7.Sitzung Präsidium 2021

 Datum 2021-05-03
 OrtA107/discord; #Präsidium
 Sitzungsleitung: Alice Stenzel
 Redeleitung: Alice Stenzel
 Protokollerstellung: alle

Anwesende

Liselotte Ruthe
Alice Stenzel
Manuela Ziesche
Carolin Schmuck
Johann Boxberger

0. Formalia

0.1 Begrüßung und Eröffnung der Sitzung um 17:41 Uhr

0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung

0.3 Verabschiedung der Tagesordnung

Das Präsidium möge beschließen, die folgende Tagesordnung zur 7. Sitzung des Präsidiums zu bestätigen.
Dazu gibt es keine Gegenrede.
Damit ist die Tagesordnung bestätigt.

0.4 Verabschiedung der Protokolle

ITOPs

I. Aufgabenverteilung

Lotte: Ich habe ja beschlossen in spätestens 2 Wochen kein Präsidium mehr zu machen. Caro ist auch weg. Also das müsste unter Alice, Manu und Johann aufgeteilt werden. Ich finde, dass so bei den Präsidiumssitzungen hat es gut funktioniert, wenn einfach die Person die gerade Zeit hatte das gemacht hat. ABV würde ich auch sagen, jeder so wie er kann. 
Johann: Jo, ich würde die ABV komplett machen.
Liselotte: Wie sieht es aus mit Anträgen einpflegen?

1. Präsidiums Sitzungen → wer zeit hat
- Erstellen der Termine 
- Einladung versenden
- Protokoll erstellen, extern schalten/ verkünden

2. Plenum Sitzungen
- Einladung versenden → Alice
- Anträge einfügen → Johann
- TO up to date halten → Manu
- Kontakt mit Finanzen bei Finanzanträgen (für Strukturelles/ Ordnungen auch?) → Johann 
- Kandidaturen einfügen → Johann 
- Pentapad erstellen + bearbeiten + Nachbereitung → Alice und Manu
- Audioprotokoll → Alle 
- Wahl → Manu
- Wahl Verkündungsmails → Alice
- Sitzungsleitung → Alice

3. RK Sitzungen
- Einladung versenden -> Alice
- Anträge einfügen → Johann 
-  TO up to date halten  → Manu
- Pentapad erstellen + bearbeiten   → Alice und Manu
- Audioprotokoll → Alle
- Sitzungsleitung → Alice oder Manu
- Protokoll erstellen (Nachbereitung) → Alice und/ oder Manu

4. Allgemeines
- ABV -> Johann
- Mails → alle 

II. Sitzungsvorbereitung Plenum

Lotte: Also TO Reihenfolge hat sich etwas geändert und Finanzen meinte, dass die Finanzanträge ok sind. 

III. SE Antragsverwaltungstool

Zu Anträgen:

• Welche Antragsarten gibt es in der Regel?
Finanzanträge, Kandidaturen, Ordnungsänderung förmlich gleich zu Finanzantrag, Stellungsnahmen fast genauso, man könnte überlegen ITOPs zu nehmen?
Berufung von Mitlgieder in StuKo (aka: herstellung des Benehmens)
Bei Höherem Amt fragen für BM und höheres Amt

• Anzahl an Anträgen pro Woche?
 In der Regel 10, manchmal 20.
 
• Gehen Anträge verloren?
Sollte nicht, passiert aber manchmal.

• Wie oft wird die Bearbeitung von Anträgen verschoben?
Bearbeitung oder Behandlung?

• Welche Kriterien müssen für förmliche Korrektheit erfüllt sein? -> Vielleicht können
wir diese direkt im Tool abbilden!

• Wie lange müssen/sollen Anträge gespeichert werden?
• Werden die Anlagen zum Antrag gespeichert?
 Quasi für immer
• Müssen Anträge ab einem gewissen Punkt unveränderlich gemacht werden?
Ja, ab dem Zeitpunkt der Unterschrift vom Präsidium. Der Antragsteller, sollte nach dem Einreichen ihn nicht mehr ändern können nur noch das Präsidium.

Zur Nutzung:

• Wie viele Personen nutzen das Tool gleichzeitig intern? 
Ich schätze nicht mehr als 6?

• Nutzt nur das Präsidium das Tool intern?
Nein, Antragsteller kann jeder im StuRa sein.

• Sind die Notizen im PentaPad für das Tool relevant?
Änderungsanträge, Ergebnis müssen vom Präsidium im Nachhinein eingetragen werden.

• Wie hoch ist die durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Antrag?
durchschnitlich 3min - 20min 

• Soll auch an mobilen Geräten gearbeitet werden?
Wenn möglich gerne.

Zu technischen Notwendigkeiten (soweit bekannt):

• Wie hoch muss die Verfügbarkeit ausfallen? Sind Ausfälle tolerierbar?
was ist damit gemeint?

• Gibt es vorgaben wie genau die Anträge abzuspeichern sind? Gewisse Ordnerstruktur
bzw. Benennung (z.B. nach Antragsnummer)?
Es gibt eine Antragsnummer. die würde ich nochmal genauer erklären.