wie die Angestellte das verstanden hat.

Gwyn: Gespräch bedeutet Termin und das ist ressourcenbindend.

Hannes: Ähnlich wie bei stellv. RL, einfach melden und dann soll der Fehler behoben werden. Das ergibt sich also aus dem üblichen Arbeitsablauf. Wenn es vermehrt auftritt, dann natürlich mit festem Gespräch.

Gwyn: Ist es sinnvoll, dass für alle Stellen gleich zu machen? Dokumentation zur Einarbeitung muss irgendwo liegen, sollte man also auch einfach in den Ordner eine Seite mit "Weisungen" anlegen? Damit vorgesehen ist, wo das abgelegt wird für jede Stelle. 

Hannes: Die angewiesene Person sollte jede Weisung einfach dokumentieren werden dort.

Paul: In meiner Welt reicht das, wenn es in dem How To Einarbeitung steht. Hinsichtlich Art der Kritik: An den "zugeordneten" Mail-Verteiler, aber die Zuständigkeit direkt anschreiben, à la "Liebe Zuständigkeit Betreuung Fakultätsarbeitskreis," an faku@ und vorstand@ oder "Liebe Zuständigkeit Mitgliederverwaltung," an verwaltung@. Wer damit nicht zurecht kommt, hat vielleicht generell ein Problem mit Arbeitsverhältnissen. Mails zu nutzen empfinde ich am pragmatischsten. Personalgespräche sind overkill, solange nicht wirklich etwas eskaliert.

Hannes: Mit Personalgespräch meine ich nicht die Involvierung des Referats Personal, sondern eher, dass sich die weisungsberechtigte Person (informell) mit der angestellten Person zusammensetzt.

Gwyn: Nein. Paul kann uns gern Sachen zuarbeiten, die wir im Namen von Vorstand versenden.

Paul: Geht es darum, dass CoCo nicht an p@ schreiben kann, wenn sie merkt, dass was nicht läuft?

Gwyn: Differenzierung zwischen Angestellten und Ämtern ist wichtig. Angestellte werden nur vom Vorstand als weisungsbefugte Stelle kritisiert.

Paul: Also ist der Vorstand immer weisungsberechtigt?

Gwyn: Nein normalerweise die Referatsleitung, aber wenn eine fehlt, dann der Vorstand. Beim Präsidium ist das dann auch der Vorstand.

Hannes: Eine übergeordnete Stelle für alle finde ich am sinnvollsten.

Paul: Das müsste dann auch klar aufgeschrieben sein. 

Hannes: Gwyn und ich sind uns einig.

Ergebnis: Vorstand ist wie beim Präsidium den Stellen beim Referat Personal weisungsberechtigt? Bei den Stellen beim Vorstand ist es das Referat Personal?

Hannes: Sehe, dass Zirkelschluss entsteht. Vorschlag: Vorstand wird vom Plenum kontrolliert und übergeordnet ist?

Paul: Aber Plenum tagt nur alle 14 Tage.

Hannes: Plenum kann immer noch eine außerordentliche Sitzung einberufen. Dem Vorstand muss auch vertraut werden in der Hinsicht.

Paul: Oder man teilt es halt so auf, dass die Stellen nur Referaten zugeordnet sind und eben nicht beim Vorstand liegen. Ich habe Angst, dass es sehr zu Konflikten kommen wird zwischen Vorstand und Präsidiums.

Hannes: Ich möchte nur erreichen, dass Wege klar definiert sind, in der Hoffnung, dass das nicht oft genutzt werden muss. In Friedenszeiten klären, wie es im Ernstfall laufen muss.

Paul: Wird da zur kommenden Sitzung des Vorstandes ausgearbeitet, damit das in die AnstelleVO kann?

Gwyn: Morgen zusammen.

• Was ist zu tun? Absprache mit personal@, AnstelleVO entsprechend ändern, Schulen von Weisungsberechtigten

• Durch wen? Paul + Gwyn

• Bis wann? 23.03. (nächste Vorstandssitzung)

III. Prozess der Bewerbungen

Gregor schlägt folgendes vor:

Die Vorstandsmitglieder kommen mit auf den Verteiler Stelle@, dass der Vorstand über alle Bewerbungen mit informiert wird. (Die Mailadressen des Vorstands, Kanzlei wird ausgegrenzt)

Hannes: schon passiert?

Gwyn: Ja, in Absprache.

Referat Personal grenzt die Bewerber ein und macht die Bewerbungsgespräche. Anschließend gibt es eine Mail, wenn Referat Personal einstellen will, wo Vorstand dann bestätigen bzw. Veto einlegen kann. 

Hannes: Anwesenheit mindestens eines v@ Mitglied bei Bewerbungsgespräch?

Gwyn: Ja!

Dann wird Person X eingestellt ... 

Seid ihr mit dem Verfahren einverstanden? 

Tino: Nach Einstellung sollte das intern bzw. zumindest an RK@ mitgeteilt werden, wer da neues an Bord ist und für was und wie lange.

Hannes: Verkündung im Plenum? Durch Vorstandsbeschluss.

Gwyn: Gern dann auch noch mal ne Mail oder im RK durch Personal.

Hannes: Proaktive Nennung im RK durch Referat Personal.

Paul: Stelle Entgeltabrechnung macht das auch!

• Was ist zu tun? Mail an Gregor mit angestrebtem Prozess

• Durch wen? kan@ (Hanni :))

• Bis wann? Im Rahmen der Sitzungsnachbereitung bis 14.03

IV. Projektierung Begleitung Re-Systemakkreditierung

Hinsichtlich Verantwortlichkeiten und Dokumentation könnte es womöglich sinnvoll sein, dafür eine Art Projekt zu starten, vielleicht ähnlich der damaligen Arbeitsgruppe Systemakkreditierung, nur eben nur für den StuRa. Tino hatte auch vorgeschlagen, dafür eine SHK-Stelle einzusetzen, inkl. Vorschlag von Mäxchen für diese.

Erscheint Sinnvoll, Stelle kann gerne geschaffen werden in Kollaboration mit qm@

Wo sehen wir die Verantwortlichkeit für Re-SysAkk? 

bei QM?

aka es gibt die "Koordinationsstelle" und QM ist weisungsberechtigt

Tino: Ich würde behaupten, dass für die BuFaK damals auch keine extra Stelle im Stellenplan geschaffen wurde. Würde nicht mal behaupten, dass da richtig gewählt wurde, sondern es wurde einfach jemand bestimmt durch damals HoPo/Vorstand. Egal wie, wäre es gut eine Stellvertretung zu benennen. 

vat@: Gemeint ist doch aber jetzt eine Stelle als Anstellung von Student:innen. (Das gab es zu Zeiten der Ausrichtung der BuFaK gar nicht und ist ja auch was ganz anderes. Oder?)

Tino: Dann denke ich, dass meine Anfrage (vor einiger Zeit) zum Thema Projektleitung und klares Benennen und Verantwortlichkeiten hier nicht inkludiert ist... Ich kann das auch gern selbst ins Plenum tragen oder einfach machen was ich denke. 

vat@: Eine Stelle - im Sinne von Amt - bei qm@ zu schaffen ist doch sicherlich einfach möglich. (Das bietet sich ja im Bereich Akkreditierung gut an.)

Tino: Die schaffe ich also einfach selbst im Referat und benenne dann Christine Müller?

vat@: Klar! :-D Das verantwortet die Leitung des Referates. :-)

Tino: Deal :D

vat@: Bezogen auf den Vergleich zur BuFaK (siehe Link [1]) Und da hat das auch die Leitung des Referates (Hochschulpolitik) - ferner der Bereich Bund - "geschaffen".

vat@: Neben dem "inoffiziellen" Projekt (siehe Link [2]) könnte ja ein offizielles à la "Re-Systemakkreditierung 2023" oder so geschaffen werden. Dazu könnte dann (siehe Link [3]) gleich weiterverwendet werden.

Gwyn: Ablage sollte klar sein. Projektleitung sollte definiert werden (Plenum?)

Hannes: QM kümmert sich. Die Verantwortlichkeit liegt bei ihnen. Möchte nicht, dass alles aus den Referaten zum Vorstand gezogen wird.

Max: For the record, auch wegen der Stelle: Ich werde es nicht machen. Werde ich auch Tino noch einmal sagen.

Zusammenfassung: Es soll ein Projekt Re-Systemakkreditierung 2023 beim Referat QM geschaffen werden mit einem Amt Projektleitung als "Koordinationsstelle". Die Kommunikation (insbesondere per Mail) ist darüber abzuhalten, z.B. sys.akk@stura.htw-dresden.de ("alter" Mail-Verteiler vom früheren Projekt), ebenso wie die Ablage von Dokumenten und Inhalten.

Für dieses Projekt kann eine Stelle Zuständigkeit Koordination Re-Systemakkreditierung 2023 geschaffen werden, die dem Referat QM zugeordnet ist und Bezug zum Projekt hat.

Das Referat QM ist generell für die Begleitung der Re-Systemakkreditierung zuständig.

• Was ist zu tun? Schaffen des Projektes durch QM, Erarbeitung einer SHK Stellenausschreibung bei Bedarf

• Durch wen? QM (Gwyn beantwortet die Mail vom 02.02.2022, 14:24)

• Bis wann? übernächste Sitzung vom Vorstand in etwa in 4 Wochen (etwa 04.04.22)

V. Einfordern von Informationen aus den Dekaninnenberatungen

Wir dürfen zu bestimmten Themen dann gern nachfragen, aber wir wissen ja nicht einmal was dort überhaupt besprochen wurden sein könnte. Schwierig!

• Was ist zu tun? Antrag Plenum Aufnahme in Forderungskatalog

• Durch wen? riegel@?!

• Bis wann? Ende Antragsfrist nächstes Plenum, notfalls für die nachfolgende Sitzung (vom Plenum)

VI. "Aufteilung" der "Zuständigkeiten" für die Übernahme der kommissarischen Funktion zur Leitung der Referate

Die unbesetzten Referate sind aktuell wie folgt aufgeteilt: 

Gwyn: internationales@, oea@ (Komm.), soziales@

Hannes: finanzen@ (wenn Fulli nicht antwortet), hopo@, verwaltung@ (komm.), kultur@

Jede kann in ihren Referaten Beschlüsse ohne die Zustimmung des restlichen Vorstandes fassen.

Wobei in allen Referaten, wo eine stellv. existiert, angestrebt wird, dass diese Person zumindest im RK die Stimme des Referats übernimmt.

Sollte es zu Problemen innerhalb oder mit dem Präsidium kommen, kümmert sich Gwyn darum.

vat@: Was ist der Unterschied zwischen "kommissarisch" und der anderen beschriebenen Form der Zuständigkeit (beispielsweise auch allein Entscheidungen treffen zu können)? Da ist ja kaum was erkennbar. Oder? Wenn es das Mitlesen von Mail wäre, dann wäre das aber wenig.

Hannes: Kommissarische Leitung sollte auch proaktiv im und für das Referat arbeiten. Diese Abgrenzung für uns ist für den Fall, dass was "aufläuft".

Paul: Mal zum Plenum bekannt geben? Eben auch dass das vermeintlich "fragwürdige" Verhalten seine Richtigkeit hat.

• Was ist zu tun? unter Berichte im nächsten Plenum bekannt geben

• Durch wen? hanni@

• Bis wann? 22.03. Einreichung zur kommenden Sitzung Plenum

ß. Weiteres

ß.I How to AE 2022-I?

vat@: Wer macht wie AE 2022-I? Das ist nur ein Hinweis ("Spoiler" fürs Problem, dass da was gemacht werden sollte).

Gwyn: Hanni. (wurde zumindest beim letzten mal von Boxi eingearbeitet) Spannende neue Dimension dabei: Klares Abgrenzen von so schon bezahlter Arbeit und AE-würdiger Arbeit.

Tino: In diesem Zusammenhang wäre eine Auszahlung der AE Q4 21 auch nett ;)

vat@: Ist dem Vorstand bekannt wo es da (2021-IV) hängt?

vat@: Eigentlich ist das doch schon fertig gewesen, oder? Wurde das mal "bekanntgegeben". Hinsichtlich 2022-III wurde das (siehe Link) bekanntgegeben. Scheint aber noch beim Ausschuss (Personelles) als Entwurf "rumzuliegen". w00t?

Hannes hakt noch mal nach.

Z. nächste Sitzung

duudlen zu kommenden Sitzungsterminen, bitte erstellen @hanni

riegel@ kann hoffentlich fast immer ab 17:00