Formalia
2024-04-04
A105(/A106)
Sitzungsbeginn: 15:33
Protokollerstellung
Alle Anwesenden
Redeleitung
Maurice
Anwesende Mitglieder des Referates
Weitere Anwesende
Abwesende
Formalia
Verabschiedung Protokolle
Berichte
TOP X
ITOP I. Getränke Bedarf soll zukünftig über das Referat Finanzen laufen.
Oliver-Michael: Paul und ich hatten die Idee, dass vielleicht jeder Getränke Bedarf, den es im StuRa gibt. Dann beim Referat Finanzen angefragt und das Referat Finanzen entscheidet, wie mit diesem Bedarf umgegangen wird. Zum Beispiel, das man sagt nimmt die Mate Flaschen aus dem Lager A005 oder nimmt die Getränke aus der letzten Veranstaltung. Aktuell ist zum auch das Problem, das keiner genau weiß wie man Getränke umgeht, die bei einer Veranstaltung nicht aufgebracht werden, dafür gibt es aktuell keine Regelung.
Oliver-Michael: Wenn Ihr einen anderen oder einen besseren Vorschlag habt, dann gerne immer her damit.
vat@: Grundsätzlich laufen ja Bestellungen - ferner die Beschaffung - ohnehin schon über das Referat Finanzen. Wieso? Weil es nur vergleichsweise ordentlich zugeht.
vat@: Also das Referat Finanzen kann ja jederzeit den bisherigen Modus "Bitte kauft das selbst einfach bei Netto (oder sonstwo)" für die konkrete Bedarfsmeldung "anweisen". Aber das Referat Finanzen hat eben die Möglichkeit es besser zu machen, wenn es Möglichkeiten dafür sieht.
vat@: BTW: Ich würde ja immer einen nennenswerten Bestand "vorhalten". Sorge, dass da was unwiederbringlich verschwindet, habe ich nicht. (Wenn wer Bestand "wegsaufen" wöllte, könnte das auch jetzt.)
Maurice: Ich spreche mal mit Marlene, da Bestandsverwaltung ja eher in deren Bereich fällt. Sehe keinen großen Sinn, Getränke da anders zu behandeln, als den sonstigen Bestand. Für uns ist es dann bloß der Übersicht halber sinnvoll, wenn wir dazu eine Position in der Kostenkalk z.B. "Mate aus Bestand" mit 0,00 € finden.
Beim Einkauf gehe ich auf jeden Fall mit, da sollte es dann einen Ein-Zeiler von mittelverwendung@ geben, dass Person XY eigenverantwortlich einkaufen gehen darf/soll/muss.
ITOP II. Weitergabe von eingegangener Post, die Bestellungen sind
vat@: Im Übrigen hat das eigentlich nichts mit dem vorherigen Thema zu tun.
vat@: Als Weisung Zuständigkeit Verwaltung Post überarbeite - zur großen Teilen erarbeite - ich das How to Verwaltung Post.
vat@: Dabei stellte sich mir folgende Frage, die ihr sicherlich beantworten möchtet: Sollten nicht Sendungen (eingegange Post), die vermutlich auf Bestellungen durch das Referat Finanzen (Bereich Mittelverwendung) gründen, erst einmal durch das Referat Finanzen geprüft werden? Oder soll das wer anderes "zentral" machen, etwa das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation?
vat@: Aktuell scheint es - wohl auch schon seit etwa Anfang 2022 so zu laufen, dass alle Sendungen einfach so verteilt werden, dass sie da ankommen, wo sie vermutlich gebraucht werden. (Gern kann das auch so bleiben, aber das würde ich mir nur so durch euch bestätigen lassen wollen. Mir erscheint das nämlich nicht eurem Sinne (des Referates Finanzen) zu sein. Im Übrigen kam ich darauf, da sich mir die Frage wegen der Aufbewahrung von Verpackungen von Sendungen, die womöglich zurückgesendet werden könnten, stellte.)
vat@: Letztlich entscheiden soll das "meine" Leitung, also m.winter@, die mich ja als Weisung eingesetzt hat. Ich glaube aber, dass ihr eure Meinung als sehr relevant erscheint, da ihr auch die Bestellungen macht.
Marlene: Die Idee an sich fände ich gut. Abhängig von eurer Meinung, würde ich es in meiner nächsten Sitzung (am Freitag) mal zur Debatte stellen. Liebe Grüße aus dem off.
Maurice: Grundsätzlich sollte der Bereich Mittelverwendung auf jeden Fall zeitnah nach Ankunft auf die Sendungen gucken. Wir verpassen ganz schön häufig die Rücksendefristen, weil erst viel zu spät gemeldet wird, wenn etwas falsch geliefert wurde. Daher wäre es am besten, wenn es eine kurze Mail an mittelverwendung@ geben würde, da nur der Bereich wirklich checken kann, ob Bestellung und Lieferung übereinstimmen. Danach kann verwaltung@ oder mittelverwendung@ die Ware zum Bestimmungsort bringen.
Z Weiteres
Kommende (I)TOPs
SItzungsende: 15:57
Kommende Sitzung: 16.05.2024
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