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Antrags- und Beschlussverwaltung

Erklärung der Konzeption zum Verfahren mit Anträgen und Beschlüssen im Plone als Beschlussverwaltung

 

Gemäß dem Antrag Umsetzung des Konzeptes zur Beschlussverwaltung ist von Paul erneut eine Beschlussverwaltung für den StuRa erstellt wurden. Ihre Funktion ist aktuell noch nicht abschließend geprüft, da es am Übertrag der Daten mangelt.

Stephan hatte Paul vorgeschlagen die Erstellung der Beschlussverwaltung zu übernehmen. Leider konnte er den Aufwand nun doch nicht bewältigen. Im Zusammenhang mit dem Aufbau von Prozessen im Referat Finanzen wird nun aber (wie erwartet) eine ordentliche Beschlussverwaltung unabdingbar. Daher nahm sich Paul nun wieder der Sache erneut an.

 

Klärungsbedarf

  • Rechtevergabe und dadurch bedingte Struktur zum Einreichen von Anträgen
  • mögliche benötigte Übersichten zu Finanzanträgen (für das Referat Finanzen und möglicher Weise andere Stellen) gemäß beabsichtigten Arbeitsabläufen
    • Es wurde (auf Verdacht) für eine erste gewisse besondere Ausweisbarkeit die Kategorie Antrag zu Finanzen eingeführt.
    • Womöglich macht es Sinn, dass eine Kategorie des jeweiligen Haushaltsjahres, etwa Haushalt 2011/2012, eingeführt wird. Somit wären die Anträge bzw. Beschlüsse einfacher abgrenzbar. Im Übrigen könnten die Übersichten (also als Kollektionen) im entsprechenden Ordner, etwa Haushalt 2011/2012, angelegt sein.
    • Ein weiteres Erfordernis wäre die Festlegung der Kostenstelle bzw. Kostenstellen. Dies sollte jedoch nicht direkten Bezug zur Nutzung vom Plone haben. Hier kann zwar eine Kategorisierung der betreffenden Stellen vorgenommen werden, jedoch ist ein möglicher Verteilungsschlüssel, im Falle der Betroffenheit mehrerer Stellen, im Text selbst anzugeben und über die einfache Kategorisierung nicht möglich. Die Kategorisierung sollte ferner als Darstellung der Ansprechstellen verwendet werden.
  • mögliche Untergliederung nach beschließenden Organ (gemäß Entwurf zur Grundordnung des StuRa: Plenum, Referatskollegium, jeweilige Referatsleitung sowie Sprecherinnen und Sprecher)
  • Unterzeichnung und Ausfertigung (als eigener Abschnitt in der Dokumentation)
    • Konkretisierung des Verfahrens
  • Hinweise zu besonderen Mehrheiten (etwa Entscheidungen zu Ordnungen)

Einführung

Es erscheint kaum machbar, auch wenn es wünschenswert wäre, alle Beschlüsse rückwirkend aufzuarbeiten.

Am 11.10.11, zur 25. Sitzung 2011, sollte als Beta-Version vorgestellt und seine Verwendung angewiesen werden. Bis Ablauf der Legislatur 2011 sollte mögliche Fehler und entstandene Probleme ausgemerzt sowie Verbesserungsvorschläge eingeflossen sein.

Daher ist durch den Bereich Sitzungsleitung, im Zusammenwirken mit dem Bereich Administration Website, bis Ablauf des Jahres 2011 die Anwendbarkeit der Version als RC für die Legislatur 2012 sicherzustellen. Die konkrete Umsetzung, bezugnehmend auf das Konzept, ist zu beschließen und bekanntzugeben.

Die Alpha-Version konnte schon für die Legislatur 2011 getestet werden.

Die Beschlussverwaltung soll ab 2012 (ABV 2012) zur Behandlung (also ab dem Einreichen) von Anträgen, dem Fassen und Umsetzen von Beschlüssen uneingeschränkt verwendet werden.

 

Erstellen von Anträgen

Für jeden Antrag ist eine Seite zu erstellen.

Grundsätzlich gibt es keine Festlegung zum Ort auf der Website, wo Anträge erstellt werden sollen. Es erscheint empfehlenswert, wenn Anträge dort erstellt werden, von wem sie eingebracht werden. Das kann beispielsweise ein Referat oder ein einzelnes Mitglied sein. Demnach sollte es passend der Ordner des Referates oder der persönliche Ordner sein.

Als Titel ist der Gegenstand der Sache einzutragen. Als Beschreibung kann der Gegenstand, falls notwendig, ergänzend ausgeführt werden.

Auf der Seite ist die Überschrift Antrag anzulegen. Auf der nächsten Zeile ist die Zwischenüberschrift Antragstext anzulegen. Darunter ist als normaler Text der Antragstext mit der vorangestellten Formulierung Der StuRa möge beschließen einzufügen.

<h2>Antrag</h2>
<h3>Antragstext</h3>
<p>Der StuRa möge beschließen </p>

Ergänzend können jeweils unter der Zwischenüberschrift Begründung zum Antrag und Vorschlag zum weiteren Verfahren passende Texte erstellt werden.

<h3>Begründung zum Antrag</h3>
<p> </p>
<h3>Vorschlag zum weiteren Verfahren</h3>
<ol>
<li> </li>
<ol>
<li> </li>
</ol>
</ol>

Kategorisierung

Der Seite sind die betreffenden Kategorien der Verantwortungsbereiche zuzuweisen. Die Kategorisierung sollte als Darstellung der fachlichen und betroffenen Ansprechstellen verwendet werden.

Erstellen von Finanzanträgen

Das zuweisen von Kategorien ist insbesondere für Finanzanträge wichtig. Dies dient dem Referat Finanzen zur Ausführung des Haushaltsplanes. Einerseits ist der Seite die Kategorie Antrag zu Finanzen zuzuweisen. Andererseits kann den zugewiesen Kategorien entnommen werden, welche Verantwortungsbereiche (mit den Einnahmen und Ausgaben) betroffen sind.

Anlagen zu Anträgen

Ergänzend können jeweils unter der Überschrift Anlagen Verweise (als Stichpunkte) oder passende Texte (unter entsprechender Zwischenüberschrift) erstellt werden.

<h2>Anlagen</h2>
<ul>
<li><a href="http://">Verweis</a></li>
</ul>
<h3>Anlage</h3>
<p> </p>

Einreichung von Anträgen

Anträge sind einer Sitzung zuzuordnen. Beantragende tragen (durch Kopieren oder Verschieben) dazu ihre Anträge in den Ordner der kommenden Sitzung ein, zu der sie beabsichtigen den Antrag einzureichen.

Der Seite ist die Kategorie Antrag eingereicht zuzuweisen.

Die Seite ist üblicher Weise zu veröffentlichen. Ausnahme hierfür sind Anträge, zu deren Behandlung ein nicht öffentlicher Teil der Sitzung von den Beantragenden beabsichtigt ist.

Beschlussfassung zu Anträgen

In die Seite sind weitere Abschnitte (als Überschriften mit entsprechenden Inhalten) nach der Beschlussfassung zu erstellen.

Die erste Überschrift dient dem Vermerk der Abstimmung. Als Überschrift ist Abstimmung einzutragen.

<h2>Abstimmung</h2>

Auf der nächsten Zeile ist die Zwischenüberschrift Behandlung anzulegen. Darunter ist die Sitzung des Beschlusses (mit fortlaufender Nummer der Sitzung und der Legislatur) einzufügen. Es ist auf die Sitzung (mit deren Ordner) zu verweisen. Direkt darunter sollte ergänzend der Tagesordnungspunkt (mit fortlaufender Nummer in der jeweiligen Sitzung) eingefügt werden. Es ist möglichst auf den Tagesordnungspunkt (mit einem Anker in der Seite zum Protokoll) zu verweisen.

<h3>Behandlung</h3>
<p><a class="internal-link" href="">Sitzung des StuRa</a><br /><a class="internal-link" href="">Tagesordnungspunkt</a></p>

Auf der nächsten Zeile ist die Zwischenüberschrift Ergebnis anzulegen.

<h3>Ergebnis</h3>

Die abgegeben Stimmen sind in einer übersichtlichen Tabelle darzustellen und einzutragen.

<table class="plain">
<tbody>
<tr>
<td>Ja</td>
<th style="text-align: right; ">Anzahl der Stimmen mit Ja</th>
</tr>
<tr>
<td>Nein</td>
<th style="text-align: right; ">Anzahl der Stimmen mit Nein</th>
</tr>
<tr>
<td>Enthaltung</td>
<th style="text-align: right; ">Anzahl der Stimmen mit Enthaltung</th>
</tr>
</tbody>
</table>

Die Entscheidung ist entsprechend (abgelehnt oder angenommen) einzutragen.

<p>abgelehnt</p>

oder

<p>angenommen</p>

Sollte gemäß der Geschäftsordnung eine Gegenrede notwendig sein und diese erfolgt nicht, so ist das entsprechend einzutragen.

<p>keine Gegenrede</p>
<p>angenommen</p>

Entsprechend des Ergebnisses zur Abstimmung ist beim Ordner des Antrages die Kategorie Antrag eingereicht durch Antrag zugestimmt oder Antrag abgelehnt zu ersetzen.

Die zweite Überschrift dient dem Vermerk des abschließenden Beschlusstextes. Als Überschrift ist Beschluss einzutragen.

<h2>Beschluss</h2>

Sollten kein Änderungsantrag zum Antrag gestellt oder zugestimmt wurden sein, so gleicht der Antragstext dem Beschlusstext.

<p>siehe Antrag<p>

Sollte Änderungen zum ursprünglich eingereichten Antrag, auch durch die Beantragenden selbst, geben, so ist die abschließende Formulierung festzuhalten. Dabei ist auch mindestens die Formulierung Der StuRa möge beschließen in Der StuRa beschloss anzupassen.

<h3>Beschlusstext</h3>
<p>Der StuRa beschloss </p>

Ergänzend können, falls notwendig, jeweils unter der Zwischenüberschrift Begründung zum Beschluss und Vorschlag zum weiteren Verfahren des Beschlusses angepasste Texte eingetragen werden.

<h3>Begründung zum Beschluss</h3>
<p> </p>
<h3>Vorschlag zum weiteren Verfahren des Beschlusses</h3>
<ol>
<li> </li>
<ol>
<li> </li>
</ol>
</ol>

Unterzeichnung und Ausfertigung

<h3>Unterzeichnung und Ausfertigung</h3>
<p> </p>

Umsetzung von Beschlüssen

Es sollten nur Anträge umgesetzt werden, denen auch zugestimmt wurde (Für Ausnahmen sollte eine ergänzende Kategorie Antrag umzusetzen oder derartiges hinzugefügt werden.). Nach der Umsetzung sollte bei der Seite die Kategorie Antrag zugestimmt durch Antrag umgesetzt ersetzt werden.

Da in der Darstellung zugestimmte und noch nicht umgesetzte Beschlüsse eine Übersicht bereitgestellt werden soll, die die zu erledigenden und tatsächlich umzusetzenden Beschlüsse enthält, muss die Möglichkeit zur "Entfernung" von einzelnen Beschlüssen möglich sein. Der Fall ergibt sich etwa, wenn ein Termin für die mögliche Umsetzung überschritten wurde. Die Kategorie Antrag zugestimmt ist durch die Kategorie Antrag nicht umgesetzt zu ersetzen. So bleiben die Beschlüsse weiterhin als solche einsehbar.

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