25. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2020

https://pentapad.c3d2.de/p/25.Sitzung.Verwaltung

Tagesordnung

Sitzungsbeginn: 11:05

Anwesend: Lotte, James, SvA

Sitzungsleitung: Lotte

Info am Anfang: Lotte: Ich bin momentan mit Uni zu 110% ausgelastet. Ich evrsuche echt mir Zeit zu nehmen, Verwaltung zu machen. Aber wahrscheinlich werden noch so die nächsten 2 Wochen eher schleppend. 

TOP 1 Jugendherberge

Beschluss: Der StuRa möge beschließen, den Mitgliedsbeitrag für den DJH für 2021 in Höhe von 26,00 zu zahlen.

-> beschlossen durch die Referatsleitung

Notiz für James: In die Kontinuierlichkeitsordnung schreiben! 

ITOP1 Invite Raumvermietung

Lotte: Inzwischen hat sich Genaueres ergeben. Sie suchen räume für den 22.-24.01.21

ist abgesagt

ITOP2 geliehenes Inventar

Die FSRä haben viele Sachen (besonders Technik) von den Fakultäten zur Verfügung gestellt bekommen. Um das zu dokumentieren brauche ich vernünftige Listen. Ich kann nicht nur aufgrund von HTW Inventarstickern spekulieren.

Von der Fakultät ET habe ich schon eine Liste bekommen, was, laut deren Inventarliste, bei uns (ehemals FSR ET) sein sollte (und Gott sei Dank auch ist). 

Jetzt müssen die anderen Fakultäten angefragt werden (GI und Design Sonderfall)

James: Wie soll denn das Verfahren sein für die Übergabe? Müssen wir das dort irgendwo abliefern? Ich wundere mich das die Fakultäten bisher nicht auf eine Herausgabe der Dinge beharrt haben. Zum Beispiel der Drucker der Bauingeneure. Sollen die Mitlgieder des Referat anhand der Listen der Hochschule eigene Listen erstellen? Jo die Sachen vom FSR sind schon ganz peinlich. Geht es nur um Technik oder auch um möbel?

Lotte: Ich glaube es geht eher um Technik

James: Na wenn es wirklich nur um Technik geht hätte ich ja vorgeschlagen einfach mal die sogenanten Fakultätsadmins anzuschreiben und zu fragen wann die das Abholen wollen. würde Vorschlagen alles an einen Ort zu sammeln und zu beschriften damit die das auch einfach erkennen. Theoretisch müssten da ja noch Inventaraufkleber der Fakultäten sein. 

Lotte: Ok. Steht aber momentan nicht ganz oben auf meinr Liste. Also im Neujahr? 

James: Ich glaub auch nicht das in der aktuellen Situation die einfach jemanden vorbeischicken. Schreibst du Mail?

Lotte: Ja

James: Super

SvA: Da ist nicht nur Technik gemeint. Der Vorschlag wäre, zu fragen ob wir die weiterbenutzen können. 

James: Wenn wir deren Sachen haben. Müssen die ja zur Inventur bei uns nachgucken.

SvA: GI und Design Sonderfall, hatten ja keine Räume. weiß nicht ob es da überhaupt Inventar gibt. 

James: Design hat zwei Räume mitbenutzt, das da drin gehört alles der Fakultät, das ist irrelevant für uns. für GI müssen wir unbedingt mal ne Raumbesichtigung machen und gucken was noch steht.

-> Bestätigung der Fakultät erforderlich, Mail an Fakultäten

ITOP3 Lager

Lager sind unaufgeräumt und 1 Zelt fehlt (bzw. ist nicht da, wo es sein sollte). Ist Bereich Service sich seiner Arbeit bewusst?

Lotte: Ja das Zelt ist im kleinen Lager. Das konnte ich alleine nicht rüber tragen. Ich spreche mal mit Robert, wegen aufräumen.

James: ist denn das Zelt komplett?

Lotte: ja

ITOP4 Telefon 2020

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/raumkonzept-2020/telefonanschluesse

ist da schon was passiert?

Ist Axel immer noch die faranto Nummer?

Lotte: Weidlich mal ne Mail schreiben, wegen nem Meeting (telefon) fragen. 

James: Moment geht es hier um Telefonnummern oder um die Belegung von den Anschlüssen?

SvA: um die Nummern

Lotte: Um die Anschlüsse, fürs StuRa netz kümmer ich mich aber auch nicht. 

James: Ja, aber die Anschlüsse hängen mit den Telefonnummern zu sammen? Halt moment vieleicht rede ich auch grad quatsch. Ich schu mal nach oder einer ruft paul 

SvA: Die Bezeichnung hängt doch nicht mit den Anschlüssen fest. 

James: Meiner Meinung nach hängt das zusammen. 

--> wird zur Sitzung Administration Rechentechnik verlegt

ITOP5 Schließberechtigungen Angestellte

Wo ist dokumentiert zu welchen Räumen die beiden Schlüssel der Angestellten Zugang haben? 

Bitte hier (https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/raeume/zugang/schluesselkasten) aktualisieren und Axel hinzufügen

James. Ist denn der Lagermeister informiert darüber? ;D

Lotte: Hat denn Frau Roßberg noch eine Berechtigung wegen Mitarbeiter-Status?

James: Ich glaube die Beantragung für den zweiten Angestellten habe ich gemacht. Also eigentlich sollten die überall reinkommen. Das muss einfach nur nachgetragen werden. Um sicher zu sein, sollen die einfach mal überall ausprobieren.

ITOP6 Postbuch

Lotte: Die Weisungen müssen diesbezüglich klar gestellt werden. Frau Roßberg würde sich wünschen, dass die jenigen die Postabholen dürfen eine Einweisung ins Postbuch bekommmen. Es muss Eingang und Ausgang dokumentiert werden. Zum Problem der Lagerung. Im Plone ist das zu öffentlich, darüber haben wir ja schonmal geredet. Habt ihr euch überlegt wie das sonst sein kann? Möglicherweise in der Cloud mit Zugangsbeschränkung?

James: Also eine Liste in der Own Cloud ist schon möglich. Es müssen auf jedenfall alle Angestellten und Berechtigten darauf zugriff haben. 

Hallo Sophia

Lotte: Eine Einweisung wäre halt auch sinnvoll. 

James: Naja aktuell ist das Postbuch ja im Plone, was sagt den der Härtefallausschuss dazu?

Lotte: Philipp meinte, dass soltte da raus. Ich würde Paul einfach mal ne Mail zur OwnCloud Idee senden. 

James: Aber nur damit wir uns da einig sind, Anforderung für Postbuch: Digital, Verantwortliche müssen daruf jederzeit zugreifen können, Postein- und ausgang, Post abstempeln, leicht findbar. Fält euch noch was ein? 

-> Lösung zusammen mit Personal finden

ITOP7 SE Projekt Antragsverwaltung

Mail von Axel 27.11.

Lotte: Dann würde ich einmal gucken wer dafür zuständig ist und die Personen informieren. 

SvA: Rahmenbeding klären

Lotte: mit Referat Personal klären

Sitzungsende: 11:48 Uhr

Nächste Sitzung 17.12. 11:10

TODO:

        - Fakultätenadmins anschreiben wegen Inventar

        - Service fragen

        - auf Adminsitzung die Anschlüsse setzten

        - Schlüsselberechtigung nachtragen von Axel, Sollen beide mal überprüfen ob sie überall reinkommen

        - Fakultäten fragen wegen Inventur, an Dekan z.b. Gestring

Nächste Situng:

     - Fakultät GI  wegen Raumnutzungkonzept

     - Raumnutzung