2. Sitzung Ausschuss Personelles 2019

Sitzungsleitung

Redeleitung

keine

Protokollerstellung

Paul

Anwesenheit

• FF
• Arti
• Paul

Abwesenheit

entschuldigt

• James

unentschuldigt

TOP X Erstellung Stellenplan

TOP X.X einzelne Stellen

Anhand von dem Organigramm wird gesichtet, welche Stellen es gibt beziehungsweise geben soll.

Beim Referat Öffentlichkeitsarbeit gibt es eine Stelle als stellvertretende Leitung des Bereiches Erscheinungsbild. Allen Anwesenden ist nicht klar wozu es dieser Stelle bedarf. Daher wird sie vorerst entfernt. Im Übrigen könnte das bei einer der kommenden Sitzungen des Referates Öffentlichkeitsarbeit beraten werden. Es ist jedoch nicht bekannt wann es eine solche Sitzung geben wird.

Es könnte im Organigramm die Funktion der Weisungsbefugnis (eben auch wegen dem Aufwand) hinzugefügt werden. Alle Anwesenden sind sich einig, dass das beim Referat Personal - vergleichbar der Funktion für die Zeichnungsberechtigung beim Referat Finanzen - erfolgen soll.

Auch die Funktion als Verantwortlichkeit für den Haushaltsplan (insbesondere auch für die Aufstellung und die Ausführung) soll auch (beim Organigramm) hinzugefügt werden.

TOP X.X Stand zur Besetzung der einzelnen Stellen

Die Anfrage des Ausschusses beim Präsidium zur Prüfung der Besetzung der einzelnen Stellen wurde beantwortet. Alle Inhalte wurden sofort gemeinsam berichtigt.

Das Präsidium wies darauf hin, dass die Bestellung von Mitgliedern und die Bestellung von Leitungen der Bereiche nicht in der Antrags- und Beschlussverwaltung gepflegt werden. Alle Änderungen werden durch das Referat Personal im Organigramm (womöglich mit Unterstützung des Bereiches Webservices) und in der Tabelle für die einzelnen Stellen aktuell gehalten.

TOP X.X Tabelle für die einzelnen Stellen

Leider wurde bisher - entgegen der Erwartung des Ausschusses - die Tabelle (als Tabellenkalkulation) nicht von Angestellten prüfend überarbeitet. Arti und v machen das nun selbst.

Im Rahmen der Überarbeitung soll es auch zur Aktualisierung der Besetzung (Legislatur 2019) kommen. Die Stellen bei den Fachschaftsräten werden "gekonnt" ausgeblendet, da dazu auf die Schnelle die Besetzung nicht in Erfahrung gebracht werden kann.

TOP X.X Aufwand der einzelnen Stellen

In den Stellenplan sollen die Aufwände eingetragen werden.

Für den Aufwand der einzelnen Posten haben Paul und Arti schon Werte angenommen und möchten diese durch die anderen Mitglieder validiert haben. Bei vielen Stellen gibt es noch gar keine Werte, deswegen sollten Sie in der Sitzung von den anwesenden Mitgliedern bestimmt werden.

Nun werden kalkulatorisch alle Aufwände angenommen und eingetragen.

0,1 VSt für RK und allgemeine Referatstätigkeit

Haushaltsplanerstellung 40 h/a und ins Organigramm

Weisungsbefugnis 2018 wird bei Bereich Angestellte (Struktur 2019)  eingetragen; Anderes zu Personal wird den ehemaligen Strukturen zugeordnet

TOP 0 Berichte

TOP 0.0 Was wurde von wem schon für den Ausschuss gemacht?

Arti: Zusammenarbeit mit dem Referat Personal initialisiert.

Paul: Vorlage für die Auflistung aller Mitglieder (auch zum Eintragen von übernommenen Funktionen) für das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation erstellt.

Arti: Die Auflistung sollte schon fertig sein, ist sie aber nicht. Ich werde das noch einmal Hendrix sagen. Das sollte zur kommenden Sitzung spätestens fertig sein.

Paul: Anpassung (Aktualisierung) der Übersicht Plenum (fein) 2019

Paul: James schreibt eine Mail ans Präsidium, dass kontrolliert werden soll, dass es zu allen Besetzungen Beschlüsse gibt.

TOP 0.1 Stand Tätigkeitsbeschreibungen 

Arti: Fehlen noch Tätigkeitsbeschreibungen, müssen welche überarbeitet werden. Zumindest für die Referat Leitung Personal könnte ja mal eine Tätigkeitsbeschreibung machen....

Paul: Ich habe doch die "Übersicht" zu allen Ämtern (als Plenum) erstellt. Meine Einschätzung ist: etwa 40 % fehlen, etwa 50 % müssen überarbeitet (überhaupt vollständig erarbeitet) werden, etwa 10 % müssen nur noch "hübsch gemacht" (aktualisiert und formatiert) werden. Aber (zum Glück) sind etwa 60 % der wichtigen Ämter (nahezu) fertig. Genau da würde ich - im Sinne der Prioritäten - ansetzen. Gern würde ich dazu dann einen TOP Ausschreibungen machen.

Arti: Hendrix hat den Auftrag alle anzuschreiben, die ein Amt inne haben und wo die Ausschreibungen erstellt oder überarbeitet werden müssen.

TOP 0.2 Stand Aufgabenbewältigung

Arti: Welche Aufgaben wurden im letzten Quartal (4. Quartal 2018?) bewältigt?

Arti: Ich habe ja eine Mail an alle "Aktiven" schreiben, dass die sich erinnern sollen die Hinweise zur Bewältigung des Aufwandes an uns bekanntzugeben. Es gab nur eine Meldung zum Präsidium und zum Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation. Das werden wir dann aber ohnehin noch zu besprechen haben.

TOP 0.3 Stand Aufwandsentschädigung

Arti: Sind Anträge eingegangen?

Paul: Es ist wirklich nur die Mail zum Präsidium sowohl zum Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation eingegangen.

Arti: Ich schreibe da für den Ausschuss noch einmal eine Mail zur Erinnerung.

TOP 0.4 Stand Arbeitsbewältigung

Gibt es Bereiche die besetzt sind aber Probleme haben Ihre Aufgaben zu bewältigen.

Paul: Jo! Mir erscheint es ja passend die Frage anders herum zu stellen. (Im Übrigen liegt das nicht etwa an der pauschalen Unfähigkeit der Aktiven, sondern an der mangelnden Besetzung, die auf die fehlende Anzahl von Aktiven zurückzuführen ist.)

TOP 0.5 Umfirmung zum Ausschuss Personelles

Wer macht das? Bereich Webservices, oder?

Paul: Ich habe schon einmal eine Kategorie Personelles (neben der bestehenden Kategorie Tätigkeitsbeschreibung) erstellt.

Paul: Es wurde von mir ein angepasste Seite zur Vorstellung des Ausschusses Personelles (als Arbeitskopie) erstellt. Passt?

alle: Jo, mach mal!

Paul: Ich würde mich kümmern, dass das auf der Website passiert.

Paul: Weiteres - etwa die Bezeichnung in Ordnungen - reden wir bei einem der kommenden Sitzungen drüber.

TOP 0.6 Mail-Verteiler

Paul: Für den Bereich Administration Rechentechnik würde da jetzt alle eintragen, denn das ist nicht der Fall. (Wir gucken uns dann gleich das Archiv an, um zu schauen was wir seit unserer Wahl verpasst haben.) Eigentlich sollte das ja das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation machen und die Mitgliederverwaltung (zu Mail-Verteilern) ist bei Hendrix angewiesen, oder?

Arti: Ja, das ist er Fall.

TOP 0.7 eigener Handlungsrahmen

Alle Anwesenden bringen sich noch einmal die AE-O vor Augen.

Der Haushaltsplan gibt eine Größe von 10.000 € für das Haushaltsjahr 2019 vor.

Hinsichtlich 2018 gehen wir davon aus, dass wir nicht die Plangröße des Haushaltplanes "sprengen" werden, denn es ist bekannt, dass die ersten 3 Quartale (hinsichtlich AE) "wenig passiert" ist.

TOP 1 Aufwandsentschädigung 4. Quartal 2018

Es muss festgestellt werden, dass wir den Plan zu allen Stellen (Stellenplan) noch nicht haben.

TOP 1.1 Anträge

Abarbeiten von Anträgen

Vertagung auf die kommende Sitzung mit der Begründung, dass der Stellenplan noch fehlt

TOP 1.2 besonderer Aufwand bei Aktiven 

Sollte der Ausschuss an Aktive herantreten, die besonderen Aufwand hatten bzw. gehabt haben könnten.

Paul: Arti, Schreibst du da bitte einmal entsprechende Leute an?

Arti: Jo! Habt ihr Personen vor Augen.

Mäxchen stach hervor.

Ansonsten mindestens einmal beim Sammelsorium Referatskollegium schauen.

Arti werden einige wenige andere Funktionen benannt, wo da was geganen sein könnte.

TOP 2 Stellenplan

Falls noch nicht schon geschehen, sollte ein Stellenplan aktualisiert bzw. ergänzt werden.

Arti: Wir schon angesprochen. Ein Entwurf soll bis zur kommenden Sitzung durch Hendrix erstellt werden.

TOP 4 Quartalsrechnung

mal Anfangen eine für das 1. Quartal anzufertigen.

Vertagung auf die kommende Sitzung mit der Begründung, dass der Stellenplan noch fehlt

TOP X Ausschreibungen

Paul: Die Erarbeitung ist (zur Hölle) viel Aufwand. (Den überwiegenden Teil der bisherigen Dokumente habe ich erarbeitet.) Das muss halt einfach gemacht werden. (Eine gute Idee zu "so macht sich das wie von allein" habe ich nicht.) Wie soll es angegangen werden? Gern würde ich nur (inhaltlich) prüfen wollen.

Paul: Mindestens sollten alle (pauschal) angeschrieben werden, und dazu aufgefordert werden ihre Ausschreibungen zu prüfen. (Im Übrigen können wir dann gut erkennen wer überhaupt zur Zeit wie aktiv ist. Oder?)

Arti: Ich würde das kultur@, hfa@ soziales@ übernehmen. Das gilt selbstverständlich auch für personal@.

CoCo: Zur Not mache ich qm@.

Paul: Beim Präsidium gibt es nur eine (allgemeine) Ausschreibung. Aber eigentlich sind das ganz unterschiedliche Tätigkeiten.

James: Jo, ich kümmere mich um p@.

Paul: Da werde ich einem den Versuch zur Terminvereinbarung mit den jeweiligen Aktiven versuchen.

Paul: Da schreibe ich die allgemeine Mail.

TOP 5 Sonstiges

5.1 Terminierung kommende Sitzung

2019-03-12 18:00 (wieder nach der Sitzung vom Referatskollegium)

2019-02-26 21:30 Ende!

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