Protokoll 18. Sitzung Präsidium 2020
Datum: 18.06.2020
Uhrzeit: 15:09 Uhr
Sitzungsleitung:
Redeleitung:
Protokollerstellung:
Anwesende
Caro
Georg
mau
Anne
0. Formalia
0.1 Begrüßung zur und Eröffnung der Sitzung
0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung
0.3 Verabschiedung der Tagesordnung
0.4 Verabschiedung der Protokolle
1. Umsetzung zeitliche Beschränkung von Plenumssitzungen
Anne: hat sich irgendjemand dazu gedanken gemacht?
Georg: Was wäre denn ein legitimes Ende?
Anne: Ich wäre eher für eine Stundenanzahl, da das dann flexibler ist, falls wir mal später anfangen.
Georg: Aner es sollte vielleicht trotzdem eine "maximal Uhrzeit" geben
mau: Wieso reden wir jetzt hier darüber?
Caro: In der letzten Plenumssitzung wurde entschieden, dass das Präsidium das erstmal testweise machen soll, bevor es in irgendeine Ordnung eingearbeitet wird.
Caro: Wollen wir das zur nächsten Sitzung machen?
Georg: Ja können wir machen, so wenig wie auf der TO steht klappt es bestimmt.
Anne: Ist ja kein Aufwand.Caro Anne macht Sitzungsleitung nächste Sitzung
4h reine Sitzungszeit?
mau: Wenn jemand Pause stellt, dann wird das verlängert?
Anne: Würde ich schon sagen, deswegen würde eine zusätzliche maximal Zeit Sinn ergeben.
Zustimmung von Georg und Caro
Meinungsbild unter den stimmb. Mitgliedern des Präsidiums: Wollen wir zur nächsten Sitzung die reine Sitzungslänge auf 4h begrenzen? Und die maximale Uhrzeit auf 21:30 Uhr begrenzen, da Pausen hnten ran gehängt werden.
Abstimmung: 4/0 -> einstimmig dafür
2. Bestätigungen der Kenntnisnahme der Mitwirkungsordnung und des Datenschutzes
von Axel hat uns hierzu folgende E-Mail erreicht:
Liebes Präsidium.
Gerne hätte ich eine Information, wie mit der Einholung/Nachholung der Kenntnisnahmen zum Datengeheimnis und Mitwirkungsordnung umzugehen ist.
Nach meinem Kenntnisstand fragt das Präsidium bei Personenwahlen, bei denen die gewählte Person nicht persönlich anwesend waren, per Email an, ob sie die Wahl annehmen.
Ergänzend dazu müss(t)en von allen gewählten Personen o.g. Dokumente angefordert werden.
Mein Vorschlag wäre:
1) das Präsidium (Anne) schreibt die Betreffenden an, ob Sie die Wahl annehmen. Im Anhang befinden Sich die nötigen Dokumente mit der Bitte, diese bis zu einer - vom Präsidium noch festzusetzenden - angemessenen Frist zurückzusenden.
2) der/die 2. Angestellte prüft den Posteingang P@ und pflegt Unterlagen und Ergebnisse in die ABV und Mitgliederliste ein und fordert ggf. nach einer - vom Präsidium noch zu setzenden - Frist die Dokumente noch einmal an. Sollte auch danach keine Reaktion erfolgen, befindet das Präsidium über den weiteren Umgang.
Dieses Prozedere könnte auch bei Annahme der Wahl und lediglich für Anforderung der Kenntnisnahmen durchgeführt werden.
3) der/die 2. Angestellte stellt dem Präsidium vor jeder Plenumssitzung eine Übersicht der Personen zur Verfügung, bei denen Unterlagen fehlen.
Bisher gab es hierzu noch kein Prozedere, daher liegen vor allem seit dem "Umzug" ins Discord nur sehr wenige Kenntnisnahmen vor. Einen Überblick dazu könnt Ihr Euch in der Mitgliederliste dazu verschaffen:
https://stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/mitglieder/mitgliederdatenbank/uebersicht-mitglieder-2020/view
Wie ist hier allgemein zu verfahren?
Danke für Eure Mühen,
Axel
Frist für Dokumente: 1 Woche, wenn nichts passiert nochmal nachfragen und Konsequenzen in der Mail für das Nicht-Senden --> die Wahl ist zwar gültig (?), aber Zugänge zum Plone und Schlüsselkasten und Status als beratendes Mitglied erst nach dem Zusenden der Dokumente
3. Formfehler im Antrag
Von Axel hat uns hierzu eine E-Mail erreicht, dass wir in dem Antrag des letzten Plenums bzgl. der Personalangelegenheit eine falsche Angabe im Antragstext hatten und fragt, wie wir hiermit verfahren wollen (spezifische Details zu dem Inhalt des Antrags bitte bewusst vermeiden, da diese Daten vertraulich zu behandeln sind)
Tino meinte wir können das redaktionell als Präsidium ändern
Meinungsbild unter den Mitgliedern des Präsidiums:
Will das Präsidium, nach Absprache mit dem Antragsteller den Antrag redaktionell passend ändern?
Ergebnis: 4/0 --> einstimmig positiv
- im Plenum wird das bekannt gegeben
4. Zusammenarbeit mit SprecherInnen
mau: Hintergedanke war, dass es in einer Ordnung steht.
mau: Mehr kommunikation!
--> sind alle für offene und transparente Kommunikation
mau fragt nochmal nach, was dieser §SprecherInnen Abs. 4 genau bedeutet
5. Bearbeitung Antäge nach Plenumssitzung
Guten Morgen liebes Präsidium.
Ich möchte gerne noch einmal den praktischen Bearbeitungsprozess der gefasstem Beschlüsse nach der Behandlung im Plenum skizzieren:
1) Beschlüsse des Plenums werden von der Angestellten anhand der Mitschriften bearbeitet und dem Präsidium als Arbeitskopie zur Prüfung vorgelegt (Anderweitige Status' nicht beschlossener Anträge werden entsprechend von der Angestellten geändert, bearbeitet und ggf. dem Präsidium mit der Bitte um Prüfung vorgelegt).
2) Nach Freigabe (Übernahme in das Original) durch das Präsidium werden die Anträge von der Angestellten mit der Kategorie "Zur Ausfertigung freigegeben" versehen, ausgedruckt und in die Unterschriftenmappe gelegt.
3) Das Präsidium unterschreibt die Beschlüsse, heftet sie ab und ändert die Kategorie von "Zur Ausfertigung freigeben" auf "Beschluss ausgefertigt".
Sieht das Präsidium in diesem Vorgehen noch Handlungsbedarf oder hat Änderungswünsche?
Danke für Eure Zeit,
Axel
- für 2020 Ordner und da Beschlüsse rein
Anne antwortet ihm
- ja, passt so
- weißt du, ob es Ordner gibt?
- kannst du die Wahlen vom Präsidium/den Sprecher*innen als nächstes ausfertigen (weil dringlich)
6. Austritt Präsidium
Was passiert nach dem Semester, wer hat schon einen Nachfolger gefunden?
Caro: Nein hab ich nicht, aber ich habe aber auch noch nicht gesucht
Anne: Wann tretet ihr aus?
Caro: Ich bin eigentich schon Anfang nächstes Semster raus. Weil wegen neuem Master und Bachelorarbeit.
Anne: Ich bin schon noch da, also suche ich dann Anfang nächsten Semester nach einem Nachfolger.
mau: Studiere schon noch ein Stück aber sehe gerade keine passenden Nachfolger.
Alle suchen nach Nachfolgern
7. Vorbereitung nächste Plenumssitzung
Dazu muss heute eingeladen werden. Sind irgendwelche Tagesordnungspunkte noch fraglich, über die gesprochen werden müsste oder ist da soweit alles fertig?
7.0 Bekanntgaben
- Beschlüsse HoPo und Vertretung Landessprecherinnenrat
7.1 Wahlen
- beratendes Mitglied
- Melanie Bulai
- Prof. Ortmanns
- Referatsleitung Personal
- Paul Riegel
- Referatsleitung Studentische Selbstveraltung
- Liselotte Ruthe
- Wahlleitung
- James
- Wahlausschuss
- Tiffi?
- Ausschusse Personelles, Finanzielles, Ordentliches
- Johann Boxberger
- SK LuSt (nochmal abklären ob im RK)
- Julias Krebs
- Vergabegremium
- Prof. Ortmanns
Meinungsbild unter den Mitgliedern des Präsidiums:
- Will das Präsidium die Kandidatur von Prof. Ortmanns sowohl als Beratendes Mitglied als auch als 3. Mitglied im Vergabgremium zulassen, obwohl sie nicht fristgerecht eingereicht wurde?
Ergebnis: 4/0 -> einstimmig positiv
7.2 Anträge
7.3 ITOPS
- Besetzung SK LuSt
8. Aufgaben Präsidium
8.0 erledigt
8.1 zu tun
- viiiiiiele Emails: Anne
- hellgrüne Protokolle gegenlesen: Anne
- Einladungsmail: Anne
- Tagesordnung: Caro
- Mitschriften: Caro
- Antrag zu möglichen Sitzungen im Sommer: Caro
8.2 neu
- Präsidiumsprotokolle veröffentlichen: Georg
Y. Sonstiges
https://pentapad.c3d2.de/p/stura-htw-dresden_p_2020-18_sonstiges
Caro: Ok URLs werde ich jetzt so gestalten, auch wenn ich den Sinn ddahinter nciht wirklich sehe
Caro: bei den Unterschriften würde ich keinen festlegen. Wenn ein Beschluss fertig ist dann klären wir das ab und einer unterschreibt. Wir sind 4 Leute also haben wir auch alle das Recht zum Unterschreiben.
Anne: Wir kommunizieren ja gut untereinander, also gibt es kein Durcheinander.
Z. nächste Sitzung
Meinungsbild unter allen Mitgliedern des Präsidiums:
Das Präsidium möchte während der Vorlesungszeit nur noch aller zwei Wochen eine Sitzung machen.
Abstimmung: 4/0 -> einstimmig positiv
Meinungsbild unter allen Mitgliedern des Präsidiums:
Das Präsidium wird während der Prüfungsphase gar keine Sitzungen haben.
Abstimmung: 4/0 -> einstimmig positiv
01. Juli Präsidiumssitzung