Protokoll 9. Sitzung Referat Öffentlichkeitsarbeit 2024/2025 (öffentlich)

22.01.2025
15:30 Uhr

Sitzungsbeginn: 15:34 Uhr

Anwesende:

• Jojo = Josina Guhl - geschäftsführende Referatsleitung
• Clara Däbritz - stellvertretende geschäftsführende Referatsleitung
• Anny = Anna Abe - Bereichsleitung Social Media
• Tina Krejcik
• Wolfi = Nils Wolf
• Ems = Emma Maria Lange
• Marc Scheibner
• Leo = Leonie Mahlo
• Yuri = Ference Andrees
• Paul / vat@

O. Stand bisheriger Aufgaben/Berichte

O.I Bereich Social Media

Referatsvorstellungsreihe

Anny: Hab Elli gefragt, sie stellt den Vorstand vor. 
Jojo: Hab ich noch nicht geschafft. Wollen wir das auf nach der Prüfungszeit verschieben?
Anny: Ja, 17.02. passt.

Das rote Sofa 

Anny: Elli macht mit uns noch mal das Video zur ESE. 
Jojo: Supi! Stehen die Fragen?

Anny: Was machen wir jetzt wegen des Interviews mit Prof. Gesting? Ich fände es eine schöne Sache, aber da ja oftmals im StuRa publiziert wird, dass meine Ideen den StuRa blamieren, würde ich gerne eure Meinung hören. Ich hatte dazu Tino gefragt und er meinte: Das wir das in einem Arbeitstreffen besprechen sollten, was ich jetzt persönlich ziemlich viel fände. Eine Sitzung wäre evtl. angebracht? Er findet die Idee ganz charmant und er glaubt auch, dass Gestring dafür bereit stehen würde. Es ist nur wichtig, dass wir uns Gedanken darüber machen, was wir genau wollen.
Er meinte auch, dass wir auch einen Draht zur HTW ÖA finden sollten, weil es sein kann, dass die was ähnliches machen. Fände es nur cool, wenn wir das auf eine für Studi interessante Art und Weise machen. 
@Nils Hättest du Bock den Rektor zu interviewen?

Jojo: Ich finde ein Arbeitstreffen oder eine sinnvolle Diskussion in einer Bereichssitzung sehr passend zum Herausarbeiten der Fragen. Der Rahmen ist nicht so relevant. Es sollten in diesem Falle einige Leute rüberschauen, da ich und alle anderen Unannehmlichkeiten mit dem neuen Rektor vermeiden wollen. Fehlerchen können jeder und jedem in jeder Form passieren. Wenn die HTW-ÖA sowas plant, sollten wir definitiv vorher da mal fragen.


Anny: Ich würde zu Beginn des nächsten Semesters gerne eine Sitzung machen im Bereich. 
Jojo: Supi! Da gibt's ja sicher eine Umfrage. Wenn du Hilfe bei irgendwas benötigst oder wir dir helfen können, meld dich.

O.II Sticker

• "gemeinsam mehr erreichen"-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche
• Sammelkarten-Sticker --> vorerst pausiert, da keine Verantwortliche
• Stu-Sticker --> in Arbeit
• StuRa-HTW-Dresden-Logo-Sticker --> in Arbeit

--> Entscheidung: Cartoon "Willkommen", Cartoon "Kino", realistisch, Shirt-Logo

Aufgaben:

• Mail an Finanzen --> Clara
  • Clara: Ist bisher leider liegen geblieben, aber ich sollte es denke ich bis Ende Januar noch schaffen.
  • Jojo: Brauchst du Hilfe? Soll ich dir die Mail vorschreiben?
  • Clara: Wenn's passt, kannst du das auch machen.

O.III Regelmäßige Publikationen

O.III.I Monatsplan

Einreichung für den Monatsplan (bis zum 26. des Vormonats):

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/monatsplan/pad

Aktueller Monatsplan:

• https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/monatsplan/aktuell

Aufgaben:

• Monatsplan Februar --> Jojo
• Monatsplan-Plakat-Design entwerfen --> Jojo
• VVK-Hinweis auf Monatsplan ergänzen --> Jojo

Jojo: Ich würde den Monatsplan Februar streichen, aufgrund von nicht existierenden Veranstaltungen.
Clara: Klingt einleuchtend.

O.III.II Newsletter

Einreichung für den kommenden Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/pad

Aktueller Newsletter: 
    https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/pub/newsletter/news/

O.IV Projekt Externe Website

Marc: Man kann ein Häkchen machen, um Sitzungen und Events zu unterscheiden.
11: Kann man den Plone-Kalender verlinken?
Paul: Ja.
Marc: Wie?
Paul: * technisches Fachgesimpel *
Marc: Ok. Ich melde mich.

Anny: Was fehlt denn noch?
Marc: Die Funktionalität der Blogs, Lokalisierung der Seiten und dann noch das Aufhübschen.

O.V Weitere ausstehende Aufgaben

• LinkedIn & Xing  -->  Personal  -->  Clara fragt Personal
  • Clara: Personal wusste von nichts, sehen die Aufgabe aber auch bei uns und werden sich da entsprechend nicht drum kümmern.
  • Jojo: Hm. 11 hat es gestern im RK anbringen wollen. Hab das Thema schnell verstummen lassen, da ich weiß, dass der Bedarf da ist. Ich klärte auf, dass wir keinen Account erstellen können. Vielleicht kann man den Admins mal schreiben, dass sie dringend das Mailsystem anpassen sollten oder uns eine Lösung nennen sollen, wie wir die erstellen sollen.
  • Paul: Nimm einfach die studentinnenrat@htw-dresden.de. Ihr könnt ja auch direkt schreiben, dass diese Aufgabe besteht. 
  • Jojo: Jo. Dann geh ich James nach den Prüfungen aufn Keks.
  • Paul: Notfalls habe ich auch Zugriff.
• LaTeX-Formulare überarbeiten/anpassen (siehe 9. Sitzung 23/24 - X.I)  -->  
• Türschilder  -->  Jojo  -->  Clara schickt den derzeitigen Stand an Verwaltung (erledigt)
• Organigramm  -->  Jojo
  • (Vorlage 2021: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/cd/cd/grafiken/organigramm-2021/view)
  • Anpassungen aus dem RK 21.01. umsetzen und anschließend hochladen  -->  Jojo
• Plakat-Ansprechstellen quer  -->  Tina  -->  Clara fragt Tina nach der Datei für die Hochformat-Plakate
  • Clara: Hab ihr geschrieben, sie war nicht sicher, ob sie überhaupt quer gemacht hat und meinte dann aber sie hätte eine Datei. Die hat sie mir nur nie geschickt. Ich habe jetzt nochmal gefragt.
  • Jojo: Quer ist durchaus noch nicht gemacht worden. Das ist ja der Grund, warum ich gerne die Datei für das Hochformat hätte.
• Dies Academicus-Bilder hochladen  -->  Jojo fragt Anny, Clara fragt 11
  • Anny: Ich hab's hochgeladen.
  • Clara: Ich hab's vergessen, mach ich noch.
• Twitter/X wieder aktiv machen oder löschen  -->  Jojo und Clara fragen James und Jojo fragt im RK nach, ob X erwünscht ist im StuRa
  • Jojo (08.01.2025): Heute haben wir das Passwort zu oft eingegeben.
  • Jojo (09.01.2025): Wir haben dem Support geschrieben. James meldet sich, wenn er eine Antwort bekommt. Notfalls müssen wir es nächste Woche nochmal versuchen.
  • RK (21.01.2025): Wir warten auf die Umfrage. Twitter kann aber aus politischen Gründen eigentlich weg. Auch facebook wurde als nicht mehr zielgruppenrelevant bezeichnet.
• Monitor Slides (10 Fotos als Alternative raussuchen)  -->  Clara sucht raus, Jojo/Clara lädt hoch
  • Clara: Kümmere ich mich
• Nachbereitung ÖA in ESE 2024 (aus 2. Sitzung) ablegen  -->  Jojo (erledigt)
• Corporate Design finalisieren  -->  Jojo
  • Schriftart hochladen  -->  Jojo
  • Anpassungen aus dem RK 21.01. umsetzen  -->  Jojo
• Referatsvorstellungsplakate anpassen (Hinweise: 3. Sitzung X.III)  -->  Clara
  • Clara: Bin weit, aber noch nicht fertig.
• Pinnwand-Projekt A105/106  -->  
• T-Shirt für Stu Jr.  -->  Tina
• Beiträge nachträglich hochladen auf Plone (https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/sm/posts)  -->  Jojo
• How to "Social Media organisieren"  -->  Anny
  • Anny: Ich hatte keine Zeit bisher. 
• How to "Stus Blog"  -->  
• How to "Canva/Social Media Corporate Design"  -->  Jojo
• Briefpapier-Vorlage  -->  
• Word- & OpenOffice-Vorlage  -->  

I. Aktuelle TOPs/ITOPs

ITOP 1  HIT-Auswertung

Was lief gut?

• Diashow hat die Leute kurzzeitig gefesselt
• wir standen im PAB
• die Leute, die sich eingeschrieben haben, sind auch aufgetaucht

Was lief nicht so?

• Diashow nicht einen Tag vorher vorbereiten und nochmal jemanden rüberschauen lassen
• Mitglieder sollten auch die Leute ansprechen
• Goodies vorher raussuchen

Verbesserungsideen?

• anstelle der Magnetwand fürs Plakat, einfach ein Rollup hinter uns und den Aufsteller vor uns oder in den Weg
• StuRa-Postkarten
• nächstes Mal vielleicht vorne im PAB beim DHSZ?
• Sticker

Anny: Hat es sich überhaupt gelohnt?
Clara: Vereinzelte BAföG-Fragen kamen. Ansonsten war eben wirklich eher das Thema Studium interessant.
Anny: 
Jojo: Die Fotos waren auch gut.

ITOP 2  Werbekits

Jojo: Ich hatte vor längerer Zeit schonmal die Idee, dass wir ein paar "Werbekits" zusammenschreiben. Komplizierter gesagt, als getan. Ich stelle mir darunter einen kleinen Leitfaden zum Bewerben vor. Der Fokus soll auf den Werbeplattformen liegen. Also was wird üblicherweise wo und wie beworben?
zum Beispiel:

• Großevent (z.B. SEP, SAF - über 300 Leute)
• Plakat, Whatsapp, Newsletter, Monatsplan, Instagram Post + mehrere Stories (für VVK), Discord, ... (alles was wir haben)

• Kleinevent (z.B. Buchclub, Onlinespieleabend, ... - weniger als 20 Leute)
• Monatsplan, Instagram Story, gebündelter oder nur gelegentlicher Instagram Post

Jojo: In der Campuslebensitzung wurde bereits angekündigt, dass in den Semesterferien bzw. zum neuen Semester eine Umfrage an die Studis geschickt werden soll, in der abgefragt wird, wie die Studis am liebsten und am ehesten informiert werden möchten. Die Infos könnte man dann natürlich berücksichtigen. Mir geht es hier generell, ob ich es als sinnvoll und nachhaltig erachtet. Die meisten ähnlichen oder sich wiederholenden Events werden immer gleich beworben. Wenn man aber neu im Geschehen ist, weiß man das ja eher weniger, weshalb man sich ständig alles neu anlernen muss.
Jojo: Ich versuche derzeit alles sinnvoll im How to ÖA niederzuschreiben mit dem alten Stand als Grundlage.

Anny: Die Idee finde ich gut. Ich wollte ja eigentlich auch mal mit dem Orga-Team von Jingle Beats reden,  da hat sich bisher noch nix getan. Man könnte mit Kultur in dem Zuge ein AT machen. 
Jojo: Christoph meinte, er wäre da gerne für ein AT bereit und würde das nach den Prüfungen besprechen.

ITOP 3  Kombipaket Werbemittel

Jojo: Beim HIT fielen mir paar coole Sachen ein, die wir haben wollen könnten:

Roll-Up
Jojo: Das Design hab ich ja spontan schon am HIT entworfen, da ich dort die HTW-Banner stehen hatte und es so ziemlich ähnlich nachbauen konnte. Mit einem ähnlichen Design würden wir einfach unsere Zugehörigkeit zu unserer Hochschule zeigen.

StuRa-Postkarten

• Design
• Was steht drauf?

Sticker


Kugelschreiber
Jojo: Ich habe einfach mal kurz nachgeschaut. Kugelschreiber kosten echt kaum was. Ich find die Vorstellung echt cool, dass man seine Prüfungen mit StuRa-Kulis schreibt. Das wäre halt ein sehr sinnvolles Goodie für unsere Zielgruppe.
Anny: JA!
Clara: Toll!
Marc: Noch nie so eine tolle Idee gehabt!

--> Marc überlegt sich was


Skatkarten
Jojo: Es stand schon oft im Raum. Ich mag die Idee so sehr, besonders da das Skatturnier ja sehr gut ankommt. Ich möchte die Karten nicht zum verschenken, sondern für StuRa-Veranstaltungen (z.B. Skatturnier, Spieleabend, Integrations- und Rekruveranstaltungen, ...).
11: Geile Idee! :D
11: Lieber statt den Bildern anpassen die Rückseiten mit Logo (vom StuRa)?
Jojo: Die Bilder wären cool.
11: Tino meinte glaube eher, dass man das Logo hinten draufdruckt. Es ist günstiger und schneller gemacht.

ITOP IV Versagen zur Erstellung vom StuRaktuell

Im nicht öffentlichen Teil zu finden.

ITOP V Rekrutierung Gremien (der Hochschule)

Termin der Wahlen noch unbekannt (voraussichtlich Anfang Mai)

Erste Brainstorming aus dem Arbeitstreffen:

• welche Kanäle:
  • • E-Mail der Rektorin
    • Social Media von HTW und StuRa
    • WhatsApp-Communities
    • Handreichung in Form von Flyern, die eventuell eingeplfanzt Blumen ergeben (oder wie die Postkarten)
      • anfallender Müll weniger schädlich und Teil der Kamapgne: "Juckt dich nicht,? Dann pflanz mich ein!" auf der Rückseite (Zitate, erfolge, etc..)
    • Dekan:innen sollen auf einzelne Studis zugehen
    • Info-Veranstaltung für Fragen zu den Ämtern von der Hochschule
      • Wer steht da?
        • Prorektorin
        • studentische Vertretungen in den Gremien
  • Timing:
    • 1./2. Woche des Semesters: Werbung für Ämter & kleine Info-Stände für Ämter
    • 3. Woche: Info-Veranstaltung der Hochschule & des StuRa (31.03 - 04.04.2025)
    • 4. Woche: 
    • 5. Woche:
    • Oster-Woche

W. Weiteres

W.I Geschäftsbereichssitzung Campusleben

Letzte Sitzung Campusleben 
Montag 13.01. 17 Uhr

"Das Rote Sofa" - ESE Orga
Format geht für alle Anwesenden klar
Frühjahr guter Zeitpunkt dafür
Es sollte auf die Anforderungen an das "Amt" eingegangen werden (Kontinuierlichkeit etc)

Campustag-Stand
Design und Herstellung von Postkarten zum Auslegen bei z.B. Campustag

• --> Sprüche brainstormen

Roll-Up für StuRa Stände in Zukunft
--> Vorstellung der gesammelten Werbeaktionen

Post für Bundestagswahl
-> ja
gern auch für Wahlhelferinnen werben

--> Anny: ist in Arbeit, Wahlhelferinnen gibt es anscheinend genug

X (ehemals: Twitter)
kann gelöscht werden
gerne da auch im gleichen Zug facebook mit löschen
olligathor@: Braucht man nicht zum Löschen nicht dennoch erstmal den Zugang dazu?

Umfrage an Studis?

• Wie erreichen euch unsere Informationen? 

Monitor Z-Gebäude

• Fotos sind besser als alte Werbung
• in der Umfrage abfragen, ob Bedarf da ist

Nächste Sitzung Campusleben: ??

W.II Infos aus dem RK 22.01.

Jojo: Besonders das Lern- und Informationsseminar könnte wieder cool werden. Es soll wie letztes Jahr außerhalb stattfinden. Es ist immer ziemlich cool! Gerne schonmal den Tag freihalten. Auch das RKter-Frühstück könnte interessant werden: Sicher werden wir auch unsere Sitzung oder ein Arbeitstreffen dorthin legen.

Info-Veranstaltung und Trivia Night
Montag, 24.03. 

Wanderung
Samstag 05.04.

RKter-Frühstück
Sonntag, 06.04. 

Lern- und Informationsseminar
Freitag, 11.04. - Sonntag, 13.04.

W.III Vorgaben (Empfehlungen) zur Formatierung, insbesondere zu Belangen der Zuständigkeit Berichterstattung

vat@: Es gab den netten Hinweis, dass die Formatierung zu StuRaktuell - erstellt via Canva - nicht ideal war. Danke! Was war da falsch, oder wie wäre es richtig gewesen?

Anny: Soweit ich mich entsinne ging es um den Zeilenabstand zwischen den Themen nicht unterschiedlich waren und glaube auch mal um den Seitenabstand. Je nach länge des Textes müsste dieser ein klein wenig abgepasst werden. 

vat@: Gibt es was zu "How to Canva" oder "Styleguide (für Posts & Co)" oder sowas? (Wenn das für die Erledigung der Aufgaben relevant ist, dann sollte es für die Stelle auch benannt sein oder vermerkt werden.)
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/oea/how-to/how-to-designs-erstellen-mit-canva kenne ich.
Anny: In Canva sind Markenvorlagen gegeben. 

Jojo: Das "How to Canva" ist in Arbeit ist aber derzeit noch nicht soweit, da keine Kapazitäten vorhanden sind. Sollte jemand aber eingearbeitet werden, übernehme ich das derzeit liebend gern.

W.IV Stand zur Versagung der kostenfreien Nutzung von Canva Pro

vat@: Mir fiel auf, dass es keinen Ordner (mehr?) zu Canva gibt. Aus meiner Sicht sollte da einer erstellt werden. Meiner Ansicht nach wäre er wohl bei beim Webservices anzusiedeln. Aber das nicht das Thema sein.
vat@: Auf jeden Fall sollte der Stand zur Anfrage zur kostenfreien Nutzung von Canva Pro für den StuRa "zentral" irgendwo vermerkt sein. (Oder konnte ich da nur nichts finden und es wird spekuliert, dass das einfach für immer bezahlt werden wird?)
Jojo: Es existiert noch kein Ordner und die Regelung bezüglich des Canva-Abonnements ist derzeit nur für ein Jahr. Ich werde das Thema im Sommersemester anbringen und schnellstmöglich ins RK bringen.

W.V Campustag

Mail von Frau Dietze

"Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Kolleginnen und Kollegen,
 
ein Event jagt das nächste – daher wende ich mich heute bezüglich des Campustages an Sie.
Am Samstag, den 05. April 2025, findet unser Campustag von 9:00-13:00 Uhr statt.
Im letzten Jahr waren bereits zu Beginn 9:30 Uhr sehr viele Menschen da und ab 13 Uhr hat der Besucherstrom deutlich nachgelassen. Daher beschränken wir uns dieses Jahr ausschließlich auf den Vormittag. Wir halten wieder an der Grundstruktur des Programms vom Campustag 2024 fest. [...]

Wenn Sie nur einen Stand im PAB oder eine Rallye-Station betreuen (Studienberatung, Bibliothek, Stabsstelle Internationales, DHSZ, GTY/SachsenTechnikum, StuRa, Chancengleichheit/Inklusion, Modellfabrik…), möchte ich Sie bitten, mir ebenfalls bis spätestens 10.02.25 zurückzumelden, ob Sie am Campustag teilnehmen werden und ggf. Ihren Bedarf an Technik und Mobiliar an @Reichert, Bert zu melden. Nutzen Sie dafür bitte die angehängte Exceltabelle Abfrage Ausstattung Campustag 2025."

Clara: Also wenn dann machen wir ja eh nur wieder Stand. Aber ist die Frage, ob sich das überhaupt lohnt.
Jojo: Ich frage mal in der RK Gruppe nach wie da die Meinung ist.

W.VI Neues Insta-Format

11: Instagram hat ein neues Format, also nicht mehr quadratisch :/
Jojo: Jo, schon gesehen. Danke für den Hinweis. Ich würde es aber erstmal so beibehalten bis es überall so ist.

Z. Nächste Sitzung

Nächste ÖA-Sitzung nach den Prüfungen/im neuen Semester

Sitzungsende: 16:59 Uhr