Protokoll 11. Sitzung Referat Finanzen 2023/2024

Termin

2024-03-01
A105(/A106)

Sitzungsbeginn: 18:26

Protokollerstellung

Alle Anwesenden

Redeleitung

Maurice

Anwesende Mitglieder des Referates

• Maurice
• Linda

Weitere Anwesende

• Oliver-Michael Fischer

Abwesende

• Lilly (entschuldigt)
• Robert (entschuldigt)
• Hannes
• James (entschuldigt)

Formalia

Verabschiedung Protokolle

Berichte

TOP 1 Bestellung Bereichsleitung Finanzprüfung

Der StuRa möge beschließen
Robert Schneider
als Bereichsleitung Finanzprüfung zu bestellen.

Leitung: Zustimmung!

ITOP I. neuer Termin Referatssitzungen SoSe 2024

Maurice: Brauchen einen neuen Termin. Wann habt ihr so Zeit?
Maurice: Vertagen auf nächste Sitzung bzw. über Telegram klären.

ITOP II. Verfahren zu Post, zu finanziellen Belangen

vat@

vat@: Zur Zeit bin ich Weisung Zuständigkeit Verwaltung Post. Ich erarbeite (oder überarbeite) die Anleitungen (How to) zur Verwaltung von Post.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-verwaltung-post/how-to/how-to-verwaltung-post
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/post/how-to/how-to-post

vat@: Beispielhafte Frage: Wenn die Zuständigkeit Verwaltung Post eine Mahnung in der eingehenden Post bearbeitet, soll sie an finanzen@ und v@ eine Mail schreiben. Soll sie auch bei einer "normalen" Rechnung schon an finanzen@ schreiben?

Maurice: Bitte auch bei "normalen" Rechnungen gleich an finanzen@ schreiben. Wir zahlen in meinen Augen viel zu häufig Mahngebühren, weil ständig Rechnungen zu spät bei der Sachbearbeitung ankommen. Das ist rausgeschmissenes Geld!

ITOP III. Verfahren zu Pfand, insbesondere von Veranstaltungen & Co

von Paul Tom

ITOP IV. Verfahren zu Restbeständen von Veranstaltungen & Co

von Tom und Paul

ITOP V. Umgang mit den Restbeständen von Getränken

ITOP VI. Umgang mit den Restbeständen von "Grillgut", "Kuchen" & Co

Maurice: ITOP 3-6 beantwortet Maurice per Mail, nach Rücksprache mit Tom und Paul.

ITOP VII. Verwendung der Kategorien bei der Antrags- und Beschlussverwaltung

p@

p@ (ol.fischer@ + vat@) : Im Rahmen der Einarbeitung (und der praktischen Arbeit) vom Präsidium kam die Frage auf, ob die Kategorien "Antrag zu Finanzen" sowie "Antrag nicht umgesetzt", "Antrag teilweise umgesetzt" und "Antrag umgesetzt" überhaupt noch verwendet werden. (vat@ behauptet, dass es die Kategorien in der Antrags- und Beschlussverwaltung überhaupt nur wegen (und für) das Referat Finanzen gibt.)

p@: Wenn die Kategorien noch für das Referat Finanzen sachdienlich sind, dann sollte besprochen werden wie die Zusammenarbeit zwischen p@ und finanzen@ dazu aussieht.

p@: Beispielsweise könnte abgesprochen (und langfristig aufgeschrieben) sein, dass sobald ein Beschluss der Kategorie "Antrag zu Finanzen" im Ordner für ausgedruckete Beschlüsse zu Finanzen in den Ordner "umgesetzt" umgehefter wird, auch die Kategorie "Antrag umgesetzt" in der Antrags- und Beschlussverwaltung erhält (und die konkurierendenden Kategorien "Antrag nicht umgesetzt" und "Antrag teilweise umgesetzt" entfernt werden).

Maurice: Denke es reichen die Kategorien  "Antrag nicht umgesetzt", "Antrag umgesetzt und "Antrag endgültig nicht umgesetzt". Alles, was teilweise umgesetzt, also z.B. noch nicht abschließend abgerechnet wurde, verbleibt bis dahin in der Kategorie "Antrag nicht umgesetzt". Ggf. kann mit post-its ergänzt werden, wenn ewas bereits zum Teil bestellt/umgesetzt wurde, damit der Überblick erhalten bleibt.

ITOP VIII. Vorgang der Ablage von Finanzbeschlüssen 

p@: Im Rahmen von Überprüfung der Beschlüssen seit der 1. Sitzung Plenum würde festgestellt, das es manchmal vorkommt das Beschlüsse zu Finanzen leider nicht in den Beschlüss Ordner von Finanzen zu finden sind. Daher haben vat@ und ol.fischer@ mal bei James nachgefragt wie es aktuell läuft, wenn das Präsidium zum Beispiel einen Beschluss ausfertigt, wo Mittelverwendung irgendwelche Sachen bestellen soll. Dabei würde festgestellt, dass das aktuelle Verfahren noch aus Fullforce Zeit stammt und man aktuell nicht damit zufrieden ist. James hat dann einen Vorgeschlag gemacht, denn das aktuelle Präsidium sehr sinvoll findet. Dieser sieht vor das Präsidium fertigt den Beschluss aus legt, denn wie bisher dann in die Schütte von Finanzprüfung, Mittelverwendung und dann nicht wie bisher zu James seiner Schütte, sondern Mittelverwendung bzw Finanzprüfung heftet, denn Beschluss sofort in den Ordner nicht umgesetzt ein. Das hat den Vorteil, dass Präsidium und das Referat Finanzen immer sofort bescheid weiß wo die Beschlüsse aktuell liegen. Denn nach heutigen Stand sind einige Beschlüsse leider in Ihrer Original ausgedruckten Form nicht auffindbar.

Maurice: Zustimmung!

ITOP IX. Rechenschaftsberichte Bereichsleitung Buchhaltung und Sitzung Buchhaltung

Linda: Zum Thema Rechenschaftsberichte. Ich muss als Bereichsleitung Buchhaltung ja auch einen verfassen, oder? Da außerdem seit längerem keine Sitzung in dem Bereich abgehalten wurde, würde ich gerne mit James und Maurice eine ansetzen.

Maurice: Bitte gerne mache wieder Sitzungen, den Termin für die erste klären wir mit James ab. Die Überprüfung der monatlichen Buchhaltung ist zukünftig ebenfalls als Sitzung anzusetzen.
Die Rechenschaftsberichte darfst du für den Bereich gerne einfach selber auf der entsprechenden Website eintragen. Gerne können wir auch, wenn es so weit ist, nochmal sprechen, wie der Bericht aussehen kann/darf/muss.

Z Weiteres

Z.I. Teilnahme LuISe SoSe 2024

Maurice: LuISe ist ne super Sache! Alle die Lust und Zeit haben, lade ich hiermit auch nochmal herzlich im Sinne des Referates Finanzen zur Teilnahme ein!
Solche gemeinsamen Arbeitsfahrten schaffen viele neue Kontakte, Ideen und Lust an gemeinsamen Projekten zu arbeiten. Außerdem hilft es immer mal über den (Finanzen-)Tellerrand hinauszuschauen und mitzubekommen, was in den anderen Organisationseinheiten und Referaten des StuRa passiert!

Z.II. Wahl B-Zeichnungsberechtigung 2023/2024

vat@: Bei der Aufarbeitung von dem foo zum Präsidium habe "zur Klärung" offener Anträge James "genötigt" den gestellten Antrag zurückzuziegen. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2023-2024/3/antraege/18 

vat@: "Ich will ja nicht nerven, aber" … seit 2021?!? Ich finde es eine Zumutung für diejenigen, die die Ausführung vom Haushaltsplan 2024 zu verantworten haben (und dann womöglich erklären müssen warum Menschen unterzeichnet haben, die vor 3 Jahren gewählt wurden).

Maurice: Ich empfinde es auch als absolut unsauber. Mein Vorschlag: Linda wird statt Hannes neu gewählt und James erneut gewählt. Ich spreche aber nochmal mit Hannes, bevor wir das tun. Vor allem will ich auch nochmal bei der Sparkasse anfragen, ob drei gleichberechtigte Zeichnungsberechtigungen technisch besser umsetzbar wären. Falls ja, würde ich das machen wollen, was bedeutet, dass wir unsere FO anpassen müssten --> A-Fin, Antrag

Z.III. Aktualisierung von der Übersichtsseite vom Referat Finanzen

ol.fischer@: Mir sind Kleinigkeiten auf der Seite vom Referat Finanzen aufgefallen, die ich gleich angepasst habe. Unter anderem habe ich Linda als Bereichsleitung Finanzen eingetragen und ihr auch die Kategorisierung gegeben. Des Weiteren habe ich Hannes als Bereichsleitung Mittelverwendung ausgetragen. Nachdem ich die Sachen gemacht habe ich natürlich auch Meldung bei der Mitgliederverwaltung gemacht.

Z.IV Abrechnung und Beantragung von Reisekosten

ol.fischer@: Da bald unteranderem ich und vielleicht noch andere zur KIF fahren wollen, wollte ich mal fragen welches Formular für solche Reisekosten Rechnung verwenden muss, weil ich das noch nie gemacht habe.

Maurice: Schmerz!!! Das Formular wollte Hannes mit der damaligen Angestellten mal überarbeiten, hat es aber nicht fertig bekommen, vor seinem Rücktritt. Ich hake mal nach, wie weit er überhaupt gekommen ist. 
Ich suche dir mal das "Richtige" raus, also das, was wir akzeptieren ;)

Kommende (I)TOPs

Klärung wie Zukünftig die Bezahlung mit den Verkauf von Kitteln unter dem Jahr funktionieren soll. 

Die eisige Verwaltungsgöttin Marlene wünscht sich nur eine Variante. Sprich entweder nur Überweisung oder nur eine Barkasse die in dann zukünftig, dann neben den Schrank mit den Kitteln im Kinoschrank in der A007 liegen würde. 

Maurice: Ich denke es wird auf Überweisung hinauslaufen. Kläre das ggf. mit der Wirtschaftsprüfung.

Sitzungsende: 19:11

Kommende Sitzung: folgt

https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_finanzen_2023-2024_12