Protokoll 1. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2023/2024

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Marlene Winter

Anwesenheit

• Marlene
• Paul (Riegel (als Abgrenzung zu Paul Liebold))
• James
• Gwyn

Abwesenheit

• Sophia von Asow (SvA)

Sitzungsbeginn: 08.09.2023 13:00 Uhr

O. Begrüßung

m.winter@:

vat@: Vielen Dank für die Übernahme des Amtes als Leitung.

Y. Berichte

Y.1. Bericht Bereich Administration Rechentechnik

admin@ (vat@) : 2023-08-31 habe ich der Stelle Mitgliederverwaltung "reingearbeitet". Ich brauchte für die Einarbeitung der (neuen) Angestellten der Stelle Zuständigkeit Ausschreibung (und der der (neuen) Angestellten der Stelle Zuständigkeit Mittelverwendung und der Stelle Zuständigkeit Finanzprüfung) eine Mail-Adresse für ein Konto für die Website. Doof!

admin@ (vat@) : Wir sind heute (seit gestern) auf der NixCon 2023. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/nixos/nixcon/2023/ Im Übrigen sind daher (neben mir) goeranh@, n00b0ss@, offbyone@, pv@ auch keinesfalls vor Ort.

Y.2. Bericht Einarbeitung Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-mitgliederverwaltung/einarbeitung/einarbeitung-stelle-zustaendigkeit-mitgliederverwaltung-2023 https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-mitgliederverwaltung/einarbeitung/einarbeitung-stelle-zustaendigkeit-mitgliederverwaltung-2023-ii
vat@: Grundsätzlich hat die Einarbeitung Josi gemacht. Bei Unklarheiten (und grundsätzlichen Fragen) diente ich als "Beratung". Auch habe ich die Parole der Prioritäten ausgegeben. Beispielsweise gab es zur 1. Sitzung Plenum 2023/2024 noch keine Mail-Adressen für die neuen Mitglieder, die dort stimmberechtig sind, was ich für ein nennenswertes Problem hielt. Daher standen die neuen Mitglieder auf auf keinen Mail-Verteilern, wie eigentlich anzunehmen gewesen wäre. Auch hatten sie kein Konto auf der Website, weswegen sie keine (noch) nicht veröffentlichen Inhalte sehen konnten. Unschön! Aber das wurde wohl 2023-09-07 von Josi und Paul (Liebold) angegangen.
vat@: Der kommende Termin ist 2023-09-12T10:00 mit der Vorstellung von Erarbeweitungen. Wenn die Leitung mit dabei sein mag: Bitte! (Sehr gern!) Wenn die Leitung gern dabei wäre und der Termin nicht passt: Bitte eine Änderung vom Termin organisieren.

1. stellvertretende Leitung

Marlene: Zunächst bleibt diese Stelle unbesetzt. Elli hat mir jedoch mitgeteilt, dass Jasmin sich die stellvertretende Leitung vorstelllen könnte. Dafür würde ich mich aber erstmal mit Jasmin besser bekannt machen und schauen, ob eine Zusammenarbeit sinnvoll ist.

2. Leitung von Bereichen

2.1. Leitung Bereich Administration Rechentechnik

vat@ (aka Paul) : Ich biete an weiterhin die Leitung des Bereiches zu übernehmen.
vat@: Im Übrigen bin ich aktuell für die Stelle Organisation Erneuerung Infrastruktur IT 2023/2024 (20 Stunden je Woche) bis Ende Oktober 2023 angestellt. Wie mit dem Referat Personal - aber auch schon beim Beschluss durch das Plenum klargestellt - festgelegt, übernehme ich aber auch wesentlich Aufgaben einer Stelle "Assistenz der Geschäftsführung".
vat@: Als Mitglieder würde ich dann (nahezu) gleichermaßen goeranh@, james@, n00b0ss@ und offbyone@ bestellen.
vat@: "Mitglieder" am Rande wären pv@ (aktuell Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services), bommel@ (mittlerweile promovierender Student, unterstützt seit Jahren "im Vorbeigehen", insbesondere auch bei foo zu Windows), haffner@ (seit dem Abscluss des Studiums kein Mitglied der Studentinnenschaft; hat das aktuell laufende Cluster (PVE mit Ceph) von wenigen Jahren aufgebaut), pt@ (Beauftragung Administration der Landesstudierendenvertreung (KSS); hat die aktuell noch laufende Infrastruktur (FreeBSD mit ZFS und Jails) von vielen Jahren aufgebaut), sva@ (hat Schulungen zur Benutzung von Mail gegeben)
vat@: Nach Abstimmung im Bereich würde ich dann auch eine "neue" Liste zur Verwaltung der allgemeinen Aufgaben erstellen, in Anlehung an die bisherige Fassung https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/aufgaben/2022-2023 .

Der StuRa möge beschließen

• Paul Riegel

als Leitung des Bereichs Administration Rechentechnik zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

2.2. Leitung Bereich Dokumentation

2.3. Leitung Bereich Kollaboration

2.4. Leitung Bereich Service

2.5. Leitung Bereich Semesterticket

james@ (aka Stephan) : Ich biete an weiterhin die Leitung des Bereiches zu übernehmen.

Der StuRa möge beschließen

• Stephan Rankl

als Leitung des Bereichs Semesterticket zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

2.6. Leitung Bereich Webservices

SvA: Ich muss bitte nicht neu gewählt werden, da ich seit bestimmt fast nem Jahr eh nix mehr für dieses Amt tue. Wenn sich niemand neues findet, bleibe ich geschäftsführende Leitung und stehe noch für Fragen und zu treffende Entscheidungen zur Verfügung. Aus den operativen Vorgängen bin ich - dank der Zustandigkeit Mitgliederverwaltung - komplett raus.
Paul: Ich würde weiter was für den Bereich machen wollen (bis sich da vielleicht mal nennenswert Menschen für gefunden haben). Leitung vom Bereich mag ich nicht machen. Mich würde es freuen, wenn sva@ das weiter übernehmen würde.
Paul: Im Übrigen hatte ich mir immer eine Stelle gewünscht, die sich um die Verwaltung der Inhalte auf der Website kümmert. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/zustaendigkeit-betreuung-inhalte-website Das "Berichtigen" von Kleinigkeiten, wie die Kategorisierung oder die Bezeichnung von Artikeln, ist für mich zwar immer zeitraubend, aber dient der Konsistenz ("Hygiene" von Content). Gerade das "Gärnern" von Kategorien

Der StuRa möge beschließen

• Sophia von Asow

als geschäftsführende Leitung des Bereichs Webservices zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

3. Mitglieder

vat@ (admin@) : Aus meiner Sicht brauchst du die Mitglieder von Bereichen (mit einer eigenen Leitung) nicht bestellen. (Elli hatte das irgendwie so angefangen, aber mir war immer nicht so richtig klar wieso.) Die Leitungen der Bereiche müssen einfach nur immer Meldung machen wen sie bestellen, sodass die Leitung des Referates "w00t?" schreien könnte.

vat@: tl;dr: Schreib mich auf verwaltung@, wenn du magst. [Bisher habe ich dagegen verwahrt auf verwaltung@ zu stehen. Ich wollte vermeiden mich da womöglich um was kümmern zu wollen (zu müssen). Bei Elli hatte ich auch das Gefühl das ohnehin nicht zu müssen. Jedenfalls würde ich anbieten, dass ich verwaltung@ mitlese und womöglich "Senf" dazu abzugeben, um Aufwand zuwenden, etwa durch das Geben von Hinweisen. Praktisch ist das ein Angebot, um der Aussage von Elli zu entsprechen, dass du mit der Unterstützung von den "Altlasten" im Referat rechen kannst, was stimmt. Bitte entscheide, ob dir das als Hilfe dienen könnte. (Selbstverständlich bin ich auch nicht böse, wenn du das Angebot ausschlägst. Gern kannst du auch gefiltert Themen beim Referat auf den Tisch bringen, oder auch nicht.)]

Der StuRa möge beschließen

• Tom Philippi
• Oliver Kretschmar

als Mitglieder des Referats zu bestellen.

Referatsleitung: Zustimmung!

Franz Regir muss erst einmal neu als beratendes Mitglied kandidieren.

4. Weisungsberechtigung Angestellte

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/stellen/
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/anstellung-von-studentinnen/einzelne-stellen-2022-2023

4.1. Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services

vat@: Ich - auch als bisherige Leitung Bereich Administration Rechentechnik - biete an weiterhin die (fachliche) Weisung zu übernehmen.
Marlene: Jo.

4.2. Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

james@: Ich - auch als bisherige Leitung Bereich Semesterticket - biete an weiterhin die (fachliche) Weisung zu übernehmen.
Marlene: Jo.

4.3. Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Verwaltung Post

vat@: Wenn das der Leitung eine Unterstützung ist, dann würde ich die Funktion übernehmen. Selbstverständlich würde ich alle Anforderungen der Leitung an die Angestellte weitergeben. Mit den Strukturen - also der Untergliederung der "Schubladen" - kenne ich mich gut aus. Auch glaube ich gut bewerten zu können was als "Schund" gleich auszusondern ist.
vat@: Wenn ich das (Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Verwaltung Post) übernehmen soll, dann werde ich sicherlich alsbald mit dem Thema (längerfristige) Ablage noch einmal um die Ecke kommen müssen. Sorry!
Marlene: Gerne.

4.4. Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

SvA: Bitte beachten, dass die Aufgabe “Nachweis der Mitwirkung“ (mitwirkung@) bei dieser Stelle dazugehört. SvA möchte diese Aufgabe nicht mehr ausüben müssen. Zur Not stehe ich für eine Einarbeitung in diesen Teil der Stelle zur Verfügung.
Paul: Jo! Findet sich das als Teil der Anleitungen (How to) wieder? Ich bilde mir ein, dass das nicht der Fall ist (, aber habe das jetzt auch nicht nocheinmal genau kontrolliert). Kann wer - vielleicht du SvA - sagen wo da was zur Einarbeitung zu finden ist? Im Übrigen sollte eine klare Abgrenzung zu der Art Arbeitszeugnis gemacht werden. Angestellten, die sich sonst um Zugänge & Co kümmern, also "trockene" Verwaltung machen, sollen sicherlich keine solchen "anderen" Arbeiten, die eine ganz andere Qualifikation benötigen, übertragen werden. Oder?

4.5. Weisungsberechtigung Stelle Zuständigkeit Finalisierung Umsetzung Raumkonzept und Inventarisierung

vat@: Da hängen auch viele Entscheidungen mit dran, würde ich ungern machen müssen. Und es muss auch erst mal überhaupt geschaut werden, wie der Stand vom Raumkonzept ist, also wie das sein soll.
Marlene: Dann bleibt das bei mir.

Weisungsberechtigung Stelle Z

I. neues (eigenständiges) Blatt in der Tabelle für die Mitgliederverwaltung

für Angestellte?
stud_Angestellte

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/mitglieder/mitgliederdatenbank/uebersicht-mitglieder-2022-2023/view
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/mitglieder/mitgliederdatenbank/uebersicht-mitglieder-2023-2024/view

vat@: Habe ich jetzt mal zufällig sehen müssen und fragte mich, ob das Abgrenzen Not tut. Richtig krass fiel es mir wegen Maximilian Tränkler auf.

vat@: Im Übrigen mache ich gerade "nebenher" die Einarbeitung von Paul Liebold. Also Josi macht sie eigentlich, aber ich "unterstütze" da.
vat@: Jedenfalls könnte ich gleich in diesem Zuge die besondere Tabelle "ELLIminieren" lassen.

Marlene: Ich wäre dafür das du die Angestellten mit in die Mitgliederdatenbank packen.
vat@: Besonderheit wäre das die noch die Monate andenen sie angestellt waren vermerkt haben. Die Überführung in eine Datenbank würde ich dann im Sinne der Einarbeitung mit Paul machen.
Marlene: Tino hatte ja auch letztens eine Mail geschrieben, dass das lieber in einer richtigen Datenbank gemachtw erden sollte, statt in einer Excel.
Vat@: Hatte da ein Ticket zu gemacht und darin begründet, warum das jetzt auf die Schnelle nicht gehen kann. Wir könnten das parallel zum aktuellen System anfangen, aber nicht komplett nur auf ein neues verlassen.
Gwyn: Tino ging es dabei vor allem auch darum, dass er selbst dort gar nicht durchgeblickt hatte, als er versucht hat herauszufinden, wann er für welches Amt gewählt war. Aber wie oben geklärt, wenn das die Angestellte für Mitgliederverwaltung macht, dann ist ja eigentlich alles cool, und gar nicht so kritisch.

vat@: Die Anwendung wäre schon cooler, aber ich sehe jetzt vermeintlich nicht das Problem, da die Tabellen schon einfach anzeigen welche Ämter ein Mitglied hat.
James: Jeder sollte auf seiner eigenen Seite stehen haben, welche Ämter er wann hatte. ICh muss Tino aber schon recht geben, sodass die allgemeine Nachweisungsfähigkeit gegeben ist.
Gwyn: Wir haben rein theoretisch ja dafür Angestellte, damit die das raussuchen.
vat@: Zustimmung.

II. Probleme in der Verwaltung der Post

vat@: 2023-08-31 und 2023-09-01 erblickten James und ich (und Ilse und ich) schwerwiegende Probleme bei der Ablage von Post. Ich erstellte Kommentare für das How to bei der Stelle Zuständigkeit Verwaltung Post.
vat@: Ich glaube, dass es eine bessere (inhaltliche und konzeptionelle) Betreuung der Stelle Zuständigkeit Verwaltung Post braucht. Auch das vermerkte ich in Form von Kommentaren.
Marlene: Du bist also der Meinung, dass man der Verwaltung Post mehr über die Schultern schauen muss.
vat@: ja.

III. Zugangskarten für Angestellte

Gwyn: Die Angestellte Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket und die Angestellte Assistenz der Geschäftsführung bräuchten jeweils eine Karte, um dauernden Zugang zu den Gebäuden der Hochschule und zum StuRa zu erhalten. Der StuRa hatte wohl mal so Gästekarten. Davon sind mindestens 1 bis 2 schon kaputt gegangen. Wo ist der Rest? Können die einfach genutzt werden?
Ansonsten müssten (bitte bitte) beim Dez. Technik/Kanzler entsprechende Karten beantragt werden.
Danki!
Paul: Jo! Aktuell schleppe ich (statt dessen) nahezu immer 2 Schlüssel mit rum.
Paul: Wenn alle, die keine Mitglieder der Hochschule sind, den formalen Status als Angehörige bekommen würden, würden sie auch eine personenbezogene Karte bekommen. (Das ist aber eine andere (größere) Baustelle, die wir hier vielleicht nicht aufmachen sollten. Ich wollte nur auf den Modus hingewiesen haben.)
Marlene: Welche Schlüssel sind das?
Paul: 20 und 12, weil nur der eine die Tür, der andere die Schleuse schließt.
Gwyn: Die Gästekarten müssten irgendwo liegen. DIe müssten mal gefunden werden, sonst neue beantragt werden.
Marlene: Wo könnten die liegen?
Gwyn: In einem der 10.000 Ordner.

Suchaktion wird demnächst gestartet.

IV. Sprechzeiten zum Semesterticket

Gwyn: James hatte gestern die genialste Idee wie wir vermeiden, dass immer die Rufumleitung eingestellt werden muss, wenn ich Sprechzeiten für das Semesterticket machen soll:
Wir nehmen einfach ein anderes Telefon. Ich schlage das Telefon in der A101 vor, da dort ja ohnehin das Service-Büro sein soll. Und das wird einfach dauerhaft auf meine Handynummer umgeleitet. Dann kann ich selbst festlegen wann ich erreichbar bin und wann nicht.
Wir könnten die Nummer auch direkt als DIE Nummer festlegen und kommunizieren, wenn es ums Semesterticket geht. Und die andere Nummer ist dann für alles andere.
Wenn das gewünscht ist, kann ich mich aber auch um alle anderen Anrufe kümmern und generelle Sprechzeiten machen, ohne das vom Semesterticket zu trennen.
Wie viele Stunden soll es die Woche Sprechzeit geben? Also grobe Richtlinie. Ich würde auch darüber hinaus mein Handy laut schalten, sofern ich Zeit habe. Aktuell gab es 4,5 Stunden Semesterticket und 3 Stunden allgemein.
Paul: Aus meiner Sicht sind das gerade mehrere Themen: Rufnummer und Weiterleitung für Anträge zum Semesterticket; Dauer und Häufigkeit der Sprechzeiten. Das sollte unabhängig voneinander diskutiert werden.
Paul: Wegen der "eigenständigen" Rufnummer: Ja, das finde ich auch eine gute Idee. Die könnte ich auch schon einmal gehabt und geäußert haben. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/angestellte/personalgespraeche/2020/personalgespraech-sachbearbeitung-finanzen-service-oktober-2020?searchterm=Ticket+spezielle+Rufnummer :-D
Paul: Spontan finde ich die Rufnummer vom Raum A101 falsch, da es ja wirklich sein kann, dass da angerufen wird. (Also wir reden ja hier über eine dauerhafte Weiterleitung, wenn ich das richtig verstanden habe.) Oder?
Paul: Mein aktueller Stand zu foo für die Rufnummern für Telefone ist. https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/raumkonzept/2022/telefonanschluesse Daraufhin ist auf jeden Fall (total toll überraschend) was passiert. Was der aktuelle Stand ist kann ich nicht sagen. Elli fragen (und geeignet dokumentieren)?
Paul: Ich habe Bock, dass bestehende Rufnummern & Konzepte (etwa zur Weiterleitung) Teil der RaumVO werden. :-/ (Das Fass mag ich jetzt aber nicht aufmachen.)
Marlene: Fände gut, wenn du erst mal alles nimmst. Ich würde die Rufnummer von der A101 dann als "Studi-Hotline" ausweisen. Dann wird da ja auch niemand anderes anrufen.
James: Würde schon explizit fürs Semesterticket machen.
Gwyn: Ich überleg mir was wie man das ausweisen kann. Die Rufumleitung kann man ja auch jederzeit rausnehmen, wenn jemand in der A101 sitzt.
Marlene: Dann erst mal wieder 4,5h Semesterticket und 3 h Sonstiges. Und nachmittags legen. Und wir schauen dann wie die Zeiten wirklich genutzt werden.
Gwyn: Ich mach dir nen Vorschlag, du nickst das einfach ab.

Z. Weiteres

Z.I. foo zum Termin

vat@: Bei https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/sitzungen/2023-2024/1/termin habe ich mal " 2023/2024" beim Titel angefügt. Ein Hoch der Eineindeutigkeit. :-)
Marlene: Supi. Danke

Z.II. Bestellung von Getränken für den mat@

vat@: Ich will ja nicht nerven, aber … :-D Also mir geht es maßgeblich auch um die Rückgabe vom Leergut. (Im Übrigen habe ich mich die letzten Wochen immer bemüht "das Zeug" innerhalb unserer Räumlichkeiten "zusammenzuführen" und "wegzusortieren". Keine Kästen in der Küche (A102) und nur noch im "Willkommensraum" (A101) beim mat@.)
vat@: Können zur ESE Getränke gekauft werden, von Erstis oder Menschen in der Orga?
Gwyn: Ist sinnvoll das vor der ESE einmal aufzufüllen.
Marlene: OK. Dann bestelle ich die.

Sitzungsende: 13:57 Uhr

Nächste Sitzung: 22.09.2023 11 Uhr
--> früher als gewöhnlich, da die Pat:innen Schulung ab 14 Uhr stattfindet.