Protokoll 2. Sitzung Referat Personal 2022/2023

23.11.2022
Beginn: 17:00 Uhr

Anwesende:

• Gwyn Hirschfeld
• Sophia von Asow

0. Bericht Aktuelles Angestellte

Anstellung von IT, Sitzungsleitung und FAKs fertig
Logins für Lohnportal an Angestellte versendet

Anstellung von J noch ausstehend wegen ID/SV-Nummer

Verlängerung Assistenz GF fertig

I. Schulung für Student:innen in Gremien der Hochschule WiSe 2022

SvA: Gibt es momentan Bedarf eine 2. Schulung anzustoßen?
Tino: Jo, es gibt glaub genügend Menschen ohne Wissen.
Gwyn: Ja, Hochschulleitung hat sich auch bereiterklärt das mit zu organisieren (siehe letztes Rektoratsgespräch). Wann wo wie? Wie bewerben?
SvA: An fak@. Würde es mit Betreuung FAKs abklären, dass die Verteiler aktuell sind.
Gwyn: Würde auch die Dekanate die Menschen anschreiben lassen und drauf hinweisen lassen.
SvA: Dezember wohl besser, weil im Januar Prüfungsvorbereitung.
Gwyn: Magst du an Thiele ne Mail schreiben? Online oder Präsenz?
SvA: Präsenz mehr Zeitdruck. In Online-Zeitraum. Wenn die Menschen aber ohnehin online Lehre haben, werden sie wohl auch nicht so Bock drauf haben.
Gwyn: In Präsenz interaktiver. Und man sieht direkt wer was versteht bzw. kann individuell drauf eingehen.
SvA: Anfang Januar vielleicht auch noch okay.
Gwyn: Hatten wir beim letzten mal Ergänzungen?
SvA: Wir haben noch nicht mal die Präsi gesehen. Gregor hatte die Teilnehmer:innen nach Feedback gebeten, aber da kam nichts zurück.
Gwyn: Im Zweifel sind wir halt dediziert mit da und ergänzen und geben Feedback.

--> Mail an Thiele mit Anfrage (entweder Mitte Dezember online oder Anfang Januar Präsenz) --> SvA

II. Entwurf zur kontaktsuchenden Rekrutierung neuer Mitglieder

aus 13. Sitzung Personal
Gwyn: Per se kann man das machen, aber nur wenn wir Menschen haben. Die Präsi müsste eben auch entsprechend angepasst werden. Gerade würde ich den Fokus aber eher auf Integration der bereits Neuen legen, bevor wir noch mehr neue anschleppen.
SvA: Im neuen Semester (April) machen. Wenn es wieder wärmer und heller ist, sind die Studis vielleicht acuh willens irgendwo mitzumachen.
Gwyn: Vielleicht noch ergänzend: ÖA startet in Kürze eine Vorstellungsreihe von einzelnen Personen und Ämtern/Referaten. Vielleicht zieht das ja bei jemandem.
SvA: Mitarbeiterin des Monats?
Gwyn: Das ist weg.

III. Integration neuer Mitglieder

Welpenliste aktualisieren und durchgehen

Gwyn: Die neu gewählten beratenden Mitglieder wurden im Plenum meist auch gefragt, wo sie mitmachen wollen. Vor allem auf Vollständigkeit prüfen, die 2. und 4. Spalte ausfüllen. Und dann an Verwaltung schreiben für 5. Spalte.
SvA: Gar kein Bock darauf.
Gwyn: Dann schau ich mal, ob ich jemand von den neuen einspannen kann.
Gwyn: Ist super wichtig, dass die neuen direkt eine Person als Ansprechpartner*in/Pat*in an die Hand bekommen. Außerdem sollten wir Fibel, Integration Checkliste und StuRa Basics Videos kombinieren, dass wir in Zukunft nur noch ein Dokument, dass man den Neuen an die Hand gibt, haben.
SvA: Fibel hatte ich schon mal angeschaut, die ist aber ziemlich vollständig.
Gwyn: Bei der Fibel müsste Chatroom raus und Wiki als optional gekennzeichnet werden usw. Die StuRa Basic Videos könnten an passender Stelle einfach eingebunden werden. 
Im Endeffekt muss die Fibel ein Leitfaden für Neue sein, als Voraussetzung zum Mitmachen: "Mach das, was da steht und dann geht los!"

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/int/fibel
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/int/onboarding-checkliste
https://youtube.com/playlist?list=PLDx5EQqkJM_p7jnZaTB9vl2bUqYCOeh8p

--> Welpenliste abgeben an Neue (Gwyn)
--> Fibel überarbeiten anfangen (SvA)
--> "neue" Fibel und Welpenliste mit ins RK (Gwyn)

IV. Organisation Erste Hilfe Kurs für Angestellte

SvA: 10% der Angestellten MÜSSEN Ersthelfende sein. Ich denke es ist am schlausten einen Termin anzusetzen und dann sollen so viele wie möglich erscheinen.
Tino: Ist gerade Thema bei QM, einen Kurs anzubieten, dank MLp gibt es da auch schon Fortschritte. Kommende Sitzung (23.11.) wird darüber erneut geredet. Die Kurse sollen generell für den StuRa sein.
SvA: Für die Angestellten bezahlt das halt die Berufsgenossenschaft, das muss auch getrennt sein von dem für Ehrenamtliche. Würde das gern die Menschen machen lassen, die ohnehin viel hier sind.
Tino: Wollen Erstaufschlag machen wie das angenommen wird und wie das organisatorisch funktioniert. Denke das ist unkritisch.
SvA: Bin jetzt von meiner Firma schon Ersthelfende. Aber für die Angestellten muss das eben extra passieren. Die Abrechnung über Berufsgenossenschaft geht auch automatisch über die veranstaltende Erste-Hilfe-Schule.
Tino: Man kann das aber nicht zusammen hauen?
SvA: Muss man schauen, glaube aber nicht, dass das geht.
Tino: Ruf ich einfach mal an und frage wie das läuft. Perspektivisch soll das dann auch mal für alle Studis angeboten werden, wenn das hier gut funktioniert.
SvA: Ich rate von großen Schulen ab. Empfehle die Dresdner, die haben das cool gemacht.
Tino: Besprechen das auch gleich in der QM-Sitzung. Nehme ich gleich so mit. Wollen wir Inhouse machen.
SvA: Muss man halt schauen, ob sie das überhaupt machen.
Gwyn: Wir haben 15 Angestellte, min. 2 sollten also ausgebildet werden.
SvA: Finanzen-Stelle sollte das auf jeden Fall machen. Und schauen welche Stelle mit vielen Stunden das noch macht. Das geht auch 8 Stunden so ein Kurs und ist ja Arbeitszeit.
*SvA schreibt Angestellte auf und schaut, bei wem es sich "lohnt"*
[Paul, James auf jeden Fall. Möglich: Elli, Joyce, PV, Fischer, Klaus]

--> QM fragt an, ob Angestellte & Ehrenamtliche zusammen eine Schulung machen können

V. Formular Gremiensemester der Hochschule

angepasstes Formular: https://www.htw-dresden.de/index.php?eID=dumpFile&t=f&f=26386&token=059bde64d6beb5f5bf065fdcb48bcb1e08c027a7

SvA: Jäger hat geantwortet, und die Antwort gefällt mir nicht wirklich. Wollen wir da was tun?
Gwyn: Unbedingt! Stand?
SvA: Zwei große Probleme: Für die Beantragung kann nur das Formular verwendet werden. Das ist unzulässig, weil das Formular ja nirgendwo gesetzlich verankert ist. Und viel wichtiger: Nur vollständige Anträge werden bearbeitet. Wenn du am vorletzten Tag das Formular abgibst, aber eine Angabe vergisst, kriegt man das nicht sein Gremiensemester. Das kann ja nicht sein.
Nils meint, wenn die Unterschrift drauf war, dann kann das nachgefordert werden. Wenn die Unterschrift fehlt, ist das problematisch.
SvA: Hatte vor ein paar Jahren mal eine Absprache mit Jäger getroffen, aber das steht immer noch auf dem Antrag: Die Antragstellende muss sich selbst darum kümmern, dass die Unterschrift der Vorsitzenden des Gremiums drauf steht. Da wurde mir mal mündlich versprochen, dass das auch so geht und Jäger das einfach macht. Das gilt aber jetzt anscheinend nicht mehr.

--> mit ins Rektorat (Gwyn)

VI. Ablage Personalunterlagen

Ablage von Arbeitszeugnissen von Mitgliedern (und ggf. auch ehem. Angestellten)

SvA: Die Zeugnisse von aktuellen und ehemaligen Mitgliedern liegen zur Zeit in der Cloud. Ist das datenschutzrechtlich überhaupt zulässig?
Gwyn: Meines Erachtens ist die Cloud so verwaltet, dass nur bestimmte Gruppen bestimmte Inhalte sehen dürfen.
SvA: Bei so was sensiblen sollte das aber wirklich nur Personal sehen dürfen. Wäre also eher dafür das nur im Personalordner (in Papierform) abzulegen. Auch zu Bestätigung von Mitwirkungen, die hatte ich alle mal in einen Ordner ("Gremientätigkeit" oder so) gepackt in der A103, aber der ist da nicht mehr. Den müssten wir mal wiederfinden und auch entsprechend sicher ablegen.
Gwyn: Bei Mitgliedern sehe ich das aber gar nicht so kritisch wie bei Angestellten. Aber ja, dann im Zweifel lieber nur in Papierform.

Konsens: Bestätigung Mitwirkung/Tätigkeitsnachweis von Mitgliedern bleiben in der Cloud, Arbeitszeugnisse von Angestellten werden nur im Personalordner ("Angestellte" im Safe) abgelegt

--> admin@ wegen Cloud Zugängen/Rechten anschreiben und fragen wer auf Personal Ordner Zugriff hat und um Ordner bitten, wo wirklich nur ausgewählte Personal-Leute Zugriff haben (für gescannte Arbeitsverträge) (SvA) (done)
--> Abgleich Cloud mit Personalordner (SvA)

Ablage von Verträgen und Co

vat: Nur in Papierform?
Gwyn: Hab durch die Verträge und Personalfragebögen jetzt alle auch mit Unterschrift digital lokal bei mir liegen. Muss das ja eh scannen, weil das nur digital ans Lohnbüro geht. Ich fände es schön, wenn wir die auch zusätzlich noch digital ablegen könnten.
SvA: Anfrage an admin@ siehe oben.

Ablage von Übersichts-Listen etc. zu Angestellten

Cloud? Im Sinne der Übersicht auch für andere Stellen (pers@, finanzen@)
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/personal/stellen/zustaendigkeit-entgeltabrechnung/how-to
Gwyn: Ebenso. Ich würde vorschlagen, dass wir die Übersichten so führen, auch für die anderen betreffenden Bereiche im StuRa, aber da nur Informationen drin sind, die auch ohnehin auf der Website zu finden sind, also Name, Stellenbezeichnung, Stunden, Brutto-Verdienst. Und alle weiteren für die Entgelt-Abrechnung notwendigen Angaben werden nur auf den ausgedruckten Listen händisch in den entsprechenden Ordnern geführt. Die Übersichten werden dann natürlich auch entsprechend regelmäßig angepasst und neu hochgeladen.
SvA: Jo.

--> Übersichten ordentlich ablegen (Gwyn)
--> pers@ und finanzen@ melden (Gwyn)

VII. Bereitstellung der erstellten Anleitungen (How to) für die bestehenden Stellen von Verwaltungsangestellten eine Sichtung durch die Beauftragung Nachhaltigkeit

nicht unbedingt dringlich

konti@: Gern möchte ich das einmal sichten. Dazu soll das Referat Personal veranlassen, dass alle Angestellten die ihren bekannten Anleitungen an konti@ (als Link) senden.
Gwyn: Find ich gut. Würde mich mit konti@ noch mal kurzschließen.

--> Mail an Angestellte (Gwyn)
--> Termin How to "How to" für Angestellte (Gwyn)

X. Weiteres

Bereichsleitung Rekrutierung

vat: Hanni für Bereich Rekrutierung fragen?
Gwyn: Ich mach mir mal Gedanken.

Organigramm party hard!

Gwyn: Nicht dringlich, wegvertagen.

Erarbeitung/Überarbeitung Ausschreibungen

vat: Stand der Dinge, insbesondere hinsichtlich der Verwaltungsangestellten, sollte (aktuell gehalten) einmal abgebildet werden.
Gwyn: Nicht dringlich, wegvertagen.

Z. Nächste Sitzung

nach Absprache


Ende: 18:37 Uhr