1. Sitzung Anlagenbuchführung 2017

Allgemeines

Durch die Umstellung der Buchhaltungssoftware von Lexware auf Agenda im Jahr 2017 war es notwendig, sämtliche Anlagegüter zu übernehmen.

Im Rahmen der Übernahme werden im Bereich des Jahresabschlusses des StuRa und somit im Anlagevermögen sämtliche selbstständig nutzbaren Wirtschaftsgüter mit einem Nettoeinkaufswert von über 150,00 € geführt.

Der Nettowert ist hierbei entscheidend dafür, ob ein selbstständig nutzbares Wirtschaftsgut in das Anlagevermögen aufgenommen wird und welche Art der Abschreibung verwendet wird. Hierbei sind die Grenzen für die Abschreibungarten zu beachten, der Nettowert ist entscheidend. Der Bruttobetrag bildet lediglich den Wert für die jährliche AfA.

Zu den im StuRa verwendeten Abschreibungsarten gehören die Sofortabschreibung und die lineare Abschreibung über die entsprechende Nutzungsdauer. Die Bildung von Sammelposten wird nicht verwendet.

Unselbstständig nutzbare Wirtschaftsgüter werden einzeln in der Anlagenbuchführung aktiviert und über die betriebsgewöhnliche Nutzungdauer abgeschrieben, da die Sofortabschreibung hier ausgeschlossen ist.

"Ein Wirtschaftsgut ist einer selbständigen Nutzung nicht fähig, wenn es nach seiner betrieblichen Zweckbestimmung nur zusammen mit anderen Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens genutzt werden kann und die in den Nutzungszusammenhang eingefügten Wirtschaftsgüter technisch aufeinander abgestimmt sind."

Umstellung

Sämtliche Anlagegüter des StuRa (auch wenn bereits nicht mehr vorhanden) wurden in das Verzeichnis aufgenommen. Für die Inventarisierung der restlichen, sich nicht im Anlageverzeichnis des StuRa befindlichen Inventars ist nunmehr das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation zuständig.

Daraus ergeben sich getrennte Inventarisierungsnummerierungen:

Anlageverzeichnis: # Anlagenkontonummer - laufende Nummer des Verzeichnisses (z.B.: #490-001)

Inventarverzeichnis: * laufende Nummer des Verzeichnisses (z.B.: *1)

Sämtliche Inventarisierungsaufkleber alter Bezeichnungen werden somit obsolet, der Übersichtlichkeit halber allerdings nicht entfernt und sofern bekannt im Anlageverzechnis bei der Bezeichnung der Wirtschaftsgüter mit aufgeführt.

Hinweise zu folgenden Anlageverzeichnisnummer:

• #420-009 wurde noch nicht vergeben
• #480-033 Samsung Laptop ist an Jens Fritze ausgeliehen und muss nachträglich nummeriert werden.
• #480-034 Samsung Laptop ist an den zweiten Angestellten ausgeliehen und muss nachträglich nummeriert werden.
• #490-011 Kombizelt 5x6m zu 5x10m Modular Pro PVC weiß / Die einzelnen Bestandteile des Zeltes werden durch den zweiten Angestellten des StuRa nummeriert, um die Nachvollziehbarkeit auch in Zukunft zu gewährleisten.

Abgänge

Sämtliche bereits zum Zeitpunkt der Umstellung bekannte nicht mehr vorhandene Wirtschaftsgüter wurden dennoch nochmals aufgeführt und zum 01.01.2017 als Abgang verzeichnet, um die Nachvollziehbarkeit und den Abgleich mit vorher geführten Listen zu erleichtern.

Auflistung:

• #480-003 "890-2011-4 Pavillon" Erkäuterung: Defekt
• #480-024 "890-2013-1 Lenovo ThinkPad Edge E325" Erkäuterung: Defekt
• #490-003 "850-2011-2 StuRa Bar" Erkäuterung: Defekt
• #490-009 "2016-54 Computerarbeitsplatz srd15-Lenovo M92p" Erkäuterung: Diebstahl
• #490-015 "850-2009-1 EPSON Beamer EH-TW450" Erkäuterung: Diebstahl

Zugänge

Auflistung:

• #490-026 "Beamer Acer H6510BD+ A105/106"
• #490-027 "Beamer Acer H6510BD+ A105/106" 
• #490-028 "Server FSC RX 300 S8 Raum A008"
• #490-029 "Server FSC RX 300 S6 Raum A008"
• #490-030 "Server FSC RX 300 S6 Raum A008"
• #490-031 "MyWall H16-1L Deckenhalterung Acer H6510BD+"
• #490-032 "MyWall H16-1L Deckenhalterung Acer H6510BD+"

Erläuterung: Beide Beamer inkl. Deckenhalterungen dienen als Ersatz bezüglich des Diebstahls und wurden angeschafft um die Projektion der Tagesordnung und Anträge für alle Teilnehmer zu gewährleisten.

Die Anschaffung der Server dient als Ersatz der alten Hardware der Serverinfrastruktur der studentischen Selbstverwaltung, damit weiterhin gewährleistet werden kann, dass z.B.: Website, Mailverteiler, Wiki, etc. funktionnal zur Verfügung stehen.

Weiteres

Folgende Gegenstände fielen im Rahmen der Inventarisierung auf und sollen zur Klarstellung dokumentiert werden:

• Bildschirm BenQ 2010-3 im Raum A105, BenQ 890-2013-6, BenQ 890-2013-5, BenQ 890-2013-4

Auf die erneute Aufnahme in das Verzeichnis wird verzichtet, da diese bereits im Jahr der Anschaffung als Betriebsausgabe verbucht wurden. Diese werden in das Inventarverzeichnis aufgenommen.

Folgende Gegenstände werden nicht im Anlageverzeichnis sondern im Inventarverzeichnis geführt.

• Tische im Sitzungsaal A105/106 wurden inkl. den Stühlen durch die Hochschule bezahlt und führen deren Inventarisierung. Dies betrifft die schwarzen gepolsterten Konferenzstühle, 2x Tische Erle, 3x Zeichentische, 4x Sitzungstische, 2x graue Regale
• Großer roter ovaler Tisch A101 kostenfrei erhalten.
• Postfachregal A101 kostenfrei durch die Hochschule erhalten.
• Schränke 01-07 im Raum A101 kostenfrei durch die Hochschule erhalten.
• 3x graue Rolly's im Raum A104 & A109 kostenfrei erhalten.
• 8x graue Schränke im Servicebüro A 108 kostenfrei erhalten.

• Teeküche Barhocker Mai Thai weinrot neue Nummern im Anlagenverzeichnis #480-036 bis 040. Diese werden aus dem Anlagenverzeichnis entfernt und in das Inventarverzeichnis übernommen.

Beispiele / Erklärungen:

Was sind geringwertige Wirtschaftsgüter:

• Kleinmöbel,
• Bilder,
• Datenträger,
• Kaffeemaschinen,
• Paletten,
• Transportkisten,
• Werkzeuge (außer Maschinenwerkzeug),
• Schreibtischlampen,
• Bürocontainer,
• Papierkörbe,
• Diktiergeräte,
• beruflich genutzte Software,
• Schreibgeräte,
• Telefone etc.

Keine GWG: Unselbstständige Wirtschaftsgüter

Nicht zu den GWG zählen Wirtschaftsgüter, die nur mit anderen Wirtschaftsgütern zusammen genutzt werden können. Darunter fällt z. B.  ein Monitor, der ohne Computer nicht selbstständig nutzbar ist. Weitere Gegenstände, die keine GWG sind: Regalteile, Lampen eines Beleuchtungssystems, Softwareupdates oder die Computermaus.

Hier wird zunächst nach „vorsichtiger kaufmännischer Beurteilung“ entschieden, ob es sich bei dem unselbstständigen Wirtschaftsgut um nachträgliche Anschaffungskosten oder um Erhaltungsaufwand handelt. Trifft Ersteres ein, weil ein bestehendes Anlagegut verbessert oder erweitert wird, werden die neuen Kosten dem Anlagegut zum 1.1. zugeschrieben und gemeinsam mit diesem abgeschrieben. Wird hingegen das bestehende Anlagegut instand gehalten, gepflegt oder gewartet, ist das Wirtschaftsgut als Erhaltungsaufwand zu betrachten und damit sofort als Betriebsausgabe abziehbar.

Nachträgliche Herstellungskosten versus Erhaltungsaufwand

Der Ersatz einzelner Teile eines Wirtschaftsguts ist nach ständiger Rechtsprechung regelmäßig als Erhaltungsaufwand anzusehen. Dies gilt selbst dann, wenn damit eine werterhöhende Modernisierung verbunden ist oder der ersetzte Teil noch funktionsfähig war. Nachträgliche Herstellungsarbeiten liegen demnach nur vor, wenn ein Wirtschaftsgut in seiner Substanz vermehrt (erweitert) oder über seinen bisherigen Zustand erheblich verbessert (ausgebaut) wird, nicht jedoch, wenn das neue Wirtschaftsgut die bisherige Funktion für ein einheitliches Wirtschaftsgut in vergleichbarer Weise erfüllt wie das alte Wirtschaftsgut.