Sie sind hier: Startseite / Studentinnenrat / Präsidium / Sitzungen / 2022/2023 / 1. Arbeitstreffen / Protokoll 1. Arbeitstreffen Präsidium 2022/2023

Protokoll 1. Arbeitstreffen Präsidium 2022/2023

Protokoll 1. Arbeitstreffen Präsidium 2022/2023

 

Datum: 09.09.2022
Beginn: 10.25 Uhr
Ende: 20.00 Uhr

Anwesende:

  • Hanna
  • Jasmin
  • Theresa
  • Tino
  • Paul (so halb, da andere Aufgaben (etwa Ausschuss Hochschulpolitik KSS) anstehen)
  • Fulli (?)
  • Elli
  • MLp
  • Göran (?)
  • SvA (probably aber erst gegen 11)
  • Boxi (?)


Aktuelle ToDo's checken: https://pentapad.c3d2.de/p/P_Arbeitswoche

Antrag von SvA: nach der Hälfte hoch ins Zelt laufen und Burger essen 😋🍔 plz 


TOP 1 Software Engineering Projekt


https://pentapad.c3d2.de/p/SEP_Projekt_2022_2023

Mail vom Vorstand vom 24.08.
[...]
Aus unserer Sicht sollten wir - auch wegen des Betreuungsaufwandes - für nicht mehr als 2 Themen entscheiden. Die für uns gerade wichtigsten sind:


Frage Nr. 1: Geht ihr da mit?

  1. neues Tool für ABV
  2. neues Tool für Mitgliederdatenbank

Frage Nr. 2: Fühlt ihr euch bereit das jeweilig bei euch angesiedelte Thema auch inhaltlich im Projekt zu betreuen?

  1. Betreuung: 50% admin@ - 50% p@
  2. Betreuung: 50% admin@ - 50% verwaltung@

Frage Nr. 3: Könnt ihr demnach auch die Formulierung der Themenbeschreibungen für Prof. Anke übernehmen?
Vielleicht ist es auch sinnvoll vorab schon einmal mit ihm Rücksprache zu halten, ob die Themen so sinnvoll sind.

  • Ausschreibung würde geteilt stattfinden
  • 1. ABV Tool:
    • 50% admin@ zur Infrastruktur/technischen Hintergründen (Paul, MLp, Göran, Max)
    • 50% Präsidium für inhaltliche Anforderungen (Resi)
  • 2. Mitgliederdatenbank
    • 50% admin@ zur Infrastruktur/technischen Hintergründen (Paul, MLp, Göran, Max)
    • 50% verwaltung@ für inhaltliche Anforderungen (Elli)

Frage Nr. 4: Kann sich der Bereich Administration Rechentechnik eine zusätzliche technische Betreuung beider Themen vorstellen, um zu gewährleisten, dass die entstehenden Tools dann auch tatsächlich bei uns angebunden werden können und nutzbar sind?

  • Ja.

Bitte gebt zeitnah eine Rückmeldung, insbesondere wenn ihr die Betreuung nicht übernehmen könnt. Dann müsste nämlich noch jemand anderes gefunden werden. Es wäre sehr schade, wenn wir diese Projekte nicht entwickeln lassen könnten, da sie uns denk ich extrem weiterhelfen und in Zukunft Arbeit ersparen könnten.
[...]

To-dos: 
--> Hanni antwortet auf Vorstandmail
--> Resi & Elli antworten gemeinsam Prof. Anke bis 15.09.

-- Gemeinsame Erstellung der Anforderungen steht noch aus!! 



TOP 2 Regelung Bestellung und Entsendung von Studentischen Vertretungen


https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1257
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/vorstand/kan/sitzungen/2021-2022/verfahren-entsendung-von-delegationen-zur-teilnahme-an-regulaeren-konferenzen-der-studentischen-interessenvertretung
Umgang Bufata, KIF etc. wohin entsendet der StuRa wie Menschen, wie werden Delegationen gebildet? Plenum/RK? (Klärung mit a-struk@ und konti@ in Arbeitstreffen)

Das Präsidium spielt "Wünsch Dir was":


Landes-/Bundesebene:

  1. Bundesfachschaftentagungen 
  2. fzs -> gewählten Vertretung -> Vertretung bestimmt die Delegation
  3. kss -> Gewählte Vertretung -> Vertretung bestimmt die Delegation (?)


StuKo & PA

  1. Prof/Sonstejemand der Fakultät möchte jemanden ins Gremium haben und schreibt ans p@
  2. Stellungnahme durch FAK
  3. Einreichen des Tagesordnungspunktes beim p@ durch Prof oder zur Wahl stehenden Menschen, Studiendekan oder so
  4. Wahl der Vertretung durch Fakultätsvertrerinnen im Plenum --> Herstellung des Benehmens
  5. Wahl durch den Fakultätsrat (zukünftig: Rückmeldung durch diesen an @verwaltung für die Mitgliederdatenbank, Beschluss der Wahl soll mit angegeben werden) 


To-dos: 

  • Umgang mit Mitgliedern: Rückmeldung zu Rücktritt etc. sollen gemacht werden, um die Datenbank aktuell zu halten 
  • Umgang bei Wahlen: Zukünftig soll das gesamte Plenum abstimmen und nicht einzelne Stimmberechtigte
  • Bei Fakultäten/Dekanen mal abfragen, wie deren Prozess gerade ist, besonders bei Wechsel der studentischen Vertretung, wir brauchen Benachrichtigungen per Mail (@vorstand)


Senatskommissionen
-> Vorschläge durch studentsiche Senatorinnen -> Wahl im Senat

Rektoratskommissionen 
-> Vorstand soll Prozess klären, Wunsch wäre der gleiche Prozess wie bei StuKos/PAs, Rektorat bestellt in letzter Instanz, Bekanntgabe im Plenum (Hanni schreibt ihnen)

Meinungsbild (Alle Anwesenden): Sollen alle Bestellungen, Anträge auf Benehmen, Delegationen durch das gesamte Plenum gehen?
Ergebnis: 6/0 --> einstimmig angenommen

To-dos: 

  • Das Präsidium stellt einen Antrag auf Änderung der GrundO 



riegel@: noch als Hinweis aus dem off (während eurer Pause):
Das Referatskollegium ist insbesondere zuständig für:
    
    Vorschlag für die Wahl der Vertretung der Studentinnen für:
        Senatskommissionen der Hochschule,
        den Wahlausschuss der Hochschule und
        weitere Kommissionen und Ausschüsse der Hochschule;
    alle Angelegenheiten der Studentinnenschaft, soweit die Ordnung der Studentinnenschaft keine andere Zuständigkeit bestimmt, in Einvernehmen mit dem Vorstand.
Das Plenum ist insbesondere zuständig für:
    
    die Wahl und Abwahl:
        
        von weiteren Ämtern der Studentinnenschaft, soweit die Ordnung der Studentinnenschaft keine andere Zuständigkeit bestimmt;



TOP 3 Regelung Herstellen von Benehmen


Definitiv noch zu checken/überarbeiten: https://www.stura.htw-dresden.de/members/JasminPaulik/stuff/howto_benehmen

  1. Eine Person / ein Dekanat /ein*e... stellt einen (formlosen?) Antrag auf Herstellung des Benehmens an den StuRa  inklusive Begründung zur Kandidatin (Mail an stura@stura.htw-dresden.de).
  2. Das Präsidium erstellt einen entsprechenden Antrag für die nächste Plenumssitzung und setzt ihn auf die Tagesordnung.
      • In dringlichen Fällen kann das Präsidium eine außerordentliche Sitzung einberufen oder die Fassung eines Umlaufbeschlusses vorbereiten.
      • Dringliche Fälle sind entsprechend zu begründen (nicht: Wir haben das heute erst gemacht und nächste Woche haben wir planmäßig Sitzung...")!
  1. Idealerweise berät der Fakultätsarbeitskreis über die Kandidaturen und kann im Plenum Stellung nehmen --> grundsätzlich mit anfragen? Ja
      • Liegt eine Stellungnahme vor, wird sie Teil des Antrages.
  1. Das gesamte Plenum stimmt über die Herstellung des Benehmens ab (geheim!). Es kann dem eine Begründung, zum Beispiel die Stellungnahme des Fakultätsarbeitskreises, anfügen.
  2. Das Präsidium teilt den entsprechenden Stellen (antragstellende Person, Fakultätsarbeitskreis, Dekanat, Studiendekan*in - je nach dem, wer "betroffen" ist) das Ergebnis der Abstimmung mit.
  3. Das Dekanat informiert uns über eine erfolgreiche Wahl
  4. Das Präsidium gibt dies im kommenden Plenum bekannt


Fazit: Härtere Hand -> Wenn das Dekanat sehr dringlich eine Benehmen für XY haben will und bei uns die Fristen gerissen wurde und wir es nicht in der vorgegeben Zeit schaffen können, das Dekanat dann ohne das Benehmen im Fakultätsrat eine abstimmung vornimmt werden wir hoch eskalieren -> Dekanat und Rektorat



TOP 4 Regelungen des Präsidiums für TOPs und ITOPs


Fertigstellung des Flowcharts: https://miro.com/app/board/uXjVPbCUHNs=/

--> Verwendung für Mail zu Regelungen/Anforderungen des Präsidiums
--> Verwendung zur KoSe

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/ansprueche

  • neue Seite "Umgang TOPs/ITOPs" anlegen: 



To-do:

  • Seite vervollständigen, Hanni schreibt Email 





TOP 5 Regelung für Finanzanträge


Abläufe festlegen mit fulli@
Was wäre denn hier aus Sicht von finanzen@ sinnvoll umsetzbar?
Der Plan ist ja, dass es im Vorfeld dort abgesprochen ist, ehe der der Antrag überhaupt zu p@ kommt, weil es ja aus unserer Sicht die Aufgabe des Menschen ist, der das Geld haben möchte, sich zu kümmern, ob das überhaupt geht. Demnach müsste der Antrag theroretisch bei finanzen@ gestellt werden, wird dann gesprüft mit "ja geht"/"nein geht nicht" und für den ersteren Fall mit der entsprechenden Kostenstelle versehen zu uns gegeben, wo er dann auf die TO kommt. Right?

Finanzen soll alle Anträge gegenprüfen - diese Stelle gibt es nicht. Daher soll das P vorher selber prüfen
--->>>> SHK Stelle 2,5 - 5h könnte man von Protokollierung abzwacken 

Im Vorfeld durch den Antragsteller zu klären:
    Angebote selber filtern 
    Haushaltsposition
    Betrag 
    Bei- und Herschaffungskosten - Angebotsvergleich - wenn Plenum haben möchte 

-> wann müssen Finanzanträge von @finanzen gegengecheckt werden : Vergleichsangebote, Kostenkalkulationen 




TOP 6 Finanzbeschlüsse und Beschlüsse zu Mitgliedschaften


https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/1343

Mail vom Vorstand vom 07.09.
[...]
Im Rahmen vom Jahresabschluss 2020 hat Fulli festgestellt, dass das an vielen Stellen ganz schön doof ist, wenn die Finanzbeschlüsse und auch Beschlüsse zu Mitgliedschaften nicht direkt irgendwo einsehbar sind, sondern erst herausgesucht werden müssen. Er hatte den Wunsch geäußert, dass diese Beschlüsse bei der Ausfertigung noch mal extra kopiert und in einen extra Ordner gelegt werden.

Wenn Fulli beim Arbeitstreffen dabei ist, wird er euch das sicher noch mal im Detail erklären können.
[...]

Soweit ich weiß, wird bei der ABV schon darauf geachtet, Beschlüsse zu Finanzen extra nochmal zu kopieren. Diese sollten dann im Fach von Finanzen landen. Wo diese dann weiterhin abgelegt werden, kann Finanzen dann ja frei entscheiden. So können wir das gern auch für Beschlüsse zu Mitgliedschaften regeln.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/anstellung-von-studentinnen/einzelne-stellen-zur-anstellung-von-studentinnen/view



TOP 7 Anstellungen ab Oktober


Aktuell:

  • Zuständigkeit Antrags- und Beschlussverwaltung (ABV): 10h (5h Hauke, 5h CoCo)
  • Zuständigkeit Protokollierung: 10h (5h Resi, 5h CoCo)
  • Zuständigkeit Assistenz Sitzungsleitung: 2,5h (Hauke)
  • Zuständigkeit Ausfertigung: 2,5h (Elli)


Zukünftig:

  • Zuständigkeit Antrags- und Beschlussverwaltung (ABV): 10h (CoCo)
  • Zuständigkeit Protokollierung: 5h (Resi)
  • Zuständigkeit Assistenz Sitzungsleitung: 2,5h (Jasmin)
  • Zuständigkeit Ausfertigung: 2,5h (Elli)




TOP 8 Standardisierte Emails

 

Assoziieren

 



Herstellung Benehmen 

 

  • Sehr geehrte/r XY,
  • vielen Dank für Ihren Antrag auf Herstellung des Benehmens für Person XY im Gremium XY. Wir möchten Sie bitten, dem Antrag eine Begründung anzufügen, aus der hervorgeht, warum Person XY für dieses Amt geeignet ist. 
  • Damit Ihr Antrag zur nächsten Sitzung des Plenums am XX.XX.202Y behandelt werden kann, beachten Sie bitte die Einreichungsfrist bis XX.XX.202Y.
  • --------------------------
  • Liebe Mitglieder des Fakultätsarbeitskreises XY,
  • zur nächsten Sitzung des Plenums am XX.XX.202Y wurde von Person XY ein Antrag auf Herstellung des Benehmens für Person XY im Gremium XY eingereicht. 
  • Ihr habt bis XX.XX.202Y die Möglichkeit, eine Stellungnahme dazu zu verfassen, um den Stimmberechtigten eine Grundlage für Ihre Entscheidung zu geben.
  • --------------------------
  • Sehr geehrte/r XY,
  • hiermit möchten wir Sie über den Ausgang der Abstimmung zur Herstellung des Benehmens für Person XY in das Amt XY mitteilen:
  • Wurde (nicht) gewählt.
  • Bitte informieren Sie uns nach Druchführung der Wahl Ihrerseits über den Ausgang dieser, damit wir den Neuzugang ist unsere Mitgliederdatenbank aufnehmen können und als Ansprechpartnerin ggf. vermitteln können.
  • Vielen Dank!
  • --------------------------
  • Sehr geehrte/r XY,
  • Plenum in geraden Wochen dienstags 16.30 Uhr
  • Einreichungsfrist gerade Woche montags 23.59 Uhr
  • Wir danken dafür, dass sie sich bei uns melden, bentötigen aber natürlich eine adäquate Zeit um das Benehmen herzustellen.
  • Die Herstellung des Benehmen wir daher erst zum Plenum XY behandelt werden können. Sie erhalten anschließend dass Ergebnis.
  • hiermit möchten wir Sie informieren, dass die Wahl von Person XY in Gremium XY 


Fazit: Härtere Hand -> Wenn das Dekanat sehr dringlich eine Benehmen für XY haben will und bei uns die Fristen gerissen wurde und wir es nicht in der vorgegeben Zeit schaffen können, das Dekanat dann ohne das Benehmen im Fakultätsrat eine abstimmung vornimmt werden wir hoch eskalieren -> Dekanat und Rektorat



Finanzanträge


Liebe/r ...,

vielen Dank für das Einreichen Deines Finanzantrages.

Falls der Antrag vollständig, sowie mit Finanzen und der haushaltsplanverantwortlichen Person abgestimmt ist, werden wir ihn direkt bearbeiten und zur nächsten Sitzung des Plenums auf die Tagesordnung setzen. Sollte das nicht der Fall sein, bitten wir Dich, diese Schritte nachzuholen und Dich mit finanzen@ und hapla@ in Verbindung zu setzen und Dein Anliegen direkt zu klären.
Bitte beachte, dass es etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, Deinen Antrag entsprechend zu prüfen und abzustimmen.

- Klärung mit Finanzen?
- Klärung mit haushaltsplanverantwortlicher Person?
- Antrag vollständig?




Artikelaktionen

Versenden
Drucken