Protokoll 4. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2022/2023

4. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2022/2023

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Elisa Range

Anwesenheit

• Elli
• MLp
• Paul
• James

Sitzungsbeginn: 11:00 Uhr

ITOP 1 Planung Inventur - Dokumentationsmethode und beseitigen sturktureller Fehler

• Inventarliste Verwaltung prüfen / Inventarliste Finanzen prüfen
• Merch aus diesen Bestandslisten?
• Schlüsselkasten prüfen + neue Liste erstellen
• Safezugänge ordentlich verteilen
• Kassensysteme mit finanzen@ zu Ende bringen

MLp: Ist mehr als Reminder gemeint.

Elli: Danke für den Reminder. Was ist mit Kassensystem gemeint?

MLp: Vor allem James und Fulli wollen die ganzen Kassen umstellen. Auch die ganzen FSR-Kassen gibt es noch, aber werden nicht mehr gebraucht. Wir brauchen nicht die Schlüssel aufbewahren, wenn wir die Kassen auch nicht mehr brauchen.

Elli: Schreibe ich mir auf die ToDo. Schlüsselkasten könnte man mal drüber nachdenken, ob man mehr mächtige Schlüssel macht.

Nichtsdestotrotz mache ich zur Schlüsselnutzung nochmal eine Ansage. (per Mail)

MLp: Mir fällt auf, dass ich aber auch speziell den Kasten in der A109 meine. Da ist die Liste zu aktualisieren.

Elli: Der muss auf jeden Fall mal aufgeräumt werden. Und die Schlüssel müssen mal getestet werden.

MLp: Zusammen machen mit dem Safe-Schlüsseln überprüfen oder eine Aufgabe für jemand allein?

Elli: Schlüsselsafe kann unabhängig von Inventur gemacht werden.

MLp: Inventarliste vielleicht erst dann wenn Lager A007 aufgeräumt ist. Natürlich kann man oben schon einmal anfangen aber das müsste erst bereinigt sein um sie zu vervollständigen.

ITOP 2 Erarbeitung Konzept Bücherzelle und Volleyballplatz

Erarbeitung Konzept Bücherzelle

Vorschläge:

Der Oliver: Wo soll die denn eigentlich hin?

https://www.openstreetmap.org/note/3321634

Location: 51.0367238, 13.7357372

MLp: Neuigkeiten: Sie wollten uns eine Mail schreiben mit einer Nutzeranforderung, die wir stellen sollen. Die muss noch kommen, aber da müsste man bestimmt nochmal nachfragen. Aber Heike Schuster weiß Bescheid, dass wir das machen wollen. Das Dezernat Technik könnte uns Kontakte vermitteln.

Elli: Ich würde nochmal eine Mail schreiben und da gleich nachfragen, ob man auch intern mit dem Dezernat Technik eine Vereinbarung zum Aufbau treffen kann.

MLp: Eventuell muss der StuRa dennoch mit anpacken. Physisch oder finanziell.

-- Zum Konzept

Wartung durch StuRa

uns reicht einmal im Semester die Lage zu checken und zu dokumentieren

Woher kommen die Bücher? Bib anfragen, ob die Lust auf eine Kooperation haben bzw. generell darüber informieren

Grundstock bereitstellen wäre schön, aber wie soll der aussehen?

Bisschen was von allem, vorrangig Sachbücher die zur HTW passen

ausgesonderte Bücher von städtischen Bibliotheken

--> MLp: Mail an Bib mit Frage ob Bücherzelle ok ist + ausgesonderte bucher mit reinlegen

Erarbeitung Konzept Volleyballplatz

Vorschläge:

Elli: Die Vereinbarung ist unterschrieben und die würde ich mir erstmal in Ruhe anschauen wollen.

Ideen über Konzept nochmal vertagen

Paul: Ich würde dazu raten Hannes mit einzubeziehen und er pflegt sehr vorbildlich ein Ticket. MMn großes Thema ist die Haftpflichtversicherung, das darf man nicht vergessen.

ITOP 3 Aufräumen & Ausstattung Raum P1 003

Beauftragung Pillnitz:

Notwendig sind aus meiner Sicht mindestens

• Dort nicht benötigtes Gerät an den Hauptcampus bringen (Kühlschrank, Glühweinkocher, Besteck/Geschirr...)
• 2 funktionierende Arbeitsplätze einrichten (einmal mit Desktop Rechner, einmal mit nur Monitor)
• 1 Drucker installieren
• Verfügbarkeit von Netzwerken prüfen/einrichten
• Schließberechtigungen prüfen und aktualisieren

Gern unterstütze ich dabei, einige andere aus dem Dunstkreis des FAK bestimmt ebenso.

vat (admin@): Ich hatte (kurzfristig) die Gelegenheit mir den Raum in Augenschein zu nehmen. Den dort befindlichen Rechner konnte ich nicht wirklich prüfen, da das Kabel (Strom) für den Monitor fehlte (und ich keines schnell zur Hand hatte).

vat (admin@): Die Verwaltung für den Zugang - über einen Schlüsselkasten der Hochschulverwaltung - sollte dokumentiert und geklärt werden. Mit Klärung meine ich, dass das Verfahren zur Verwaltung (Änderung von den Zugangsdaten für den Zugriff für bestimmte Personen) für den Zugang. Dank kurzfristiger Erklärung der Beauftragung Pillnitz, die den Zugang hat, konnte ich mir Zugang verschaffen.

vat (admin@): Eine Ausstattung mit (Rechentechnik für zwei?) Arbeitsplätze erscheint möglich. Vermutlich gibt es nur eine Netzwerkdose, die Internet bereitstellt.

Paul: Mein Vorschlag: Ein Arbeitsplatz mit Desktoprechner und ein Monitor einrichten, weil offiziell nur ein Netzwerkanschluss für Telefon und einer für Internet.

Bevor irgendwas eingerichtet wird, sollte man erstmal den Raum aufräumen.

Heißt konkret: Aufräumaktion mit Iveco & Boxi

ToDo: Termin finden und let's go!

Boxi enters - yey!

Termin: 07.12. ab 12 Uhr

Paul: Gibt es schon Vorstellungen wofür der Raum vorrangig genutzt werden soll?

Boxi: Habe mir noch keine weiteren Gedanken gemacht. Hauptsache 1-2 Arbeitsplätze und dann schauen, ob z.B. der Kühlschrank bleiben soll.

Zugang dokumentieren & klären.

Wer sollte Zugang haben? Alle Mitglieder der studentischen Interessenvertretung bzw. (assoziierte) Mitglieder des StuRa.

Dekanat muss Zugang genehmigen mit Liste mit Namen und sNummern. PIN musste früher im Sekretariat in Pillnitz abgeholt werden. Wir hoffen auf Digitalisierung.

Beim Dekanat nach aktuellem Workflow nachfragen.

ITOP 4 How to Büromaterial

von vat@

gar nicht dringlich

vat@:

    Gibt es irgendwo einen Hinweis (Erklärung) wo welches Büromaterial "rumliegt"?

    Zum RK-terfrühstück fragte mich Ilse wo Krepp-Klebeband https://de.wikipedia.org/wiki/Klebeband#Malerklebeband sei. (Weil ich immer keins fand, hatte ich mal welches (zur Beschriftung von Lebensmitteln) für die Küche mitgebracht und Ilse wusste das.)

vat@:

    Aktuell fehlt Klebeband https://de.wikipedia.org/wiki/Klebeband#Duck_Tape_(Duct_Tape) . Oder?

vat@:

    Wissen wir was wir alles da haben wollen? Illustrierendes Beispiel: Doppelseitiges Klebeband.

    Können wir das mal aufschreiben? (Es muss ja nicht gleich perfekt sein und kann dann berichtigend vervollständigt und bereichtigt werden. "Übermotiviert" könnten wir das sogar in die RaumVO schreiben. :-/ )

--> vertagt auf nächste Sitzung

ITOP 5 Regelmäßigkeiten

von vat@

gar nicht dringlich

vat@:

    Können wir für uns "regelmäßige" Aufgaben vermerken und organisieren.

    Mir würden da einfallen:

        Kontrolle und Beschaffung von Büromaterial

        Kontrolle und Beschaffung von Kaffee, Milch & Co

        Kontrolle und Beschaffung von Reinigungsmitteln (etwa für die Spülmaschine)

        Kontrolle (und Ersatz?) der Ladung der Schlüssel für die Räume

        Kontrolle vom Verbandskasten

        …

vat@:

    Ideal erscheint es mir, wenn wir - je nach festgelegter Regelmäßigkeit - Termine erstellen.

    Passend kann ein Anleitungen (aka How to) geben, insbesondere zu möglichen Maßnahmen, wie Beschaffung & Co.

vat@ (konti@):

    Das wäre sehr schön (und vorbildlich). :-)

--> vertagt auf nächste Sitzung

ITOP 6 Aktenvernichtung

Problematik 1: alte Ordner entfernen

Zur Erläuterung: In der A004 befinden sich ein Haufen Aktenordner, die ggf. beseitigt werden müssten, um den Platz für neue Archivordner zu haben.

Nach Fullis Aussage sind 10 Jahre Lagerdauer immer aussreichend. Allerdings nur bezogen auf dem 31.12. des Startjahres eines Ordners. D.h. es ist uns aktuell im Jahr möglich die Ordner von 2005-2011 einfach zu entsorgen, jedoch aber aktuell noch nicht die von 2012+, da diese erst zum 01.01.2023 nach der 10 Jahres Regel vernichtet werden dürfen.

Wir könnten also ca. 40 Ordner aus den Jahren 2000 bis 2011 entsorgen.

Dafür sollten wir nach James und Fullis Meinung uns eine der Tonnen besorgen.

riegel@ (konti@) : Diese Fristen - also die Systematik nach der die Fristen der Aufbewahrung ermittelt wurden - sind irgendwo aufgeschrieben? Padma hatte da was recherchiert?

Elli: Ich habe die gesamte Dokumentation von Padma, konnte nur noch nicht sichten und somit nicht versprechen, dass es drin steht. Ich gehe aber davon aus.

Problematik 2: Die blaue Aktenvernichtungstonne im Keller ist anscheined obsolet

Fulli und ich haben uns kurz nach der alten Tonne erkundigt, die sonst im Keller dafür dienlich war. Diese ist noch existent, allerdings ist diese weder für direkte Aktenvernichtung geeignet noch verschlossen.

Resultat: Da liegen aktuell sensitive Daten ungeschrettert drinnen, mit klar erkennbarer Handschrift von Fulli.

E-Mail ans Dezernat Technik mit Frage zur Tonne?

Restbestände aus der Tonne wieder rausholen und im Z-Gebäude vernichten?

Dauerhaft einmal im Quartal eine Tonne bestellen?

Mail ans Dez Technik: Elli

• Was mit der Tonne im A-Gebäude?
• Wie soll Aktenvernichtung stattfinden?

ITOP 7 offen gebliebene Bestellung - Beamer, Konferenzlautsprecher

Börni ist an mich mit nachfolgender Anfrage herangetreten. Meine Frage wie gehen wir damit um?:

Moin Micha, da ich leider keine Zeit mehr für den StuRa haben werde habe ich jetzt alle noch überfälligen Aufgaben ausgefertigt. Bis auf 1: Da ich für meine Anfrage bei der einen Firma, die nur auf Email-Anfrage Bezahlung auf Rechnung annimmt, immernoch keine Antwort bekommen habe und auch keine Zeit mehr hatte, weitere Angebote einzuholen und zu finalisieren, muss ich diesen Beschluss, welcher während meiner "Amtszeit" geschlossen wurde, leider weitergeben. Da dieser ja unter anderem von dir kam, möchte ich dir hiermit die Info geben, dass es noch keine Beamer-Bestellung meinerseits gegeben hat. Da muss sich zu meinem Bedauern der Nächste MV-Stellen-Inhaber drum kümmern, oder ihr könnt über Finanzen eine Möglichkeit einer Bestellung finden

Nichtsdestotrotz wünsche ich dir einen schönen Abend, ein erholsames Wochenende und ich möchte mich entschuldigen, dass diese Aufgabe so lange liegen geblieben ist und jetzt noch an euch klebt. LG-Börni

Elli: Ich wollte schon lange mal nach dem Beamer und Konferenzlautsprecher fragen, danke für die Erinnerung, ich schreibe mal an Mittelverwendung.

MLp: Ich hab ein bisschen Angst, dass die Preise wieder angestiegen sind. Nachbeschluss falls nötig?

ITOP 8 Räumlichkeiten dem Start-Up Mates&Mate zur Verfügung stellen

Das Start-Up Mates&Mate sucht aktuell nach einer Location um eine gewisse Präsenz aufzubauen und hat bei uns nach einer Räumlichkeit angefragt. Im letzten RK wurde sich darauf geeingt, dass wir zunächst Bedingungen aufstellen, die von StuRa-Seite aus zu erfüllen sind und dann mit Mates&Mate sprechen, ob wir uns darauf einigen können. Anschließend soll im RK noch einmal besprochen werden, ob wir den Raum unter den Bedingungen freigeben wollen.

Folgende Bedingungen sollten erfüllt sein:

• es gibt ein/zwei feste Termine im Monat
• Welcher Wochentag würde sich am besten anbieten? Nach meinem (Ellis) Gefühl finden Freitagnachmittag die wenigsten Referatssitzungen statt, die zurzeit (neben Plenum und RK) die einzigen regelmäßigen Sitzungen sind. Deswegen wäre Freitag mein Vorschlag. Außer das kollidiert mit dem wöchtentlichen Arbeitstreffen des Bereichs Administration Rechentechnik. Alternativ sieht Montagnachmittag wohl auch gut aus.
• Uhrzeit: Wunsch des Start-Ups war 16-21 Uhr.
• Maximale Personenanzahl: nicht mehr als 20 Personen (absolute Obergrenze)
• Wir können jederzeit auf "Eigenbedarf" plädieren.
• Prüfungsphase fällt aus.
• Nutzung der Küche: Selbst mitgebrachtes kann verarbeitet werden, aber keine Lagerung oder ähnliches. Pfand wird mitgenommen!
• alle Dinge, die verräumt werden, müssen im Nachhinein wieder so dastehen/liegen am selben Abend
• der Raum A105/A106 ist der einzige Raum, der genutzt wird --> damit wird die Nutzung von Arbeitsplätzen ausgeschlossen

MLp: Freitags könnten andere Veranstaltungen z.B. Kollegialität könnten.

EllI: Feste Termine könnte man ja aber bewusst umgehen.

Paul: Ich glaube wir sollten sie eher dabei unterstützen, ob sie was an der HTW finden. Ich finde wir sollten das nicht auf uns nehmen. Es sei denn es ist explizit gewünscht, dass das über den StuRa läuft, wegen Zielgruppe und so.

MLp: Stimme da Paul voll zu, man sollte es wenigstens versuchen. Sollte der Wunsch explizit dem StuRa gelten, sollten wir uns Gedanken machen, ob wir Werberaum sein wollen.

Elli: Ich würde auf jeden Fall probieren, etwas an der Hochschule zu finden. Sollte die sich querstellen, würde ich mindestens als Übergangslösung den Raum bieten wollen.

MLp: Wenn es hier im StuRa hier sein stattfinden sollte, weil die Hochschule sich weigert. Dann die Frage: Entpersonalisieren des Plenumsraums? Notwendig?  Wo sollte dann das persönliche Zeug lagern?

Elli: Jeder ist finde ich trotzdem für sein Zeug verantwortlich und muss sich bewusst sein, dass hier Externe unterwegs sein können.

Boxi äußert sich generell dem Thema kritisch über.

ITOP 9 Laborkittelverkauf/-verleih

Der Oliver: Ich gehe davon aus, dass es noch Gesprächsbedarf gibt.

Zur Rückgabe der Kittel: Ich plane aktuell, am 23. Januar von 10:50 - 13:20 Uhr die Rückgabe der "verliehenen" Kittel in Pillnitz anzubieten. Der Termin ist vorteilhaft, da alle Ersties, die sich einen Kittel geholt haben, da auch wieder bei ihrer Botanik-Vorlesung zusammensitzen. Bei den ChemIngs gehe ich nicht davon aus, dass da einer zurückkommt.

Ich werde dann mit Marie aus Pillnitz die Sauberkeit der zurückgenommenen Kittel per Sichtprüfung durchführen.

Bezüglich der finanziellen Aspekte werde ich mich noch mit Fulli auseinandersetzen.

vat@: Konzept? Antrag (um das (an entsprechender (vom konzept abhängiger) stelle) beschließen zu können)?

vat@: Um eine vermeitliche Aufdringlichkeit zu vermeiden soll das die letzte (vermutlich nun dritte oder viertel) Ansage dahingehend sein: Ich setze mich da auch mit der Oli zusammen und erarbeite da was. Aber da muss halt was erarbeitet sein, um das überhaupt - insbesondere auch wegen der Rücknahme - als "Verleih" angehen zu können.

James: Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation soll sich mit Finanzen absprechen, dass Rückzahlungen nicht einfach gemacht werden.

Paypal-Abrechnung ist ein sehr großer Aufwand und mit hohen Kosten verbunden. Mit Finanzen soll geklärt werden: Wie sollen diese Rückzahlungen der Kittel gehandelt werden? Bei Rücküberweisung mit Paypal entstehen auch wieder Gebühren.

Mit Finanzen Rückgabe der Kittel klären.

--> inhaltlich erstmal vertagt, weil Oli nicht da ist

https://www.paypal.com/de/webapps/mpp/paypal-fees Aktuelle Gebühren bei normalen PayPal Transaktionen.

ITOP 10 Bezeichnung der Zugehörigkeit und Co der Räume im A-Gebäude

vat@ (Bitte nicht verhauen, dass ich solche dummen Themen sehe.)

(fast) wichtig, aber nicht dringlich

vat@: Es wäre gut mit dem Dezernat Technik zu klären, dass (und wie) der StuRa die Räume nutzt. Dass das noch nicht ganz angekommen ist, ist an den Schildern im Treppenhaus zu erkennen.

Zur Klärung:  Es sind die Schilder im Hausflur gemeint.

Elli macht Meldung um das bereinigen zu lassen (quasi überall, wo das vermerkt ist). Im gleichen Zuge Telefonumstellung nerven! & gleich nach Plexiglasscheiben für Türschilder

ITOP 11 "Beschaffung" von Milch & Co

nicht wichtig, aber dringlich

vat@: Bitte seht es mir nach, dass ich das seit Wochen nicht gemacht habe. Vermutlich war MLp der einzige Mensch, der das auch gemacht hat. Aber anscheinend macht es gerade seit Wochen kein Mensch mehr.

vat@: Wenn ich das wieder machen soll - eben weil es sonst kein Mensch macht -, dann übernehme ich das. (Alle Wochen mal eine Vielzahl von Kartons zu holen ist machbar. Auch eine Rückerstattung der Auslagen über das Referat Finanzen ist einfach machbar.)

MLp@: Vielleicht sollte zusätzlich mal wieder das Bewusstsein hergestellt werden, dass es einerseits Aufgaben gibt, die von allen erledigt werden können aber niemand macht. Beispw. Pflanzen gießen, Papier- und Glasmüll, Pfandwegbringen entfernen. Andererseits gibt es Aufgaben, die kontinuierlich von uns erledigt werden, aber uns rechtzeitig gemeldet werden muss, wenn erhöhter Bedarf entsteht.

Mit in die Mecker-Mail sollte Trennung von Dingen, für die das Referat verantwortlich ist (Milch & Co. kaufen) und anderen Dingen (Pappmüll wegbringen) klarmachen.

MLp: Mir gehts weniger ums meckern, sondern eher darum ob man jemanden dafür verantwortlich macht.

Um Pauls Frage zu beantworten: Aktuell gerne einfach machen und sich erbarmen. Restliche Dinge besprechen wir in der nächsten Sitzung mit ITOP 5.

Z. Weiteres

• Vorschlag einer neuen Datei für den Aushang zur Anwesenheitsverfolgung:

https://cloud.stura.htw-dresden.de/s/Epw5qRSR75qSHgz

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/dateien/anwesenheitsverfolgung

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/dateien/anwesenheitsverfolgung/vorlage_anwesenheits-nachverfolgung/at_download/file

Vorteil daran ist für die Mitglieder sich seltener Eintragen zu müssen und für uns nur der monatliche Aushang. Nachteil etwas klein auf A4 Format.

• E-Mail beseitigen von Plakten im Z Gebäude/Flur? Braucht es da Hilfe bzw. was genau war/ist gemeint?
• hat sich heute geklärt, die Pinnwand ist (leider) nicht explizit uns zugehörig sondern der Hochschule. Die Plakate wurden für uns abgenommen und werden nach der Messe wieder aufgehangen.

• Ich werde eine kleine Nerv-Mail schreiben mit folgenden Inhalten: Verschwinden/Wandern von Kabeln, Benutzen & Zurückstecken der Schlüssel

• Paul hat Gästekarte verloren. :(

• James: Jeder Festangestellte sollte einen eigenen Schlüssel bekommen.

• James: Unsere Mailadresse studentinnenrat@ ist nicht mehr erreichbar. Wir müssen das Passwort zurücksetzen. Da muss eine offizielle Mail an die gehen.

Sitzungsende: 12:48 Uhr

Nächste Sitzung: 11.11. 11:11 Uhr