Datum: 17.01.2022
Sitzungsleitung: Tino Köhler 
Redeleitung: Tino Köhler
Mitschrift: Gwyn Hirschfeld, Theresa Minister
Sitzungsbeginn: 18:08
Sitzungsende: 18:41

Teilnehmer:innen

Referat Finanzen

• Florian Fuhlroth (kommissarisch) vertreten durch den Vorstand

Referat Hochschulpolitik

• vertreten durch den Vorstand

Referat Internationales

• vertreten durch den Vorstand

Referat Kultur

• vertreten durch den Vorstand

Referat Öffentlichkeitsarbeit

• Gwyneth Hirschfeld (kommissarisch)

Referat Personal

• Gregor Müller

Referat Qualitätsmanagement

• Tino Köhler

Referat Sport

• Sarah Eule

Referat Soziales

• vertreten durch den Vorstand

Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

• Hannes Günther
• (Elisa Range)

Referat Studium

• Gwyneth Hirschfeld
• (Hannes Günther)

Gäst*innen/ Vertreter*innen irgendwelcher Interessen, Präsidium, Vorstand

• Theresa (p@)
• Jasmin (p@)

andere Mitglieder

0. Formalia

0.1. Begrüßung zur Sitzung

0.2. Hinweis zur Audio-Aufzeichnung der Sitzung

0.3. Mitgliedschaft

0.3.1. Referatskollegium

0.3.2. Referate und Bereiche

0.4. Feststellung der Beschlussfähigkeit

• Aktuell sind 7 Referate von 11 Referaten besetzt. Im Übrigen ist davon 3 Referate geschäftsführend durch die vorherige Legislatur vertreten.
• Es sind 10 Referate durch Anwesenheit vertreten. Im Übrigen sind davon 5 Referate durch den Vorstand vertreten.

10 Anwesende von 11 Stimmberechtigten -->  beschlussfähig

0.5. Bestellung der Redeleitung und Protokollführung

Sitzungsleitung

• Tino

Redeleitung

• Tino

Mitschrift

• Gwyn, Theresa

0.6. Fragen zu Verfahren (im Referatskollegium)

0.7. Verabschiedung der Tagesordnung

0.7.1. Ausnahme von Tagesordnungspunkten, die nach der Frist eingereicht wurden

0.7.2. Behandlung von Tagesordnungspunkten, deren Antragstellerinnen oder Antragsteller nicht anwesend sind

0.7.3. Tagesordnung (Abstimmung)

0.8. Verabschiedung der Protokolle

0.8.1. Bekanntgabe von Entwürfen für Protokolle

0.8.2. Bekanntgabe der Verabschiedung von Protokollen

ITOPs

ITOP I: Kontrollinstanz für Bearbeitung und Beantwortung von Mails

Vorstand/Kanzlei: Dem Vorstand ist vermehrt aufgefallen, dass Mails liegenbleiben oder nicht beantwortet werden. Dies soll zukünftig verhindert werden, indem eine Person eingesetzt wird, die die Bearbeitung und Beantwortung von Mails vorantreibt und kontrolliert. Diese Person/Stelle (?) müsste dann auch auf allen Mailverteilern stehen und wir sind uns bewusst, dass das ein enormer Zusatzaufwand ist, aber als StuRa sollten wir den Anspruch haben, alle Mails binnen 3 Werktagen zu beantworten, selbst wenn das nur ein "Nein, danke" oder "lies hier nach" ist. Wichtig um Präsenz/ Ansprechbarkeit zu zeigen. Die Konsequenz der Nichtbeantwortung durch zuständige Stellen wäre die Bearbeitung und Beantwortung durch den Vorstand bzw. die Kanzlei.
Hannes: Noch nicht gleich, aber mutmaßlich ab Februar, wenn Gwyn mit im Vorstand ist. Nicht dass die Referatsleitungen sich dann wundern, wenn jemand anderes Mails beantwortet.
Gregor: Warum auf allen Verteilern?
Gwyn: Es geht darum, dass jede Mail, die an den StuRa geht auch eine Antwort bekommt. Sowohl von Studierenden, als auch von Organisationen etc. Da gehen eben auch Mails nicht nur an den Vorstand, sondern auch an Referate. Und es sollten einfach alle Mails beantwortet werden. 
Tino: Finde das sinnvoll, besonders Mails an stura@ zuweisen an Stellen. Wie soll denn der Arbeitsablauf sein? Wird die Leitung dann noch mal gefragt? Weist die Stelle nur drauf hin oder antwortet die Stelle drauf?
Gregor: Danke, das finde ich sinnvoll
Hannes: Wäre sinnvoll als SHK. Das braucht auch noch einen Moment mit sinnvollem Konzept. Im Idealfall wird noch mal genervt, wenn da keine Reaktion kommt wird die Mail beantwortet. Wenn das eine Frage ist, die auch von anderen Stellen beantwortet werden kann, schick. Wenn nicht, ist halt dann Aufgabe für die SHK.
Tino: Dann ist das quasi eine Ankündigung für einen zukünftigen TOP?
Hannes: Vielleicht eher ein Hilfeschrei. Sollte nicht nötig sein, aber ist es momentan. In Zukunft wird es dazu etwas Konkreteres geben. 
Tino: Gibt es denn konkreten Anlass? Dafür ist ja eigentlich das RK gedacht.
Hannes: Hast du die letzten Wochen Emails gelesen? Es hängt an jeder Stelle und Mails werden nicht zeitnah beantwortet. 
Tino: Vorstand/Kanzlei hat ja gerade alle Verteiler, weil keine Menschen da sind. Gibt es konkrete Anfragen an Referate, die verloren gegangen sind, oder generell?
Hannes: Ich kann keine Rückmeldung zu verlorenen Mails geben. Es kamen wiederholte Anfragen an anderen Stellen auf.
Gwyn: Es betrifft auch die FAKs. Ansonsten kann das Thema auch der Vorstand klären. 
Tino: Ist ja Anlass der Referate, also auch im RK zu klären. Bei den FAKs ist ja noch mal was anderes. Und auch da nachvollziehbar, weil da Mails versacken. Die Frage ist, ob das auch gerade bei den besetzten Referaten geschieht und es deswegen eine SHK Stelle benötigt. Ich versuche es nur zu verstehen, aber es gibt ja anscheinend ohnehin kein Konzept und das Thema wird nochmal vorgestellt.

ITOP II: Mitarbeiterin des Monats Dezember 

Personal: Frau R. war nun über 10 Jahre für den StuRa HTW Dresden beschäftig. Stehts wirkte Sie mit vollem Tatendrang und Liebe zum Detail mit und unterstütze den StuRa durch Ihre fundierten Fachkompetenzen. Dieses langjährige Engagement möchten wir durch den Titel "Mitarbeiterin des Monats" nochmals hervorheben.
Tino: Kannst du generell was zum Abschied sagen?
Gregor: Alles in allem war die Verabschiedung gut. 

Y. Kollaborationen

Tino: Gern mal die Erstiumfrage ab Zeile 70 gegenlesen: https://pentapad.c3d2.de/p/Erstiumfrage_2021-2022#L70
Wird zur Sitzung am Mittwoch 17 Uhr finalisiert

nächste Umfragen: MobiBike, Bib, Mensa

Gregor: Gwyn hat den Vorschlag gemacht, dass wir das Projekt "Mitarbeiterin des Monats" mehr Bedeutung schenken und dies mehr "feiern" könnten. Der Vorschlag ist, dass man einfach ein bisschen mehr dazu schreibt und es über ÖA mehr veröffentlicht. So kann auch was die Menschen gemacht haben besser in den Fokus gerückt werden. Ich finde das eine tolle Idee und wir probieren das jetzt mal im Januar aus.
Hannes: Finde das nach Außen schwierig. Dachte das war so eine interne Sache.
Gwyn: Ja, bisher immer intern. Jetzt soll das nach Außen getragen werden, um dem StuRa nahbarer zu machen und um den Menschen, die sich hier engagieren, bisschen ein Dankeschön zurück zu geben. Wollten ja auch mal alle Ämter vorstellen und dadurch bekommen diese auch wieder ein Gesicht. 
Gregor: Das war als internes Ding gedacht, aber die Reaktion ist von allen ja immer positiv gewesen. Auch schön, um den Monat Revue passieren zu lassen. Und wenn man da ein paar Sätze mehr findet und gleich noch ein Amt mit erklären kann, find ich schön das zu verbinden. Man kann es ja mal ausprobieren.
Tino: Also im Grunde wird es ein charmanter Weg um die Referate bzw. Teile des StuRa vorzustellen? Es soll dann quasi dennoch das besondere Mitwirken in dem Monat geehrt werden? Wie gewährleistet man, dass das nicht immer die selben Menschen sind?
Gregor: Wie bisher: personal@ kürt willkürlich jemanden. Spricht sich vorher mit Menschen ab. Bisher hat das ja auch sehr gut geklappt.

Gregor wünscht ein Meinungsbild unter den Anwesenden

Hannes: Für uns entsteht dadurch ein Mehrwert, aber wie sieht es mit den Studierenden aus?
Gregor: StuRa mehr in den Fokus gerückt, die Tätigkeiten genauso. Der Informationsfluss wird gesteigert. 

Meinungsbild:
Soll der StuRa das Mittel "Mitarbeiterin des Monats" umgestalten und es öffentlichkeitswirksam für die Studierenden gestalten? 
unter allen Anwesenden
Ergebnis: 3/1 --> positiv

O. Mögliche kommende Tagesordnungspunkte

Tino: Wahlen!? -> Plenum FakRa Senat
Typischerweise passiert Februar bis Mitte März recht wenig im StuRa und die Wahlen stehen wieder im Mai an. Wir sollten uns abklären, wie wir für die Wahlen bewerben, wo wir priorisieren und welchen Anspruch wir erheben wollen. 

Z. Weiteres

Paul: Wie ist das mit anstehenden Themen mit Relevanz im Senat? Der Antrag von Susanne soll zurückgezogen werden? Was ist mit den Senatskommissionen? Will man da was machen oder nicht? Habe Angst, dass die Themen sonst verschwinden.



Ende der Sitzung: 18:40
Nächste Sitzung: 24.01.? Klären! Mutmaßlich letzte Sitzung vor den Prüfungen