Protokoll 1. Sitzung Präsidium 2021

Teilnehmerinnen und Teilnehmer

Anwesende

Liselotte Ruthe

Alice Stenzel

Carolin Schmuck

0. Formalia

0.1 Begrüßung und Eröffnung der Sitzung um 16:15 Uhr

0.2 Bestellung der Redeleitung und Protokollerstellung

Redeleitung: Carolin Schmuck

Protokollerstellung. Carolin Schmuck
 

0.3 Verabschiedung der Tagesordnung

Das Präsidium möge beschließen, die folgende Tagesordnung zur X. Sitzung des Präsidiums zu bestätigen.

Dazu gibt es keine Gegenrede.

Damit ist die Tagesordnung bestätigt.

0.4 Verabschiedung der Protokolle

I.  Zuständigeit Erstellung RK Protokolle

was wir darunter verstehen:

• Mitschriften ins Protokoll überführen
• nicht die Terminerstellung, Sitzungsleitung und Protokoll

1. mega Arbeitsentlastung

2. ist in keiner Ordnung verlinkt

Vorschlag:

• jedes Referat ist die Reihe um dran
• wird mit Beginn der Sitzung festgestellt (damit es eine anwesende Referatsleitung macht)

II.  E-Mail Frau Roßberg

Hallo Alice, Carolin und Liselotte,

nach Rücksprache mit Liselotte informiere ich euch darüber, dass ich wie in den vergangenen Jahren die Ordner für die Beschlüsse in der A 108 für das aktuelle Jahr vorbereitet habe. Es existieren im Moment zwar nur die leeren Hüllen, die werden aber am kommenden Dienstag mit den entsprechenden Trennblättern und dem Inhaltsverzeichnis für euch zur Übersicht versehen sein.

Da mir kein geändertes Verfahren bekannt ist, bitte ich die fertiggestellten, ausgedruckten und unterschriebenen Beschlüsse in die entsprechenden Ordner zu heften. Wenn euch die Zuordung nicht klar ist, heftet sie obenauf. Gern könnt ihr euch auch anhand der Ordnern des Jahres 2020 informieren. Anderenfall legt sie einfach nur in der Unterschriftenmappe ab.

Ich bitte um Rückmeldung, ob weiter so verfahren wird oder Änderungen gewünscht sind.

Außerdem habe ich noch eine Nachfrage zu folgendem Sachverhalt.

In der roten Unterschriftenmappe auf den Schreibtisch in der A108 liegen in einer separeten schwarzen Mappe unter dem Reiter Präsidium mehrere Beschlüsse aus dem Vorjahr, die Axel Schiller für das ehemalige Präsidium fertiggestellt hat und die noch nicht unterschrieben wurden. Da er nicht mehr in dem Verfahren eingebunden ist, (falsch)bitte ich um Rückmeldung, ob du Caro gleich die Unterschrift leistest oder ob da noch mal jemand anders aktiv werden muss. (Caro geht in den StuRa und unterschreibt)

Euch zur Information teile ich sicherheitshalber mit, dass regulär Ausgaben zu Finanzbeschlüssen nur getätigt werden dürfen, wenn die Beschlüsse dazu unterschrieben vorliegen.

Um den Nachweis der Gültigkeit der Unterschrift auf Beschlusses zu erbringen, benötigen wir eine Unterschriftenprobe. Im Moment steht eine Überarbeitung des Dokumentes und eine Absprache zum Verfahren selbst an. Nach der Entscheidung, wohl in der kommenden Woche, werde ich mich entsprechend noch einmal melden bzw. übernimmt das Liselotte gleich selbst. (Alice und Lotte geben eine Unterschriften Probe ab)

• Referat Personal fragen was genau Axel jetzt noch macht --> E-Mail
• Alice druckt Unterschriftenprobe aus, Lotte unterschreibt sobald sie im StuRa ist und Caro nächste Woche.
• Caro antwortet Frau Roßberg

Carolin Schmuck schließt die Sitzung um 16:35 Uhr.

Anlagen:

Anträge/ Beschlussvorlage etc.