2. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Marlene Winter

Anwesenheit

• Marlene
• Tom (nie zu spät)
• Max ab 11:40
• Tino (während ITOP 5)

Sitzungsbeginn: 22.09.2023 11:13 Uhr

TOP 1 Bestellungen

TOP 1.1 Mitglieder

Der StuRa möge beschließen

• Josina Guhl

als Mitglied des Bereichs Service zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

jojo:  bin ich offiziell in der ausleihe jetzt eingetragen? Elli meinte damals zu mir, sie kümmere sich, damit ich an die Schlüssel komme für die Kellerräume. Davon hab ich nichts mehr mitbekommen. :)

Marlene: Durch die Bestellung als Mitglied im Service bekommst du die passenden Rechte.

ITOP 1 SIM - Karte 1

Mail von Gwyn:

    Ich gebe nun offiziell die SIM-Karte 1 des StuRa ab. Sie liegt aktuell im Fach vom Referat Öffentlichkeitsarbeit in der A108.

Mit der SIM verknüpft sind 1 Telegram-Account und 1 WhatsApp-Business-Account. Die Chats wurden bereinigt. Die Accounts sind in allen essentiellen Gruppen drin, insbesondere den WhatsApp-Gruppen aller Studiengänge für die Jahrgänge 2022 und 2023 und die Pat:innen-Gruppen der letzten 4 Jahre.

Auf der SIM sind einige Kontakte gespeichert, vor allem die von vielen aktuell Aktiven im StuRa und der Hochschule. Möge man sie weise verwenden.

Die SIM gebe ich nun an Josina Guhl, die mindestens, während der ESE die WhatsApp-Gruppen für das Referat Öffentlichkeitsarbeit betreuen wird. Sie wird sich die SIM aus dem Fach nehmen.

Perspektivisch sollten sich ein zukünftiger Vorstand und eine zukünftige Referatsleitung Öffentlichkeitsarbeit einigen, wer die SIM längerfristig bekommt.

btw: Die Verträge für die SIM-Karten wurden zum 13.02.2024 gekündigt. Es sollte sich in den kommenden Monaten also unbedingt Gedanken über einen neuen Vertrag gemacht werden, damit uns die Nummern und Accounts erhalten bleiben.

jojo: Marlene weiß ja, dass die Sim bei mir ankam. sie funktioniert auch! wenn es dann einen vorstand gibt, werde ich mich kümmern, spätestens wenn die sich melden. sollte irgendwas sein, bzw. sollte ich sie zeitnah nach der ESE oder irgendwann abgeben sollen, meldet euch! :)

Marlene: Jojo, wir können uns mal zusammensetzen und überlegen, wer die Karte langfristig bekommt und vor allem ob wir sie weiter behalten wollen.

ITOP 2 Interne Schließfächer

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/service/schliessfaecher/schliessfaecher-im-stura 

Der StuRa wird demnächst (vermutlich mit Vorlesungsbeginn) Schließfächer für seine Mitglieder anbieten. Davor ist noch zu klären: 

    - Ausleihsystem: Vorschlag den Elli und ich (Marlene) hatten war, dass man feste Zeiten macht, wo die Schlüssel ausgeliehen werden können. Ein selbstständiges System ist meiner Meinung nach nicht möglich. 

    - Schlüssellagerung: Ort an dem die Schlüssel sicher gelagert werden können, wenn man sie nicht benutzt. --> A109 im Verwaltungsschrank

    - Formular(/Liste) zur Ausleihe 

    - (Webseite) 

ITOP 3 Anschaffung brandarme Ablage für Umsonstecke in Pillnitz

vat@

vat@: Es ist absehbar, dass das Referat Hochschulpolitik einen Antrag zur Anschaffung von Inventar (Anschaffung Glasvitrine mit Brandschutzklasse B1 https://www.stura.htw-dresden.de/@@search?SearchableText=Anschaffung+Glasvitrine+mit+Brandschutzklasse+B1 ) stellt. --> E-mail dazu wurde von Boxi an Verwaltung und Finanzen anschickt

vat@: Im Übrigen wurde da gefühlt schon wieder schön unkoordiniert am StuRa - insbesondere am Referat (studentische Selbstverwaltung & Organisation) - vorbei "rumgemacht". Das muss kritisiert werden, denn das ist Problem, das zu Problemen führt. *

vat@: Meiner Ansicht nach sollte das Referat (studentische Selbstverwaltung & Organisation) zum Thema Anschaffung federführend sein. Nur weil der Zweck auch hochschulpolitischen Charakter hat, sollten wir uns um Inventar (wie eben beispielsweise Schränke des StuRa) kümmern. **

vat@: Wurde die Hochschulverwaltung oder die Fakultät Landbau/Umwelt/Chemie angefragt, ob sie die Bereitschaft hätten eine entsprechende Anschaffung vorzunehmen? ***

Marlene: zu * und ** : Da es sich um eine Anschaffung des StuRas handelt und damit das Referat schlussendlich dafür verantwortlich ist, stimme ich dir bei deiner Kritik zu. Bei einer möglichen Anschaffung bleibt die Frage, wer sich vor Ort in Pillnitz um diesen Schrank langfristig kümmert? Die Beauftragung Pillnitz?

Tom: zu * Wir Pillnitzer mussten selbst aktiv werden, da unsere Fakultät uns da Dampf macht, daher sind wir mal vorgeschossen, obwohl das nicht sein sollte. 

Tom: zu *** das müsste man mal mit Boxi besprechen, ob die Bereitschaft haben. Das Möbellager hat keinen passenden. Die Fakultät drängt darauf das die Ecke, wie sie jetzt ist, wegkommt. 

Tom: Theoretisch könnte ich mich um die Ecke auch kümmert, dass der Schrank betreut wird.

Marlene: Ich finde das schwierig einen Schrank einfach hinzustellen, aber wenn du dich bereit erklärst, da ein Auge drauf zu haben, ist das für mich okay.

ITOP 4 Entsorgung historischer Akten für das Raumkonzept

vat@

vat@: Ist das wirklich das Wichtigste für die Umsetzung vom Raumkonzept, dass pauschal nahezu alle Akten von vor 2012 (oder so) entsorgt werden sollen? Meiner Ansicht nach ist das das falsche Vorgehen.

vat@: Die Weisung für die Stelle sollte bitte überdenken, ob das so die richtige Herangehensweise ist, dass die Angestellte den Fokus auf die "Elliminierung" von einer Tonne (etwa 200 l) mit Unterlagen hat.

vat@: Belanglos Vorgänge, wie Anträge zum Semesterticket, sollten selbstverständlich entsorgt werden können. Protokolle von Sitzungen des StuRa (heutzutage dem Plenum vom StuRa) sollten "nostalgisch" archiviert bleiben können.

Marlene: Von wem wurde das den durchgeführt? War das Olli im Sinne der Projektstelle?

--> wir warten noch kurz Paul, falls er kommt

Er kam nicht. Wurde von 11 entschuldigt.

ITOP 5 Vorstellung Faranto

Max: 

- Unabhängigere Ausleihen bzw. Ansprechpartneraustausch

- eventuell Zugänge für weitere Lageräume

- Absprache Zusammenarbeit mit neuer Referatsleitung

Max: Ich bin jetzt seit Juni Finanzvorstand bei faranto. Wir wollen jetzt erstmal Präsenz zeigen und wie jetzt die Zusammenarbeit zwischen Faranto und StuRa besprechen.

Und ich wollte fragen, ob ich Zugang zur Webseite bekommen kann.

Marlene: Wofür wollt ihr Zugänge zur Webseite?

Max: Für den Verleih.

Marlene: Wenn ihr was ausleihen wollt, schreibt an service@.

Max: Mit den Schlüsseln, die wir haben, haben wir Zugriffe auf nur unser Büro und die oberen öffentlichen Arbeitsräume. Wir würden aber auch gerne Zugänge auf eines der Lager haben. Wir würden gerne mal kleinere Sachen selbstständig spontan ausleihen können. Nochmal wegen der Website: Ein Account, der erlaubt, Pads zu sehen und ggfs. auch unsere Anliegen zu artikulieren, wäre es ganz gut, wenn wir da eine engere Zusammenarbeit hätten.

Marlene: Wegen Schlüssel: Da kann ich mir Paul und James vorstellen, wie die "aufschreien, dass es nicht möglich ist, wegen Schmu und so.

Tom: Bzgl. Website: Eventuell könnte man da eine Person nehmen, die bei faranto ist, die im StuRa alle benötigten Sachen ausgefüllt hat bzw. Mitglied des StuRa wird (weil wir dann eine schriftliche Handhabe besitzen qua Datenschutz etc.), sodass die Rechte für die Website gelten, die dann "niedere" Rechte hat (also lesen und wenig schreiben).

Marlene: Dann eine Art "Beauftragung" Faranto? Nur dürfen wir das so im Referat entschieden, und welchem Referat wäre diese Beauftragung dann zugeordnet? HoPo, Internationales, Studium oder Verwaltung?

Fischer: Finde das sollte nochmal in größere Runde darüber geredet werden. Sehe den Sinn nicht von unabhängigere Ausleihen? Was erwartet ihr euch davon @max. 

Tino: Die Person könnte auch im Referat Internationales als Bereichsleitung Faranto dienen, und sonst als "normales" beratendes Mitglied dienen, mit eben den Rechten. Dann hat man eine dedizierte Ansprechperson, mit dem "Gebiet" auf der Website und in einem Referat. Als Beauftragung wäre das eher nicht so gut, da die Beauftragung einerseits auch beim RK sein sollte [und andererseits auch recht "mächtig" auf der Website sind] <-- Da weiß ich nicht ob des so gesagt wurde, Gedächtnisprotokoll mit Lücken.

Tino: Man könnte auch dem faranto Vorstand Rechte auf die Schlüssel auf die Lager haben, da die Vertrauenspersonen sind. Die können dann eine Mail an service@ schreiben und nachfragen, ob die Gegenstände reserviert sind. Ich rate den faranto Mitglieder aber immer beratende Mitglied im StuRa zu sein. 

Marlene: gibt es einen Schlüssel, der nur das Lager schließt? Das kann man ja aber regeln.

Zusammenfassung: faranto Vorstand bekommt Schlüsselrechte auf das Lager, sodass sie auf diese zugreifen können. Faranto soll dann wenn sie ausleihen tätigen wollen, an service@ die Anfrage schicken und nach Bestätigung können sie sich die Sachen eigenständig rausnehmen.

Jedes faranto Mitglied wird angehalten auch beratendes Mitglied des StuRas zu sein, da dies Vorteile wie Gremiensemester und Zugänge auf die Webseite gibt. Der StuRa würde sich freuen, wenn faranto einen Ansprechpartner festlegt, der sich dann bei uns vorstellt. 

Z. Weiteres

Z.I. beschlossene und nicht umgesetzte Beschlüsse, insbesondere zu Finanzen

vat@

vat@: Im Zusammenhang mit der Suche nach einem möglichen Beschluss für Strahler (zur Verwendung bei der ESE) fiel auf, dass es (andere) bestehende Beschlüsse gibt, die noch nicht umgesetzt wurden.

vat@: Gibt es dazu erstellte Aufgaben in der Aufgabenverwaltung (aka Redmine)?

Marlene: Nicht das ich wüsste. Die Beschlüsse sind aber eig. schon alle an Finanzen gegangen.

Elli: siehe Z.IV.

Z.II. "Berichtigung" der Einträge auf Mail-Verteilern für das Referat

vat@

Am Beispiel https://lists.stura.htw-dresden.de/admin/verwaltung/members

Z.III. Entsorgung der Druckerpatronen/Toner

Erstmal eine allgemeine Frage: Weiß jemand wie wir aktuell die Druckerpatronen/Toner entsorgen?

Dann: Canon bietet an die Toner zu recyclen. D.h. man schickt die (leeren) Toner zurück an Canon und die recyclen die dann: "Alle Teile von jeder zurückgegebenen Patrone oder Cartridge werden wieder verwendet oder recycelt – sei es als Komponente für neue Produkte, als Rohstoff für andere Industriezweige oder als Ersatz für fossile Brennstoffe. Kein einziges Teil landet auf einer Mülldeponie." Das ganze ist kostenlos.

Wenn es keine Einsprüche dagegen gibt, würde ich das bei Canon anfragen und von jetzt an gerne so machen. (Muss man dazu irgend einen Beschluss fassen?)

Tom: Versandkosten? Fallen an, ja/nein?

Was ist das aktuelle verfahren? Den Hochschulverantwortlichen geben, und dann "out of sight, out of mind"?

• Sollte dem so sein, dann eventuell mal schauen, dass wir die Hochschule dazu verpflichten sich daran zu beteiligen, weil Nachhaltigkeit und so (gerade wenn man eine Fakultät hat, die "Grün" ist).*

Marlene: Ich würde das mit Paul bequatschen und sonst dann machen.

Tom zu *: Aussage nur deshalb, weil Paul nicht hier ist, und keiner der Anwesenden weiß, wie das nun abläuft und wir hier nur Vermutungen in den Paul-leeren Raum werfen.

Z.IV. How to Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

Elli (aus dem Off): Ich habe endlich mal die letzten Dinge in meinen How to-Entwurf geschrieben. Der Entwurf liegt hier: https://www.stura.htw-dresden.de/members/ElisaRange/howto/how-to-referat-studentische-selbstverwaltung-organisation.

Dort habe ich auch alle noch nicht umgesetzten Beschlüsse verlinkt, die mir eingefallen sind.

Das How to ist vermutlich bei weitem nicht vollständig, deswegen meine Bitte, das immer weiterzuführen. Das mache ich auch, wenn mir mal wieder Dinge einfallen, versprochen.

Wo man das am sinnvollsten ablegt, weiß ich auch nicht so recht, das würde ich allerdings euch überlassen. Ihr habt jedes Recht, das einfach aus meinem Ordner zu entfernen.

Marlene: Wo man das How to anlegt, überlege ich mir mal.

Beim Verleih habe ich hier noch ein paar Sätze dazugeschrieben, das ist ja aber sonst recht selbsterklärend. Ich habe in der Liste der Gegenstände manche Dinge mit einem Fragezeichen markiert, weil ich mir nicht sicher bin, ob bzw. wo die Dinge existieren. Also da bitte mal jemanden (Oli? Josina?) nachschauen lassen.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/service/verleih/ausleihe

Josina hat unten sich auch schon gemeldet. Bitte sie in den Bereich Service bzw. als Bereichsleitung bestellen, damit sie die entsprechenden Rechte bekommt und in alle Lager kann. Die Einarbeitung habe ich im größten Teil schon das letzte Mal mit ihr gemacht.

Worüber man mal sprechen sollte ist, wie man das dokumentiert, was wirklich ausgeliehen wurde und wer was unterschreibt. Und ob man für externe (außerhalb der Hochschule) Anfragen wieder eine Kaution einführt und wie man mit der umgeht.

Das soll es erstmal gewesen sein. Schön zu hören, dass hier alles läuft, hatte nie einen Funken Zweifel. <3

Marlene: Wegen dem Verleih setze ich mich mal mit Jojo und Oli zusammen, damit die Dokumentation geregelt wird und ob die externen Anfragen beantwortet werden. 

Z.V. neuer Kühlschrank in der A110

Elli: faranto kam auf mich zu, weil sie einen neuen Kühlschrank angeschafft und den neuen entsorgt haben. Den neuen haben sie schon vom Dezernat Technik gegenchecken lassen und zu dem alten habe ich diese Infos bekommen (eine richtige Inventarnummer war nicht drauf):

Struktur-Nr.: 9000

Name: StuRa

Herkunftsstandort: Z124 HTW DD

xyz-Standort (nicht lesbar): A102

Vielleicht liegt sowas ja noch im Inventar von Finanzen rum.

Und wenn man auf den neuen Kühlschrank eine Nummer schreiben will, dann müsste da mal jemand hin, allerdings wurde der ja jetzt nicht durch den StuRa angeschafft, sondern durch faranto selbst.

Elliebste Grüße aus Gent und bis bald!

Z.VI. Alter StuRa Merch

Es liegen noch einige T-Shirts mit altem Logo in der A101. Für den StuRa haben sie eigentlich keinen Gebrauch mehr und liegen nur rum. 

Hier mal ein grober Überblick über den Bestand des Merch:

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/shop/stand-merch-17-03.2023

(Es gibt übrigens auch noch HTW Merch. Ist der noch aktuell und verkäuflich?)

Fischer: Ich denke schon, habe zuletzt auch Geld überwiesen, um mir diesen zu holen. Ich glaube das gehört dann auch zu Referat ÖA.  

Z.VII. stellvertretende Bereichsleitung Service Ausleihe

Fischer: Wenn noch eine stellvertretende Bereichsleitung für die Service Ausleihe gesucht wird, dann würde ich das gerne übernehmen. Ich habe damals mit Elli gesprochen und Sie wollte mir das damals zeigen bloß ich war da noch in meiner Heimat und nicht in Dresden anwesend. Ich wohne sehr nah am A-Gebäude dran, sprich wäre sehr Flexibel, wenn jemand etwas spontan zum Ausleihen bräuchte. 

Marlene: Könntest du dies bzgl. mal auf mich privat zukommen. Ich möchte keine Leitungen bestellen, die ich nicht persönlich kenne und so. 

Fischer: Gerne ich schreibe dir und dann sagst du mir einfach, wann du Zeit hast. 

Marlene: Super. :) (Meine Mail ist übrigens m.winter@)

Z.VIII. Aktualisierung der Seite Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

Fischer:  Kann man bzw. ab wann darf die Seite aktualisieren? Es müsste glaube ich nur ein paar kleine Dinge angepasst werden, wie zum Referatsleitung und aktuelle Projekte, denn ich glaube Bücherzelle auf dem Campus ist doch nicht mehr aktuell, oder? https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung

Marlene: Wenn du das machen würdest, wäre das klasse. Dann am besten eine Arbeitskopie erstellen und ich stelle die online. So kann ich nochmal draufschauen.

Fischer: Wird gemacht und wenn ich es erledigt habe, dann schreibe ich dir einfach das du nochmal drüber schauen kannst oder soll ich da lieber ein Ticket erstellen und wenn es fertig ist dir dann zuweisen?

Z.IX. Tom und Service Rechte wegen Schlüsseln & Co?

Tom: Jau, da ich auch Teil von Service bin (wenn auch für Pillnitz), wäre es eventuell nicht unschlau wenn ich auch hier die Rechte für Türen hätte, um ggfs. einzuspringen wenn was ist was raus muss. Und dann auch noch auf Website einiges an Berechtigungen, damit da auch alles gehen kann was muss.

Schlüssel wurde übergeben. Rechte werden noch besorgt.

Sitzungsende: 12:45 Uhr

Nächste Sitzung: 06.10.2023 14 Uhr