9. Sitzung Ausschuss Finanzielles 2021

Ich habe eine erste Ideensammlung auf der Webseite aufgeführt. Eventuell sollte/könnte noch mit aufgenommen bzw. geklärt werden auch wenn es dafür keine dauerhaften Beschlüsse gibt bzw. sie eventuell nur mit einen erhöhten Aufwand gefunden werden könnten.

• SFirm Sparkassenprogramm, mit dem die Zahlungen erfolgen:

Den ursprünglichen Beschluss zur Vereinbarung aus dem Jahr 2010 habe ich nicht gefunden. Es fallen hier dauerhaft Kosten an

• Für die Überlassung der Software zahlen wir laut neuer Vereinbarung von 2016 insgesamt 227,05 Euro Brutto.
• Die Gebühr fürs Konto beläuft sich auf 4,90 Euro monatlich zuzüglich der Gebühren für die jeweiligen Umsätze von 0,14 Euro pro Auftrag.
• Kundenkarten jährlich einmalig je nach Anzahl.

Die Zahlungen erfolgen per Lastschrifteinzug. Die Kosten beliefen sich in den letzten Jahren zwischen reichlich 350 Euro im Jahr 2016 bis auf reichlich 520 Euro im Jahr 2020.

Aufgrund der Angestellte ergeben sich automatisch regelmäßig Zahlungen, die nicht separat beschlossen werden müssen.

• Die Zahlungen der Gehälter mit Dauerauftrag
• Lastschrift der Beiträge zur Sozialversicherung durch die Krankenkassen
• Lastschrift der Lohnsteuer durch das Finanzamt
• Zahlungen an die VBG für die Unfallversicherung für Angestellte wird jährlich nach Rechnungslegung überwiesen.

Die Gehaltsabrechnung werden monatlich durch ein Lohnbüro vorgenommen und in Rechnung gestellt. Dafür habe ich keine Beschlüsse gefunden. Die Zahlungen sollten aber auch mit abgedeckt werden. In den letzten Jahren lagen die Beträge zwischen knapp 450 Euro (2016) und knapp 880 Euro (2020). Wie sich aufgrund des Wechsels im Februar 2020 die Kosten entwickeln, bleibt abzuwarten. Vertrag und Beschluss habe ich nicht vorliegen.

 

Wie sieht es mit dem Beschluss 2021-03-0014: Geburtstagsgeschenke für Angestellte aus? Sollte der auch mit eingeschlossen werden?

Außerdem habe ich eine Nachfrage zu Beschluss 2016-03-050: Antrag auf ein jährliches Etat von 500€ für Büroausstattung/-material.

Es gibt im Haushaltsplan den separaten Posten Büro- und Verbrauchsmittel, der reduziert wurde auf ein jährliches Budget von insgesamt nur noch 100 Euro für 2021. Wofür ist der gedacht?

Wenn ich die Begründung richtig verstanden habe, sollen nun separate Einzelbeschlüsse bei Bedarf wieder gefasst werden. Da wir den Freibetrag über die Hochschule nicht mehr haben, wäre es nicht besser, in die Kontinuierlichkeitsordnung den generellen Grundbetrag von 500 Euro an Bürobedarf festzulegen, ohne dass es eines separaten Einzelbeschlusses bedarf? Wenn euch das zu unsicher ist, könnte für eine schnelle Beschaffung bei Notwendigkeit auch ein Höchstbetrag pro Einkauf festgelegt werden, wie wir es ja bereits hatten? Inwieweit sind Angestellte berechtigt, die Beschaffung nach Bedarf vorzunehmen?

Da eine Beschaffung bzw. das Auslösen einer Bestellung regulär erst erfolgen darf, wenn Beschlüsse ausgedruckt und unterschrieben vorliegen, wäre es wirklich sinnvoll.