Teilnehmerinnen

Anwesende

• Elli
• Hanni
• Jasmin
• Tino

0. Formalia

0.1 Begrüßung und Eröffnung der Sitzung

0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung

0.3 Verabschiedung der Tagesordnung

Das Präsidium möge beschließen, die folgende Tagesordnung zur 19. Sitzung des Präsidiums zu bestätigen.

Dazu gibt es keine Gegenrede.

Damit ist die Tagesordnung bestätigt.

0.4 Verabschiedung der Protokolle

18. Sitzung Präsidium 2022/2023

ITOPs

I. Vorbereitung 10. Sitzung Plenum 2022/2023

Kandidatur Vorstand

TOP Absenkung geplante Ausgaben KoSe

Anträge von Vorstand/Kanzlei

Tino: Das sind ja drei Stück. Den Antrag zu Prüfungen können wir gern behandeln, genau so wie den zu Paypal. Da würde von Fulli auch noch ein Kommentar kommen, den wir direkt mit ins Pad hauen können. Dann sollte das ein Selbstläufer sein. Der dritte Antrag zu How To StuRa könnte doch verschoben werden auf nach die Prüfungsphase, oder?

Hanni: Ja, da stimme ich dir zu. Das ist nicht dringlich.

ITOP Angebot der Rechtsberatung ab dem Jahr 2023 (vertagt)

ITOP Mitgliederwerbung

Y Berichte

Es kam von Robert Müller eine Art "Bericht" zum gestrigen SGM-Treffen. Will man das mit aufnehmen? Oder erstmal mit Gwyn besprechen (ging an ÖA & Soziales)?

--> wird mit eingepflegt

II. Vorbereitung 9. Sitzung Referatskollegium 2022/2023

TOP Durchführung eines Erste Hilfe Kurses

ITOP Mitgliederwerbung

III. Verfahren Unterschriftenprobe

verwaltung@: Ich muss mir langsam mal ein Verfahren überlegen, wie wir die Unterschriftenproben sinnvoll einsammeln und kontrollieren. Dazu erstelle ich noch eine Liste mit allen Ämtern, die das betrifft. Dann wäre aber die Frage, wer die Initialbitte schreibt und wer hinterherrennt. In meiner Welt wäre es sinnvoll, dass wie bei den restlichen Dokumenten zu machen. Sobald die Person gewählt wird, wird ihr eine Mail mit dem Dokument geschickt mit der Bitte sie an welche Stelle auch immer zurückzusenden.

Wie seht ihr das?

Tino: Ich sehe das schon als sinnvoll an, dass das vom Präsidium angestoßen wird.

Elli: Ich wäre außerdem dafür, mal eine Mailadresse für die Stelle Mitgliederverwaltung anzulegen, damit all diese Sachen dort zusammenlaufen. 

Tino: Und wo liegt das dann letztendlich ab?

Elli: Das muss ich nochmal schauen. Es liegt glaube im Finanzenordner, aber inhaltlich schon bei Verwaltung.

Tino: Der Prozess wäre sinnvoll, dass das Präsidium die Person nach der Wahl kontaktiert, das ausgefüllt an uns zurückkommt und wir es dann weiterleiten an die Mitgliederverwaltung.

Elli: Aber auch da muss jemand hinterher sein, dass diese ausgefüllten Dokumente wieder bei uns ankommen.

Tino: Soll das auch Teil der Mitgliederdatenbank werden? Oder vielleicht auch beim ABV Tool? Das sollten wir weitergeben an die Projektgruppen, die daran gerade arbeiten. Das würde uns sehr entlasten.

Elli: Ich würde dann nochmal ein offizielles GO geben, ab wann es losgeht und wer zuständig ist.

Tino: Das müsste man auch in unserem Flow Chart verankern.

IV. Physische Form von Ordnungen

Elli: Es gibt einen Ordner, wo (in der Theorie) alle Versionen aller Ordnungen physisch abgeheftet sind. Das muss theoretisch mal aufgefüllt und nachgeholt werden und habe ich deswegen auch schon lange auf der ToDo. Mein Problem ist folgendes: Ich finde das generell super unnötig und eine Sünde für die Umwelt, weil niemand auf die Idee kommen wird sich die Ordnungen auf Papier anzuschauen und keiner stirbt, wenn wir mal nicht aufs Plone zugreifen können um die Ordnungen zu sehen. Und dann gibt es immer wieder alte Änderungen (wie auch aktuell der Fall), die nicht eingepflegt wurden und somit müssen alle nachfolgenden Versionen angepasst werden. Das würde auch bedeuten alle physischen Versionen sind Müll und müssten erneut ausgedruckt werden. Sünde!

Der einzige Vorteil ist wirklich, dass falls mal alles krachen geht und das Plone für immer unerreichbar ist, nirgendwo die aktuellen Versionen der Ordnungen existieren, das ist natürlich schon ganz schön kacksi. Aber Nutzen/Aufwand/Umwelt-Verhältnis zu definieren fällt mir hier sehr schwer. Wie seht ihr das? Soll ich (/das Präsidium) das weiterhin machen oder sein lassen?

Tino: Ja, den Punkt verstehe ich, das ist nicht gewinnbringend. Das ist wieder eine zusätzliche Sache, die gepflegt werden muss und es dann fehlerhaft wird. Das bringt nichts. Und wenn das Plone verloren geht, haben wir ganz andere Sorgen. Das ist ein Arbeitsaufwand, den man sich sparen kann. Es könnte aber sein, dass man rechtlich dazu verpflichtet ist, aber das kann man ja mal abchecken. Eben weil wir eine Teilkörperschaft öffentlichen Rechts sind.

Elli: Vielleicht einigen wir uns dann auf einen Modus, dass man das einmal im Quartal oder halben Jahr macht. Die KontO ist das Worst-Case Beispiel.

Tino: Wenn wir das machen müssen, wäre ich auch für diesen Modus. Wäre das dann bei uns angesiedelt?

--> Tino fragt mal das allwissende StuRa-Lexikon

Y. Stand der zu erledigenden Dinge

Hanni: Beim Ausfertigen der letzten Protokolle ist mir aufgefallen, dass wir als Präsidium schon ganz paar Dinge beschlossen haben. Fertigen wir unsere Beschlüsse auch aus (seit dieser Legislatur?)? Wenn ja, hat Elli jetzt bisschen was zu tun.

Elli: Ja, machen wir so. Kontaktier mich da einfach.

Elli:

• Anträge von Paul

• Bericht SGM von Robert

Elli: Die Protokolle der Plenums- und RK-Sitzungen stehen noch aus. Da würde ich mich mal drum kümmern.

Hanni schließt die Sitzung um 15:47 Uhr.

Die nächste Sitzung findet am 24.01.2023 um 15:00 Uhr statt.

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