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Protokoll 2. Sitzung Referat Finanzen 2020

Protokoll 2. Sitzung Referat Finanzen 2020

 

Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Anwesende

 

Jennifer Fröb
Anne Rübe
Hendrik Zobel
Florian Guhr
Florian Fuhlroth
Remus Migura

 

Formalia

Begrüßung und Eröffnung der Sitzung um hh:mm Uhr

 

Bestellung der Sitzungsleitung

 

Bestellung der Protokollerstellung

 

Verabschiedung der Tagesordnung

 

 

TOP 1 finanzielle Fragen zur BuFaK WiSo 2020

 

  • 1. Wurde bereits ein Konto eröffnet?

Hendrik: Noch nicht, aber haben wir vor.
Jennifer: Wäre echt schön, wenn ihr das Ref einbindet.
Hendrik: Habe da ein paar Infos eingeholt. Wir streben eine doopelte Haushaltsführung an. Rechnungen würden direkt vom StuRa gestellt werden, dann haben wir kein Problem mit der Mehrwertsteuer
Jennifer: Wie sieht das jetzt mit einer Eröffnung aus?
Hendrik: Sind gerade durch Corona etwas eingeschränkt, aber wir machen schnellstmöglich eine Mitgliederversammlung, sodass die Satzung dahingehend geändert wird und  es zum Gericht geht und wir dann das Konto eröffnen können.
Anne: Wie habt ihr euch geeinigt, weil ja iegentlich mehrere Änderungen in der Satzung notwendig sind?
Jennifer: Inhaber des Kontos wird dann also...?
Hendrik: ...der Verein.

 

  • 2. Wie soll finanziell alles ablaufen? Alles über ein eigenes Konto? Alles über das Konto des StuRa? 
Hendrik: Unterkonto fände ich sinnvoll. Das Vereinskonto soll für Sponsorengelder genutzt werden.
Jennifer: StuRa möchte aber auch gern den Überblick haben. Wenn alles über das Vereinskonto geht, dann könnte uns das als StuRa etwas "Entgleiten".
Hendrik: Ich wollte da schon Rücksprache halten, aber wir sind ja dann schon etwas eingeschränkt und es wird komplizierter.
Jennifer: Ich finde Spendengelder könnten über das Vereinskonto laufen und der Rest über das StuRa-Konto

 

  • 3. Wohin sollen Sponsoren das Geld überweisen? Soll Spendengelder über den Verein laufen?
Hendrik: Ja. Vorteil ist, dass er frei in der Sponsoringvertragsgestaltung ist. Dann können die Verträge individuell sein.
Jennifer: Wir (Jens als Refleitung HoPo und ich als Refleitung Finanzen) erwarten da auch, dass wir die Sponsorenverträge vorher einsehen können und da unser okay geben. Also da bitte nicht an uns vorbeiarbeiten.
Remus: Dürfen wir das Vereinskonto für die Sponsorengelder nutzen?
Hendrik: Ist angestrebt, das zu nutzen, sobald wir das haben, weil wir freier sind.
Remus: Wir sind trotzdem noch Rechenschaft ablegen gegenüber dem StuRa. Es soll eine Liste geben, die jeder einsehen kann und dann Sponsoren runternehmen kann.
Florian: Na im Rahmen der Ordnungen und Beschlüsse. Also die Umweltordnung muss eingehalten werden und die Unvereinbarkeitsverklärung. Wie du das gestern schon gesagt hast, wenn's ne Rüstungsindustriefirma wird, wirds schwierig.
Remus: Mir geht es da auch um Konzepte, wie zB ein Ostpaket.
Florian: Vorschlag: Es werden gemeinsame Richtlinen dafür erstellt, welche Firmen die was tun absolut nicht genommen werden sollen/können.
Florian: Na ihr müsst nen gemeinsamen Termin dazu finden. Vielleicht wollen die Menschen von der BuFak-Orga einfach mal einen Vorschlag für Richtlinen machen und dann schaut HoPo, Soziales, QM oder wer auch immer da mal drüber und gibt Anmerkungen. Dann sollte sowas innerhalb von ein bis maximal zwei Wochen erledigt sein und stehen.
TherealFlo: In Zusammenarbeit mit finanzen und HoPo erstellt wer jetzt das Konzept? HO ist bissle ungenau. Immerhin hatten wir schon teilweise uns darauf verständigt was geht und was nicht. Hatten wir nicht sogar Kategorien aufgestellt?
Wir haben also schon No-Go-Unternehmen
Steht das noch in einem Protokoll? @Annä #supernice
Anne: ja haben wir, ich such das mal: https:/ /docs.google.com/document/d/10d4N8vTCdGMVhKE7f1HUKBhNEMyVvkFkbEwoPJWfi_M/edit
Florian: Na wunderbar.

 

--> Richtlinien werden von der BuFaK-HO bis spätestens Ende April erarbeitet und an den StuRa weitergegeben

 

Remus: Sponsern wir den StuRa oder die BuFaK?
-> viele Stimmen für BuFaK bzw Verein

 

  • 4. Wie stellt ihr euch allgemein eine Zusammenarbeit mit dem Referat Finanzen vor?
Hendrik: Für die Rechnungsstellung gibt es Datenbanken. Man kann eine kleine kostenlose Buchhaltungssoftware nehmen und darüber dann Rechnungen generieren. Man kann dann auch den Zahlungseingang auch kontrollieren. Wir wollen Jennifer und Frau Roßberg da nicht unnötig belasten. Sonst sehr intensiv. 
Florian: Welche Programme werden hier in Erwägung gezogen?
Hendrik: A1 Faktura. Frage is eben, ob wir es geteilt machen wollen oder doch lieber alles über Agenda bei Frau Roßberg.
Florian: Ist nicht rechtssicher, zumindest ist das mein letzter Stand, da Rechnungsnummern erneut vergeben werden können. Keine Ahnung ob die da ein Update gemacht haben.
Hendrik: Ich kann da nochmal schauen ob ein anderes Programm besser wäre.
Florian: Ist es notwendig die Rechnungen für den Verein elektronisch zu archivieren?
Hendrik: Das Ziel ist es, die Rechnungen elektronisch rauszuschicken. Würden aber eigentlich versuchen, das über den StuRa zu machen, gerade auch wegen Umsatzsteuer.
Jennifer: Also an sich alles über den StuRa laufen lassen, bis auf Sponsorengelder?
Hendrik: Und eventuell die ABendgestaltung. Könnte das auch etwas leichter machen.
Florian: Ich versteh das mit der Umsatzsteuer noch nicht ganz, kannst du das bitte noch mal ausführen? Oder hat es der Rest verstanden?
Hendrik: §4 Nr. 22 UStG -> gibt dem StuRa die Rechtssicherheit, dass es von der Umsatzsteuer befreit ist.
Florian: Weil die Leute uns dann eine Rechnung stellen mit dem Verweis auf die Umsatzsteuerbefreiung?
Jennifer: Es geht um die Rechnungen für die Teilnahmebeiträge an die Teilnehmenden. 
Florian: Nö ich weiß dazu nicht viel. Ok also das ist dann das eine mit den Teilnehmerbeträgen. Und wie sieht es mit Leuten aus die von uns Geld wollen wegen Vorträgen etc.?
Hendrik: Wären ja dann die Referenten, wir haben dazu 3000€ im BMBF- ANtrag angegeben. Die würden dann ihre Rechnungen an uns schicken.
Florian: Sind die dann auch zum Teil umsatzsteuerbefreit?
Hendrik: Meiner Kentniss nach ja, weil die meisten sind kleine GbR wie der Fotograf und die anderen Referenten (Ich werde nochma bei Jena fragen) Ich glaube nicht das die Referenten da in Jena Umsatzsteuer ausgewiesen haben.
Florian: Naja gut wenn das abschließend geklärt werden kann dann ist das ja super, ich wollte nur vermeiden, dass die Umsatzsteuer in der Kostenkalkulation eventuell nicht gänzlich mit berücksichtigt ist.
Hendrik: Ich werde mir die Finanzunterlagen aus Jena mal versuchen zukommen zu lassen um das zu klären.

 

  • 5. Wisst ihr wie weit der BMBF-Antrag ist?
Hendrik: Die hatten jetzt zwei Wochen Zeit, um noch Unterlagen nachzufordern. Da kam nichts. Entscheidung fällt wohl erst in ein paar Monaten. Würde ansonsten Montag anrufen und nachfragen. Spätestens kommt der Bescheid Mitte August.
FloG: Gibt es schon Hinweise auf Annahme oder Ablehnung?
Hendrik: Noch nichts. Haben eben nur keine weiteren Unterlagen gefordert und die kommen auf Schmucki oder Johann zu, wenn was ist.

 

Allgemein bitte auch auf die Berichterstattung im StuRa achten. Der Beschluss der Legitimation hat diese beinhaltet und das heißt nicht, dass nur auf das Protokoll verwiesen werden soll. Also unter Berichte dürft ihr da gern ein paar Worte zu den Vereinssitzungen und auch zu den normalen Sitzungen verieren:)


 

Referatsleitung schließt die Sitzung um 16.25 Uhr.

https://pentapad.c3d2.de/p/2._Sitzung_Referat_Finanzen_2020

 

 

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