27. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020

Sitzungbeginn: 12:30

Anwesend: Liselotte Ruthe, Stephan Rankl, Paul Riegel, Sophia von Asow (SvA)

Protokoll:  Liselotte Ruthe

Sitzungsleitung:  Liselotte Ruthe

https://pentapad.c3d2.de/p/26.Sitzung.Verwaltung

TOP 1 Schlüssel-/ Schließberechtigung über Neujahr!

Antrag1: Der StuRa möge beschließen, allen aktuell schlüsselberechtigten Mitgliedern von 2020 Zugang 

zu den Räumen des A-Gebäudes bis zur zweiten ordentlichen  Sitzung zu geben. Wenn keine Wiederwahl stattfindet, soll der Zugang entzogen werden. 

Antrag2: Der StuRa möge beschließen, den aktuell zugangsberechtigten Mitgliedern von 2020 Zugang 

zum A-Gebäude weiterhin zu gewähren. Das Ref Verwaltung wird zur zweiten ordentlichen  Sitzung bekannt geben, dass sich inherhalb eines Monats jeder bei zugang@  zu melden hat, wenn der/die jenige Zugang zum Schließsystem braucht. Wenn keine Meldung stattfindet, soll der Zugang entzogen werden. 

Antragsdatum: 17.12.2020

-> beschlossen durch die Referatsleitung

SvA: so habe ich das Anfang 2020 auch gehandhabt.

James: nee aktuell nicht. Aber bevor wir den Zugang allen entziehen, sollten wir nach den Wahlen erst aufräumen.

Lotte: geht eher um schlüssekkasten. Trotzdem nicht ausn Augen verlieren.

Paul: Da muss - im Sinne von zugang@ - unterschieden werden zwischen Schlüsselkasten und Zugangsschließsystem. Also alles am Besten mal platt machen. 

James: Alle sollen eine Mail an zugang@ senden um den Zugang zu bekommen. Keiner hat Bock den hinterher zu rennen. In der ersten Sitzung sagen, meldet euch bis zum XXX. Was ich vermeiden will, ist zu gucken, wer steht drauf wer nicht. Ich will eine komplett neue Liste erstellen.

Paul: die Kartennr. wird beim Schließsystem über die Matrikell Nr. geklärt. Also am besten zur konstitutionellen Sitzung bekannt geben. 

ITOP 1 Mitgliederverwaltung

Axel ist ab morgen im Urlaub, alles was danach läuft muss von uns gemacht werden. 

sva: Damit sind die gemeint, die noch ausstehende Formulare hatten. und keine Zugänge.

James: Also die Hochschule ist zu, dann bekommen die die Zugänge erst im neuen Jahr. Im Notfall kann ich das machen.

Paul: Axel zieht vllt drauf ab, dass neue Mitglieder zum 01.01.21 Zugang haben wollen. Die Frage ist, ob denen schon einfach Zugänge zu geben sind.

Lotte: Also ich würde es erst ab dem 4.1 dann halt machen.

Paul: Man kann die ja informieren in der Mail mit den Formularen.

Lotte: Ich würde Axel sagen, dass die dann halt erst zum 04.01.2021 Zugang bekommen.

ITOP2 Urlaub Angestellte für Finanzen & Service

Lotte: Die Sachbearbeitung Finanzen & Service ist ja jetzt erstmal krank geschrieben, heißt das wir haben niemanden für Ihre Aufgaben für die nächsten Monate?

personal@: Ist "normales" krank. Kein Stress! Ab Januar sollte der Betrieb normal sein. Keine Panik!

Lotte: und Semesterticket?

James: alles unter kontrolle. Die neuen Anträge können wir eh erst ab nächstes Jahr berbeitet werden. Ich weiß nur nicht wie es mit Post ist. 

ITOP3 Email Spam

Lotte: Was isn da der Stand?

admin@: snafu! Wie (leider) zu erwarten war, hat sich da praktisch nichts getan. Paul hat sich - als Leitung vom Bereich - bemüht Clemens erneut "zu aktivieren". In dem Zuge bat Paul Clemens Andreas anzusprechen, dass sich endlich mal wieder "zum Arbeiten" getroffen wird. Außer der Frage von Clemens, ob denn während der Schließzeit der Hochschule in den letzten beiden Wochen des Jahres der Zugang zu den Räumen des StuRa (insbesondere auch zu den Servern) sichergestellt sei, gab es keine Reaktion. Randbemerkung: Wenn mal ein Dienst ausfällt - einer der Instanzen, die für die Verschlüsslung für https zuständig sind und ursprünglich einmal durch Clemens eingerichtet wurde, funktionierte praktisch nicht mehr - ist Clemens bemüht das unverzüglich wieder zum Laufen zu bringen.

admin@: Im Haushalt für 2021 ist (nennenswert) Geld, um das machen zu lassen. Oder? Also müssen wir da einen Beschluss erwirken, dass wer Externes beauftragt wird.

admin@: Ich persönlich kann mich nur entschuldigen, aber personal ist zu zeitaufwändig. 

Lotte: Projekt 2021 Spam! Frist wird auf März 2021 gesetzt und ab dann wird nach externen Möglichkeiten gesucht. 

ITOP4 SE Projekte

Lotte: Was isn da der Stand?

SvA: -> Mitgliederdatenbank: Die haben alle unsere Anforderungen genannt und die sind dabei.

Lotte: -> Antragsverwaltungtool: Das Projekt läuft bei uns auch. Sind am Arbeiten.

ITOP5  Stand-Alone-Wepage

Lotte: @adm&rechentechnik -> Also in der letzten ÖA sitzung (16.12.) habe ich schon gesagt, dass sich Scott aus persönlichen Gründen da auch nicht regelmäßig drum kümmern kann. Lisa hatte noch gesagt, dass sie Bock hätte. Da meinte ich dann, dass ich es nicht gut fände, wenn sich jetzt zum 3. mal jmd dran setzt um es mal zu versuchen. Also wird es zu 90% darauf hinausgehen, dass das jetzt doch extern aufgesetzt wird. Kommt drauf an wie die Referatsleitung 2021 ÖA entscheidet. 

Paul: Nice wäre ja auch wenn der Typ von der Bufak Seite das machen kann wie LIsa vorgeschlagen hatte.

Lotte: Ja dann würde ich mal Lisa fragen in der nächsten Sitzung von ÖA, ob sie da ein angebot einholen kann. Und Scott informieren, dass das extern verlegt wird, wenn ÖA zugestimmt hat. 

to dos:

    - Plenum ITOP Zugang 

    - Mail an Axel wegen Zugänge

    - Spam Problem Mail admin@

    - Mail an jens

    - mail an SE Java Script 

    - Robert wegen Service fragen

    - TO DO Liste neues Jahr erstellen 

nächste Sitzung: 15.01.21

Ende der Sitzung: 13:34