Protokoll 6. Sitzung Referat Finanzen 2022/2023

Formalia

Termin

2023-06-21 18:30 Uhr
A108

Anwesende

• Paul Riegel (aka vat), stellvertretende kommissarische Leitung
• Maurice Rosenbaum
• Stephan Rankl (aka James), Mitglied
• Lucas Trogisch

Abwesende

• Florian Fuhlroth (aka Fullforce) [entschuldigt], Leitung,
• Hannes Günther (aka Dirk) [entschuldigt], Mitglied, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2022, Verantwortlichkeit Haushaltsplan 2023

Begrüßung

Paul begrüßt die Anwesenden, insbesondere Lucas und Maurice, da es maßgeblicher Zweck des heutigen Treffens ist, dass sich die beiden neuen Mitglieder kennenlernen und einen Eindruck voneinander bekommen können.

Ablage Beitragsordnung (nach der Genehmigung durch das Rektorat)

Paul hat sich das mal angeschaut. Letztlich gilt folgendes Prozedere für alle Arten von Ordnungen.

Eigentlich ist es ganz einfach. Wenn die Änderung einer Ordnung beschlossen wurde, also eine neue Fassung entstanden ist, dann ist die Ordnung in Papierform auszufertigen.
Es ist fragwürdig, ob die Ordnung "der Glaubwürdigkeit halber" zu unterschreiben ist. Wenn, dann sollte das das Präsidium übernehmen.

Die neue Fassung ist im Ordner "aktuell gültige Ordnungen" durch Einheften abzulegen. Die bisherige Fassung ist auszuheften und im Ordner "historische Ordnungen" durch Einheften abzulegen.

Es gibt folgende Sonderfälle:
Beitragsordnung: Die BO muss durch das Rektorat genehmigt werden. Bis zum Erhalt der Genehmigung sind beide Fassungen (Fassung, die bisher (noch) gültig ist und Fassung, die beschlossen, aber noch nicht genehmigt wurde) im Ordner "aktuell gültige Ordnungen" abzulegen. Nach dem Erhalt der Genehmigung ist erst die bisherige Fassung im Ordner "historische Ordnungen" abzulegen.
Kontinuitätsordnung: Die KontO soll nicht "ständig" in der aktuell gültigen Fassung in Papierform ausgefertigt und abgeheftet werden müssen.
Haushaltsplan: Der Haushaltsplan muss dem Rektorat bekanntgegeben werden. Beim Haushaltsplan ist zu vermerken wann die (schriftliche) Bekanntgabe erfolgte.

Um das Verfahren "festgeschrieben" zu haben sollte eine Art Verordnung erlassen werden. Dazu hat Paul einfach mal was in den Entwurf einer derartigen Verordnung geschrieben.
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/vo/invo/informationsverordnung-der-studentinnenschaft
Vielleicht sollte das (auch exemplarisch) als erster Gegenstand einmal schon befasst werden können.

Im Übrigen wurde die Stichprobe zur Ablage von der FO gemacht. Es wurden mehrere bisherige Fassungen, aber auch die aktuell gültige Fassung, nicht abgelegt.

Vermeidung von absoluten Beträgen in der Finanzordnung

Es fiel - dank einem Hinweis von Maximilian Franke - auf, dass wir veraltete Sätze bei der Ermittlung von Reiskosten verwenden. Das führt dazu, dass unsere Mitglieder nicht mehr zurückerstattet bekommen können.

Wir sollten uns das mal anschauen und einen Vorschlag erarbeiten. Fullforce als Leitung hat sich dazu auch schon geäußert und schlägt gleichermaßen vor, dass möglichst einfach nur Referenzen zu anderen Reglungen (etwa SächsRKG) gesetzt werden.

Das bedeutet aber dann auch, dass wir für uns - für die praktische Umsetzung zur Ermittlung - eine Liste der tatsächlichen Beträge erstellen sollten.

Die Reglung (also dynamische Werte durch Referenzierung) hat den großen Vorteil, dass wir auch im Nachhinein - also wenn eine Änderung untergegangen wäre - noch reagieren könnten.

Paul bittet Lucas mal die FO hinsichtlich absoluter Beträge zu sichten und Vorschläge für Referenzen zu Landes- oder Bundesgesetzen herauszusuchen.

Terminfindung Einarbeitung Buchhaltung

Paul fordert Maurice und James auf, dass sie sich einen Termin zu "James stellt mal Buchhaltung beim StuRa mit Agenda vor" vereinbaren. Es ist Paul egal, ob das noch vor dem Prüfungsabschnitt oder erst danach wird.

Sonstiges

trogisch@ auf finanzen@

vat@: Ist es Absicht, dass trogisch@ Mails an finanzen@ nicht mitliest?
trogisch@: Nein!
vat@: Dann trage ich dich da mal ein. Ich gehe davon aus, dass Hannes dich da nicht bewusst "ausschließen" wollte.

Planung für den Rest des Semesters

Da gelegentlich bei der Sitzung von darüber geredet wurde. Wie sieht es bei euch aus? Gefühlt werden wir jetzt bis zum Prüfungsabschnitt nicht noch was groß rocken können. Dann ist halt Prüfungsabschnitt, wo selbstverständlich erst einmal der Fokus auf dem erfolgreichen Bewältigen der Prüfungen liegt.
Lucas: Ab 2023-08-28 (Ende der Sommerferien) wäre ich dann wieder mit dabei.

kommende Sitzung

Lucas bittet darum, dass der Termin auch online abgehalten wird, sodass er nicht die lange Strecke von zu Hause zum StuRa fahren muss.
Paul äußert Verständnis, dass Lucas nicht extra für Treffen für das Referat Finanzen fahren muss. Jedoch strebt er an, dass sich Menschen vor Ort begegnen können. Er schlägt vor, dass Maurice und Lucas einen Termin finden, wo Lucas ohnehin an der Hochschule ist.

Der frühest mögliche ist 2023-07-06T10:00 -11:00.