1. Sitzung Präsidium 2021/2022
 

Beginn: 12.05 Uhr
Ende:
Anwesende:

• Boxi
• Molli
• Hauke
• Theresa
• Sekretariat

TOP 1: Änderung des Ablaufes zur Wahlannahme

Der StuRa möge beschließen den Ablauf zur Annahme einer Wahl wie folgt zu ändern:
Bei Kandidaturen, welche durch die Kandidaten selbst eingereicht werden, wird nach keiner Annahme der Wahl gefragt, da davon auszugehen ist, dass bei selbst eingereichter Kandidatur und erfolgter Wahl zwei übereinstimmende Willenserklärungen vorliegen.
1. Willenserklärung: Ich möchte gewählt werden und die Funktion ausüben
2. Wir haben dich gewählt und möchten, dass du die Funktion ausübst
Das würde Arbeit und Zeit sparen. Man würde abwesenden nur noch gratulieren und sie über ihre Wahl informieren und müsste nicht lange auf Rückmeldungen warten damit die Beschlüsse hierzu dann als umgesetzt gelten.

Abstimmung:
Beschlussfähigkeit:  2/3
Ohne Gegenrede angenommen.

ITOPs

I. Entwurf für Einarbeitung im Selbststudium für das Präsidium (How To Präsidium)

https://pentapad.c3d2.de/p/Entwurf_How_To_Pr%C3%A4sidium
Es soll eine Einarbeitung als "Selbststudium" erstellt werden und regelmäßig mal Sitzungen geben zur Einarbeitung um offene Fragen etc. zu klären.
Ich habe in diesem Pad schon mal angefangen Dinge auszuschreiben die mir einfach mal so spontan auf-/eingefallen sind und wäre begeistert, wenn das alle machen würden - besonders auch Hauke und Theresa, weil da sicher noch keine Betriebsblindheit aber sicher Fragen vorhanden sind. Letztendlich soll das ganze bei der Einarbeitung helfen, wenn man (wie jetzt) nicht unbedingt dicht beieinander hocken sollte und auch wenig Personen mit Ahnung da sind und außerdem wenig Zeit. Es soll verhindern, dass im Präsidium zukünftig wieder die doofe Situation entsteht, dass wir kaum arbeitsfähig sind, weil es an der Kompetenzvermittlung hapert - heißt: Es sind zwar evtl. Menschen da, aber sie wissen nicht Bescheid und können so nicht immer entsprechend reagieren/agieren.
Ich denke das ist gut und wichtig, ich mag es aber nicht alleine machen müssen.

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/aufgaben/how-to
Regelmäßiger Termin, das Ding Schritt für Schritt zu überarbeiten?
Bislang mit Vorsicht zu genießen, da stellenweise veraltet.

Gerade KW Dienstags 12 Uhr: Sitzung vom Präsidium.

II. Organisatorisches

Protokolle
Es sind aus dieser Legislatur noch quasi alle Protokolle des Plenums aufzuarbeiten und auch noch Protokolle aus der letzten Legislatur.
Die Zuständigkeiten hierfür haben wir ja in der 9. Sitzung der letzten Legislatur mal festgelegt.
Das Ziel sollte schon sein, dies immer möglichst aktuell zu haben.
Die Fragen sind also: Wie sieht es aus? Braucht es mehr Unterstützung?

Wer macht also jetzt die Protokolle?
Theresa: Ja, nach Einarbeitung kann ich mit übernehmen. Für die Protokolle die ab jetzt entstehen.
Johann zeigt das mal.
Johann: Alte Protokolle wären dann möglich durch mich oder durch CoCo - zwecks Ahnung oder Anwesenheit.
CoCo: Jetzt von RK fertig gemacht und heute fange ich an mit den Sitzungen des StuRa 21/22, Plenum noch nicht, kommt dann.
Johann: Dann machst du die von dieser Legislatur und ich die von letzter.

Mittwoch, 16 Uhr, EInarbeitung Theresa und Johann zur Protokollerstellung und "angrenzende" Arbeiten


Erstellung der Tagesordnung
Die Erstellung in der Vergangenheit wurde bemängelt. Ändern sich daher jetzt die Zuständigkeiten aus Verfügbarkeitsgründen der eigentlich zuständigen Person? Soll das offiziell dann so sein/gemacht werden?

Macht aktuell CoCo und das sehr gut, es wäre aber schöner, wenn das jemand aus dem Präsidium macht. Johann packt das auf Grund seines Arbeitspensums nicht.
Wer könnte sich das vorstellen? Wer hat da Zeit?
Hauke kann sich das vorstellen.

Mittwoch, 15 Uhr, Einarbeitung Hauke und Johann zur Erstellung der Tagesordnung für das Plenum

Einladungen zum Plenum
Wurden als überflüssig erachtet, da die Termine ja eigentlich der Website zu entnehmen sind.
Persönlich denke ich, dass es teilweise schon als Reminder ganz nett ist, damit Leute evtl auch dran denken sich entsprechend abzumelden. Sollen wir das also fortführen, vielleicht als abgespeckte Version wirklich nur noch als Reminder?

Tagesordnung! Diese fristgerecht verschicken und verweisen und verlinken in der Mail!
Das ist wichtig, Einladung nur "Beiwerk".


Präsidiumsseite
Diese ist leider nicht aktuell.
Da müsste man mal bisschen nacharbeiten zwecks der aktuellen Mitglieder (sollen wir da mal gucken zwecks Mitglieder"seite"(Ordner) dass man sich mal kurz vorstellt?), de Aufgabenverteilungen, der "Serviceleistungen" (Beratung zu Anträgen etc) und was machen wir mit den aktuell nicht stattfindenden Sprechzeiten? Auch die aktuellen Infos zur ABV ist nicht mehr aktuell, da könnte man vielleicht auch schnell was fixen denke ich.

Jasmin ändert einfach alles was nicht aktuell ist.

III. E-Mail-Signatur

Das Referat ÖA hat eine E-Mailsignatur erstellt, die perspektivisch einheitlich im StuRa verwendet werden soll. Übernehmen wir das gleich mal so?
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2021-2022/5/0059
--> übernehmen wir so

Z. Weiteres

Wegen Dringlichkeit (Mail von Paul als Kanzlei, heute 4.22 Uhr):
Dringliches Einschreiten zur erneut wiederkehrenden (mindestens formal) falschen Entscheidungen durch einzelne Fakultätsarbeitskreise.
Es ist wahrnehmbar, dass sich das falsche Verfahren zur Stellungnahme für die Besetzung von Studienkommissionen (aber auch Studiendekan:innen) durch die jeweiligen Fakultätsarbeitskreise beginnt zu etablieren. Es bedarf sicherlich keiner weiteren Ausführung, warum das falsch ist. (Anderenfalls kann das gern dargelegt werden.)

Daher wird durch den Vorstand gebeten, dass das Präsidium der Aufgabe nachkommt die Rechte des Plenums zu wahren, und sowohl den Fakultätsarbeitkeisen, als auch den Dekanaten, zu vermitteln, wie das Verfahren zu laufen hat, nämlich als Antrag an den StuRa. Es ist klarzustellen, dass nicht die Fakultätsarbeitskreise, sondern ausschließlich die von den Studierenden Gewählten - die Stimmberechtigten im Plenum - die Entscheidung dazu zu treffen haben. Wenn euch als Präsidium es als zweckmäßige Erklärung erscheint, dann könnte auch auf die Reglung in der StuRa-GrundO verwiesen werden.

Bitte teilt dem Vorstand mit, wenn ihr das nicht bis Ende der 46. Kalenderwoche (2021) erledigen könnt. Dann würde der Vorstand ersatzweise handeln (müssen).

Äußert euch darüber hinaus auch gern zur Problematik mit dem Umgang von schon bestehenden falsch gelaufenen Verfahren.

Vorgehen:
Wir schreiben eine Mail an Fak wegen Fehlverhaltens. (Mathe. Info, GeoInfo...)
Wir schreiben eine Mail an die Dekan*innen, dass ein Okay vom FAK nicht ausreicht, sondern ein Beschluss vom Plenum benötigt wird. --> Antrag nachreichen, damit wir nix rückgängig machen müssen, zukünftig bitte an die entsprechende Ordnung halten und so
Woher bekommen wir die Infos, wer da was verkackt hat? Listenarchiv

Vorgänge raussuchen
Mails fomulieren an FAK - Theresa
Mails formulieren an Dekan*innen - Theresa

Bestellungen
Johann: Keine Anträge mehr, nur noch bekannt geben.
CoCo: Sinnvoll für Dokumentation? Wäre aber auch viel Arbeit.
Johann: Ich würde mal überlegen, ob es mitgemacht wird, wenn P es schafft mittelfristig automatisiert zu weden.

Fragen:
Wer macht momentan die Übersicht zu den Stimmberechtigten Mitgliedern?
CoCo übernimmt.
!! Genaue Mitschriften bezüglich Anwesenheiten erforderlich !! --> dringend beachten

Macht es Sinn Kandidat:innen direkt nach ihrem Wunschreferat zu befragen? - Zuständigkeit wohl eher bei Rekrutierung. Wäre halt so ne Idee, dass man es direkt mit aufschlüsseln könnte oder gibt es das vielleicht schon irgendwo?
-> Das ist Aufgabe von recu@

Haben wir aktuell irgendein Projekt im Präsidium? Also außer der Behebung diverser Defekte? Gäbe es ansonsten was, was man mal machen könnte/müsste (außer dem oben genannten)?
- Antragsverwaltungstool wird fortgesetzt. Anforderung wurde an Herrn Anke formuliert, technisch macht das Ruben (hoffentlich) bisher wurde/war nix, inhaltlich macht das Boxi
- Aufgabenverteilungen auf der Präsididiumsseite, jene aktualisieren
- Termin für Absprache zu Anträgen ? - Dienstag ungerade KW, nur kurz für die Abstimmung zu den Anträgen.
- Sprechzeiten über Discord

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/p/aufgaben/aufgaben-2021
einmal durchgeackert, alles verteilt

Wie sieht es denn mit der korrekten Vor- und Nachbereitung der Sitzungen des Plenums aus? Diese Sitzung wurde ja super vorbereitet (Vielen lieben Dank!), aber ich denke da sollten wir nochmal schauen, dass JEDE*R weiß, was da genau zu machen und zu beachten ist.

Wir brauchen auch mal einen Plan für Krankheitsvertretungen. Aktuell gibt es hier ja nur einen der Sitzungs- und Redeleitung macht. Das müssen wir regeln, nicht dass wir dann dumm dastehen, wenn hier jemand ausfällt.
--> Boxi und Molli sprechen sich mal ab

Daraus abgeleitet To-Dos

Hinweise von Unbekannt (ich "verdächtige" Paul)

• zu erledigende Dinge

Fertigstellung der Übersicht zur Anwesenheit der Legilsatur 2021
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2021/uebersicht/anwesenheit
Molli macht das. Bis 30.11.21 - nächste Sitzung P

• Eintragung der Anwesenheit von der 2. Sitzung Plenum Sommer 2021?

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/plenum/sitzungen/2021/2s/
Boxi macht das! 30.11.21 - bis zur nächsten Sitzung P

• Berichtung vom Datum 1. Sitzung Plenum Sommer 2021?

• Entfernung der legislaturfremden Sitzungen (ab 2021-09)?

Es ist gemeint, nochmal die Anwesenheitstabelle zu machen und Sitzungen entfernen, die gar nicht stattgefunden haben.
Boxi macht das.

• Eintragung (vom Grad) der Beschlussfähigkeit?

Boxi: Sehe keinen Mehrwert. Macht aber viel Arbeit. Man muss in jedem Protokoll nachgucken wie/ob der Stura zu Beginn/Im Verlaug/Zum Ende beschlussfähig war.
CoCo: Naja z.B. wenn man Dinge anspricht obwohl man Beschlussfähig ist und vertagt hat und dann beschlossen werden unabhängig von der Beschlussfähigkeit.
Boxi: Aber damit das funktioniert, brauche ich dafür die Tabelle?
CoCo: Nö, eigentlich nicht. Evtl mal Paul fragen.
--> erstmal verschieben, bis Protokolle existieren

• Prüfung der "ordnungsgemäßer" Richtigkeit?

ruthe@ fehlte dreifrach unentschuldigt, ohne Auswirkung?
Boxi: Wenn das so ist muss man dies der Sitzungsleitung mal ankreiden. Guck ich mir mal an. Hat aber keine praktischen Auswirkungen mehr, sehe ich nicht kommen.

• Relevant wegen Nachhaltigkeit (außer letzter Punkt?), aber alles Sachen aus der alten Legislatur. Denn selbst wenn wir feststellen, dass eine Beschlussfähigkeit nicht richtig festgestellt wurde, wird sich faktisch nix mehr ändern.

Nächste Sitzung

Wollen wir einen Termin festlegen, wo wir uns regelmäßig mal kurz besprechen oder nach Bedarf, wenn jemand "Hier!" schreit?
          
          Termin jeweils gerade KW, Dienstag, 12 Uhr vor dem Plenum