Sitzungsleitung und Redeleitung
Protokollführung
Pad: https://pentapad.c3d2.de/p/8._Sitzung_Referat_Kultur_2019
Anwesenheit
TOP 0 Organisatorisches
Referatsleitung Chirstopher Miersch tritt zur 9. StuRa-Sitzung am 25.06.2019 zurueck
Mail ans Praesidium ist bereits geschrieben
Top 1 ESE
komplett neue Planung, nur 1 Tag moeglich fuer uns
Clubtour am Montag
Vortraege am Montag von 0930 bis 1630
Wer macht Referats Vortrag?
Top 2 SEP
unveraendert, Lukas hat Hilfe organisiert (Carmen)
ca. 1400€ stehen zur Verfuegung
Top 3 Konzert Veranstaltung (No Distance)
- Konzert Auswertung – No Distance
- Die Bühne war am Vormittag aufgebaut.
- Unter die Paletten wurde Teppich zu Schonung des Parketts gelegt. Getränke & Speiseneinkauf war auch schnell erledigt. Der Aufbau der Technik lief auch nach Plan, doch das einpegeln der Soundanlage hat sich verzögert, sodass sich die Soundchecks der Bands und der Konzertbeginn nach Hinten verschoben.
- -> 1 Stunde spaeter nach Plan, woran lags? Tontechniker kam nicht klar mit der Welt?
- ->fuer die Buehne mussten neue Schrauben gekauft werden, da die urspruenglichen nicht mehr auffindbar/entwendet
- Im Hinterhof wurde gegrillt und Würste verkauft. Alle Mitarbeiter und Bandmitglieder hatten ein rotes Armbändchen, auf welchem markiert werden konnte wie viele Speisen sie schon bekommen hatten.
- Einlass war nur vom Hinterhof.
- -> Eingang besser markieren/kommunizieren
- -> Haupteingang nicht so nutzbar, da nur hinten Grillen moeglich ist
- -> "gefuehlt" hatte jeder ein rotes Band
- -> Grill war zu klein, Grillgutmenge war aber in Ordnung -> StuRa Grill nehmen
- -> gab nur Sternburg Bier
- -> Platztechnisch waere es fuer maximal 70 Leute maximal im Außenbereich, Parkplatz sperren, Tische seitlich positionieren
- Grillverantwortlicher/Schließverantwortlicher festlegen
- Kuehlboxen/truhen mit rausraeumen
- Mit Konzertbeginn und Einbruch der Dunkelheit wurde der Grill geschlossen und die Kasse mit rein an die Bar genommen, welche von der Küche aus in Saal 2 aufgestellt war.
- +schoene Atmosphaere, leider zu wenig Leute, der Raum war groß genug (150 Leute drinnen waeren unproblematisch, also insgesamt 200 Leute vorort)
- -Sound klang nicht toll -> Bass war zu stark/uebersteuert
- -Saenger teilweise zu leise
- -jede Band hat eigenes Zeug aufgebaut -> Soundcheck war dadurch deutlich laenger
- +viertel Stunde zwischen den Bands war ok
- +-Veranstaltungsbeginn nach vorn verlegen, damit 23 (max 24) Uhr Schluss ist
- Nach Ende der Veranstaltung war relativ schnell die gesamte Technik zusammengeräumt.
- Die Grillutensilien wurden schon zusammengepackt. Die Bühne war auch mit vielen Händen schnell auseinander genommen.
- -> grober Zeitwaufwand/dauer, wieviel Leute haben angepackt beim Aufbau/Abbau?
- Am nächsten Tag wurden Getränkereste zurückgegeben. Speisereste, Bühne und Grillequipment zurück gefahren und die Location durchgekehrt und verrückte Möbel zurückgestellt, sodass um 10 Uhr die kommende Putzfrau die Räumlichkeit nach dem Sauberkeitszustand abnehmen konnte.
- Es waren 68 zahlende Gäste bei der Veranstaltung. 65 davon haben an der Abendkasse gezahlt.
- Die Moderation und die Ansagen der Bands waren sehr passend zum Thema No Distance und haben die Positionierung für mehr Toleranz, Akzeptanz und gegen Fremndenfeindlichkeit und Rechtsextremismus klar ausgedrückt.
- ->Bands haben sich selber angekuendigt und bedankt -> also kein Moderator vorhanden
- Als eine Konzertveranstaltung, die das erste Mal außerhalb des HTW-Geländes an einem Donnerstag stattfand war es ein guter erster Durchlauf und ein gelungener Abend.
- In der Kalkulation habe ich 200€ mehr Kosten berechnet als zum Schluss ausgegeben wurden, diese Ersparnisse folgen aus:
- vorrätigen Einweggeschirr, welches nicht gekauft werden musste -> wieviel wurden denn nun gebraucht?
- Wegfallen der Kostenposten: Wu5 Anmietung, Türsteher und der Gage Livemusik beim Grillen.
- In der Kalkulation habe ich 1883,2€ mehr Einnahmen berechnet als generiert wurden diese Verluste folgen aus:
- 100 zu wenig verkaufter VVK Tickets
- 75 zu wenig verkaufter AK Tickets
- 536 € zu wenig Umsatz an Getränken & Speisen
- Insgesamt hat die Veranstaltung Kosten in Höhe von 1417,76€ und Umsatz in Höhe von 638,80€ erzeugt. Somit ist unterm Strich ein Verlust von 778,96€ entstanden.
- Als Werbung für die Veranstaltung gab es Aushänge an allen Pinnwänden der HTW, welche aber unerklärlich abgehangen wurden.
- Dazu gab es ab einer Woche vor dem Veranstaltungstag Aufsteller im Z- und S-Gebäude.
- -> eine Woche ist zu wenig
- In dem Zeitraum 2 Wochen vor dem Konzert bin ich in 6 verschiedenen Vorlesungen in der HTW gegangen und habe innerhalb der ersten 5 Minuten die Veranstaltung beworben und den Konzerttrailer vorgespielt. Ich habe das Gefühl, dies ist der beste Weg Studenten der HTW, welche nicht viel auf Konzerte gehen dieses näher zu bringen und ihnen eine Vorstellung davon zu geben. Es muss aber noch besser umgesetzt werden und die Organisation, wann zu welcher Vorlesung in welchen Raum zu gehen ist muss besser koordiniert sein.
- Zu der Plakatwerbung an der HTW wurden noch viele Plakate an den Pinnwänden an der TU aufgehangen.
- Neben der lokalen Werbung wurde Werbung auf Facebook mit der Veranstaltung der Stura-Seite und auf Instagram über Promotion der FSRe und der HTW-Seite gemacht. Die Veranstaltung war auch im HTW Veranstaltungskalender eingetragen. Auf Nachfragen, ob es möglich ist kultur Veranstaltung des Sturas in dem HTW App Stundenplan zu integrieren habe ich leider eine Absage bekommen.
- Am Veranstaltungsabend habe ich von vielen Gästen und den Bands ein positives Feedback bekommen. Einige haben sich bedankt und ihre Wertschätzung der ganzen Veranstaltung gegenüber geäußert.
- Es hätte nur noch voller sein können.
- Fazit: Wurde die Zielgruppe (HTW-Studenten) bzw. das Ziel erreicht?
- - Rockkonzert Konzept ueberhaupt noch sinnvoll? Location muss wieder in HTW-Naehe
- - zeitlich auf 14/15 Uhr verlegen, am Rosengarten waere gut, maximal 2 Bands in Kombination mit dem Projekt "Sommerfest"
- - in der Gremienblockzeit Dienstags
- - wurde konkret zum Thema " No DIstance" Veranstaltungen, Demos beworben oder gab es eine Spendenbox? Inwiefern wurde das Thema denn umgesetzt?
- - Konzept muss viel eher stehen, 3 Monate vorher das Konzept, 2 Monate fuer Antraege, 1 Monat vorher muss alles stehen
- Verbesserungen von Leopold
- Da die Besucherzahl und die Vorverkaufszahlen zu gering waren muss an der Promotion, Werbung und Bekanntmachung viel mehr gearbeitet werden. Auch der Vorverkauf muss besser beworben werden, um die Besucherzahl der HTW Studenten zu erhöhen.
- Werbung über das Studentenwerk kann genutzt werden.
- -> ist das Konzept denn ueberhaupt sinnvoll, thematisch/inhaltlich sinnvoll?
- -> andere Bands/Stilrichtungen, gaenzlich andere Veranstaltung da Rock
Um einen reibungslosen Ablauf im Technikaufbau, der Einpegelung und des Soundchecks zu erreichen brauchen wir einen seperaten Tontechniker zum Lichtteckniker, damit beide sich voll und ganz auf ihre Arbeiten konzentrieren können und dass ein angenehmer und perfekter Raumklang erzeugt wird.
Um die Effektivität der Lichtshow mehrfach zu steigern, muss die Nebelmaschine eingesetzt werden dürfen und dafür im Vorraus die Rauchmelder so ausgeschaltet werden, dass dies möglich ist.
Zum Kauf von Getränken, wäre es einfacher einen Getränkelieferant zu bestellen, welcher am Vormittag des Veranstaltungstages die Getränke bringt und am Folgetag die übrig gebliebenen Getränke wieder abholt. Somit ersparen wir uns das Ein- und Ausladen und das Hin- und Hergefahre.
Die Speisen müssen besser Kalkuliert sein und evtl. nach dem Vorverkauf angepasst werden, dass nicht zu viel Überschuss entsteht.
Die Verpflegung der Mitarbeiter und Bandmitglieder muss berücksichtigt werden.
Getränke- & Speisereste müssen schnellst möglich der Sturaverwaltung mitgeteilt werden, damit diese bei Zeiten aufgebraucht werden.
Der Grill und die Bar müssen besser vorbereitet werden und für die genauere Abrechnung eine Liste der Waren führen, welche verkauft wurden. Für die Bar sollte eine extra Kasse zur Vefügung stehen, damit der Grill während des Konzertes weiter betrieben werden kann, falls zwischen den Bands Gäste noch etwas essen möchten. Dazu muss am Grill eine Beleuchtung eingerichtet werden.
Um Diebstahlprobleme wie die mit dem Portmonee zu vermeiden, müssen alle Wertsachen verschlossen werden können. Im Backstage muss eine klare Ordnung herschen um ein Durcheinander zu vermeiden.
Ab dem Konzertbeginn muss vom Eingang bis in den Konzertsaal mindesten eine Tür geschlossen sein, um die Lärmbelästigung einzuschränken.
Den Eingang nur Hintenraus zu machen, war eine gute Idee (Lärm), denn so hatten wir nur einen Eingang zu Kontrolieren, doch am Haupteingang kann die Veranstaltung noch besser Ausgeschildert sein evtl. sogar schon in der Woche davor, um Vorbeilaufende anzuwerben.
Um den Verkauf von Getränken zu steigern, könnte man Rucksackkontrollen durchführen, um den Konsum von selbst mitgebrachten Getränken zu unterbinden.
Die Anzahl der Bands war genau richtig, es wäre zu überlegen wie ursprünglich geplant einen Solokünstler oder Duo mit "entspannter" Musik während des Grillens dazu zu holen und evtl noch in den Umbaupausen im Saal 2 bei der Bar spielen zu lassen.
Man könnte für das Line Up eine etwas bekanntere und größere Band ran holen, welche ein paar Leute anzieht, um die Veranstaltung zu promoten.
Um die Finanzierung zu verbessern könnte man Sponsoren suchen, welche bei der Veranstaltung mit aufgelistet werden und welche evtl. bei Gewinn oder Verlust einen prozentualen Anteil mehr oder weniger von ihrem gesponsortem Beitrag bekommen.
Evtl. ist es auch möglich Speisen, Getränke, Technik oder Bühne zum Teil oder ganz gesponsort zu bekommen.
Für eine bessere Organisation muss ein Team aufgebaut werden, welches sich in einzelne Arbeitsfelder aufteilt, um die vorbereitung besser zu koordinieren, sodass es z.B. einen Gastro-chef, einen Band-& Technik-chef, einen Werbe-chef und einen Finanz-chef gibt, welche sich gegenseitig ihre Arbeiten abnehmen und sich auf das wesentliche konzentrieren können.
Weiter zu überlegen ist, ob man am Anfang des Wintersemesters eine Werbung zum Anmelden für Studentenbands der HTW bei diesem Konzert macht, sodass HTW Studentenbands mehr ihre Komilitonen mit zum Konzert ziehen.
Auch in Erwaegung zu ziehen wäre die möglichkeit die Veranstaltung auf einen Samstag zu legen, da Interessierte oft nicht gewillt sind Abends an einem Wochentag auszugehen, wenn sie am nächsten Morgen früh raus müssen.
- Trotz dass das Konzept "Live Musik" nicht mehr den Großteil unserer Studenten anspricht ist es dringend zu überlegen eben genau dieses Format weiter aufrecht zu erhalten. Einerseits um jenes Konzept, Live vom Künstler selbst vorgetragene Musik wieder ins Leben zu rufen und attraktiver zu machen und andererseits damit die Streichung des Kulturbeitrags zu verhindern.
- Wir als Referat Kultur sind die einzige Möglichkeit für unsere Studenten eine Plattform für selbst erschaffene Kunst und Kultur zu sein. Natürlich sind die Bereiche Party, Kino und Gaming essentielle Komponenten der studentischen Freizeitbeschäftigung, aber da Bereiche wie Theater oder Kaberett momentan nicht besetzt sind, würde so der Anteil der kulturellen Selbstverwirklichung von Studenten komplett wegfallen. Was wären wir für ein Studentenrat, welcher nur Sommerveranstaltungen organisiert, die aus Grillen und Bier bestehen?!
- Werbungsmoeglichkeiten sind begrenzt, Ref OEA war unbesetzt, Leo hat vieles probiert um Leute zu erreichen.
Top 4 Kino
laeuft
magelhafte T-Shirts wurden zurueckgeschickt, warten auf weiteres
noch 2 Verantsaltungen, danach erfolgt wieder die Abrechnung
Julian noch unklar wie er kommendes Semester da ist, versucht Georg zu beerben/zu unterstuetzen, genaueres zum neuen Semester
Top 5 LAN/Gaming
Markus Gork muesste mal wieder zur Sitzung kommen, da Bereichsleiter
Top 6 Nächste Sitzung
Steht noch nicht fest.
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