Protokoll 3. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2024/2025

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Marlene Winter

Anwesenheit

• Oliver-Michael (stellvertretende geschäftsführende Leitung)
• Marlene (Mitglied)
• Paul (Leitung Bereich Administration Rechentechnik; Assistenz zur Geschäftsführung) 
• Markus (Leitung Bereich Semesterticket, gefühlte/designierte und stellv. Verantwortlichkeit Semesterticket)
• Eric (Interessierter) über BBB
• Mathis (Mitglied Bereich Administration Rechentechnik) (ca. 10min später) 15:37
• Hanni (stellv. Referatsleitung Personal) während R.

Datum: 2024-10-29
Sitzungsbeginn: 15:37 Uhr 
Sitzungsende: 16:30 Uhr (Danach beginnt direkt das RK)

R. 1 - Quartal 4 - 2024

Was habt ihr dieses Quartal so getrieben? Schreibt es hier rein oder es ist nicht passiert. 


R.I. Leitung und Mitglieder

Marlene: Habe mich um die Raumanträge gekümmert. Aktuell sind die zur After Study Happy Hour, Ersatztermin fürs Kino und Skatturnier offen. 
Marlene: Bei Skaturnier gab es ein Problemchen. Kümmern wir uns drum!
Marlene: HOW TO Raumanträge

R.II. Bereich Administration Rechentechnik
Paul: Läuft viel. 

Erstmalig ist (das fehlende) 10-GBit 

R.II.I. Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services
Gibt es jemanden?
olligathor@: Gab mehrere Bewerber aber mehr dazu muss vat@ sagen. 
Hanni: Stelle wird gedrittelt a 10 Stunden. 
Hanni: Eine Zusage.

R.III. Bereich Semesterticket
Markus: Verhandlungen mit Mobi-Bike laufen und Chip-Karten werden regelmäßig ausgestellt, Antrag für das Plenum für Haushaltsplan kommt.

R.III.I. Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

R.III.II. Verantwortlichkeit Semesterticket
Hanni: bleibt weiterhin besetzt

R.IV. Bereich Service
Kittelverkauf 
Verleih

R.V. Bereich Webservices
Kategorisierungen vorgenommen

R.VI. Bereich Dokumentation

R.VII. Bereich Kollaboration

R.VIII. Verantwortlichkeit Beachvolleyballplatz

R.IX. Zuständigkeiten

R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung
Gibt es jemanden?
Hanni:Gibt eine Person, die hat schon zugesagt. 

R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post
Gibt es jemanden? 
Hanni: Weiterhin besetzt. 

R.IX.III. Zuständigkeit Verwaltung Ablage
Gibt es jemanden?
Hanni: Gibt zwei Personen, die Stelle wird geteilt
Hanni: Eine Person hat schon zugesagt.

ITOP I. Raumanträge jetzt digital

Marlene: Im Sinne der Nachhaltigkeit (und weil das Drucken immer nervig ist) würde ich gerne in Zukunft die Raumanträge nicht mehr ausdrucken wollen. Und statt im Ordner in der A109 in der Nextcloud ablegen. Was sagt ihr dazu? https://cloud.stura.htw-dresden.de/apps/files/?dir=/verwaltung/Raumanträge&fileid=339723
vat@: Finde ich gut.
vat@: Gibt es eine Art "How to Raum bei der Hochschule für eine Veranstaltung bekommen"?
Marlene: Nicht das ich wüsste. Kann ich aber mal anlegen/ habe ich gestern gemacht. Wo ablegen? 
vat@: Also meiner Vorstellung nach ist der Antrag stets im Ordner der Veranstaltung (auf der Website) "einsehbar". Also sobald der Antrag digital vorliegt sollte er da abgelegt werden. (Dabei ist es unerheblich, ob das Dokument als Datei oder als Link zu einer Datei einsehbar ist.) Also spätestens der von der Hochschule bestätigte Raumantrag sollte dann auffindbar sein, um im Zweifelsfall gegenüber der Hochschulverwaltung (etwa auch Wachdienst) einen Nachweis zu haben.
olligathor@: Ich wäre für Nextcloud und Plone bei Nextcloud gesammelt und im Plone bei den jeweiligen Termin. 
Marlene: Ehrlich gesagt ist es schon wieder umständlich es auf zwei Plattformen zu führen. Wir könnten den Ordner für alle einsehbar machen wenn das geht und ich schicke denen dann den Link dazu, aber ich möchte nicht immer noch es ins Plone stellen müssen. :(
olligathor@: Das in Plone reinstellen übernehme ich sehr gerne für dich. Bei der Nextcloud braucht man glaube ich immer extra Rechte.
olligathor@: Und wenn wir die Raumanträge nur bei den Terminen ablegen? Oder ist das doof, weil die nicht gesammelt sind?
Marlene: Fände es gesammelt besser. Finde es sollte irgendwie bei Verwaltung gesammelt zu finden sein.
olligathor@: Elli hat früher die Raumanträge immer bei der Veranstaltung abgelegt. Dadurch gibt es auch weniger Rückfragen zu den Raumanträgen. 
Oliver-Michael: Und wenn ich einen Link bei der Veranstaltung erstelle und den Verlinke, so können die Mitglieder vom Referat Kultur sehen wegen den Raumantrag. 
vat@: Wichtig finde ich, dass die Veranstalterinnen Zugriff auf den genehmigte Raumantrag haben.
olligathor@: Deswegen ist glaube ich das Verlinken am einfachsten ist und nicht so viel Aufwand macht. Der Ordner mit den Raumanträge muss halt dann beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation liegen und sortiert nach Legislatur. 
Paul: Es würde gehen, dass Leute darauf Zugriff bekommen. Dann darauf verlinken.

[Diskussion]

Ergebnis: Nextcloud ein zentraler Ordner https://cloud.stura.htw-dresden.de/apps/files/?dir=/verwaltung/Raumanträge&fileid=339723 -> Marlene schickt Link zum Hauptordner mit wenn sie schreibt dass Antrag genehmigt wurde


How To:
https://www.stura.htw-dresden.de/members/MarleneWinter/how-to-raumantraege
Marlene: Habe mal spontan an How-To geschrieben. Gerne kurz drauf schauen. Wo soll ich das ablegen? Vielleicht mal an Kultur etc. schicken?
-> in https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/how-to 
vat@: Bitte mit Anleitung und Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation kategorisieren.
Marlene: Ergänze ich noch!

ITOP II. Anrufbeantworter für Anrufe außerhalb der Telefonsprechzeiten für Anträge zum Semesterticket.

Bei der 1. Sitzung vom Bereich Semesterticket kam das Thema im Laufe der Sitzung auf. Es gibt eine Telefonnummer die hinterlegt ist für die Fragen zum Semesterticket. Das ist aktuell das Telefon im Service Büro im Raum A101. Gwyn hat sich für diese Nummer eine Rufumleitung eingebaut,  sodass diese Anrufe auf ihr private Handynummer weitergeleitet werden. Es kommt oft zu dem Fall das die Leute außerhalb der Sprechzeiten anrufen. Gwny hätte gerne einen Anrufbeantworter der dann automatisch hingeht, wenn außerhalb der Sprechzeiten dann hingeht und sagt wie unsere Sprechzeiten sind. Jetzt ist die Frage wie wir das am besten umsetzen können.

olligathor@: Gibt verschiedene Ansätze wie man das lösen kann. Man könnte z.B. eine weitere Handy SIM-Karte besorgen und diese Gwyn geben für die Stelle die Sie aktuell besetzt. Gwyn selbst meinte das wäre ein bisschen Overkill. Wenn wir das nicht wollen müssten wir uns überlegen wie das Technisch sonst möglich wäre diesen Anrufbeantworter einzurichten auf den die Leute, dann Ihr Anliegen sprechen können.
Paul: Ich finde wir sollten eine neue Nummer/Telefon holen. Und da dann das schalten, dass es einen Anrufbeantworter gibt.

Ergebnis: Mal persönlich vorbei gehen beim Dez. Technik und nachfragen wer aktuell zuständig ist für Vergabe einer weiteren Telefonnummer z.B. mit Carsten Günther ansprechen. 

ITOP III. Privater Stuff im StuRa lagern.

Letzter Zeit nimmt der private Stuff der im StuRa liegt zu. Jetzt ist halt die Frage wie wir als Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation umgehen damit. Zum Beispiel liegt aktuell Alkohol + Mischzeug im Schrank in der A003. In der A101 steht oder stand ein Kasten Spezi drauf gehört Person XY. Der Stuff in der A003 gehört unter anderem Altlasten die der Meinung sind das Zeug ist für hier aber nicht für alle und soll auch im StuRa gelagert werden.

Diskussion:

olligathor@: Ich persönlich bin nicht der größte Fan, wenn Leute auf Dauer ihren privaten Stuff im StuRa Lagern. Und dabei unterscheide ich nicht ob das etwas zum Trinken oder Essen ist oder Rechner, Notebook, Bildschirme. Ich finde das wird langsam ein bisschen viel und dem sollten wir hingehen wirken auch wenn das andere Menschen vielleicht im StuRa nicht so toll finden und das unterschieden wird Person XY darf das und Person XZ darf das nicht finde ich schon mal ganz schwierig. Mir ist dabei völlig Latte wie viel Person schon für den StuRa getan hat bzw noch tun will, weil das nichts rechtfertigt in dieser Hinsicht meiner Meinung nach. 
Mathis: Stimme ich dir erstmal zu. 
Marlene: Ich sehe noch einen kleinen Unterschied zwischen Stuff (Unizeug, Spezi etc) und Alkohol. Alkohol zeigt nochmal ein anderes Bild vom StuRa. 
olligathor@: Zum Beispiel würde ich gerne das in der A107 Alkoholfrei haben, sodass man diesen Raum als Besprechungsraum nutzen kann. 
Marlene: Sehe ich auch so. A105 und A107 sind Besprechungsräume und sollten auch so wirken. 
Markus: Gibt ja den "Party-Raum", da könnte der Alkohol stehen (wenn er hier sein muss). 
olligathor@: Der Alkohol in der A102 soll noch in die A001. Ich bin dabei das nach unten zu räumen. 
Paul: 2 Probleme: Verwaltungstechnisch und Sozial: Verwaltungstechnisch: wie haben keinen Plan wo die Leute ihr Zeug lagern sollen. Bunkern ist okay, aber er muss eine Systematik geben. Wir brauchen eine klare Policy. Sozial: Nicht klar wem was gehört -> Ansagen machen
[Paul droht mit Abwahlanträgen, wenn der im Plenum abgelehnt wird, meint er treten wir als Referat zurück]
[Paul zieht W.II vor]
Marlene: Ich wäre zufrieden wenn das Zeug alles weggeräumt ist (in Schränke und so). 

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ab hier alles vertagt

ITOP IV. Standort Getränkelager mit Hinblick auf die zentrale Getränkeverwaltung

bluemel@ Zur Zeit gibt es 2 Orte wo wir Getränke lagern. Einmal im kleinen Lager(basically nur Mate) und in dem Raum gegenüber, welchen sich Hannes geclaimed hat. Und ich fände es cool wenn man das Getränkelager an einem Ort hat. Jedoch glaube ich, dass das kleine Lager zu klein ist. Da wir 6x6 Kästen an Platz allein für den Getränkeautomaten brauchen. Und wenn wir unser Lager erweitern würden wir noch mehr Platz brauchen.
Frage: In welchen Raum kann man dieses Lager aufbauen? (Würde 004 vorschlagen)  
(an dieser Stelle würde ich gerne mal Fragen was generell der konzeptionelle Ansatz zur A004 ist)
olligathor@: Ein richtiges Konzept für die A004 gibt es noch nicht früher war es Gefühlt eine Abstellkammer ich habe mich bemüht diesen Raum aufzuräumen bin aber damit noch nicht fertig. Des Weiteren bin ich dafür das alle Getränke in die A004 komme 
bluemel@ Sehe die A004 auch als geeignet als Getränkelager.

ITOP  V. Zukunft des Referates

W. Weiteres

W. I Mitglieder auf der Website

vat@

vat@: Ich habe "im Vorbeigehen" die dargestellten Mitglieder (aka "weitere" Mitglieder) "ausgemistet". Zum Opfer fielen MerteKorpowski, OliverKretschmar, SoerenBoxberger (weiterhin bei admin@), AnnaAbe, GoeranHeinemann (weiterhin bei admin@), JosefJust. Verschont wurde (vorerst) TomPhilippi (, da ich mir einbilde, dass da noch Interesse sein könnte, etwa wegen dem Thema Schließfächer in Pillnitz). Wie sehen wir das bei der Leitung von Bereichen (MarkusHaehnel vs. SophiavonAsow)? FerenceAndrees habe ich hinzugefügt. (GwynethHirschfeld und PaulLiebold sind auch aufgelistet.)

W. II Dein Vadda macht den Grill nicht sauber!

vat@
olligathor@: Sorry nochmal das ich von der KIF angerufen haben und danach gefragt habe... Ich habe es vorher einfach nicht geschafft, die auch noch alle sauber zu machen. 
olligathor@: Ich finde es aber Allgemein ziemlich bescheiden, das die Leute die sich einen Grill Ausleihen für eine Veranstaltung zum Beispiel zu der ESE den Grill benutzen aber nach der Veranstaltung den nicht sauber machen und danach aufräumen. Das gehört für mich eigentlich zur einer Nachbereitung der Veranstaltung.

W.III Aufgabenverwaltung StuRa HTW Dresden

haehnel@: Kann das mal jemand Aufräumen, dass es nicht so einen erschlägt, sollte man mal tatsächlich damit arbeiten wollen?
Bsp: https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/120
Das ist 8 Jahre überfällig.... https://groupware.htw-dresden.de/owa/auth/logon.aspx?replaceCurrent=1&url=https%3a%2f%2fgroupware.htw-dresden.de%2fowa%2f
olligathor@: Für das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation und das Präsidium kann ich das übernehmen. Aber z. B. für den Bereich Administration Rechentechnik kann ich das nicht übernehmen. Das müsste dann Paul machen. 
admin@ (vat@) : Bei admin@ https://pro.stura.htw-dresden.de/projects/admin haben wir "das Chaos" (zu unserem Projekt) im Griff. Wie auch in anderen Belangen vom Bereich: Aufräumen ist Aufgabe, die wir sehen. Im Übrigen ist es mir persönlich (als Leitung) wichtiger, dass die Konfiguration von Systemen aufgeräumt wird.
olligathor: Perfekt :) Dann kann man alles vom Bereich Administration Rechentechnik erstmal schön nicht beachten :D 
olligathor@: Zu meiner Schande bin ich da bisher noch nicht dazu gekommen Stand 2024-10-27 01:27.

W.IV. Einarbeitung Termin am Freitag 2024-11-01 16:00 Uhr

olligathor@ und wic@ haben am Freitag einen Arbeitstermin ausgemacht für die Einarbeitung als Leitung. 

W.V. Rechts unten an der Treppe bitte den Weg freihalten. 

olligathor@: Dez. Technik hat uns informiert das es nicht geht das die Rechte Seite bei unten der Treppe so zusteht, dass man auf der Rechte Seite nicht durchlaufen kann. 





nächster Termin: 2024-11-