Protokoll 2. Sitzung Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 2024/2025

Protokollerstellung

alle Anwesenden

Redeleitung

Alle und keiner

Anwesenheit

• Marlene (geschäftsführende Leitung außer Dienst; Mitglied)
• Oliver-Michael (stellvertretende geschäftsführende Leitung)
• riegel@ (geschäftsführende Leitung Bereich Administration Rechentechnik; Assistenz zur Geschäftsführung)
• Markus Hähnel (vorschreibend und vermutlich nicht nachlesend; Mitglied)

Sitzungsbeginn: Freitag 08.10.2024 16:00 Uhr 

R. 3 - Quartal 3 - 2024

Was habt ihr dieses Quartal so getrieben? Schreibt es hier rein oder es ist nicht passiert. 

vat@: Ich habe da mal "was vorbereitet": https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/rechenschaft/2024/iii . Bitte die Kennzeichnung ?!? für notwendige "Anpassungen" zur Kenntnis nehmen.

wic@: haben olligathor und ich schon besprochen, dass ich das mache.

R.I. Leitung und Mitglieder

R.II. Bereich Administration Rechentechnik

haehnel@: Update zur Lage der Server? Wie läuft der Umbau auf 2,5 GBit?
admin@ (vat@) : "2,5 GBit" stand nie zur Debatte. "10 GBit/s" ist die geplante nächste Ausbaustufe. Die praktische Umsetzung hängt, da viele andere wichtige Aufgaben anstehen.
admin@ (vat@) : Im Übrigen ist die Website (FreeBSD 14; Jail (FreeBSD 9); Plone Version 4) zwangsläufig auf einem neuen System mit "normal" schnellen Massenspeicher (Spiegel für ZFS aus 2 Geräten, die eine SSD sind).

admin@ (vat@) : (Auch wenn mir persönlich noch nicht so richtig klar ist wann ich das schaffen soll: ) Es wird ein Bericht für das Quartal erarbeitet werden.

R.II.I. Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services

admin@ (vat@) : Das Arbeitsverhältnis wurde beendet und die nicht geleisteten Stunden sollten (perspektivisch bis Ende 2024-10) aufgearbeitet werden. Der Abbau der geschuldeten Arbeitsstunden hält sich wohl (leider) in Grenzen.
olligathor: Rückzahlung?
Paul: Kümmert sich Personal drum.
olligathor: Gibt es schon neue Interessierte für die Stelle Zuständigkeit Instandhaltung IT-Services?
vat@: https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/sitzungen/2024-2025/arbeitstreffen-zustaendigkeit-instandhaltung-it-services-2023-2024-2023-10-i beispielhaft für die 14-tägigen Treffen.
olligathor: Danke, dass du  dich um die Kommunikation mit dem Referat Personal kümmerst. 
https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/admin/sitzungen/2024-2025/arbeitstreffen-zustaendigkeit-instandhaltung-it-services-2023-2024-2023-10-i

R.III. Bereich Semesterticket

haehnel@: Bin am übernehmen und wenn James wieder aus dem Urlaub da ist, werde ich mich mit ihm um eine Einarbeitung bemühen, genauso wie mit der Zuständigkeit.

R.III.I. Zuständigkeit Anträge zum Semesterticket

vat@: Ich glaube das läuft, wie gewohnt bei der guten Angestellten.

R.III.II. Verantwortlichkeit Semesterticket

vat@: Läuft da nicht gerade was wegen Fahrradverleih?

vat@: Wie viele Karten für das Deutschlandticket (Semester).

R.IV. Bereich Service

R.V. Bereich Webservices

Kategorisierung vorgenommen 
Verschiedene E-Mail-Verteiler aktualisiert mit den neuen Mitglieder

• Ausschüsse (In@, Fin@, Struk@)
• Referat (Kultur@, Personal@, Verwaltung@, (inkl. den Bereichen in den Referaten))

R.VI. Bereich Dokumentation

R.VII. Bereich Kollaboration

R.VIII. Verantwortlichkeit Beachvolleyballplatz

R.IX. Zuständigkeiten

R.IX.I Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

vat@: Bisher - seit der vergangen Sitzung - sahen sich Paul und Paul noch nicht zu einem "ersten" Treffen, im Sinne der Stelle.
ol.fischer@: Kannst du vielleicht trotzdem ein Update geben wie der aktuelle Stand ist? Er ist ja, wenn richtig informiert nur noch diesen Monat angestellt?
Marlene: PauL ist angestellt bis Ende Oktober. 
Oliver-Michael: Die Mitgliederdatenbank würde mittlerweile angegangen und sieht relativ gut aus. 

R.IX.II. Zuständigkeit Verwaltung Post

ol.fischer@: Wie läuft es?
vat@: So richtig rund ist es noch nicht angelaufen. 
Marlene: Auch aktuell angestellt bis Ende Oktober. 
Oliver-Michael: Ich werde heute noch die Leute anschreiben wegen der Genehmigung Post und die Tage, dann die neue Liste der Hochschule senden. 

R.IX.III. Zuständigkeit Organisation Projekt Konzeption Ablage

vat@: Ist doch bereits beendet. Aber dafür ist die Zuständigkeit Verwaltung Ablage jetzt (folglich) besetzt.
olligathor@: Sorry, mein Fehler das war einfach nur aus der Vergangenheit rauskopiert

R.IX.III. Zuständigkeit Verwaltung Ablage

siehe Zuständigkeit Mitgliederverwaltung

TOP 1 Bestellungen

TOP 1.1 Mitglieder

Der StuRa möge beschließen

• Marlene Winter

als Mitglied im Referat zu bestellen.

(geschäftsführende) stellvertretende Leitung: Zustimmung!

Marlene: Ich würde anbieten erstmal die Raumanträge weiterhin zu machen. Bitte um Go :)
olligathor: Let's go :)

ITOP I. Schlüssel für das Postfach in der Poststelle

vat@: Während der Einarbeitung der neuen Angestellten Zuständigkeit Verwaltung Post fiel mir auf, dass wir 2 Schlüssel im Schrank (Safe für Schlüssel) haben. (Im Übrigen sind weitere 3 Schlüssel in der Poststelle.) All das habe ich im Rahmen der Überarbeitung der Anleitung für die vorherige Angestellte "ermittelt" und vermerkt.
vat@: Während der "verbesserten" Einarbeitung sprach ich bei der Vorstellung der neuen Angestellten bei der Poststelle die Situation zu den Schlüsseln an. Die Poststelle war über die Existenz der Schlüssel überrascht.
vat@: Die Poststelle würde gern die Existenz der Schlüssel vermerken. Dazu werden sie ein "übliches" Schreiben zum Unterschreiben aufsetzen. Die Angestellte Zuständigkeit Verwaltung Post wird das dann einfach mit von der Poststelle zum StuRa bringen können. (Ist ja auch Post. :-D ) Das Schreiben im Sinne von "Der StuRa hat 2 Schlüssel für das Postfach in der Poststelle bei sich." sollte dann einfach unterschrieben werden können und wieder zurück an die Poststelle gehen.
vat@: Im Übrigen habe ich es "abgelehnt", dass ich das einfach mal für den StuRa unterschreibe. Aus meiner Sicht wäre das sachlich nicht ganz richtig. Das sollte das zuständige Referat oder der Vorstand machen. Wenn es eine langfristig Verwaltungsangestellte unterzeichnen soll, dann wäre die (unbefristet) Sachbearbeitung Finanzen und Assistenz der Verwaltung die richtigere Stelle, meine ich.

vat@: Der neuen Angestellten würde ich dann gern einfach so einen Schlüssel geben wollen. Wie läuft das mit dem Unterzeichnung für die Herausgabe? (Ich keine Ahnung, ob und wie das gerade läuft. Notfalls würde ich das bei einem Arbeitstreffen vermerken.)

(haehnel@: Nur so grob zum Thema Schlüssel: Mir ist gestern aufgefallen, dass ich ja (m.E.) noch gar keinen Schlüsselzugang für den Raum mit den Postfächern habe. Soll das so? Theoretisch sollte ich ja seitdem haben, als ich stellv. Bereichsleitung Semesterticket geworden bin. Oder habe ich da was übersehen?
ol.fischer@: Nein das sollte nicht so. Da sollte eigentlich die Zuständigkeit Mitgliederverwaltung freischalten. Ich werde die Zuständigkeit darüber informieren und um die Freischaltung bitten. --> Mache ich heute noch!)

Ergebnis: Wenn ein Schreiben von der Poststelle kommt, dann bitten wir den Vorstand es zu unterzeichnen (, dass wir 2 dieser Schlüssel fürs Fach in der Poststelle besitzen).

ITOP II. fehlende Schlüssel im Schlüsselkasten

ol.fischer@: Uns fehlen seit längerem schon zwei Schlüssel die mal vat@ ausgeliehen hat. Bis jetzt sind diese nicht wieder aufgetaucht und es sieht aktuell auch nicht danach aus das diese wieder kommen. Daher würde ich vorschlagen, das wir zwei neue Schlüssel dafür anschaffen.
vat@: Jo! Wir sollten da eine Art "Verlustanzeige" bei der Hochschulverwaltung machen. Wenn das nötig ist, dann kann auch erwähnt werden, dass ich die "verloren" habe.
vat@: Gerade nach der ESE ist ein Verlust glaubwürdig.
vat@: Sollten uns Kosten dafür in Rechnung gestellt werden - was ich nicht glaube -, dann bin ich auch bereit einen entsprechenden Antrag (zu formulieren und damit dann auch) zu stellen. Sachgemäß erscheint mir, wenn das als verwaltung@ passiert.
olligathor@: Ich habe meinen Schlüssel auch Momentan verlegt (Nummer 3) und noch nicht gefunden. Schande über mein Haupt und der Schlüssel den Lene Weber (Nummer 1) einen Mitglied mal geben hat ist bis heute auch nicht und zurück gekehrt und beides sind Super Mario Schlüssel. Das heißt aktuell müssten 4 Schlüssel fehlen. 

es fehlen:
Nummer 01 l.weber weg
Nummer 03 ol.fischer verlegt
Nummer 06 riegel@ wft noch in Suche (fehlt seit 2024-10-01)
Nummer 10 riegel@weg
Nummer 19 riegel@ weg
Nummer 17 yuri@ (lebt noch)

Marlene: Ich würde die Thematik mal im RK besprechen lassen. Nochmal ansage geben, dass (vor allem SuperMarios) nicht das Gebäude verlassen sollen. Und dass wir die Schlüssel sperren lassen. Und neue beantragen. 

ITOP III. Beamer in der A105/A106 immer noch ohne richtige Funktion

ol.fischer@: Ich würde mich sehr freuen, wenn wir uns zeitnah mit diesem Thema befassen könnten. Es wäre wunderbar, wenn wir beim Plenum wieder das Beamer-Bild auf beiden Seiten übertragen könnten. Als ersten Schritt würde ich vorschlagen, dass wir gemeinsam prüfen, ob es an den Switch liegt. Sollte das nicht der Fall sein, wäre es toll, wenn wir bei Dez. Technik nachfragen könnten, ob sich jemand die Sache mal anschauen könnten. 

haehnel@: Dazu: Wie läuft: "

• Projekte:

• • Einrichtung der Räume der studentischen Selbstverwaltung im A-Gebäude"

Gibt´s da na Mindest-Anforderungsliste; eine Bestellliste, die nach und nach abgearbeitet wird; Projektziele...
olligathor@: Uh ich weiß nicht wie alt diese Beschreibung tatsächlich ist auf der Website... Ich habe es auf jedenfall nicht eingetragen. 
Ergebnis: E-Mail an das Dez. Technik mit Beschreibung des Problems und ob sich bitte kümmern können. 

ITOP IV. Wie umgehen mit Post die nicht über die Poststelle kommt?

olligathor@: Gerade zur ESE Zeit bekommen wir immer wieder mal Post die nicht über die Poststelle läuft rein. Wie sollen wir damit zukünftig umgehen? Ich würde das gerne dennoch in das Postbuch eintragen wollen. 

Konsens: Alle Lieferungen sollen ins Postbuch eingetragen werden. Im Zweifelsfalls hilft post@.

ITOP V. Gibt es ein Update zu den neuen Türschildern?

olligathor@: Ich wollte nochmal fragen, wie ist der Stand der Türschilder? Ist da was in den letzten Wochen was geschehen? Des Weiteren würde ich mich brennend Interessieren was auf dem Türschild für Pillnitz steht?
Marlene: Weis auch nichts neues. Bei Jojo mal nachfragen.
Oliver-Michael: Alles klar ich schreibe dem Referat Öffentlichkeitsarbeit und frage mal nach, weil langsam nervt es mich. 
vat@: Im Zweifelsfall selbst machen. (Liegt irgendwo bei "Räume".)
wic@: Kann ich - wenn es nicht auffindbar ist - auch nochmal senden.

ITOP VI. Dauerhafte StuRa Aufsteller in der HTWD (Bericht aus der 1. Sitzung Referatskollegium 2024/2025)

Dauerhafte Aufsteller 
Tino: Es ist einfach sinnloser Stress, ständig einen Aufsteller beantragen zu müssen. Deshalb würden wir gerne einen mindestens zwei dauerhafte Aufsteller haben. Mindestens Eingang Z-Gebäude, Eingang S-Gebäude und noch ein zwei andere, per se ist ja viel Platz. Wenn die HTW die nutzen will, kann sie machen, aber das wäre für uns einfach sehr sinnvoll. Ich bringe das hier an, weil man das einfach mal mit dem Kanzler bequatscht. 
Josina: 11 wollte durchaus den Kanzler ansprechen wegen eines dauerhaften Aufstellers im Z-Gebäudes. ÖA fände es sehr cool und würde unterstützen, in dem wir das Design stellen und schauen wie wir die Infos ranbringt. 
Tino: Für Verwaltung und auch euch wäre es sinnvoll. Der Rest ist sowieso eure sache. 
Josina: Wir reden von normalen Aufstellern? 
Tino: Ja. 
Lisa: Ich wollte das eigentlich mit dir (in Richtung Tino) nochmal besprechen und erst dann mit dem Kanzler, damit das nicht komplett aus der Kalten kommt.
Katha: Was man in den weiteren Überlegung was man mitbeachtet, man sollte sich ein Tool ausdenken, das die Leute irgendwann nicht mehr drauf achten, und einfach weiter gehen. 
Tino: Denke ich auch, aber der Gewinn wäre cool. Den Monitor könnten wir abgeben, der ist nämlich nicht sinnvoll. Der steht einfach nicht gut. 

Josina: Wenn man eine Antwort hat, meldet euch schnellstmöglich bei uns. Danke. 

Diskussion: 

olligahtor@: Ich finde dauerhafte Aufsteller sehr sinnvoll. Was ist eure Meinung dazu?
Marlene@: Könnte man nicht erstmal dem Dez. Technik schreiben?
Marlene: Was ist da jetzt der aktuelle Stand? 
Oliver-Michael: Meinen Kenntnisstand hat Tino versucht den Kanzler zu erreichen. Aber den leider nicht erreicht. 
Marlene: Ich rede womöglich eh mit dem Kanzler, könnte es da kurz mit ansprechen.
Oliver-Michael: Willst du da Marlene mit Tino darüber reden und ihm das vorschlagen? 
Marlene: Kann ihm schreiben.

Ergebnis: Dauerhafte Aufsteller sehen wir als sinnvoll an. 

ITOP VII. Lan Partys an der HTWD

olligathor@: Frage an Marlene kannst du uns vielleicht ein bisschen ein Update geben. Was da jetzt in den Gesprächen mit dem Kanzler und den Leuten von der Orga der Lan Party herausgekommen ist bzw. wie der aktuelle Stand ist. 
Marlene: Wollen nochmal mit dem Kanzler über Alternativen für einen Wachdienst reden. Termin noch nicht geklärt. 

X. Weiteres

X.I. einfach "weg verschobene" Inhalte

vat@

vat@: Ilse und ich kamen am Abend (nach der vergangenen Sitzung) noch auf https://www.htw-dresden.de/studium/im-studium/studierendenservice/beurlaubung , wo  der Link https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/ticket/hinweise-zur-befreiung-vom-semesterticket angegeben war. (Das verwies direkt auf den Ordner vom Antrag, also arg dumm.)
vat@: 2024-09-10 entdeckte ich zufällig "das Grab" https://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/ticket/alt/ . (Vermutlich wurden - anstatt die Seiten "anzupassen" - die Seiten einfach wegverschoben und neu erstellt.)
vat@: Ich spreche das konkrete Problem im Umgang mit der Website bei der kommenden Sitzung vom Bereich Semsterticket an.

X.II Wie geht es weiter im Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation 

olligathor@: Wie der Titel schon verrät habt Ihr Ideen wie es mit dem Referat weiter geht? 
Oliver-Michael: Verschieben auf das nächste mal, weil gleich RK ist? Jo

vertagt!

X.III Vorstellungsreihe auf Instagram

Jojo: Huhu! Ich versuche es mal noch auf diesem Weg, bevor ich aktiv hinterlaufen werden muss. Am 21.08.24 ging eine Mail an intern@:

" Liebe Referatsleitungen, liebe zukünftige und vor allem liebe ehemalige Referatsleitungen der unbesetzten Referate,
der Bereich Social Media plant eine Vorstellungsreihe, in der alle Referate einen kurzen Einblick hinter die Kulissen gewähren. Dafür brauchen wir eure Unterstützung!
Zurzeit sind Semesterferien, jedoch können wir die Zeit nutzen um Dinge vorzubereiten, die zu Beginn der neuen Legislatur gepostet werden sollen. 
Die Vorstellungsreihe wird aus einem Beitrag mit vier Slides für jedes Referat bestehen. Der Beitrag umfasst:

1. Ein Deckblatt mit der Bezeichnung des Referats.
2. Einen Slide mit einigen Aufgaben des Referats.
3. Einen Slide, auf dem sich die Referatsleitung vorstellt und das Referat in einem Satz beschreibt. Zum Beispiel: „Mein Name ist XYZ, ich studiere … im … Semester und bin außerdem aktiv in … . Besonders cool am Referat finde ich, dass …/ ich möchte erreichen, dass… / ich wünsche mir, dass…  .“
4. Einen letzten Slide mit den Kontaktinformationen des Referats und einem Hinweis, wie man die Seite auf Plone findet.

[...]
Unser Ziel ist es, dem StuRa ein Gesicht zu geben, zu zeigen, wer wir sind und was wir tun. So möchten wir sympathischer wirken, Nähe aufbauen und das Interesse am StuRa stärken, um auch neue Mitglieder zu gewinnen. Also macht bitte mit! "

Jojo: Wir hatten etwas auf die Beantwortung des 2. und 3. Punktes von Marlene gehofft, da sie die letzte aktive Referatsleitung war/ist und ja doch etwas geschafft hat. :D
Zudem wäre ein Bildchen schön. Das würde wir aber auch fix fotografieren können. (Wir achten darauf, dass jeder besonders hübsch und sexy aussieht. Don't worry.)
Bittteeee. :))))))))))))
Marlene: Kümmere ich mich drum.
olligathor@: Danke für das kümmern. 

X.IV Aufgabenverwaltung StuRa HTW Dresden

haehnel@: Kann das mal jemand Aufräumen, dass es nicht so einen erschlägt, sollte man mal tatsächlich damit arbeiten wollen?
Bsp: https://pro.stura.htw-dresden.de/issues/120
Das ist 8 Jahre überfällig....
olligathor@: Für das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation und das Präsidium kann ich das übernehmen. Aber z. B. für den Bereich Administration Rechentechnik kann ich das nicht übernehmen. Das müsste dann Paul machen. 
admin@ (vat@) : Bei admin@ https://pro.stura.htw-dresden.de/projects/admin haben wir "das Chaos" (zu unserem Projekt) im Griff. Wie auch in anderen Belangen vom Bereich: Aufräumen ist Aufgabe, die wir sehen. Im Übrigen ist es mir persönlich (als Leitung) wichtiger, dass die Konfiguration von Systemen aufgeräumt wird.
olligathor: Perfekt :) Dann kann man alles vom Bereich Adminstration Rechentechnik erstmal schön nicht beachten :D 

Verschieben auf die 3. Sitzung.

X.V. (fehlende) Funktionalität der Schlüssel von Angestellten

Es braucht (anscheinend) eine Verlängerung für den Schlüssel von ilse@.
Es braucht (offensichtlich) eine neue Ladung für den Schlüssel von james@.
Es braucht (endlich) eine Berechtigung für die Außentüren und die Tür im Gang für vat@.

james@ würde ich auch selbst gehen, meint er.
Für die Berechtigungen (ilse@ und vat@) braucht es aber sicherlich "eine Ansage" von verwaltung@ (cc v@) an die Hochschulverwaltung. Oder?
Marlene: Gwyns Antrag ist schon in mache. Schreibe dabei gleich Pauls ding mit. 

X.VI. Möglichkeit zur kurzfristigen Belegung der Schließfächer

vat@: Idee von elli@: Freihalten von einigen wenigen - bis zu 2 - Schließfächern für "Aktionsbedingte" Nutzung, etwa ESE, die höchstens bis zu einer Woche vergeben werden
olligathor@: Müsste man schauen wie viele der Fächer frei sind und wenn keins frei ist überlegen noch so einen Schrank anzuschaffen. 
vat@: Meine persönliche Einschätzung dazu ist, dass es schlicht mehr Schließfächer braucht.
olligathor@: Ich würde bei der Hochschule mal anfragen ob es möglich wäre noch mal solche Schließfächer zu bekommen. 
Marlene: An Heike Müller schreiben.

vat@: Gibt es eine Liste mit der aktuellen Belegung?
Marlene: Ja im Ordner. Schaue ich mal nach und schreibe hier rein. -

Z. Zonstiges

Z.Z. kommende Sitzung

vat@: Versuch der Regelmäßigkeit?!
ol.fischer@: Einen Termin kann ich bis noch nicht sagen. Würde mich aber gerne alle 14 Tage treffen. Und bei Bedarf zwischen drin gibt es halt eine extra Sitzung. 


Sitzungsende: 17:24 Uhr 


nächster Termin