Protokoll 15. Sitzung Referat Kultur 2023/2024

Aktuelle Sitzung: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/sitzungen/2023-2024/15
Vergangen Sitzung: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/kultur/sitzungen/2023-2024/14

Ort: A105/A106
Datum: 03.06.2024
Zeit: 17:21 Uhr

Anwesende:

Christoph
Tina
Katha
Hannes
Steph
Tom
Josef
Shari (pünktlich wie immer)
Lysander
Emily
Marlene (zu spät)

ITOP 1 Wer wird neue Referatsleitung im nächsten Semester?

Hat sich hier schon was neues ergeben?

ITOP 2 Auswertung Maifeier 2024

Allgemein:

Gute Stimmung, Wetter im Laufe des Tages verbessert. Viele Studies da und auch von der Fakultätsseite einiges an Leuten da.
Mengen an Trinken waren gut kalkuliert/geschätzt, und alles ging weg.
Spiele die man mitgebracht hatte ([Riesen]Bierpong wurden gut gespielt); Gespräche untereinander (Studies und Fakultät) gab es auch, was von der Idee auch war
700 € schießt Frau Vogel zu
ca. 730 € kostete die ganze Veranstaltung
140 € Spenden von Teilnehmern
100-120 Teilnehmer (davon 83 Personen von der Fakultät die von der Verabschiedung von Frau Vogel da waren)

Was war gut?

Frau Vogel lässt Geld springen (da Sie in der Veranstaltung vorher verabschiedet wurde innerhalb der Fakultät). Dadurch gab es zwar kurz PaniC, aber danach alles Essen & Trinken gratis, was für die Stimmung natürlich sehr gut war
Keine Beschwerden von den Nachbarn :D
Grill lief, auch wenn es hier und da mal stressig war bisschen :)
~~Der Hauser hatte ne tolle Zeit XD~~

Was lief nicht so gut?

Kommunikation bzgl. der neueren Finanzierung war solala, da wir Verkauf geplant hatten, aber eigentlich nicht angesagt war. Daher ein wenig, stress, aber danach war alles gut.
Mengen die (wegen Wetter pessimistisch berechnet) ein wenig unter der Kalkulation waren wurde qua Essen knapp und musste nachgekauft werden.
keine veganen Würstchen, nur vegetarische --> kann man meiner Meinung nach dann einfach weglassen
"Nicht so gut": Das Quiz wurde nicht abgehalten, aber das lag darin begründet, dass man die Stimmung draußen zu dem Zeitpunkt nicht unterbrechen wollte, daher kann man dies als eine "Qualitätssicherung" bezeichnen.

Was könneyn wir verbessern? das y bleibt einfach jetzt Spast 😘

KOMMUMIKATION!!!!!!!!!!
Aufbau des Grills und Kühltruhen optimieren, da man hier und da nicht ran kam
- Kühltruhe mit Inhalt dahin wo es hingehört (Fleisch neben Grill; Trinken neben Bar)

ITOP 2 Auswertung Trivia Night 2024

Allgemein:

es waren nur 3 Leute da...Veranstaltung wurde abgesagt

Was war gut?

Frühzeitiges treffen
Alternativprogramm ;) +1+1

Was lief nicht so gut?

Aufgabenverteilung, wann was genau fertig sein muss bzw. abgesprochen sein muss (Kassen, Raumantrag)
Zu viele Veranstaltungen in kurzer Zeit spammt die Gruppen zu. In den letzten 10 Tagen kamen Einladungen zur Skat, Trivia Night, Beachplatz, Wahlen, Mietrechtsvortrag. Schaut man sich die Gruppen an, sind dazwischen nichtmal Nachrichten von den Studis selbst, sondern nur unsere Einladungen
Ich denke das ist eher ne Veranstaltung fürs WiSe

Was können wir verbessern?

Checkliste mit den wichtigen Dingen für eine Veranstaltung -> Zuständigkeiten/Zeiten zum abhaken
Ich denke es sollte allgemein über die Kleinteiligkeit von Veranstaltungen und die Bewerbung dafür geredet werden

ITOP 3 Semesterplan

Zusammenarbeit der verschiedenen FakFeste:

Update Zusammen im Netto einkaufen:
- Bestellung wurde aufgegeben, man kann die Sachen am selben Tag abholen
- an dem Tag der Veranstaltung muss das jeweilige Bestelte abgolt werden (muss im Laden in den Einkaufwagen gelegt werden)

Fakultätsfest ET
- Wer macht mit?
  - Shari
  - Josef (Chefin)
  - Martin
  - Merlin

Update:

Rückmeldung zu Vorträgen?
- Frau Förtsch Mailerinnerung
Info über Termin an Studis muss raus
Wie sieht es mit dem Quiz aus?(Tino Anschreiben)
Kostenkalku Rückmeldung von Finanzen erhalten?

Fakultätsfest WiWi
- Wer macht mit? :)
  - Christoph :( (Chefin)
  - Tina (Stellvertreterin)
  - Emily
  - 11 (wenn die wieder da ist [und auch länger bleibt])

Update:

Kostenkalku Rückmeldung von Finanzen erhalten?

Tina: Wir hatten die Kostenkalkulation nicht nochmal abgeändert, da Robert keine Anmerkungen hatte, und der Betrag ja eh schon beschlossen wurde. Zukünftig soll ja sowieso eine einheitliche Vorlage von Finanzen kommen.

Fakultätsfest Bau
- Wer macht mit?
  - Katha (Chefin)
  - Otto
  - Jan

Update:

Kostenkalku Rückmeldung von Finanzen erhalten?
- Nein. Da keine Kritik mehr kam denke ich es passt alles :)
letzte Woche Werbung bei Profs gemacht, zwei haben sich schon angemedet und helfen beim Bierzapfen (woppa)
Helfer*innen-Liste wurde von uns angefangen, diese Woche soll sie noch voll werden
Einkauf läuft, ich muss mir nur noch zu den konkreten Details zum Ablauf des Aufbaus und so Gedanken machen

Fakultätsfest Informatik/Mathematik
- Wer macht mit?
  - Steph
  - Fischer (Chefin)
  - Lotte
  - Yuri
  - Lukas
  - Marlene W.
  - Joshua (extern)
  - Marius (extern)
  - Florian (extern)

Update:

Kostenkalku Rückmeldung von Finanzen erhalten?
- Kamm keine Rückmeldung mehr, also sollte hoffentlich alles passen.
Sponsoring?
- Leider derzeit auch keine Rückmeldung, heute geht noch eine E-Mail an die Sponsoren raus wie der Stand ist.

Kassen wurden letzte Woche beantragt, Netto Bestellung ging ja auch raus. Werbung ist auch schon raus.
Schichtplan wird morgen aufgestellt genau wie Tagesplan. Professoren haben wir für PP-Karaoke.

SAF
- Wer macht mit?
  - Christoph
  - Lysander
  - Marlene (Chefin)
  - Hannes
  - Haivi
  - Vali
  - Linus

Update:

Marlene: Antrag wird morgen im RK behandelt. Von Finanzen kam noch keine Rückmeldung zur Kostenkalkulation.
Wir benötigen immer noch Unterstützung am Abend der SAF (19.07.2024)
- link weg
- 25.06 noch Christoph in 1ner Schicht allein
- 27.06 VVK wird noch gesucht
- Link weg

ITOP 4 Qualität von Veranstaltungen und Werbung steigern

Tino: Das folgende Thema sollte hier schon mal besprochen werden, aber wird im morgigen RK und sicherlich auch in folgenden eine Rolle spielen.

Problem (m.M.n): Sehr viele kleinteilige Veranstaltungen die schwerlich beworben werden können und die zu erhöhtem "Spam" in den Gruppen führen -> langfristig stehen alle Gruppen dann auf stumm und wir schaden diesem Kommunikationsmittel. Außerdem arbeiten viele Menschen an Dingen, die dann keine Wirkung entfalten, wenn lediglich 10 Teilnehmende kommen.
Natürlich ist es wirklich wunderbar, wenn wir eine große Bandbreite abdecken! Und das ist äußerst wertvoll.
Dennoch sollten wir darüber nachdenken, ob wir uns dann nicht etwas verbrennen und der Aufwand dem nutzen nicht genügt.
Wie viele Leute waren beim Paintball, beim Skat, bei den Online-Spieleabenden und bei der Trivia Night? In meiner ganz persönlichen Wahrnehmung in der Regel 0<x<15. Dafür wurden aber sehr viel Zeit investiert. Außerdem schreckt es tendenziell ab, weitere Veranstaltungen zu besuchen, wenn man bei einer war mit so wenigen Menschen.

Was wollen wir: Bandbreite an Veranstaltungen mit guter Teilnahme.
-> Bandbreite erhalten, Teilnahme steigern

Wie kann die Teilnahme gesteigert werden:
    Bessere, zielgerichtete Werbung
    Weniger Veranstaltung direkt nacheinander
    Weniger Veranstaltungen zeitlich nah den Prüfungen/in der Abgabephase von Belegen/Praktika

Zum Thema Werbung: Ich würde mich stark dafür einsetzen, dass beim Kanzler dauerhafte Aufsteller erwirkt werden. Ich persönlich hätte gern mindestens drei dauerhafte Aufsteller (Eingang Z-Gebäude, Übergang Z- zu S-Gebäude und Eingang S-Gebäude vom Netto aus. Dort könnte man als Platzhalter ein großes Plakat haben, was lediglich die nächsten Veranstaltungen bewirbt: Zum Beispiel "Nächster Termin: Skat am XX um YY in ZZ" Dazu ein QR-Code mit mehr Informationen.
Ich denke, das könnte einen dauerhaften Reminder zu Veranstaltungen schaffen und so durchaus die Teilnahme erhöhen.

Eventuell müsste man auch die Darstellung im Newsletter überdenken

Was ist eure Meinung dazu, was kann verbessert werden, wie zufrieden seid ihr aktuell mit den Veranstaltungen, welche Ideen gibt es? :)

Tina: Den Punkt sehe ich total. Es ist nur die Frage, wie man differenziert, was jetzt beworben wird und was nicht. Das wäre nämlich wieder ein klassischer Fall, in dem die Leute, die involviert sind natürlich auch wollen, dass dafür Werbung gemacht wird.
Bei dem newsletter glaube ich auch, dass da sleider sehr wenige Studis nur erreicht, aber ÖA hat auch vor, den nochmal in der ESE zu bewerben.
Dauerhafte Aufsteller finde ich eine gute Idee, damit man die nicht immer wieder neu beantragen muss. Bei normalen Veranstaltungen wird das als einzige Werbung aber auch untergehen, denke ich.+1
Christoph: Das Referat Kultur ist immer noch in der Testphase mit ihren Events. Es wird immer noch ausgetestet ob die selbe Veranstaltung im SoSe wie im WiSe erfolgreich ist. Die Leute die im nächsten Semester im Referat Kultur sind muüssen isch bewusst machen aus den Erfahrungen der letzten Veranstaltungen welche Veranstltung angenommen wird und welche nicht.
Katha: Ich finde die Idee mit dauerhaften Aufstellern auch sehr gut. Eine weitere Idee wäre gezielt eine Veranstaltungsgruppe zu erstellen, wo dann wirklich nur interessierte Studis die Werbung bekommen. Man könnte auch am Anfang vom semester eine Übersicht schicken, aber da bekommen die Veranstalter gleich Zeitstress, was sich vielleicht auch nicht positiv auf die Veranstaltung auswirkt.

Gesammelte Monatasnachrichten möglich

aber schwierig wenn die Verantsaltung am anfang des Monats -> Lösung in die Nachricht vom Vormonat (wenn das Event dann schon fertog ist

Fazit:
Gruppe erstellen:

NT: muss erstmal wieder hochgezogen werden... am Anfang weniger Teilnehmer (auch wieder schwierig mit der Planung)
diese sollte im besten Fall das Konzept in Zusammenarbeit mit ÖA verwaltet werden (z.B. über Tina)
-->Werbung ESE
Gesammelte Monatsnachrichten

Veränderung Arbeitsweise Referat:

am Anfang/vor dem Semester ungefähre Zeiträume für Events festlegen, damit nicht so viel gleichzeitig passiert

Eventvielfalt beibehalten (wenn jemand Lust hat n Event zu organsieren sollte man dem keine Steine in den Weg legen)
Kontinuierliche Werbeaufsteller wie Tino meint ist eine sehr gute Idee

Weiteres

Tino: Bitte wieder über den aktuellen Stand von Veranstaltugnen im RK informieren

ToDo:

Bei der Maifeier angeben wie das mit Kosten und Inhalte und so war wegen Situation (Veranstaltung vorher und all sowas)
- Genaue Dokumentation der Einkäufe für nächste mal
- Auswertung daran machen und damit machen
  - Excel (Leute da; Einkäufe & Menge; etc.)

Wir möchten gerne Veranstaltungen im Oktober planen. Wie läuft das mit den Fristen? und den Infonachrichten im RK

Nächste Sitzung: 17.06.24
Ende der Sitzung: 18:48 Uhr

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