Protokoll 3. Sitzung Präsidium 2022/2023
| Datum | 2022-09-20 |
|---|---|
| Ort | A104/discord; #Präsidium |
| Sitzungsleitung | Resi |
| Redeleitung | Resi |
| Protokollerstellung | Resi |
Teilnehmerinnen
Anwesende
- Jasmin
- Resi
- Tino
- Elli so halb
0. Formalia
0.1 Begrüßung und Eröffnung der Sitzung
0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
0.3 Verabschiedung der Tagesordnung
Das Präsidium möge beschließen, die folgende Tagesordnung zur 3. Sitzung des Präsidiums zu bestätigen.
Dazu gibt es keine Gegenrede.
Damit ist die Tagesordnung bestätigt.
0.4 Verabschiedung der Protokolle
2. Sitzung Präsidium 2022/2023
TOP 1 Verfahren zur Ablage von Beschlüssen (für die ABV)
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/abv/ablage/ablage-beschluesse-ab-2021-2022
-> auf 2. Arbeitstreffen verschoben - große Aufräumaktion
aus dem 1. Arbeitstreffen des Präsidiums 2022/2023 übertragen:
TOP 2 Regelung für Finanzanträge
Abläufe festlegen mit fulli@
Was wäre denn hier aus Sicht von finanzen@ sinnvoll umsetzbar?
Der Plan ist ja, dass es im Vorfeld dort abgesprochen ist, ehe der der Antrag überhaupt zu p@ kommt, weil es ja aus unserer Sicht die Aufgabe des Menschen ist, der das Geld haben möchte, sich zu kümmern, ob das überhaupt geht. Demnach müsste der Antrag theroretisch bei finanzen@ gestellt werden, wird dann gesprüft mit "ja geht"/"nein geht nicht" und für den ersteren Fall mit der entsprechenden Kostenstelle versehen zu uns gegeben, wo er dann auf die TO kommt. Right?
Finanzen soll alle Anträge gegenprüfen - diese Stelle gibt es nicht. Daher soll das P vorher selber prüfen
--> SHK Stelle 2,5 - 5h könnte man von Protokollierung abzwacken
Im Vorfeld durch den Antragsteller zu klären:
Angebote selber filtern
Haushaltsposition
Betrag
Bei- und Herschaffungskosten - Angebotsvergleich - wenn Plenum haben möchte
--> wann müssen Finanzanträge von @finanzen gegengecheckt werden : Vergleichsangebote, Kostenkalkulationen
--> Antragstellende sollen Kosten frühzeitig abchecken! Dann Antrag einreichen. Präsidium kann im Nachgang schon mit Finanzen sprechen, aber nicht generell Kosten klären
-- Fulli soll aufschreiben, was grundsätzlich möglich wäre von Finanzen aus!
-- Vorlagen für wiederkehrende Finanzanträge (am bsp. SEP - Mittel, SAF - Totalausfall, SEP2 - Mischmasch ) - wie kann/soll man da kalkulieren
- in dieser Legislatur: schauen, was an Anträge reinkommt und daraus sinnvolle Vorlagen erstellen, typische Fragen, wiederkehrende Anforderungen
TOP 3 Modus Stimmverteilung RK
Modus Stimmen im RK festlegen und direkt im Plenum bekanntgeben.
Folgender Modus soll verwendet werden:
1. Jede Referatsleitung trägt die Stimme des eigenen Referates. Wenn man nicht anwesend sein kann, kann die Stimme übertragen werden.
2. Stimmenhäufung ist dabei möglich.
3. Referate, die unbesetzt sind fallen an den Vorstand, unter der Voraussetzung, dass dieser eine Person für das Referat kommissarisch bestellt (verantwortlich macht).
4. Referate, die unbesetzt sind und keine kommissarische Referatsleitung durch den Vorstand erhalten haben, gehen nicht in die Beschlussfähigkeit des RK ein und gelten als unbesetzt.
5. Durch den Vorstand bestellte Personen müssen gleichermaßen ihre Stimme übertragen, wenn sie nicht anwesend sein können. Die Stimme fällt nicht automatisch an den Vorstand zurück.
6. Kommissarische Referatsleitungen müssen in einer Sitzung des Vorstandes bestellt worden sein und dies muss dem Präsidium frühzeitig vor der Sitzung des RK bekannt sein.
7. Kommissarisch geschäftsführend ist nicht zulässig, eine Bestellung als Referatsleitung muss demnach jede Legislatur erfolgen.
8. Stimmrechtsübertragungen in der Sitzung, weil man zum Beispiel frühzeitig die Sitzung verlassen muss, sind zulässig.
9. Stimmrechtsübertragungen mit andauernder Wirkung (Stellvertretung oder Person XY nimmt stets die Stimme ein, wenn die Referatsleitung (auch kommissarische) nicht anwesend sein kann) sind zulässig.
10. Geschäftsführende Referatsleitungen sind vollwertig stimmberechtigt.
--> wird im 2. Plenum unter Berichte bekanntgegeben, schriftliche Ausfertigung folgt zeitnah (2. Arbeitstreffen Präsidium)
3 von 3 dafür
TOP 4 Überarbeitete To-do-Liste durchgehen
--> Verteilung/Besprechung der Aufgaben im Arbeitstreffen
--> Resi klärt Termin fürs Arbeitstreffi und zukünftige P Sprechstunde
ITOP 1 Arbeitsprogramm 2022/2023
Bitte Inhalte sammeln!
Ein kleines Beispiel für eine riesige Aufgabe, die selbstverständlich nicht "mal so" erledigt werden kann: Erstellung einer "richtigen" Geschäftsordnung im Zusammenwirken mit dem Ausschuss Strukturelles (So wie das aktuell läuft, könnte eine Art Sitzungsverordnung auch ausreichend sein)
ITOP 2 Stand zur Erstellung von Inhalten zur Einarbeitung (als Anleitung) der jeweiligen Stellen beim Präsidium
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-antrags-und-beschlussverwaltung/how-to/https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-protokollierung/how-to/https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-assistenz-sitzungsleitung/how-to/https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-ausfertigung/how-to/https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-ausfertigung/how-to/https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/stellen/zustaendigkeit-ausfertigung/how-to/how-to-genehmigung-ordnung
ITOP 3 Assoziierung von Mitgliedern
Hanni: Bitte mal klären, welchen Prozess wir da in Zukunft verfolgen - das war mir noch nicht klar, weswegen ich auch noch nicht auf Mails diesbezüglich antworten. Im Anschluss wäre es toll, wenn ihr anstelle meiner Jenny auf ihre Mail vom 07.09. und Gregor auf seine Mail vom 07.09. antworten könntet, damit das nicht versandet. Danki!
--> ITOP 1-3 ins AT wegprokrastinieren
ITOP 4 Grundsatz zur Fortführung von anteiliger online-Sitzung
(von vat@ und mit minth@ abgesprochen)
Am Beispiel "veraltete" Stimmzettel kam die Frage auf, ob es die Vorlagen von Stimmzetteln überhaupt noch braucht, da es ja einen Dienst online zum Abstimmen (LimeSurvey beim OPAL) gibt und das dazu genutzt wird. Paul meinte, dass das abhängig ist, ob jemals wieder weg vom hybriden Modell bei Sitzungen weggegangen wird. Wenn (wieder, "wie früher") Sitzungen nur in Präsenz stattfinden würden, dann wären Stimmzettel (auf Papier und mit einer Wahlurne) besser, da das Verfahren nachvollziehbarer ist. Jedoch wenn entschieden werden würde, dass beim StuRa - mindestens für das Plenum - auch unabhängig von einer Pandemie Sitzungen (auch) online stattfinden, dann müsste stets ein Dienst online verwendet werden müssen und die alt hergebrachten Stimmzettel (und damit auch die Vorlage) wären überflüssig veraltet.
Die Entscheidung - weiterhin werden Sitzungen immer auch hybrid (mindestens anteilig auch online) stattfinden - sollte dauerhaft beschlossen werden, also in einer Ordnung (oder Verordnung) stehen.
Antragi (für Beschlussi)?
Aber wohin schreiben? StuRa-GO? Paul glaubt, dass das wohl die beste Stelle wäre. Aber vielleicht gibt es bessere Vorschläge.
Vorschlag "auf die Schnelle" (beim kurzen gespräch zwischen Theresa und Paul 2022-09-10):
Beim § Sitzungen könnte ein Absatz hinzugefügt werden, der sinngemäß lautet:
Sitzungen sollen mindestens anteilig auch online (hybrid) stattfinden. Abstimmungen bei hybriden Sitzungen müssen online stattfinden. Als vom StuRa unabhängige Instanz soll dafür das Werkzeug für Abstimmungen der Plattform OPAL (Lernplattform) genutzt werden.
Findet ihr das gut?
BTW: (StuRa-)GO party hard? Die aktuelle Geschäftsordnung ist eigentlich nur eine Notdurft. Ein wesentlich "richtiger" Entwurf liegt (fast) fertig da. Zusammenarbeit mit dem Ausschuss Strukturelles angehen?
--> wieso muss das dauerhaft festgehalten werden? Kann man das nicht pro Legislatur entscheiden ?
- Wahlen und Co. IMMER online
- Sitzungen hybrid auch IMMER
- Meldekarten kann man behalten, PDF-Vorlagen können behalten werden
ITOP 5 Inspiration Teilnahmeliste
(von vat@)
vat hörte, dass eine Teilnahmeliste "neu" konzeptioniert werden soll. Dazu möchte vat einen Vorschlag unterbreiten:
Wenn es Fragen gibt (wozu was dient und wieso das so gegliedert ist), dann einfach gern nachfragen.
--> es findet ja eh eine Feststellung der Beschlussfähigkeit statt, ansonsten wird frühzeitiges Verlassen der SItzung im Pad unter Anwesenheiten festgehalten mit Uhrzeit und welchem Top das entspricht. Darauffolgend kann gern nochmal die Beschlussfähigkeit festgestellt werden
ITOP 6 Vorbereitung Sitzungen Plenum
(von vat@ (kan@))
Offensichtlich wird es vergessen zu kontrollieren, ob die Gegenstände (die schön bei der Tagesordnung aufgelistet sind) öffentlich sind.
Ich habe es mir erlaubt mindestens die Anträge zu veröffentlichen. Aus der vertrauensvollen Zusammenarbeit mit CoCo habe ich mir das zugemutet. Gern kann das als das positiv als Wirken von und für CoCo verstanden werden.)
Wann ist der Arbeitsschritt zur Veröffentlichung (spätestens) zu machen? (Ist das geeignet dokumentiert, auch wer dafür verantwortlich ist und wer das macht?)
Hingegen die Informationen habe ich nicht veröffentlicht. Das sollte nachgeholt werden. (Da war ich mir aber nicht sicher, ob das Präsidium das auch so sieht.)
Workflow ist, dass die angestellte Person die TOP einpflegt und zur Veröffentlichung einreicht wenn es richtig erscheint. Präsidium in Form von Hanni schaut drüber als letzte Instanz und veröffentlicht. Da Hanni im Urlaub ist und niemand die Aufgabe stellvertretend wahrgenommen hat, ist es dieses Plenum hinten runter gefallen. Wir geloben Besserung
ITOP 7 Verbesserung Modus Stimmverteilung Referatskollegium
(von vat@ (kan@, konti@))
ITOP 8 Umgang mit unzureichend besetzten Ausschüssen
und fehlener Vorbereitung von Entscheidungen
(von vat@ (kan@, konti@))
Grundsätzlich sollen Ausschüsse ja Entscheidungen, insbesondere auch Änderungen der Ordnungen für die sie zuständig sind, vorbereiten. Aktuell - gefühlt aber auch schon die vergange Legislatur - passiert das aber nicht. Das Präsidium Boxberger meinte dazu immer, dass das dann halt im Plenum (im Deteil) zu diskutieren sei.
Das stimmt und ist ziemlicher Mist für das Plenum. Wir sollten das immer mit erwähnen wenn Ordnungsänderungen im Plenum beschlossen werden
ITOP 9 "damenlos" herumliegende Dokumente mit Bezug zum Präsidium
(von vat@ (kan@, konti@))
beispielsweise liegt ein Ordner wegen der Ausfertigung von Beschlüssen (oder si) im Postfach (A108), der im Raum A104 aufgefunden wurde
--> 2. Arbeitstreffiiiiii <3
Sonstiges:
Elli macht ABV !! <3
-> Einarbeitung?
- Stundenanzahl? 10h zu viel, zu wenig? geht sich wohl aus
- nur Vorbereitung und Nachbereitung (Kategorisierung, ÄAs etc. )
- Nachforderungen - macht ja Hanni, Kommunikation?
- what about Stelle Ausfertigung? neu ausschreiben, bis wann ?
Wer fertigt zukünftig die Wahlen an? Wer fertigt die Beschlüsse aus.
--> Beschlussausfertigung soll mit in die Nachbereitung
Termin Einarbeitung? --> Tino schreibt CoCo
Resi schließt die Sitzung.
Die nächste Sitzung findet am 27.09.2022 statt.
| Theresa Minister | Theresa Minister | |
| Sitzungsleitung | Protokollführung |
https://pentapad.c3d2.de/p/pr%C3%A4sidium_2022-2023_3/timeslider#3080
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