Protokoll 1. Sitzung Referat Personal 2022/2023

12.09.2022
17:30 Uhr
Beginn: 17:36 Uhr

Anwesende:

• Gwyn Hirschfeld
• Sophia von Asow
• Paul Riegel
• Michael Leopold (MLp)
• (Hannes Günther)

TOP 1 Bestellung Mitglieder

Der StuRa möge beschließen Sophia von Asow als Mitglied des Referates Personal zu bestellen.

Da das Referat unbesetzt ist, stimmt der Vorstand hierüber ab.

Ergebnis: 2/0/0 --> angenommen

ITOP I Weiterführung Personalkonzept/Umsetzung Stellenplan 2022/2023

Entscheidungen zu:

• welche Stellen werden weiter geführt
• wer besetzt welche Stellen (weiter)

Die Entscheidungen werden direkt in https://www.stura.htw-dresden.de/members/SophiavonAsow/einzelne-stellen festgelegt und festgehalten.

To Dos:

• Anpassung Ausschreibungen --> Ausschreibungs-Angestellte
  • Vorstand
    • 3x Zuständigkeit Verwaltung zu erledigende Aufgaben (je 40 h + 20 h/Monat)
      • Zusammenführung der Zuständigkeit Ermittlung und Zuständigkeit Verwaltung zu erledigende Aufgaben
      • Erweiterung um: Betreuung Erledigung zu erledigende Aufgaben
    • Zuständigkeit Verwaltung Termine und Sitzungen
      • Erweiterung um den Sitzungsaspekt
  • Präsidium
    • Zuständigkeit Antragsverwaltung (40 h/Monat)
      • raus: Beschlussverwaltung
    • Zuständigkeit Beschlussverwaltung (10 h/Monat)
      • Zuständigkeit Ausfertigung (Ordnungen)
      • dazu: Beschlussverwaltung (Eintragung Abstimmungsergebnisse und Sitzungsdaten, Ausdrucken, Abheften)
    • Zuständigkeit Protokollierung (20 h/Monat)
      • raus: Verwaltung Anwesenheitslisten
    • Zuständigkeit Assistenz Sitzungsleitung (20 h/Monat)
      • dazu: Vorbereitung von Wahlen
  • Personal
    • Zuständigkeit Ausschreibung (20 h/Monat)
      • Zusammenführung von: Amts- und Stellenausschreibungen
    • Zuständigkeit Darstellung Stellenplan (Organigramm) (hier) streichen
    • Zuständigkeit Assistenz Bescheinigung Mitwirkung (hier) streichen
  • studentische Selbstverwaltung & Organisation
    • Zuständigkeit Mitgliederverwaltung
      • Zusammenführung von: online + offline + Organigramm + Bescheinigung Mitwirkung
  • Finanzen
    • Zuständigkeit Finanzprüfung --> Stand?

Archiv bei Referat Personal mit alten Stellenausschreibungen

• nur neue Ausschreibungen sollen im jeweiligen Ordner der Referate etc. liegen
• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/anstellung-von-studentinnen/veraltete-ausschreibungen/

für alle Ausschreibungen: Arbeitssprache mit einfügen!
-> SvA an Joyce kommunizieren (done)

• Schaffung Zuständigkeit Konzeption Ablage 2023
  • neue Systematik zur Ablage von Dokumenten erarbeiten und umsetzen
  • --> Stand?

• J*** sagen, dass Mitwirkung wegfällt
• -> SvA (done)
• J*** fragen, ob sie die ganze Mitgliederverwaltung haben will
  • falls nicht, J*** 50%?
  • -> Gwyn

• Mail an alle Studis

-> Gwyn

• Änderungsverträge aufsetzen
  • Erhöhung Mindestlohn auf 12 €

-> SvA bereitet Verträge vor (done)

• Meldung Lohnbüro

-> Gwyn (done)

 

• Anpassung AnstelleVO

-> Gwyn (done)
siehe 2. Sitzung Vorstand 2022/2023

• Anpassung Seite Austausch zur Einstellung

-> SvA

Ausschreibungen

per eigenständige Mail an alle Studierenden
sobald die Ausschreibungen fertig sind
ab 01.10. Beginn Anstellungen (frühestens)
Frist für Bewerbung: 2 Wochen ab Ausschreibung

zusätzlich noch mal im Newsletter Anfang Oktober

Mailverteiler shk.angestellte@ aktualisieren

sollte zum 30.09. passieren

Nachtrag Stand Ausschreibungen (2022-09-13):
Akkreditierung: fertig, kann so ausgeschrieben werden
Projekt Ablage: gibt Entwurf, Elli meinte sie muss nochmal die Stelle insgesamt/die Aufgaben überdenken
Finanzprüfung: von J*** aus fertig, Fulli hat noch nicht geantwortet 

Nachtrag Ausschreibungen (2022-09-14):
Finanzprüfung: Fulli meinte er hätte das auch eher schon mal abgesegnet. Aus seiner Sicht passt das, nur das mit den FSRä muss noch raus

ITOP II Ideen Rekrutierung und Integration

Vorlesungen besuchen

Rekru-Veranstaltung zum Beginn vom Semester!
18.10.! 15 Uhr
der Termin soll auch direkt mit bei der ESE beworben werden
Glühwein, Plätzchen, whatever
18:30 Plenum

Menschen, die sich beratend zurückgemeldet hatten, wurden noch nicht on-ge-boarded.

• we dunno whatchu mean Hannes
• dirk@ am 13.09: das kommt eigentlich von gwyn aus dem pad der v@ sitzung, habs nur kopiert, ich glaube es war mindestens: 
• Viviane Siiri Rietzsch ("Studentin im 2. Semester Umweltmonitoring und würde hiermit gerne als beratendes Mitglied und Mitarbeiterin des Bereich Ökologie kandidiere")
• Viktoria Proksch mutmaßlich durch kino@ geonboardet

Newsletter ging im September mit Rekru-Inhalt raus.

How To für RL schreiben: wie behalte ich Neue? Wie befähige ich sie Aufgaben zu übernehmen?

regelmäßigere Sitzungskultur!
gemeinsames Arbeiten -> damit Neue fix mal was fragen können (RK-terfrühstück?)

Aufgaben im Ticketsystem oder Projekte zum Einstieg (https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/int/projekte-zum-einsteig) pflegen
"Einstiegsfreundlichkeit" mit ausweisen

X. Weiteres

Energiepreispauschale (EPP)

kriegen alle Hauptbeschäftigten über den StuRa als Arbeitgeberin
wird über Lohnbüro abgerechnet und dann von uns ausgezahlt
wir müssen schauen, wie wir das über die Lohnsteuer zurück gerechnet bekommen bzw. uns sonst noch was vom Finanzamt beantragen
--> Fulli fragen (done)

Heizkostenzuschuss

bekommen alle Studis?
wie ausgezahlt?
Ergebnis Recherche SvA:
bekommen nur Studis, die BAföG bekommen
wird zusammen mit BAföG-Zahlung überwiesen

Frage zu "hinterher hängenden Stellen" und deren Herangehens- bzw. Umgangsweise

MLp: Ich frage mich wie genau wir jetzt mit hinterher hängenden (betrifft Instandhaltung-IT) Stellen umgehen? 
Warum hängt diese in meinen Augen hinterher? - Alle anderen Stellen hatten bereits einen langen Zeitraum sich zu entwickeln. IT im Vergleich eher nicht.
SvA: kann man nix machen
wird wieder ausgeschrieben und wir schauen was passiert

andere Mitglieder

Nachtrag 2022-09-14:
Alina meinte sie kann vorerst nicht weiter im Referat mitwirken, würde aber die Rekru-Veranstaltung am 18.10. mit organisieren
Rico meinte "muss mal schauen wie ich es dann nächstes Semester hinbekomme"

Z. Nächste Sitzung

so bald wie möglich
nach Absprache


Ende: 21:55 Uhr

-> SvA (done)