How to angestellte:r Student:in

Willkommen beim StuRa!

Dieses How to soll dir einige Fragen zu deiner Anstellung als Verwaltungsangestellte beim StuRa beantworten und dich über deine Rechte und Pflichten aufklären.

Weiteres ist in deinem Arbeitsvertrag und in der Angestelltenverordnung der Studentinnenschaft (AnstelleVO) geregelt.

Einordnung

Begriff Zuständigkeit

Mit der Begrifflichkeit Zuständigkeit ist der Versuch gewagt, dass (ausschließlich) alle Stellen für die Anstellung von Student:innen begrifflich erkennbar sind. Für eine Funktion als Zuständigkeit soll ein Arbeitsverhältnis die Grundlage sein, was ein wesentlicher Unterschied zu allen anderen Funktionen im StuRa, wie z.B. Ämtern, ist.
Eine weitere kleine Ausnahme sind noch die wenigen Stellen als langfristige Verwaltungsangestellte (nach TV-L).

Begriff fachliche Weisung

Deine fachliche Weisung ist deine direkte Vorgesetzte. In der Regel ist das die Leitung des Referates (und/oder ihre Stellvertretung), zu welchem deine Stelle zugeordnet ist. Es kann auch das Präsidium oder der Vorstand sein, oder jeweils einzelne Mitglieder dessen.

Deine fachliche Weisung ist deine Ansprechstelle zu allem, was die Arbeitsinhalte deiner Stelle anbelangt. Sie kann dir also Fragen zu deinem Arbeitsalltag und den Aufgaben beantworten, die du als Angestellte erledigen sollst.

Wer deine fachliche Weisung ist, findest du in der Stellenausschreibung zu deiner Stelle, ganz unten unter "Zuordnung".

Begriff disziplinarische Weisung

Neben der fachlichen Weisung gibt es noch die disziplinarische Weisung in Form der Leitung des Referates Personal (und/oder ihrer Stellvertretung). Sie kann "fachlich" wenig beitragen und beantworten, sondern ist für alle organisatorischen Aspekte rund um deine Anstellung zuständig. Du kannst sie dir ein bisschen wie die HR-/Personalabteilung vorstellen.
Die disziplinarische Weisung ist u.a. auch dafür zuständig Personalgespräche zu führen oder Mahnungen auszusprechen.

Sollte es zu personellen Problemen kommen, ist deine Ansprechperson die Leitung des Referates Personal.
Bei zwischenmenschlichen Belangen kannst du dich auch jederzeit (zusätzlich) an die die Beauftragung Kollegialiät wenden.

Bei menschlichen - also nicht die Aufgaben und Anforderungen der Stelle betreffenden - Problemen mit Mitgliedern oder anderen Angestellten im StuRa kann ein "förmliches" Gespräch aller Beteiligten stattfinden. Hierbei sind von StuRa-Seite mindestens die Leitung des Referates Personal sowie die Beauftragung Kollegialität anwesend.

Einarbeitung

Arbeitsabläufe

Zu jeder Stelle sollte es (eigentlich) eine konservierte solide Einarbeitung von den Vorherigen, die auf deiner Stelle gearbeitet haben, geben, auch "How to" genannt. Dies ist eine Art Arbeitsplatzbeschreibung und sollte dir alle Abläufe und Aufgaben erklären, die du in der Stelle erledigen sollst.
Auch die Stellenausschreibung deiner Stelle hilft dir als Leitfaden und Anhaltspunkt für deine Arbeitsabläufe und sollte zwingend studiert werden.

Beides findest du im jeweiligen Ordner deiner Stelle auf der Website:

• entweder gehst du auf die Stellenausschreibung zu deiner Stelle
• oder du gehst auf den Ordner des Referates, dem deine Stelle zugeordnet ist, bzw. des Präsidium bzw. des Vorstand > Stellen > Bezeichnung deiner Stelle

Es ist deine Aufgabe als Angestellte dieses How to für Nachfolgende zu verbessern!

Aus verschiedenen Gründen ist leider nicht immer eine (qualitativ hochwertige) Einarbeitung/How to vorhanden. Ist das der Fall, bekommst du eine persönliche Einarbeitung. Diese solltest du entsprechend dokumentieren, um ein How to daraus zu erstellen.

Bis zu einem Viertel deiner Arbeitszeit könntest du "pauschal" für die Verbesserung der Einarbeitung zu deiner Stelle verwenden. Sollte es - außergewöhnlicherweise - dafür sogar noch mehr Zeit bedürfen, kann das mit deiner fachlichen Weisung abgesprochen werden, sodass entschieden werden kann sogar darüber hinaus Arbeitszeit dafür zu verwenden.

Kommunikation

Der Großteil der Kommunikation läuft im StuRa über E-Mail. Du erhältst eine personenbezogene (dienstliche) Mail-Adresse beim StuRa, in der Regel nachname@stura.htw-dresden.de. Die Mail-Adresse ist eine Weiterleitung an deinen Mail-Account bei der Hochschule.
Es soll jedoch regulär nicht über die persönliche Mail-Adresse, sondern über Funktionsadressen und entsprechende Mail-Verteiler kommuniziert werden.

Als Angestellte bist du auch über die Mail-Adresse für die Funktion, für die du arbeitest, erreichbar, also in der Regel das Referat bzw. ein Bereich, dem deine Stelle zuzuordnen ist, bzw. Präsidium oder Vorstand/Kanzlei. Welche Mail-Adresse das genau ist, kannst du dem How to für deine Stelle entnehmen.
Mails an die Funktionsadressen empfangen demnach alle Personen, die auch für die Funktion arbeiten und dafür die Verantwortung tragen.
Versendest du Mails als Angestellte, sollst du deshalb stets auch die Funktionsadresse mit ins CC nehmen, damit auch alle anderen Personen in der Funktion die Korrespondenz verfolgen können.

Bei fast keiner Stelle ist vorgesehen, dass du nach außen kommunizieren musst.

Sollst du Mails von deiner Funktion oder anderen StuRa-Adressen aus versenden, ist eine Einrichtung notwendig, da das Versenden von Mails beim StuRa leider nicht ganz so trivial läuft. Dabei kann dir die Anleitung im Wiki oder deine fachliche Weisung helfen.

Datengeheimnis

Du musst alle Datengeheimnisse wahren (siehe § 6 SächsDSG). Darauf muss dich der StuRa sogar verpflichten. Du musst eine Erklärung auf das Datengeheimnis abgegeben mittels Formular, das beim Referat Personal einzureichen ist.

Organisatorisches zur Anstellung

Arbeitszeit und Stundenzettel

Deine Arbeitszeit kannst du dir grundsätzlich frei einteilen und auch am Wochenende oder nachts arbeiten. Zuschläge gibt es dafür allerdings nicht.
Einige Stellen erfordern es aber, dass du zu gewissen Zeiten anwesend/erreichbar bist. Wenn du dir Termine mit anderen Personen ausmachst, solltest du natürlich auch da sein.

Du hast Stundenzettel als Nachweis deiner Arbeitszeit zu führen. Darin solltest du auch vermerken, woran genau du gearbeitet hast bzw. welche Ergebnisse du erzielt hast. Pausen werden keine geschrieben.
Nutze bitte die Vorlage für Stundenzettel.
Stundenzettel sind zum Monatsende bei deiner fachlichen Weisung einzureichen!
Sprich am besten mit deiner fachlichen Weisung ab, in welcher Form. Sinnvoll ist eine Ablage der Stundenzettel im Ordner deiner Stelle auf der Website.
Deine fachliche Weisung bestätigt deine Stundenzettel und leitet sie dann an das Referat Personal weiter, welches dein Arbeitszeitkonto führt.

Es ist möglich, dass du Plus- oder Minusstunden ansammelst. Das kann sinnvoll sein, damit du beispielsweise in der Prüfungsphase weniger arbeiten musst.
Plusstunden sollen den Umfang von zwei Arbeitsmonaten nicht überschreiten. Halte im Zweifel mit deiner fachlichen Weisung bzw. dem Referat Personal Rücksprache.
Minusstunden dürfen den Umfang von einem Arbeitsmonat nicht überschreiten! Sollte es passieren, dass du alle Aufgaben deiner Stelle erfüllt hast, aber nicht auf deine Stunden kommst, halte mit deiner fachlichen Weisung Rücksprache, damit sie dir ähnlich geartete Aufgaben zuweisen kann.

Arbeitsplatz und Zugänge

Deinen Arbeitsplatz kannst du dir grundsätzlich selbst aussuchen. Du kannst die verschiedenen freien Arbeitsplätze im StuRa nutzen oder von Zuhause arbeiten.
Einige Stellen erfordern es allerdings, dass du vor Ort arbeitest. Sprich dies im Zweifel mit deiner fachlichen Weisung oder dem Referat Personal ab.

Du hast zu jeder Zeit Zugang zu den Räumlichkeiten des StuRa im A-Gebäude. Eventuell (z.B. nachts) benötigst du dafür deinen Studiausweis. Solltest du noch keinen Zugang haben, wende dich an das Referat Personal.

Zugang zu bestimmten Räumen/Schränken/Safes erhältst du, sofern dies deine Stelle erfordert.

Einen Zugang zum internen Bereich der Website erhältst du automatisch, wie auch deine Mail-Adresse.
Solltest du für deine Stelle den Zugang zu weiteren Webservices, etwa Aufgabenumsetzungssystem oder Cloud, benötigen, kümmert sich deine fachliche Weisung gern darum.

Solltest du über keine eigenen Arbeitsmittel verfügen, z.B. einen Laptop, kannst du dir diese für die Dauer deiner Anstellung beim StuRa leihen.

Krankheit

Damit ein Anspruch auf Lohnfortzahlung bei Krankheit besteht, musst du auch deine Meldepflicht gemäß §5 Entgeltfortzahlungsgesetz (EntgFG) erfüllen. Du bist demnach verpflichtet unverzüglich darüber zu informieren, dass du arbeitsunfähig bist.

Solltest du krank werden, gib bitte umgehend deiner fachlichen Weisung und dem Referat Personal/Bereich Angestellte per Mail Bescheid. Bitte gib auch an, bis wann in etwa du krank bist, damit evtl. ein Ersatz für die Zeit gefunden werden kann.

Deine Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung (AU) solltest du innerhalb von drei Tagen beim Referat Personal einreichen, entweder per Mail an angestellte@ oder in Papierform.
Nutzt deine Ärztin die elektronische AU (eAU), dann meldest du bitte den voraussichtlichen Zeitraum der Krankheit, den die Ärztin angegeben hat, und den Tag des Arztbesuches an angestellte@.

Der Krankheitszeitraum kannst du mithilfe dieser Berechnung in Stunden übertragen und als Plusstunden auf dem Stundenzettel für den betreffenden Monat vermerken.

Urlaub

Grundsätzlich besteht ein Urlaubsanspruch gemäß Bundesurlaubsgesetz von 24 Tagen je Kalenderjahr.
Da sich die Urlaubstage bedingt gut auf unser Zeitkontenmodell übertragen lassen, gilt folgende Festlegung:

Ermittlung des Urlaubsanspruches

Genommener Urlaub ist also als Plusstunden auf dem Stundenzettel für den betreffenden Monat zu vermerken.

Dein Urlaubsanspruch muss nicht am Stück genommen werden, sondern kann auch auf mehrere Monate aufgeteilt werden.

Möchtest du deinen Urlaub in Anspruch nehmen, ist dies vorab bei deiner fachlichen Weisung anzumelden.

Änderung persönliche Daten

Solltest du umziehen, eine neue Bankverbindung haben oder ähnliches, teile dies bitte umgehend dem Referat Personal/Bereich Angestellte mit.

Änderung Anstellungsverhältnisse

Wenn du ein weiteres Arbeitsverhältnis aufnimmst oder sich bei einem bestehenden etwas ändert, musst du auch dies umgehend dem Referat Personal/Bereich Angestellte mitteilen.

Auch wenn du ein Urlaubssemester nimmst, solltest du dies bitte melden, da sich Änderungen bei der Sozialversicherung ergeben können.

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