Festlegung des Referates Finanzen zur eigenständigen Mittelverwaltung der Fachschaftsräte

Antrag

AntragstellerIn

Referat Finanzen

Antragsdatum

14.09.2018

Beschlussdatum

14.09.2018

Antragstext

Das Referat Finanzen möge im Sinne des § 29 SächsHSFG beschließen für das aktuelle Haushaltsjahr 2018 (ab 01.01.2018) und nachfolgende Perioden, die finanzielle Mittelverwaltung ausschließlich beim StuRa anzuordnen. Die Verwaltung geht damit unverzüglich von den Fachschaftsräten an den StuRa über und ist spätestens bis zum 31.10.2018 zu vollziehen. Jede bestehende eigenverantwortliche Verwaltung von finanzielle Mitteln bei einzelnen Fachschaftsräten ist unverzüglich aufzulösen, an den StuRa zu übertragen und letztlich zu beenden.

Begründung zum Antrag

Das Referat Finanzen sieht sich in der zuständigen Verantwortung gezwungen Maßnahmen zur Verwaltung der finanziellen Mittel bei den Fachschaftsräten zu ergreifen. Den bestehenden Missständen wird somit entgegengewirkt, um absehbaren Schaden durch unzureichend sorgfältige (nicht ordnungsgemäße) Verwaltung von finanziellen Mitteln der Studentinnen- und Studentenschaften abzuwenden. Die finanziellen Mittel bleiben den Fachschaftsräten zugewiesen.

Derzeit kann durch das Referat Finanzen des StuRa weder nachvollzogen, noch gewährleistet werden, dass sowohl die Finanzordnung (der Studentinnen- und Studentenschaft) noch andere Grundsätze ordnungsgemäßer Wirtschafts- beziehungsweise Haushaltsführung durch die Fachschaftsräte eingehalten werden. Es ist nicht abschätzbar wie oder wann sich die  Problematik der maßgeblich verspäteten, unvollständigen und fehlerhaften Abgabe der Unterlagen lösen lässt. Bereits seit Beginn des Jahres 2017 versucht die derzeitig amtierende Referatsleitung Finanzen dies zu bewerkstelligen. Unter anderem wurden entsprechende Vorlagen und Beratungstermine, als auch Schulungstermine zur Verfügung gestellt. Diese wurden nur partiell in Anspruch genommen, wodurch sich keine wesentliche Besserung einstellte. Dieser Zustand ist nicht mehr verantwortbar, außerdem ist es der ersten Angestellten des StuRa nicht mehr zumutbar Überprüfungen über mehrere Jahre vorzunehmen. Weiterhin muss und soll für die zukünftigen FinanzerInnen endlich gewährleistet werden, dass diese nicht maßgeblich für Jahresabschlüsse weit vergangener und für sie nicht mehr nachvollziehbarer Haushaltsjahre verantwortlich gemacht werden, zumal eine Entlastung der Finanzverantwortlichen durch den StuRa i.V.m. der Prüfung durch die Innenrevision der HTW Dresden bisher nicht oder sehr verspätet stattfinden kann bzw. konnte.

Vorschlag zum weiteren Verfahren

Dem StuRa sind unverzüglich sämtliche Unterlagen zu finanziellen Belangen vollständig und in ordentlicher Form, sowie sämtliche Finanzmittel zu übergeben.

Dazu gehören insbesondere:

• Buchungsunterlagen, Belege, Aufzeichnungen, Protokolle, Beschlüsse, Datenschutzerklärungen, Haushaltspläne, Zeichnungsberechtigungen
• Bargeldbestände mit vollständigen Kassenaufzeichnungen und Kassenzählung
• Buchgeld mit vollständigen Kontoauszügen, EC-Karten und weitere Bankunterlagen; Weiterhin sind Bankkonten oder ähnliches unverzüglich zu kündigen; Eine Bestätigung darüber ist vorzuweisen.
• Inventarisierung als vollständige (auch aktuelle) Auflistung des Bestandes

Die Übergabe ist durch die Fachschaftsräte zu initialisieren und entsprechend vorzubereiten. Dazu zählt auch die Vorbereitung eines Protokolls zur Übergabe mit der Auflistung aller Aushändigungen.

Eine Verschiebung der Frist der Aushändigung wegen der noch unvollständigen Unterlagen erfolgt nicht und wird lediglich entsprechend im Protokoll vermerkt.

Die Verwaltung der Fachschaftsräte erfolgt somit zukünftig ähnlich wie die einzelnen Referate oder andere Teile des StuRa, indem ihnen die zustehenden finanziellen Mittel durch das Referat Finanzen des StuRa angewiesen, beziehungsweise ausgezahlt werden. Die Verwendung der finanziellen Mittel obliegt weiterhin den Fachschaftsräten, wodurch diese durch die Vorlage von Haushaltsplänen, Beschlüssen, Protokollen und Finanzanträgen durch das Referat Finanzen StuRa angeordnet werden. Entsprechend der bestehenden üblichen Verfahren im Referat Finanzen findet vorab eine entsprechende Prüfung von beabsichtigten Mittelverwendungen durch den Bereich Mittelverwendung (des Referates Finanzen) des StuRa statt.

Der Fachschaftsrat Gestaltung und der Fachschaftsrat Geoinformation führen bereits das Bankkonto über den StuRa. Ebenso sind die Kassen beider im StuRa aufbewahrt. Diese Verfahren haben sich in der Vergangenheit als praktikabel und letztlich als vorteilhaft für alle Beteiligten erwiesen.

Dieser Beschluss wird vorsorglich an die Rechtsreferentin der Hochschule übermittelt.

Anlagen

https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/finanzen/sitzungen/2018/3-sitzung-referat-finanzen-2018

Abstimmung

Behandlung

3. Sitzung Referat Finanzen 2018
Tagesordnungspunkt: Festlegung des Referates Finanzen zur eigenständigen Mittelverwaltung der Fachschaftsräte

Ergebnis

angenommen durch Referatsleitung Finanzen

Beschlusstext

siehe Antrag

Unterzeichnung und Ausfertigung

26.09.2019
Präsidium