Protokoll 3. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit 2023/2024
Protokoll der 3. Sitzung des Referates Öffentlichkeitsarbeit in der Legislatur 2023/2024 öffentlicher Teil
13.11.2023
17:00 Uhr
Sitzungsbeginn : 17:04 Uhr
Anwesende:
- Jojo
- Milene/Merlin (bis 18 Uhr)
- Anny (bis 18:20 Uhr)
- Emma
- Merte
- Vali (bis 18 Uhr)
- 11
- Nils
- James
O. Stand bisheriger Aufgaben/Berichte
O.I Projekt Externe Website
Jojo: Wir haben jemanden gefunden, der sich um die technischen Aspekte kümmern würde mit Wordpress. Wir brauchen jetzt Leute fürs Schreiben der Texte und grundsätzlich fürs Aufstellen des Konzepts der Seite.
Merte: Ich kann mich prinzipiell um das Konzept und einen Teil der Texte kümmern, allerdings habe ich nicht sehr viel Zeit zur Verfügung und würde mich über Unterstützung freuen.
Merlin: Konzept könnte ich helfen!
Jojo: Man könnte MLP bitten, den bereits stehenden Versuch nochmal zu zeigen und als Anhaltspunkt zu nutzen.
11: Genau, MLPs sah soweit ich weiß gut aus und das kann man super als Grundlage nehmen, um seine Arbeit zu würdigen.
Anny: Soll ich Ben (der besagte Helfer) und Mlp nochmal fragen?
Jojo: Beide müssen gefragt werden und connected werden, wenn wir das Design gut finden.
11: Texte kann ich gerne auch überlesen sowie Fragen beantworten.
Jojo: Ich könnte nur an jeweilige Stellen verweisen.
11: Hier wären regelmäßige Arbeitstreffen sinnvoll, damit es "zügig" und dieses Mal auch was wird. Also dass man sich einfach gemeinsam zusammensetzt und daran arbeitet. So kann man auf sehr kurzen Wegen auch mal Fragen stellen.
Anny: Theoretisch könnte man mich auch wegen der Texte fragen, ich hab nur noch nicht viel Erfahrung mit solchen Themen.
11: admin@ muss nur informiert werden irgendwann.
Merte: Wollen wir dann direkt mal ein Arbeitstreffen planen?
Arbeitstreffen: Di., 21.11.23 - 16.30 Uhr
O.II Logo-Aktualisierungen
- Organigramm, Präsentationsvorlage, Plakate der Ansprechstellen --> Tina
- Monitor Z-Gebäude --> Emma & Milene (wird noch gemacht)
Wikipedia (Artikel der Hochschule)? --> Linda
- Schilder der StuRa-Räume aktualisieren --> wer möchte? (Wenn es Fragen zu der bearbeitbaren "Vorlage" (LaTeX) gibt, dann kann das verwaltung@ (mindestens riegel@) erklären. Wie bei allen anderen auch, ist es wichtig, dass das Ergebnis als weiterbearbeitbar wiederauffindbar abgelegt wird.) --> Nils
Facebook --> Jojo
O.III online-Kalender für einen Posting-Plan
--> Jojo & admin@
admin@ (riegel@) : Göran - eines der beiden sehr aktiven Mitglieder im Bereich (Administration Rechentechnik) - hatte ja angekündigt sich damit auseinanderzusetzen, um den Anforderungen gerecht zu werden. Leider schafft er (und auch sonst kein Mensch im Bereich (Administration Rechentechnik)) es sich damit auseinanderzusetzen. Sch…ande! Sorry! (Wir haben im Bereich (Administration Rechentechnik) gerade viele andere wichtigere Aufgaben zu bestreiten. Der Rechtfertigung halber könnten wir das auch ausführen.)
webservices@ (riegel@) : Dirk hat sich 2023-11-10 bereiterklärt, dass er euch zeigt wie das mit Kalendern bei Nextcloud bei ihm funktioniert. (Dirk hat da vergleichsweise gut Erfahrungen.) Bitte teilt ihm euren genauen Anwendungsfall mit. Er wird sich bemühen das zu realisieren. Anderenfalls wird (soll) er eure Anforderungen noch einmal aufnehmen, sodass wir sie (auch für den Bereich Administration Rechentechnik) richtig verstehen. [Um ehrlich zu habe ich die noch so richtig verstanden. Sind halt mehrere Kalender, die das Referat Öffentlichkeitsarbeit bekommen würden, oder?]
11: Um einen Posting-Plan könnte ich mich bis Ende Dezember kümmern. Das Gestalten und Schreiben von Texten kann ich aber nicht übernehmen.
Anny, Emma, Vali: Ich könnte dir helfen.
11: Wir könnten uns gerne zeitnah hinsetzen und schauen was alles ansteht.
Arbeitstreffen: Mo. 20.11.23 - 16:30 Uhr
O.IV Auftreten auf Portalen: LinkedIn & XING
--> Jojo
verwaltung@ wartet auf den Wunschvorschlag von oea@ welche E-Mail es sein soll. Wie wäre es mit linkedin@stura.htw-dresden.de?
Bitte umgehend denen senden und auf Umsetzung warten, damit oea@ loslegen kann.
webservices@ (riegel@) : Die Erstellung einer neuen Adresse ist eine Sache von etwa 5 Minuten. Hinsichtlich der Konfiguration - wem gehört der Mail-Verteiler, wer erhält die Mails der Mail-Adresse - kann sich sicherlich an sowas wie youtube@ oder so orientiert werden.
webservices@ (riegel@) : linkedin@ und xing@ klingt gut (und richtig). :-)
webservices@ (riegel@) : Bitte einfach Bescheid geben, dass das so erstellt werden soll. (Gern können wir das auch schnell zusammen erstellen. Vermutlich das das halt 10 min.)
MLp: Sobald die E-Mail erstellt ist, welche Aufgaben ergeben sich dann und wer setzt diese um?
TODO:
- Erstellung eines "Firmen?"-Accounts bei LinkedIn & Xing erstellen --> Zugangsdaten an leitung.verwaltung@ weitergeben
- Platzieren von entsprechenden Profildaten auf diesen Plattformen: - Logo, -Kurzbeschreibung, -Ansprechpartner etc.
- Etwas Informativen Text verfassen und in die Beschreibung setzen, damit beteiligte wissen was der StuRa HTWD ist.
Beispiel, wie das ungefähr aussehen könnte wäre ggf. unsere Gründerschmiede oder die Hochschule selbst sein
siehe: https://www.linkedin.com/showcase/gr%C3%BCndungsschmiede/ oder https://www.linkedin.com/school/hochschule-f-r-technik-und-wirtschaft/
Jojo: Die Mailadressen linkedin@ und xing@ wurden bereits erstellt, jedoch kommen die Bestätigungsmails unerklärlicherweise nicht an. Somit kann ich aktuell keine Seiten dort erstellen. Ich versuche mich weiter daran herum.
---> Ich würde dann mal den Support anschreiben, da es nicht am Mailverteiler liegt. (Jojo)
O.V Link-Sammlung
--> Merlin (in Arbeit)
O.VI Aktualisierung der Plakate der Referatsvorstellung
--> Merlin & Linda
aus der letzten Sitzung:
Anmerkung Tina: Also eigentlich muss da nichts meiner Meinung nach auf Canva gemacht werden. Auf den Plakaten sind laminierte Blätter wo handschriftlich immer die Projekte draufgeschrieben/aktualisiert werden.
Fischer: Da muss ich Tina widersprechen wegen zwei Punkten. Zu einem ist auf den Plakaten noch das alte StuRa Logo drauf (oben rechts) Und zum anderen ist auf der StuRa Website von jedem Referat diese Übersicht auch Digital zu sehen, da müsste man es ja am PC bearbeiten. Bedeutet eigentlich müsste man alle Plakate neu drucken lassen mit dem neuen Logo drauf usw.
Jojo: Das ist soweit auch der Plan, woran Merlin und Linda arbeiten.
Merlin: Das letzte Treffen fiel leider krankheitsbedingt aus. Nächstes steht aber schon.
O.VII Reinigung Stu
--> Anny & Jojo
Anny: Ich hatte einen Anbieter ohne Kopf, einmal ohne schriftlichen Kostenvoranschlag und einen guten, der alles bietet.
Anny: Die Firma heißt Färberei & Reinigung Lessing und würde 80 Euro kosten.
James: Du musst nochmal Marlene (verwaltung@) fragen, ob sie einen Beschluss gefasst hat.
Jojo: Ich frag da mal nach, aber ansonsten sind wir dafür.
* zustimmendes Schweigen *
O.VIII Neue Mehrwegbecher
--> Tom
Tom: Jau, also hatte mich da noch nicht groß drangesetzt. Hab da irgendwie &-wo gelesen, dass die Beauftragung Umwelt da auch was vorhatte, und bevor da 2 Personen der gleiche machen, wollte ich mich da erstmal absprechen. Daher kein neuer Stand.
O.IX Beachplatz-Seite Plone
--> Jojo
vat@: Links zur Buchung weist "Keine Berechtigung" aus?
---> Jojo versucht es erneut.
I. Aktuelle TOPs/ITOPs
TOP 1: Bestellung Mitglieder
Der StuRa möge beschließen
- Emma Maria Lange
- Anna Abe
- Nils Wolf
als Mitglieder des Referates Öffentlichkeitsarbeit zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!
TOP 2: Bestellung Bereichsleitung Social Media
Der StuRa möge beschließen
- Lisa Kästner
als Bereichsleitung Social Media des Referates Öffentlichkeitsarbeit zu bestellen.
Referatsleitung: Zustimmung!
ITOP 1: Canva
Entscheidung aus der letzten Sitzung: Penpot eignet sich nicht für unsere Instagram-Pläne.
admin@ (vat@) : Kann bitte nochmal klar benannt werden an welchen Funktionalitäten es scheitert? Welche Funktionalitäten sind nicht verfügbar? (Die Erklärung, dass die Anwendung (nur) weniger intuitiv ist, erscheint ein wenig dünn, auch wenn das selbstverständlich ein Nachteil ist. Im Sinne der Anforderung ist das aber nicht die Kategorie "muss" (neben den Kategorien "soll" und "kann"). Gemäß SächsDSG haben wir nämlich eigentlich die Anforderung im Sinne von "möglichst jeden Verarbeitung von Daten selbst betreiben" in der Kategorie "muss". Also selbst wenn ein Produkt "weniger intuitiv" wäre, wäre das keine ausreichende Erklärung, um "entfernt" "bei Dritten" Daten zu verarbeiten.)
admin@ (vat@) : Das (zusammengefasste) "Fachgesimple über die technischen Aspekte" könnte da vielleicht entscheidend sein. Jedenfalls soll erklärt werden können müssen, welche Funktionalität das "must have" ist, um sowas wie penpot nicht verwenden zu können.
admin@ (vat@) : Im Übrigen können wir mit dem Vergleich zu Adobe nicht viel anfangen. Adobe ist ja eine Firma, kein (einzelnes) Produkt.
Jojo: Wir wollen Drag & Drop. Und es ist besser 7 Posts im Monat mit Canva, als einen Post mit penpot im Monat.
11: Ich würde mich da kümmern als Bereichsleitung. Habt Canva Premium? Das Thema war auch schonmal im RK. (Februar 2021) Theoretisch müsste ein "Referatsleitungs-Beschluss" klappen. Aktuell würde es auch als Einzelperson im Rahmen liegen.
Jojo: Und wenn man den "Referat Öffentlichkeitsarbeit"-Account nimmt, passt es.
ITOP 2: Pinnwände
Idee aus der letzten Sitzung: Die kleine Pinnwand für Geburtstagskalender. Die große für die Projektübersicht. Jojo würde mal rumfragen wie die Stimmung im StuRa ist für die Ideen.
ol.fischer@: Wo sollen die dann aufgehängt werden?
Jojo: Marlene (verwaltung) meinte, dass sie sich ums aufhängen kümmern.
11: Man könnte für die Projekte Post-Its in 11 Farben (= 11 Referate) oder so anschaffen. Und vielleicht und Kleinigkeiten dazuschreiben, damit man weiß, was dahintersteckt. Die A105/106 würde sich anbieten.
James: Die Küche wäre auch praktisch.
--> Verschoben zur nächsten Sitzung
ITOP 3: Plakate
- Mitmach-Plakat
- Referatsvorstellungen (Flur)
X. Weiteres
X.I Umgang mit alten Plakaten und dem alten StuRa Banner und dem alten StuRa Logo Allgemein.
Fischer: Wie wollen wir mit den Plakaten und den Banner umgehen. Ich bin aktuell gerade dabei aufzuräumen und wir haben unter anderem noch das alte Banner vom StuRa. Wollen wir das aufheben als Erinnerung? Oder was machen wir damit. Ich wollte das erstmal hier besprechen bevor ich mit das Thema gerne mal in einem RK ansprechen würde. Dann haben wir das alte tolle Logo auch noch ganz groß im Raum A108 an der Wand. Des Weiteren Umzüge der Umgestaltung der Räume kriegen die Plakate alle einen neuen Platz mein Vorschlag wäre dafür entweder im Raum A002 wo aktuell Sachen zur KSS und so liegen oder alternativ was wahrscheinlich besser wäre da hin wo aktuell noch der HTW Merch liegt. Da ist mehr als genug Platz dann für Plakate von ÖA und man kommt schnell hin, wenn man die braucht.
James & 11: Das alte Banner würd ich behalten wegen der Nostalgie.
Jojo: Alles was mit dem alten Logo gefunden wird, soll der Referatsleitung ÖA, der Stellvertretung ÖA oder Bereichsleitung Erscheinungsbild gezeigt werden. Diese sollen entscheiden!
An dieser Stelle würde ich als Referatsleitung ÖA mal entscheiden. Das alte Banner würde ich aus Erinnerungsgründen behalten wollen. Das Logo an der Wand fällt in die Verantwortlichkeit von verwaltung@. Ich teile das dort mit. Die Lagerung von Dingen fällt ins Referat Verwaltung. Ich bitte nur um die Inkenntnissetzung von ÖA.
X.II FAK Bau möchte gerne eigene Instagram Seite aufmachen.
Fischer: Kleine Vorwarnung mir würde zu Ohren getragen der FAK Bau möchte seine eigene Instagram Seite aufmachen. Ich habe Mitglieder davon schon mitgeteilt, dass wir das eigentlich nicht so geil finden. Das fühlt sich so ein bisschen an wie wir wollen den FSR wieder aufleben lassen. Eventuell kommen die noch auf euch zu.
konti@ (vat@) : Theoretisch könnte das Referat (Öffentlichkeitsarbeit) fakultätsbezogene – oder studiengangsbezogene oder referatsbezogene oder jahrgangsbezogene oder …bezogene – weite Seiten (Konten) bei Instagram aufmachen. Auch die Bezeichnung - etwa FAK XYZ (StuRa HTW Dresden) - könnte das Referat dazu bestimmen. Auch die Berechtigung zusätzlich auch an andere (verantwortungsvolle) Mitglieder des StuRa abgeben wäre vorstellbar. Letztlich muss der StuRa dazu in der Lage sein, dass er das Konto "beherrscht".
vat@: Aber kann der Aufwand geleistet werden, dass es das für alle Fakultäten geben kann, also auch organisatorisch betreut werden kann? Ich sehe das nicht.
vat@: Wenn der FAK (Bau) irgendwas "raushauen" will, dann kann das auch über den StuRa gemacht werden. (Gag am Rande: Ich bin gespannt welche (fachlichen) Inhalte das sein sollen. Aufgabe eine FAK ist bekanntlich die fachliche - also inhaltliche - Arbeit zu den Belangen der Fakultät und den Studiengängen.)
vat@: Einfach mal eine kurze Nachfrage an bau@ stellen und darauf hinweisen, dass es aktuell keine Seiten (Konten) der einzelnen FAKs gibt und das auch so bleiben soll. Das wäre natürlich anders, wenn das Referat Öffentlichkeitsarbeit die Möglichkeit schaffen will (und einen Plan zum Betrieb der Konten hat).
ol.fischer@ Unschön, finde ich noch nett formuliert, finde meiner Meinung geht das gar nicht und das habe ich auch Otto und Linus, weil die danach gefragt haben nach einer Kultur Sitzung mitgeteilt, das dies nicht gewollt ist und auch nicht gemacht werden soll.
Tom: Ja, unschön und blöde, aber wenn die meinen, dass das Sinnvoll, ist dann können die das gerne machen. Sollen dann nur jeden Bezug, der mit uns missverstanden werden könnte lösen. Also StuRa, Fachschaft; Fakultätsarbeitskreis etc. raus, und dann haben die das halt. Klar soll sowas nicht passieren, aber wenn die sich da was von erhoffen, dann ist mir das egal. Verwechslungsgefahr mit uns kann passieren, und wenn die halt Bockmist bauen, dann fällt das auch auf uns zurück, aber die sind in der Hinsicht dann wie die Agrarwirte. Dickschädel, der sich nicht belehren lässt. Können höchstens da auf eine anderen Weg Versuchen dass wieder gerade zu ziehen, aber das wird dauern. Ist jedenfalls meine Sicht darauf.
11: Solange irgendein Bezug zum StuRa zu finden ist, sollte man da nochmal schauen. Solange keine Absprachen gemacht wurden, ist's nicht ok.
Jojo: Ich würde dann mal schauen, ob man denen eine Mail schreiben kann.
11: Am 15.11. um 15 Uhr ist die nächste Sitzung vom FAK Bau. Und die E-Mail-Adresse: bau@stura.htw-dresden.de
X.III Wie ist das mit Werbung?
Tom: Wie ist der aktuelle Stand, wenn man euch bittet Werbung für Aktion XYZ oder Umfrage 123 über die verschiedenen Kanäle zu verteilen? Weiß nicht wie da die Sachen sind und ihr da eine Präferierte Art habt, aber wäre ganz gut, wenn alle im StuRa wüssten, auf welchem Weg man euch da am besten erreichen könnte und um Sachen bitte würde.
Jojo: Mail.
11: Ich arbeite da in der kommenden Sitzung des Bereiches Social Media mal eine Vorlage aus, in der optimalerweise direkt Veranstaltung, Datum, Textvorschlag etc. eintragen soll.
X.IV Corporate Design
11: EIn Corporate-Design könnte man bei einem RKaterfrühstück machen.
Jojo: Wäre ich dabei!! Ich würde aber dieses Jahr noch irgendwas dazu beginnen wollen.
X.V Werbung für Lauch/ PN102a
- Wer sendet das an alle: Referat ÖA
- Auch über Whatsapp bitte, Mail und dem betreffenden Discord-Channel
- Ort/Link kommt nach von unserer Seite
Hallo liebe Pillnitzer Mitstudies,
der Aufenthaltsraum PN 102a (der mit den Sofas und den wackligen Tischen) soll in einen Arbeitsbereich für die Studierenden umgestaltet werden. Dazu möchte die Hochschule gern von euch wissen, welche Wünsche ihr für diesen neuen Arbeitsraum habt und welche Anforderungen er eurer Meinung nach erfüllen sollte.
Um diese Wünsche und Anforderungen mit euch zu diskutieren, möchten sich Vertreter/innen des Prorektorats Lehre und Studium mit euch in einem Onlinetreffen austauschen. Gern könnt ihr natürlich auch eure Wünsche direkt an uns senden: lauch@stura.htw-dresden.de, oder ihr kommt zu den Öffnungszeiten in das Servicebüro in Pillnitz (Donnerstags von 12:40 bis ca. 14 Uhr)
Hierfür wurde eine Termin am 23.11.2023 um 15 Uhr auf x.de angesetzt.
Wir hoffen auf rege Beteiligung.
Bis dahin.
Euer FAK LaUCh
---> Ich würde Tom nochmal fragen, was wir jetzt machen sollen. (Jojo)
Z. Nächste Sitzung
Themen:
- Das Thema mit den FSR Sachen auf der HTW-Seite (1. Sitzung 2023/2024, ITOP 9, teilweise)
- Für die ESEs in Zukunft einmal die Studiengänge als Vorlage zum Ausdrucken haben, wäre ganz gut
Es gibt da ein Beispiel von einer alten ESE, dazu liegt ein Ordner in der A105/A106 rum.
- Videos mit KI (Wird im Rahmen eines "How to Referatsleitung" ausgetestet. (Jojo & Gwyn))
Termin?
Tom: Eventuell wäre es für die nähere (und fernere) Zukunft ganz gut, wenn man einen Rgelmäßigen Sitzungstermin hat (z.B. ungerade Woche, immer 18:39 Uhr an Samstagen). Dann staut sich nicht so viel Zeug an, und man kann schneller mal was bereden. Entweder die Sitzung geht dann 10 Minuten, weil nicht wirklich ist, oder die läuft länger.
Wär für andere Referate und Personen dann aber schöner, wenn ihr da einen fixen Termin hättet. Nur so als freundliche Bitte.
Jojo: Ich wäre nicht so für einen fixen Termin. Aber das ist meine persönliche Situation:
Merte: Ich finde fixe Termine praktischer, weil man da einfach besser seine Woche planen kann. Aber man muss eben auch schauen, ob man einen Termin für alle findet.
11: Ich bin auch für fixen Termin.
Nils & Emma: Uns egal.
Jojo: Ich hole mir noch eine Meinung von allen ÖA-Mitgliedern und dann schauen wir in der nächsten Sitzung.
Nächster Termin: --> Umfrage
Sitzungsende: 18:44 Uhr
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